(采购管理)采购系统使用说明

目录

采购系统使用说明 (2)

第一节基础信息 (2)

1.1设置审批环节 (2)

1.2设置审批流程 (4)

1.3采购类别定义 (6)

1.3.1 采购类别定义 (6)

1.3.2 采购物品维护&供应商维护 (7)

第二节采购管理 (8)

2.1申购 (8)

2.2审批 (13)

2.3采购 (15)

2.3.1 采购订单查询 (16)

2.3.2 申购批后单转采购 (17)

2.3.3 紧急申购批后单转采购单 (18)

2.4验收 (18)

2.4.1 未确认收货记录查询窗口 (20)

2.4.2 待验收采购定单查询窗口 (21)

2.4.3 验收单 (23)

第三节价格管理 (24)

3.1供应商报价 (24)

3.2价格审核 (26)

3.3物品定价 (27)

3.4定价审核 (29)

第四节其他 (30)

4.1合同管理 (30)

4.1.1 合同管理列表 (31)

4.1.2 新合同 (32)

4.2采用下期定价 (34)

4.3手工更新定价报价 (34)

采购系统使用说明

采购管理系统是整个物流系统的中枢，对内联系着部门，将部门的要求反映为采购订单，并将收货凭证转交收货部门作为验收依据。对外，采购系统联系合适的供应商，从而达到物品的采购。

采购系统主要有以下功能：生成采购订单、供应商报价及市场价搜集、物品按期定价等。生成采购订单有两种方式：一种是根据部门应用系统各部门及仓库提出的申购单的批后单，系统自动生成相应采购订单；另一种是根据手工的批后单输入采购订单（一般用于申购功能未使用或未完全使用）。

第一节基础信息

采购业务重点：厂商报价、物品定价、信息查询、系统维护等。

每个酒店采购物品都有一定的审批流程，使用采购系统前，必须先正确合理的设置好审批流程。

审批流程的设定主要有两方面的工作：审批环节、审批流程，如下图所示。

1.1 设置审批环节

所有审批环节的汇总，并指定每个审批环节中有效人员的工号，便于设置审批流程时采用。

执行系统维护→审批环节维护，打开审批环节维护窗口，如下图所示。

窗口左边是全部审批流程环节列表，中间是各环节的详细信息：

项目说明

编码即审批环节的流水号，增加环节时，编码自动生成；

审批环节即审批环节描述；

分部门审批每个审批环节下可能涉及整个酒店多个部门的操作人员，而有些操

作被限制只能本部门人员操作与本部门相关的业务。如针对部门经

理来说，大部分酒店应该都是部门经理只允许审批与本部门相关的

单子

窗口右边是功能按钮：

按钮说明

插入增加审批环节；

删除

删除窗口中部选中环节（即所指行）；

保存保存修改过的内容。

双击窗口左边某环节，窗口中部显示该环节审批人员列表。如下图所示，部门经理环节，有权限的

操作员有LH、ZLJ等14位。操作员增加、删除的方法同环节的处理。

1.2 设置审批流程

根据酒店既定的审批流程，利用已经设置好的环节，设置审批流程。

执行系统维护→审批流程维护，打开审批流程维护窗口，如下图所示。

该窗口左边显示审批流程列表，右边显示各审批流程的基本信息：

项目说明

流程编号即审批流程的流水号，增加流程时，编号自动生成；

流程名称流程名称，根据酒店实际情况命名；

单据限额审批单据的最高金额数；

单笔限额审批单据中单笔最高金额数；

类型审批类型分：部门申领、一般申购、紧急申购，含义如下：

部门申领：指部门领料通过系统完成，类似于申购的流程即申领人先

填写领料单，之后进入审批流程，按类似于申购的流程处理。

一般申购：需求不是很迫切，走正常的流程：先填申购单然后审批然

后转采购最后验收入库。

紧急申购：针对于酒店使用来说需求比较急迫的物品，系统有专门针

对于这种情况的审批流程，有些酒店是先实施后补单子补流程。

双击流程列表中的某流程，如“物资申购（付智）”，窗口左边显示审批流程中的每个环节及允许使用该流程的人员列表。如下图所示，该审批流程如下：

采购员（付智）审批→采购经理审批→财务主任审批

（1）、单击〖A.插入〗，审批流程设定处增加一记录，单击选择环节；

（2）、环节确认后，可依次插入允许使用该流程的人员列表，方法同（1）；

1.3 采购类别定义

采购类别，是指将采购中一些性质相近的物品归到同一个类里，比如将每天都要采购的蔬菜，或者每旬都要定价的蔬菜等归到同一个采购类别里，然后可以在采购或定价的时候一起调出。在这个功能里，主要做采购类别定义，采购物品维护，采购供应商维护等。

1.3.1 采购类别定义

执行采购管理→采购类别定义，打开如下窗口。

项目含义

在这里可以定义采购类别，各项含义是：

项目说明

编号系统自动生成

类别名称由操作人员自定义

采购周期输入该类物品的到货周期，因为目前系统中暂时没有使用该信息，操作的

时候可以随便输入1或者其他数字。

类型根据实际的需要选择为定价用，采购用或者两者兼用，默认取价参数是用

于定价功能里对该类别定价时自动取定价和默认供应商的依据，可以不输

入而使用系统默认的取价参数。具体看系统参数说明之取价参数设置。

功能按钮说明

功能按钮说明

插入插入新记录，采购类别编号由系统自动生成。

删除删除光标所在记录行。

保存保存所作修改。

1.3.2 采购物品维护&供应商维护

单击采购类别列表下面的某个采购类别，窗口如下图所示。右边上半部分可对采购物品进行操作，右边下半部分可对供应商进行操作。

可以不做供应商的维护，在该类别物品定价的时候将会显示所有供应商（最多显示十个有效供应商）的报价。

采购物品维护&供应商维护操作同类别维护，不再赘述。

一般酒店的申购流程如下：

2.1 申购

该功能主要用于酒店物品的申购。单击窗口左边，单击流程中的申购（或执行

采购管理→申购），打开申购单，如下图所示。

操作步骤

（1）、按实际情况输入【申购部门】、【审批流程】代码，显示部门及流程名称。

若操作员不熟悉这些代码，可以选用系统帮助，操作如下：单击【申购部门】处（也可按F1），

弹出『部门代码帮助』窗口，单击选择对应部门；用相同的方法选择【审批流程】。

口如下图所示，选择物品代码，回车即可。

或：【物品编号】处，按F1，打开『物品帮助—多行输入选择』窗口，单击选择目标物品，可多选，多选方式有两种①、连选：单击选择第一条目标记录，按住SHIFT键，单击最后一条目标记录；②、间

隔多选：单击选择第一条目标记录，按住CTRL键，单击其他目标记录。

（3）、单击〖确定〗，窗口如下图所示。界面最下方将在用户变换物品的时候显示不同的帮助信息，默认提供了包括库存量，定价，最低报价，最近进货记录等相关信息，可以对用户的申购提供信息帮助。

（5）、单击，自动生成申购单号，如下图所示。

注意：

在诸如物品编码、申购部门等类似的编码输入处，使用系统代码帮助将极大的提高操作的效率。操作方法：输入处双击、按F1或直接回车可打开帮助窗口。

申购单菜单功能说明：

说明

功能名工具栏

按钮

打印对显示的内容进行打印。

新单新增单据，其中申购部门、审批流程、物品编号、申购数量、限到货

日期是必输项。

存盘保存单据。

销单删除单据。

插入明细在单据末增加一条记录。

删除明细删除光标所在行记录

查询查询自己填写的单据

首张调入自己填写的第一张单据。

上一张调入自己填写的上一张单据，如果当前是第一张，将保持为当前张。

下一张调入自己填写的下一张单据，如果当前是最后一张，将新增单据。

末张调入自己填写的最后一张单据。

计算器调用计算器应用程序。

同类拷贝将当前行当前列的值复制到其他行的该列，目前适用的列有申购数量，

限到货日期，其他要求，申购理由。如，当前记录的【限到货日期】

是2006/06/18，单击，所有明细的【限到货日期】都修改为

2006/06/18。

自动补仓根据所选仓库的当前库存量，物品的最低，安全库存自动生成申购单。

该仓库的物品必须在台账中发生过。

退出关闭申购窗口。

2.2 审批

申购单据新建完成后，将按照选定的审批环节流动至各环节相关人员进行审批。

单击窗口左边，单击流程中的审批（或执行采购管理→审批），打开当前操作员有权限审批的单据，如下图所示。

单击有权限对需要审批的单据进行审批，进入操作界面后在白框处点击，出现勾和叉分别表示同意或否决。

在稍下的地方进行供应商或单价的选择或询价信息的输入。在最右下方可以输入自己的审批意见。光标点击不同行将显示不同的物品的信息，包括一些物品的基础信息。

审批单菜单功能说明：

功能名工具栏

按钮

说明

打印对显示的内容进行打印。

全部批准将每一条能审批的记录一次性打勾。

全部否决将每一条能审批的记录一次性打叉。

全部递交将所有记录直接进入下一环节的审批。

全部转审将每一条能审批的记录进行一次打圈。

转审的意思是中止当前单据的顺序审批，并指定下一环应该的审批

人（权限），如果拥有（不推荐使用转审，这样审批流程将不严格

按顺序执行，需要事后的跟踪）转审权限，在操作界面第二区的最

右侧将出现转审环节字样，在此可以进行转换其他环节的选择。

转审操作要求转审审批完毕后回到初始那个环节审批，递交则不必

返回直接到初始环节的下一个环节。

批准将当前行的记录（且能审批）进行打勾。

否决将当前行的记录（且能审批）进行打叉。

递交将当前记录直接进入下一环节的审批。

转审将当前行的记录（且能审批）进行打圈。

撤销审批撤销自己审批的单据（注必须在下一环审批前和采购部采购前才能

撤销），撤销单据将自动进行存盘刷新，自己不需再点击存盘按钮。

单据查询查询自己能审批的单据

同类拷贝将当前行当前列的值复制到其他行的该列（注：必须对当前行有审

批的权利），目前适用的列有批准数量，限到货日期，转审环节。

编辑自己的常用审批意见。

审批意见模

板编辑选择

将当前行的审批意见拷贝到该张单据的其他能审批的行。

审批意见

拷贝

注意：递交和转审的概念对比举例：

比如当前物品的审批流程是：部门经理->采购员->财务总监->总经理

假设当前审批环节是财务总监，（1）如果选择批准，那么审批流程不变，当前审批环节变成总经理；

（2）如果选择递交，且转审（递交）环节选择信息总监，那么审批流程变成：部门经理->采购员->财务总监->信息总监->总经理，当前审批环节变成信息总监。

（3）如果选择转审，且转审（递交）环节选择信息总监，那么审批流程变成：部门经理->采购员->财务总监->信息总监->财务总监->总经理，当前审批环节变成信息总监。

2.3 采购

申购单据审批后，方可进行采购。

单击窗口左边，单击流程中的采购（或执行采购管理→采购），打开如下图。

采购有三种情况：一是直接下采购定单（用于无审批的情况，特别是日常蔬菜肉类等采购）；二是将申购的批后单转成采购定单；三是紧急申购批后单转采购单，分别对应『采购定单查询与申购批后单转采购』窗口三标签页。

2.3.1 采购订单查询

如上图所示，窗口上半部分显示采购定单（默认只显示新单、待验收、返回单，如需查看其他类型的定单要点击查询按钮，『直接采购定单查询条件』窗口，如下图所示）；下半部分显示当前选中行所相关的进货记录；窗口右边显示可用的各功能按钮，含义及用途简介如下表所示。

按钮说明

查询按条件查询采购定单数据。

新增新增直接采购定单，单击〖新增〗，打开新建采购定单窗口，按实际输入各项

信息，存盘生成类型为“直采”的新单。

修改选中目标定单，单击〖修改〗，打开采购定单，即可修改。

核对核对当前行所在记录，核对后定单状态由新单（或返回单）→待验收。

撤核撤销核对当前行所在记录，定单状态由待验收→新单。

全核全部核对所有状态为新单或返回单的记录。

保存核对或撤核后，存盘，确认变化，系统保存变化信息。

打印对显示的内容进行打印。

导出将当前列表导出为txt文本，可以用于数据备份或者数据交换。

查询

单击〖查询〗，打开『直接采购定单查询条件』窗口，如下图所示。系统默认显示状态为新单、待验收、返回单的定单，操作员可通过单击选择窗口右边的“状态组合”，显示其他状态定单。

输入各条件，单击〖确定〗，显示查询结果。

状态含义：

状态说明

新单新刚做好的单据记录。

待验收新单或返回单被核对后的记录，待验收状态的记录可以被验收功能检索到，

从而生成收货记录。

完成待验收记录通过收货并且全部到货（只有部分到货记录维持待验收状态等待

下一次收货），如全部到货并且数量、时间、供应商等与定单完全一致，记录

状态是完成。

取消取消是待验收的记录没有送货就被中止收货（如果送过货后被中止就是异常

完成了）。

异常完成如果只是全部到货而数量、时间、供应商等不完全一致，则该记录状态变成

异常完成（全部到货只是表示供应商完成了定单任务，不再进行送货）。

异常批示异常完成的记录经常确认状态变成异常批示，表示这些记录的异常情况经过

了确认（但由于采购定单涉及到蔬菜肉类等采购，数量不匹配是正常的现象，

所以出现异常完成的记录大部分都是正常完成，所以异常完成的记录确认功

能暂不开放，异常批示的记录实际是不存在的）。

返回单待验收被撤核的记录。

2.3.2 申购批后单转采购

单击“申购批后单转采购”标签页，上半部分显示所有申购批后单，下半部分显示物品相关帮助信息，如下图所示。操作员可对申购批后的单据进行组织生成采购定单。

功能按钮说明

按钮说明

刷新重新检索申购批后单数据。

查询按条件查询采购定单数据。

默认厂商针对已经做过定价的物品，单击默认厂商，选中的物品如果已经定过价就直

接显示相应的定价供应商，没有定过价采购员询价后填入，通过直接叫货或

组织订单处理。

直接叫货如上图窗口，单击窗口左边的多选框，选中单据，单击右边的〖直接叫货〗

按钮，直接生成待验收状态的采购定单，注意要求左边的申购单信息完备（包

含供应商或有默认的供应商）。

组织定单如上图窗口，选中左边的单据，单击右边的〖组织定单〗，把所有选中的单据

组织到一张采购定单里，进入采购定单操作界面。

中止采购如上图窗口，选中左边的单据，单击右边的〖中止采购〗，当前申购批后单不

再进行采购。对于从未实施过采购的，则申购单状态变为采购实施取消，如

实施过部分，则变为采购实施完成（部分采购）。

全部选中辅助功能，帮助选中左边所有记录。

2.3.3 紧急申购批后单转采购单

紧急申购批后单转采购单的窗口及功能使用同“申购批后单转采购”，请参见上不部分说明。

2.4 验收

验收是采购管理与存货管理的接口，通过验收，采购定单生成验收记录，然后存货管理可以对这些记录进行审核，记帐等生成存货明细帐。

单击窗口左边，单击流程中的验收（或执行采购管理→验收），即可进入。

未确认收货记录

若有未确认的收货记录，系统弹出如下提示信息；

单击〖是（Y）〗，打开『未确认收货记录查询』列表，如下图所示，可对其进行确认。

单击〖否（N）〗，打开『待验收采购定单查询』列表，如下图所示，在这里可以选择物品进行验收。 无未确认收货记录

若没有未确认收货记录，单击“验货”图标，则直接打开如下窗口。

未确认收货记录与确认过的收货记录并无多大区别，只是一个标志不同。

未确认收收货记录主要可能由以下原因产生，在验收操作界面操作时（验收操作请参阅以下说明），由于记录没有单价或者操作员没有存盘的权限，又或者由于业务需求，先打印出来给部门确认然后再正式保存，而单击临时保存按钮造成的。

2.4.1 未确认收货记录查询窗口

『未确认收货记录查询』窗口如下图所示，窗口左边显示未确认收货记录基本信息，蓝色表示该记录被选中；窗口右边是功能按钮。

功能按钮说明

按钮说明

刷新重新检索未确认收货记录数据。

查询按条件查询未确认收货记录数据。

修改进入验收操作界面，修改未确认的收货记录。

新价对显示的未确认的单据进行价格更新（按定价），已经有价格的不更新。

全新对显示的未确认的单据进行价格更新（按定价），已经有价格的也更新。

保存对价格更新进行保存。

全部确认一次性确认所有未确认记录。

打印打印未确认收货记录列表。