档案管理系统工作流程图

新建单位档案整理工作流程

档案管理工作，就是按照一定的原则和方法，把处于相对零乱状态的档案系统起来，以便于保管和利用的工作。档案整理工作的原则是：充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。新建单位档案整理工作的容主要有：制定整理工作方案、划分全宗、全宗档案分类、立卷、案卷排列、编制案卷目录。

由于原来档案状况有所不同，所以整理工作容也会出现差异。在档案馆和档案室，档案的整理按整理工作容的围，可以分成三种类型:

（一）系统排列和编目（二）局部调整（三）全过程整理档案管理工作的意义

（一）档案的整理世界是文件之间的有机联系，为发挥档案的作用创造了有利条件

（二）档案的整理是档案管理所有业务会动的关键环节

（三）档案整理是实现档案管理现代化的要求

档案管理的具体工作流程

一、制定整理方案

文书档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目，达到系统化的过程。是一项重要的基础工作。文书档案整理方法：新的整理方法——以件为管理单位传统整理方法——以卷为管理单位

二、划分全宗

全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。

立档单位不是固定不变的,由于社会的发展，事业的进步，常常引起一些机关的增设、撤销或合并，这些发展变化常常给全宗的划分带来一些新的问题，需要在实践中认真对待。

（一）政权更迭及跨政权立档单位的区分全宗

研究立档单位是否有根本变化，主要应该从立档单位的性质和基本职能等有关反面去考察。

（二）立档单位变化所导致的区分全宗

1.新建

新成立的机关、企事业单位，其形成的档案均可以构成一个全宗。

2.分开

一个机关、单位分成两个或两个以上的单位。由于旧的机关已被撤销，它所形成的档案应该单独构成全宗；新成立的机关、单位各自形成的档案应该单独构成全宗。

3.合并

有两个或两个以上的撤销单位，合并成一个新的单位。它们所形成的档案分别构成企业的全宗。

4.独立

从某一立档单位分离出去作为一个新的单位，它所形成的档案应构成新的全宗。

5.从属

原来是一个立档单位，后来因为工作需要，改变为某一机关部的一个组织机构。改变前的档案为一个全宗，改变后为另一全宗的一部分。

6.合署

两个单位合署办公，而文件又是分别处理的，它们形成的档案，分别构成全宗。

(三)临时性机构档案的区分全宗

各种临时性机构形成的档案，一般不设立全宗。因为临时性机构的业务往往属于某机关或若干机关业务围之，存在的时间不很长，形成档案的数量也不多。个别临时机构，独立性较强，存在时间较长，其档案也可以考虑成立新的全宗。

立档单位变化中确定与划分全宗问题，情况错综复杂，应该遵循全宗理论作具体分析研究，实事地加以解决。

（四）判定档案所属全宗

判定档案所属全宗，关键在于确定档案的形成者——立档单位。判定档案所属全宗的一般方法主要应从收文、发文和部文件三个方面着手。

1.发文和部文件，它们的作者就是档案的形成者，只要查明了文件的作

者，也就确定了它所属的全宗。

2.收文，只要查明了文件的实际收受者，也就确定了它所属的全宗。（五）组织全宗与个人全宗档案的区分

个人全宗与组织全宗中的档案有时会出现相互交叉的问题，即某些档案文件既有个人属性，又有组织属性。对这一问题的处理原则是：凡以组织或组织成员名义制发的文件正本均应归入组织全宗；个人全宗若认为必要时，可保存副本。不允许将组织全宗中具有双重属性的档案文件抽出纳入个人全宗之中；组织全宗中一般也不保存仅涉及个人性质的文件。

确认与区分全宗的工作一经完成，具体全宗一旦建立，就应对各全宗进行统一的编号并赋予其正式的全宗名称。

三、全宗的档案分类

全宗档案分类，是根据新建单位档案来源、时间、容或形式的不同，按照一定的体系，分门别类、有系统地区分档案和整理档案的方法。

（一）对全宗档案分类的要求：1.要求分类具有客观性2.档案分类体系应该具有逻辑性3.全宗档案的分类应该注重实用性。

（二）组织全宗档案分类的一般方法

1.按文件的产生时间分类，其具体形式主要有两种：年度分类法、时期分类法。

2.按文件来源，其具体形式有三种：组织机构分类法、作者分类法、通信者分

类法。

3.按文件的容分类，其具体形式有三种：问题分类法、实物分类法、地理分类

法。

4.按文件的形式分类，其具体形式有三种：按文件种类分类、按文件制成材料

分类、按文件形状分类。

（三）常用的分类方法

1.年度分类法或年代分类法

2.组织机构分类法

3.问题分类法

（四）分类方案的编制

全宗档案分类的表现形式是分类方案，它使用文字或图表形式表示一个全宗档案分类体系的一种文件。当选用了某种联合分类方法以后，就应该编制一份分类方案。分类方案的编制，应该注意以下几点要求：

1.统一性

在编制分类方案时，首先要确定采用何种分类方法。第一级采用哪种方法，第二级采用哪种方法，都应明确规定、标示清楚。而在同一级分类中不能同时并列采用两种以上分类标准。

2.排斥性

分类方案中同级的各类地位相等，容互相排斥，类的围必须明确。

3.伸缩性

分类方案中的各类，均应留有伸缩的余地来增加或减少类别，以适应客观变化的需要。

四、立卷

立卷是将办理完毕并具有查考保存价值的公文，依其在形成过程中的联系和一定规律组合成为保管单位——案卷的工作过程。

立卷的方法一般是按文件的作者、名称、所涉及的问题、时间、地点、人物以及收发文机关等特征归纳组卷，可按其中之一种特征组卷，也可几种特征结合使用。在现行机关，一般先将文件分为不同的系列，对不同类型的文件采用不同的立卷方法。如:①综合性文件(报告、计划、总结)，可按作者立卷,或结合时间和地区等特征立卷。②会议文件，基本上按文件的作者立卷。大型会议的文件可一会数卷，一般会议的文件可一会一卷，同一容的几个会议文件可合立一卷。③专题文件，可按问题结合作者来组卷，适当分级。④案件材料，通常按问题立卷。一个案件的材料应该放在一起，根据文件的联系、数量和保管期限,立成一卷或数卷。一般机关(司法机关除外)中的案件，如果案件材料数量很少,可将同类案件合并立卷。这类文件不分级，不分作者。⑤国民经济计划、统计报表、名册、简报，可按文件名称立卷。⑥群众来信，可按问题或按地区等特征立数卷。

立卷的组织程序，首先在立卷前制订具体计划，拟制本年度文件分类归卷的条目，称为立卷类目。它是以条款形式写成的，每个条款包括一组文件的作者、问题与名称，后面注明保管期限。条款的名称就是预拟的案卷标题。其次做好平时归卷，已收集的文件，随时或定期按立卷类目所列有关条款归人卷夹。最后，年终全面检查调整，然后确定组卷。组成案卷后，对卷文件进行系统化和案卷的技术加工，包括：卷文件的系统排列、编写卷文件的页号、填写卷文件目录和卷末备考表、装订成卷、填写案卷封面。

五、案卷排列

案卷的排列，是指按照一定的办法，确定各个类案卷的前后次序和存放位置，以保持案卷之间的有机联系。基本方法有：按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列；按照文件的作者、收发机关以及文件容所涉及的地区排列；按照案卷所属的时间顺序排列；按照案卷容的重要程度排列。

1、排列方法通常有四种：

每年永久与长期各为一个流水号排列；

每年永久、长期卷合编一个流水号；

按类永久、长期统一流水编制排列；

按类分开永久、长期各自流水排列。

案卷的排列可按时间顺序，也可按重要程度排列。

2、档号：档号的构成：

档号：即档案的数字代号。

档号的编制原则：不重、不缺、不变、不繁的原则。

①全宗号——案卷目录号——案卷号——件号、页号；

②全宗号——年度——期限——件号；

③全宗号——类别号——案卷号——件、页号；

④类别号——项目号——案卷号——件、页号。

全宗号：是档案馆对馆藏所有全宗编制的代号，一个全宗一个号。案卷目录号：是一本案卷目录的代号，每一本案卷目录必须编一个号，一个全宗的案卷目录号不允许重复相同。

案卷号：是案卷排列的顺序号，每一本案卷目录，案卷必须从1号开始流水编号。

页号：是卷每份文件的每一页所编之号。

3、档号编制规则

全宗目录号不重复，一个目录本卷号不重复，一本案卷页号不重复。必须遵循不重、不缺、不变，一般不留空号的原则。

七、立卷说明编写

立卷说明又称案卷目录序言，一般置于案卷目录的首页，因立卷说明按年编写，他是编写全宗介绍的素材，也是每年利用档案，了解全宗情况的指南。

有两种编写方法：

1、简单编写方法：仅对案卷数量、全宗分类和立卷整理的情况、存在问题作简要的说明。

2、详细编写方法：上述容外再加扼要介绍档案产生的历史背景、机构变迁及档案管理方法改进等情况。并详细介绍档案的特点、案卷容和档案有效情况。

3、可以按全宗介绍结构来编写，分为三部分来写：

①介绍当年档案全宗构成者变化情况；

②当年全宗档案情况简介；

③当年档案容与成份介绍。

六、编制案卷目录

编制案卷目录，通常是在立档单位完成。一般由文书处理部门负责编制，然后连同案卷向档案室移交

案卷目录主要包括：封面、说明、目次、简称与全称对照表、案卷目录表和备考表。其中案卷目录封面、说明、案卷目录表是主体部分。

1.封面。案卷目录的封面主要包括：全宗号、案卷目录号、目录名称、编制单位和形成案卷目录的时间。

2.说明。在案卷目录的开始，应该对案卷数量、分类和立卷的原则、档案整理的情况、存在问题作简要说明。

3.目次。根据全宗容的分类排列情况，分别写明个各类、项、目的名称及其所在页码。它是案卷目录的目录，对案卷数量多的大全宗十分必要。

4.简称与全称对照表。对于案卷数量较多的大全宗，还应列出简称与全称对照表。主要是针对案卷标题或容，由于作者、机关、地区等全称过长，需要简化，按照统一的规定，列出对照表供利用者查用、核对。

5.案卷目录表

6.备考表。附于目录最后，用于总结性的记录案卷目录及其所包括案卷的基本情况。案卷目录至少要一式三份，一份存档，一份备用，一份随档案移交。