办会 活动 工作流程

办会（活动）工作流程

事前策划

一、根据领导指示，拟定方案

1、商拟会议（活动）形式、主题、日程、成效（目的）；

2、确定会议（活动）时间地点、参会人员；

3、会议筹备工作分工；

4、邀请单位、发言人员、新闻报道、会务工作等；

5、经费预算。

前期协调

二、请示领导，根据审批的方案再行经费请示，制发通知

1、会议（活动）名称、内容、参加人员、时间地点、期限、报到时间地点、车辆如何停放。

2、可用电话通知、网络发布、短信提示等方式，要求回执

或回复。如需在会上发言的，要及早通知对方，并要求反馈发言

材料。

请区四套班子领导要提前排定。

三、文稿准备（准备备份）

1、拟稿：会议议程、主题报告、领导讲话、发言材料汇编；

2、收集：经验材料、会议资料；

3、编写：主持词、会议（活动）指南（参会须知，会议服务指南）、签到表；

4、制作文稿：统一制作各类文稿，打印、校对、装订、装袋；

5、制作证件：出席证、代表证、列席证、工作证、停车证。

四、参会人员组织

1、参会单位；参会人员职务、姓名、性别、总人数、联系方式（E-mail、传真、电话）；

2、参会人员到达时间、车次、返程车次时间；

3、接送：确定接待规格、接送领导及车辆；

4、将参会人员合理分组（一人一岗，不离不越）；

5、汇集参会人员情况，制《**会议参会人员名单》，分送主席台。

6、如报告会，要考虑听众不足的补救措施。

五、会场准备

引导牌、会标徽记、座席形状、席卡、座次安排（左为上）、音响效果、速记、录音摄像、照明通讯、网络状况、茶水烟盘、花卉布置、采暖降温（供水）、会场卫生；

笔记本电脑、照相机、u盘；

就可能出现的情况，比如天气、人数过多等原因事先做好预案。

六、后勤准备

1、食：根据反馈统计住宿/吃饭人数，伙食标准、食物卫生、就餐桌次；涉及大领导，要事先询问饮食偏好和禁忌，预先确定菜单。

注意考虑驾驶员用餐。

2、住：房间分配（朝向、楼层、环境）；

3、行：用车计划（注意是否统一出发）；注意掌握出席领导的车牌，并考虑停车总量。

4、活动：会议间隙安排参观、文娱活动。

5、休息室；

6、现金、赠送的礼品。

七、会前检查

检查会场、检查会议文件、检查后勤保障、设备调试。

现场组织

八、会间服务

1、签到（文件袋—内含会议文件、文具，会议礼品分发）；

2、引领：礼仪小姐或会议工作人员引导参会贵宾就座；

3、安排会议记录、录音、摄影摄像、安全保卫等工作；

4、按照议程组织调度人员、车辆、物资、器材等入场、出场，确保会议环环相扣；

5、会前迎候、会后送别，掌握领导动向。

会后总结

九、会后会务工作

1、发会议简报、纪要；（题目要醒目、内容要精炼、篇幅要剪短、印发要及时）

2、写会议总结、决议、传达提纲；

3、根据需要收集新闻报道；

4、音像、声频资料的收集。

十、会议善后工作

1、会议文件回收、归档；

2、会议财务结算。

十一、总结办会工作经验、教训