办公自动化系统解决方案

某某集团办公系统建设方案

二〇一年月

目录

一、项目概述 (4)

1.1项目背景 (4)

1.2项目建设实施的必要性 (5)

1.3项目建设的意义 (5)

1.4、经济和社会效益评估 (6)

二、行业信息化的现状和需求 (7)

2.1行业信息化现状分析 (7)

2.2行业信息化需求分析 (7)

2.3参考资料 (9)

三、总体建设目标 (10)

3.1指导思想 (10)

3.2基本原则 (10)

3.3总体目标 (11)

四、建设方案 (12)

4.1、办公系统设计 (12)

4.2、数据处理和存储系统设计 (17)

4.3、数据维护设计的原则 (19)

4.4、终端系统及接口设计 (19)

4.5、网络系统设计 (21)

4.6、安全系统设计 (21)

4.7、备份系统设计 (22)

4.8、运行维护系统设计 (23)

4.9、系统软硬件物理部署方案 (24)

五、项目实施计划 (25)

5.1、项目实施的十大关键成功因素 (25)

相关领导重视与承诺 (25)

确定的项目目标、实施前提条件和实施计划 (26)

良好的项目沟通 (26)

双方的积极参与和密切配合 (26)

关注教育和培训 (27)

关注流程优化 (27)

严格的质量保证计划 (28)

保证数据输入和转换过程中的完整性与严密性 (28)

项目里程碑的划分和执行、检查 (29)

注意解决项目实施中的瓶颈问题 (30)

5.2、实施策略 (30)

规范化的运作 (30)

快速开发、部署 (30)

先易后难、以点带面 (31)

5.3、组织架构与职责 (31)

加强领导，健全机构，为办公信息系统建设提供组织保障 (31)

严格程序，完善制度，促进电子政务办公系统建设的健康发展 (33)

突出重点，分期实施，提高电子政务办公系统的应用效果 (34)

加大培训力度、加快人才队伍建设 (34)

5.4、实施计划 (35)

5.5、实施步骤 (36)

项目启动阶段 (37)

需求调研阶段 (37)

系统安装调试阶段 (38)

系统培训阶段 (39)

系统试用阶段 (42)

系统正式运行阶段 (42)

六、培训介绍 (43)

6.1、培训需求分析 (43)

6.2、设计培训方案 (43)

6.3、培训实施 (44)

6.4、评价培训 (44)

七、软件项目管理 (44)

7.1、软件项目管理 (44)

项目管理原则 (44)

项目管理目标 (45)

项目管理的方法论 (45)

项目管理组织机构 (47)

项目计划范本 (48)

7.2、项目测试控制 (49)

项目测试管理机制 (49)

项目测试工作流程 (50)

测试项目测试工具 (51)

7.3、项目质量控制 (51)

项目质量管理遵循标准 (51)

项目质量管理和软件配置管理机制 (51)

项目质量管理和软件配置管理工具 (52)

7.4、项目风险管理与控制 (52)

风险管理 (52)

风险防范 (54)

推荐的项目组织结构 (55)

项目管理方法论的组成部分 (57)

一、项目概述

1.1项目背景

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。信息技术的飞速发展正在引发着一场深刻的生产和生活方式的变革，极大地推动了经济和社会的进步。信息技术的广泛应用，既对政府管理提出了更高要求，也为政府管理提供了新的技术手段。

电子政务是政府机构运用现代计算机和网络技术，在互联网上建立起开放的交互式管理和服务系统，超越时间、空间和部门分隔的制约，向全社会提供高效优质、规范透明和全方位的管理与服务，同时实现办公自动化、无纸化，实现组织结构和工作流程的重组优化。

以电子政务为主要内容的政务信息化建设不仅可以大大提高政府的工作效率，缩短办事时间，优化办事程序，同时还有助于实现政务公开、加强监督、塑造清正廉洁的政府形象。

在XXXXXXXXXXX对公文电子化应用的进一步推进的大背景下，XXXXXXXX根据自身的业务特点和要求，提出了XXXXXXXX办公业务和公文交换系统平台建设的需求，建设办公自动化和公文交换系统，实现公文的规范化流转，确保管理的严肃性及安全性，实现无纸化办公，建立政令的上传下达，下级部门间的公文交换和流转。系统通过对XXXXXXXX组织结构管理、工作流程

等进行信息化规范、管理，实现公文的电子化流转、审批和跨部门的公文交换，以达到提高工作效率的目的。

XXXXXXXX协同办公业务系统就是要建立一个集成的办公环境，使单位内部所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作，从而起到“办文”、“办会”、“办事”、“信息发布”的功能，最终达到日常办公的信息化。办公业务应用系统与公文交换系统之间，通过系统提供的相关接口可以无缝实现XXXXXXXX办公业务应用系统与公文交换系统协同运用，实现单位与单位之间的在一个相对集中、统一的大平台上进行公文及相关公文数据的处理，进而达到单位与单位之间协同办公的目的。

1.2项目建设实施的必要性

企业需要借助计算机技术不断提升自身的管理、服务水平，需要通过建立起办公自动化系统（OA），依托电子政务专网，搭建办公、管理、业务于一体的综合办公平台。

XXXXXXXX的传统的办公模式因其办理分散、效率低下、监管不足等弊端，成为XXXXXXXX行政改革中迫切关注的问题。随着电子政务建设的不断探索，借助信息技术及其它领域的方法构建新的办公平台，提升和改进XXXXXXXX内部办公效率成为必要。办公自动化作为电子政务的重要组成部分，对提高政府部门的管理能力、决策能力、公共服务能力起到至关重要的作用。

1.3项目建设的意义

党的十七大明确提出了加快行政管理体制改革,建设服务型政府。着力转变职能、理顺关系、优化结构、提高效能，形成权责一致、分工合理、决策科学、执行顺畅、监督有力的行政管理体制。健全政府职责体系，完善公共服务体系，推行电子政务，强化社会管理和公共服务。

XXXXXXXX办公系统的顺利实施能够使局内的公文流转更加科学快捷，便于文档查询，通过信息技术的应用提高办公能力，实现行业信息资源的整合、沟通与共享，完成行业管理部门工作由管理型向管理服务型的转变，提高行业管理水平和效率。

1.4、经济和社会效益评估

经济效益：

通过该项目的实施，可充分利用现有资源，全面的整合XXXXXXXX现有的基础数据，避免单独重新的构建基础应用系统，提高了信息数据共享，为后期信息化发展打下坚实基础，可大大减少电子政务建设的风险投入，从而为我局带来了良好的经济效益。

同时随着该系统的使用，在传统的办公模式的基础上可以降低办公成本，节省办公经费。

社会效益：

通过本次项目的建设，从而重新梳理和规范起局内办公业务流程和规范；

通过公文数据库的建设，提高公文数据共享、提高公文办理效率，减少繁杂工作步骤及业务操作；

通过本次项目将建立摸索出一套属于XXXXXXXX办公系统建设的标准，不断扩充电子政务建设的规范和标准；

最重要的是在办公业务方面，将办公管理工作融入到日常管理中，减少独立办公现象，并通过系统及时处理公文，增进公文办理工作的时效性、透明性。

二、行业信息化的现状和需求

2.1行业信息化现状分析

目前在XXXXXXXX仅有3个人在管理7个网站，有4个政务信息公开，1个人在负责电子政务网上2个系统。各信息化系统都处于较集中应用的局面，纸质件办公现象仍然占有主要趋势，最近加大了电子政务的建设力度，同时对领导的批示件制定了“四项制度”、“限时办结”，因此需要通过现代的办公手段提升办公效率，对现有的网络和计算机进行维护升级和加大投入。

2.2行业信息化需求分析

系统采用大集中的B/S架构，在局政务信息网络控制中心机房部署服务器和应用系统，客户端通过浏览器即可方便使用。

在功能组件上，为了适应需求的变化要求，所有的应用功能和模块具有灵活的可扩展性和适应性，能够根据需求的变化调整系统以达

到满足需求变化的要求。主要技术要求如下：

1．具有较强的系统安全性和灾难恢复能力。系统应提供7×24小时的连续运行，平均年故障时间：<1天，平均故障修复时间：<30分钟。

2．系统采用B／S架构，支持IE等通用的浏览器；平台运行在开放的TCP／IP网络环境下。数据库服务器和应用服务器应支持主流产品一种或几种。客户端操作系统：Windows 2000/XP/Vista；服务器操作系统：Windows2003或UNIX 或LINUX等。

3．具有良好的安全机制，严格合理的权限设置；系统日志能自动记录公文的运转过程和出错信息；能保留正文修改痕迹；能提供经法律认可的手写签名及电子印章功能。

4．支持超过50个注册用户。支持最高10个部门、100个并发用户，正常50个并发用户的性能要求。

5．在100个用户并发访问时要求达到的指标：

（1）打开一般系统界面、网页的响应时间在2秒内。

（2）对于一般的系统提交操作，响应时间在2秒内。

（3）对于简单的查询操作，响应时间在2秒内，对于较复杂的组合查询，响应时间在4秒内。

6．支持年数据量为20000文件数、200万记录数、5GB字节的数据量。每年文件及档案应能单独管理、单独备份、分年储存。

7．可以对系统各种关键业务参数进行配置和自定义。具有强大

的流程定制功能，保证系统能随时适应政府流程的变换及新应用的扩展。

8．公文拟稿过程中支持Word、excel等常规编辑工具。

9．具备文号、流水号自动生成功能,具备自动提醒和催办功能。

10．界面美观，操作尽可能简单，尽量减少弹出的窗口，以加快操作速度。

11．对于各种查询和统计模块，提供复制、打印、EXCEL格式导出功能。

2.3参考资料

【国发〔2000〕23】《国家行政机关公文处理办法》

【云政发〔2008〕6号】《云南省人民政府关于省政府部门及地州市行政负责人问责办法》

【云政发〔2008〕11号】《云南省人民政府关于在全省行政机关推行服务承诺制、首问责任制、限时办结制的决定》

【云发〔2008〕2号】《中共云南省委关于在全省实行领导干部问责制的决定》

【云南省政府令第137号】《云南省电子政务管理办法》

《中华人民共和国保守国家秘密法》

《云南省实施<中华人民共和国秘密法>细则》

《云南省电子政务建设指导意见》

《国务院XXXXXXXX信息化建设规范》

《国资监管相关业务规范》

《政府办公管理相关业务规范》

《网络及信息安全规范》

《软件工程规范》

《国家公务员管理暂行条例》

三、总体建设目标

3.1指导思想

XXXXXXXX信息化发展规划的指导思想是：紧跟昆明市委市政府电子政务信息化发展的规划进行设计，利用网络和计算机技术提高公务员行政效率的整体水平，统筹规划，各项信息化工作落到实处。

3.2基本原则

项目建设的基本原则是：

（1）加强领导，统筹规划。作为一项巨大的系统工程，必须统一领导、统筹规划，建设项目要突出重点、分层建设、各负其责、共同发展、稳步推进，要贯彻以人为本和全面、协调、可持续发展的方针。

（2）以需求为导向，以应用促发展。要满足行业业务管理的需要，满足社会公众对信息服务的要求，以网络设施为基础，加强

信息资源的开发利用。

（3）互联互通，资源共享。要在整合行业现有信息资源的基础上建成统一的信息系统，协调各子系统间的数据交流，实现互联、互通和资源共享。

（4）统一标准，安全可靠。建设项目要在网络互联、数据通信、信息采集、信息传输、信息加工、信息资源管理、安全保密等方面按照统一标准进行开发、建设和管理。

3.3总体目标

XXXXXXXX电子政务办公系统是机关使用的办公自动化管理平台，该平台要要满足机关党委内部的公文收发、流转需要，又能实现与市政府公文传输系统进行对接，通过“业务流程化、信息规范化，流程软件化、信息电子化，软件网络化、信息共享化”的信息化建设过程，提高XXXXXXXX办公效率。。

通过该系统的建设，主要实现以下目标：

该系统可以和市政府公文传输系统进行对接，向市政府接收或上报的文件；

实现XXXXXXXX机关单位内部的公文及信息等的无纸化办公流转。

对无流程的办公业务进行业务流程化工作，制定清晰的业务流程。对有流程的业务进行流程的梳理、优化等工作，实现办公业务流程化的目标。

对未规范化的公文信息（包括结构化和非结构化公文信息）进行

规范化工作，对较为规范化的公文信息进行优化，实现公文信息规范化的目标。

根据优化的业务流程开发办公信息系统应用软件，使办公业务以软件的方式固化，实现办公流程软件化的目标。

根据规范化的公文信息进行结构化和非结构化数据设计，使规范化的公文信息以电子化方式固化，实现信息电子化的目标。

将电子化的公文信息进行网络部署并对各级公务员分配相应权限，以实现办公信息依权限共享的目标。

四、建设方案

4.1、办公系统设计

办公业务系统建设内容包括：公文办理，日常办公，个人办公，系统管理，查询统计以及数据接口的建设。

办公业务系统用于管理人员的日常办公，是一个以应用为核心、以协同办公为指导的办公系统。业务处理流程基于统一的工作流平台，给系统极大的扩展性和灵活性。

传统的书面文件不仅浪费大量的纸张，而且在管理控制过程中，很难保证文件控制版本的一致性。采用电子化文档，实现标准文件的计算机控制，可以解决纸质文件控制问题。同时有利于文件历史版本的控制以及文件的检索。

公文办理

公文办理是办公业务系统的核心，用于工作人员的日常办公。支持发文、办文、审批等公文的流转，以及公文和批示件的归档。系统还具有对政府部门日常事务的查询、管理功能。

发文管理：包括公文拟稿、办理、催办，公文流转审批，查询，模板管理维护，流程设置等。

办文管理：包括公文拟稿、办理、催办，公文流转审批，查询，模板管理维护，流程设置等。

领导批示：领导批示意见登记，催办，查询，统计等。

来电管理：对来电的登记，处理，查询。

来文导入：导入来文数据（标准的XML格式数据文件），支持党政机关电子公文交换系统来文数据的导入。

公文导出：将公文导出为标准的XML格式数据文件，提供党政机关电子公文交换系统进行公文交换和档案管理系统进行归档。

日常办公

日常办公平台主要实现对政府部门内部信息、资料以及会议的管理。

信息发布管理：对政府部门内部信息进行管理、在办公业务应用系

统中发布信息，如：领导动态、部门简报、政府通报等信息的登记、维护和查询。

通知、公告：对政府部门内部的通知、公告进行管理和发布，可设置通知、公告的时效。

领导日程管理：对领导的日程安排进行登记，维护，查询，打印。

会议室管理：包括会议室的登记，维护，查询，签收，有会提醒等功能。

人员通讯库：包括个人及处室的人员登记，维护，查询。

资料管理：用于个人及处室的各类电子资料的管理，方便保存和检索。

个人办公

个人办公包括待办事宜、在办事宜、已办事宜、资料收发、消息查看等功能模块。同时平台还提供一些辅助性的功能，如滚动阅览、设置定时提醒、查看待办事项等。

领导动态：醒目地显示领导的最新动态。

通知、公告：醒目地显示政府部门内部发的通知。

会议室管理：醒目地显示会议室安排情况。

公文办理：包括个人待办事宜，在办事宜，已办事宜，个人已批，已阅等。

领导日程：醒目地显示领导的日程安排。

信息、简报：醒目地显示政府部门或者各处室最新发布的部门信息、简报或者是政府通报。

查询统计

数据查询统计并不是单独的一个模块，它是集成在各个功能模块中，各模块都需要功能强大的检索、查询功能，这里单独把它提出来设计，目的是为了高度概括本系统在查询、检索、统计功能方面的共性与特征。

数据查询为各模块提供多种查询方式。既支持按各种分类以树型结构分层显示数据，又支持模糊查询和列表查询，还可以按各种分类查询统计出各类数据的数量。

按照各个子系统及功能模块对业务数据的不同要求，系统将提供不同类型的统计，并按照要求将这些数据生成Excel，及word格式的报表。

系统管理

系统管理是保证办公业务系统正常运行的基础，用于对支撑系统

运行的各类基础数据的维护。包括对组织机构、用户、菜单权限、业务基础数据、系统参数的维护，同时还具有数据备份/恢复功能以及对登录日志的查询功能。

公文审批流程配置及公文流转

管理员用于对公文流程进行配置、定义。支持“用户管理员”对各自科室公文办理流程的预定义。

用户在实际办理公文的过程当中，只要选择预定义好的相应流程，就能实现公文处理中的文件流转。

4.2、数据处理和存储系统设计

可扩展标记语言（XML）是Web上的数据通用语言。XML 是一种开放的标准，XML语言不受任何实体的控制也不归任何实体所有。XML可以扩展，XML标签可以被任何人创建并被其他人所采用。它使开发人员能够将结构化数据，从许多不同的应用程序传递到桌面，进行本地计算和演示。XML允许为特定应用程序创建唯一的数据格式。它还是在服务器之间传输结构化数据的理想格式。

在系统应用中使用XML技术有以下的优势：

它提供用于本地计算的数据

向用户提供正确的结构化数据视图

允许集成不同来源的结构化数据

描述来自多种应用程序的数据

通过粒度更新来提高性能

宏观经济管理业务协同系统数据库建设方案

根据对现有数据和应用系统的分析以及考虑以后可能的扩展及问题，我们提出数据库设计方案是集合式数据库方式。

集合式数据库的模型

采用数据整合方式：属性、管理、人员、机构等系统的数据都放在一个数据库中。在这种模式中，所有的数据处在同一个数据库中，是一个大而全的数据集，优点是应用访问数据库时比较方便，在一个数据连接中就可以处理所需要的数据记录。

集合式数据库特点

集合式数据库对实现云南省宏观经济管理业务协同系统来说，有其独特的地方。现总结如下：

指标集合式说明

安全性***集合式将所有数据放在同一个物理环境

中，能在物理上避免一些人为操作导致的数

据安全；另外不同的应用系统对数据库访问

的安全级别可以从单独位置维护。

可管理性***安全管理、数据访问控制、数据逻辑管

理比较集中

可维护性***任何一个问题，只需要处理出现问题的

数据。

可扩展性***在增加新的系统时，只需要考虑和数据

处理逻辑层的关系就行，其管理是独立的。

性能****当数据库性能出现问题时，集合式可以

通过分布式布置数据库集群很容易解决性能

问题

*号表示该指标的程度，从一个到五个*号分别表示：一到五级。

4.3、数据维护设计的原则

1、数据在数据库中的维护应该是唯一的，也就是说对某一个具体的数据，对其增加、删除、修改的操作应该是在一个表中、甚至只是在一个功能中完成。其它表中应用到该字段的地方只能是引用，而不能再出现一个该数据的副本，更不能对该副本再进行维护，这样就避免了同一数据在同一应用的不同值。同时提高了数据维护的效率。

2、为了提高数据处理的性能，数据处理逻辑尽可能用存储过程来实现。

4.4、终端系统及接口设计

通过办公业务系统和电子公文交换系统提供的XML数据文件导入、导出接口可以实现办公业务应用系统与电子公文交换系统协同运用，实现单位与单位之间的在一个相对集中、统一的大平台上进行公文及相关数据的处理，进而达到单位与单位之间协同办公的目的。