审核组长工作规范

审核组长工作规范

1.目的

为指导审核人员（审核组组员、审核组长）从事认证审核工作，确保认证审核工作质量符合认证规范要求，编制本工作规范。

2.适用范围:

适用于对质量管理体系审核时,对审核组组员（包括级别审核员、实习审核员和技术专家）、审核组组长的工作予以指导。

3．职责

3.1审核员职责：

3.1.1依据认证审核准则，客观、公正地开展审核活动；

3.1.2收集与分析有关的审核证据,确定审核发现,参与确定不符合项，判断、评价受审核方管理体系适宜性、有效性；

3.1.3参与编制审核计划和受审核方的管理体系文件审核；

3.1.4将审核发现形成文件,作好审核记录；

3.1.5保管好与审核有关的文件,按照要求归还受审核方。

3.2技术专家职责：

3.2.1负责对审核组成员进行与受审核方相关专业培训；

3.2.2必要时参与编制审核计划的和受审核方的管理体系文件审核；

3.2.3协助审核组长和审核员解决审核期间的专业技术问题。

3.3审核组长职责：

3.3.1策划、组织指定项目的认证审核工作,全面负责审核组各项工作；

3.3.2与审核委托方、受审核方建立联系；

3.3.3负责获得实现审核目的所需的有关组织的背景资料；

3.3.4与审核委托方商议、确定审核范围；

3.3.5执行并监督审核组成员执行本公司的管理方针、工作程序、作业指导书及其他规章制度；

3.3.6计划、安排和实施审核,分配审核资源；

3.3.7指导、监督和评价审核组成员的工作,确保审核工作符合认证程序的要求；

3.3.8负责组织文件审查；

3.3.9负责组织编写检查清单和审核报告；

3.3.10主持首、末次会议和审核组会议；

3.3.11负责组织对受审核方管理体系的有效性和符合性做出评价；

3.3.12负责审核后续活动的实施，整理并提交全套审核资料。

4．审核组组员的工作要求

4.1 审核前准备

4.1.1接到“审核任务传递单”安排时，如有特殊情况不能承担审核任务应在接到审核任务后2日内反馈公司审核部。否则，一旦接受任务,无特殊原因不得更改审核任务安排。

4.1.2 现场审核前主动与审核组长联系，了解受审核方的基本情况和相关管理体系文件要

求。

4.1.3参与编制审核计划，并按照审核计划分工要求，编制审核用《过程审核工作单》，准备好相关记录表单。

4.1.4参与评审受审核方的管理体系文件。

4.1.5审核前应收集、了解适用的法律法规、标准和其他要求；参与相关专业培训，了解受审核方的产品实现过程等。需要时，了解受审核方所属行业的审核作业指导书要求。

4.2 现场审核

4.2.1 准时参加审核前专业培训会议、首末次会议和审核组内部会议并签到,不得迟到和缺席。

4.2.2 现场审核前签署《审核组成员公正性声明》。

4.2.3按照审核计划分工要求，采用面谈、查阅文件及记录、现场观察、验证等审核方法，收集审核证据，既要关注不符合审核准则的事实，也要关注符合审核准则的事实。应简明扼要地记录收集到的具有客观事实的审核证据，并具有可追溯性和可验证性。

4.2.5收集客观证据时应注意以下几个方面：

a)证据应是客观事实,而非主观臆断；

b)应通过了解相关方案的落实、相关程序的实施证实质量方针、目标的贯彻；

c)质量管理绩效改善的客观证据；

d)持续改进的客观证据。

4.2.6具体收集审核证据要求：

a)质量管理体系审核重点证据：

●质量方针与质量目标是否相适宜、可度量并实现的程度；

●组织结构与职责是否明确、适宜；资源是否满足要求；

●产品实现过程的策划和控制；

●顾客需求的评审、确定；

●设计与开发的控制；

●供方的选择、评定是否有效实施,进货检验是否按规定进行,对主要原材料的质量控制要求是否满足产品质量要求；

●审查过程操作人员、检验人员等的资格是否符合规定要求,关键、特殊过程的人员、工艺和设备能力是否满足产品质量的需要；

●对照产品标准/内控标准/合同要求,审查检测项目的完整性、检测方法的适宜性、检测设备的有效性及检测结果是否符合规定要求；

●顾客满意度调查及售后服务,包括顾客的反馈、投诉意见；

●内审和管理评审；

●持续改进的情况。

4.2.7在每个受审部门审核结束离开前,应将发现的可能构成不符合项的事实情况向受审核部门负责人和陪同人员沟通交流,获得他们对有关事实的初步确认。

4.2.8审核人员须对所记录的《过程审核工作单》进行自查，确保符合要求后,提交审核组长。

4.3审核发现

4.3.1审核组内部会议应对所有审核证据进行评审，以确定相关管理体系在哪些方面符合和不符合审核准则；

4.3.2审核组成员应参与充分的讨论，形成审核发现，形成需出具《不符合项报告》的意见。

4.4编写《不符合报告》和现场审核评价、审核结论

4.4.1参与审核组内部会议的充分讨论、评审，根据讨论结果，编写《不符合报告》并应确保不符合项事实描述准确、清晰，判标、定性准确。

4.4.2审核中如发现受审核方存在潜在不符合，但无充分证据验证或证明时，应出具观察项报告。

4.4.3参与审核组内部会议，通过分析、评价审核发现及不符合项事实,对受审核方的管理体系的适宜性、有效性进行评价，形成现场审核评价意见和审核结论。

4.4.4参与并协助编写《审核报告》。

4.4.5审核人员要对相关审核信息及审核报告保守秘密。

4.4.6审核人员要保管好审核有关的文件，审核结束后交还受审核方，不得私留文件。

4.5审核人员行为规范及法律要求

4.5.1 审核人员必须自觉遵守ＣＣＡＡ关于审核员行为准则规范的要求。

4.5.2 除法律要求或合同协议允许外，没有受审核方的许可，不得公开任何审核中获得的信息。

4.5.3 审核人员要注意集体形象,严谨认真,守时守信,维护认证公司的声誉和利益。

4.5.4 审核人员必须严格按审核计划的时间到达审核现场,不能擅自早到、迟到或提前撤离审核现场。

4.5.5审核人员在审核中要服从审核组长领导,配合审核组长开展各项审核工作,主动协助组长作好组内的辅助性工作。

4.5.6审核过程中必须做到:

a)规范着装，进入审核现场时可根据实际情况着装；

b)饮食、住宿统一安排，不得向受审核方提出任何特殊要求；

c)审核期间不得参加任何与审核无关的娱乐活动；

d)不得收受任何形式的礼品和钱物馈赠；

e)不得在受审核方处或由受审核方付费的住处无节制拔打长途电话,确属审核工作

需要拨打长途电话时,应向审核组长和受审核方说明情况；

f)审核组需在受审核方报销时, 报销票据需经审核组长审查后，由审核组长统一负责办理报销手续；不允许私自以个人名义在受审核方办理报销手续。

4.5.7审核人员有义务向审核部反映违反认证公司规定的情况并配合调查。

4.6 审核员的培训

4.6.1 审核人员须参加公司组织的年度培训活动,努力实现知识更新、业务拓展、审核技能提高。要结合审核中出现的问题积极参加技术研讨,提高自身的专业能力和个人素质。

4.6.2 非专业的审核员应认真参与每次现场审核前的专业培训，为本次审核工作做好准备, 为自身的专业能力拓展打下基础。

4.6.3 审核员要注意加强日常的自我学习,应主动阅读相关专业的标准规范及作业指导书，作为专业知识的补充。应自觉阅读管理体系认证方面的资料和书籍,不断提高自己的审核能力。

4.6.4 提倡审核员之间相互学习,互相借鉴,注重传、帮、带。特别赋予资深审核员在现场审核中指导和培养审核员的责任。

4.6.5 适时安排审核人员参加相关专业培训,作为业务发展的资源贮备,同时也为审核员的个人发展提供机会。

5. 审核组长工作要求:

5.l 审核组长的工作流程如表1所示。

5.2 审核前沟通交流

5.2.1审核组长在接到《审核任务传递单》后，应与受审核方联系，确认核实有关管理体系的情况，确认审核日程安排。

5.2.2审核组组长应依据体系文件和相关资料，确定受审核方管理控制下的特定场所内的产品、活动和服务。如发现认证范围与合同评审的范围有差异，受审核方实际人数、规模与认证注册申请书信息有明显差异时，应立即报告审核部相关人员。

5.2.3审核组长应与审核组成员联系、沟通情况,并通知审核组组员审核日程安排。

5.2.4审核组长应组织熟悉受审核方的体系文件及其他有关资料。

5.3文件审核

5.3.1 审核组长应组织审查受审核方相关管理体系文件，以确定其是否满足相应的标准或指导性文件的要求，从而确定能否进行现场审核。文件审查必须在进入现场审核前完成。

5.3.2 文件审核要求：

a)文件内容是否覆盖申请认证的相关管理体系标准的所有要求。(不适用的应作出解释,不应回避和遗漏)。

b)为确保质量管理体系所进行的活动是否明确了相应控制内容、控制手段和控制职责。

c)相关文件是否现行有效,符合文件控制要求。

d)名词术语是否符合相关标准的要求。

5.3.3 文件审查的主要内容：

a)质量方针；

b)质量管理体系条款的描述；

c)管理手册与管理体系程序的关联；

d)管理手册的管理；

e)受审核方的基本信息。

5.3.４文审中如果发现受审核方相关管理体系文件存在严重问题,应及时将情况上报技术人资部由技术人资部会同有关人员进行研究,以确保文审结论客观公正。

5.3.５文件审查结果：

a)审核组长在完成文件审核后认真填写《文件评审关注点清单》,对文件审核结论给予明确表述,将《审核关注问题单（第一阶段）》在现场审核前及时通知受审核方，并结合文件审查结论确定实施现场审核的时机。

b)文件审查时发现审核范围与文件中的描述不符，且初步认定为认证公司与申请人之间在理解上的差异,且这种差异未得到完全的解决时,由审核组长正式向审核部提出,由合同评审人员给予重新的评定并对专业配备给予再次确认。

5.4 审核计划编制

5.4.1对审核部安排的计划人日和审核组成员给予确认,特别是根据审核项目的实际情况对组内专业能力的配备进行确认。如有异议可向审核部反馈、解决。

5.4.2 编制审核计划时,应明确其具体分工，否则只能计算1人的审核人日，实习审核员不能单独成组，技术专家不能承担审核任务；每日现场审核工作至少安排8小时,其中应有足够的时间用于收集客观证据，不能通过增加每天的工作时间来减少实际审核人日数。

5.4.3审核计划要写明每组或每位审核员所应审核的部门及条款,初审执行《认证审核实施控制程序》,监督审核和再认证执行《监督、再认证审核控制程序》。

5.4.4审核计划中应安排专业审核人员审核专业条款及主要归口部门和生产作业现场审核。

5.4.1、5.5.1 应结合部门审核。审核日程安排表中，部门与部门之间应有明确的时间间隔，审核生产现场的审核时间≥总审核时间的1/4。

5.4.5审核组长应在审核前7天内将审核计划提交受审核方确认。如果受审核方提出异议时,由审核部会同组长、审核方案管理人员解决。

5.4.6必要时，审核组成员应参与编制审核计划并在审核计划上签字。

5.4.7监督审核时，必须查阅受审核方档案，掌握上一次审核的不符合项及纠正措施制定情况，了解受审核方在上次审核至本次监督审核期间管理体系变化的情况。监督审核计划的拟审核部门和条款要结合上次审核情况,注意覆盖必查内容。

5.4.8再认证时，必须查阅受审核方档案，掌握上一周期审核的不符合项及纠正措施制定情况，了解受审核方在上一周期内管理体系变化的情况。

5.4.9当第三次监督审核与再认证审核同时进行时，应按再审核的具体要求执行，并在审核报告中做出说明。

5.4.10审核组长要将审核计划通知审核组成员,要确保每位审核组成员在现场审核前得到审核计划。

5.4.11现场审核时间如有调整,审核组长应报审核部确认,并及时通知受审核方和审核组成员。

5.4.12现场审核前审核组长要组织审核组全体成员召开审核前培训会议,熟悉审核计划、分配工作,沟通信息,安排审核组成员编写《过程审核工作单》。审核组长负责组织技术专家或相关专业审核员对审核组成员进行现场审核前专业培训。

5.4.13对多场所组织的审核计划执行《多场所组织认证程序》。

5.5 质量管理体系第一阶段现场审核

5.5.1内部审核的可信性和符合质量管理体系标准的要求情况；

5.5.2管理评审的实施情况，是否包括了对质量管理体系的持续适宜性、充分性和有效性的评价；

5.5.3与外部相关方交流的文件和答复；特别关注是否有质量投诉、行政处罚；

5.5.4需要评审的其它文件，以及需要提前获取的如何信息。

5.5.5对于第一阶段现场审核中发现的问题和不符合项，应以“一阶段关注项报告”书面形式通知受审核方，待受审核方纠正措施完成后(需有相应的证明材料)，方可进行第二阶段审核。

5.5.6审核组在现场发现受审核方人数、规模与申请时有明显差异时,应迅速与受审核方主管部门联系并向审核部反映。审核部与业务部协调解决，审核部视情况调整计划,以保证审核的有效性。

5.5.7审核组长负责组织编写“第一阶段审核报告”，应与受审核方商定审核范围和第二阶段审核安排，明确第二阶段审核抽样的重点及其他信息,并以此为依据制定第二阶段审核计划。

5.6 质量管理体系第二阶段审核准备

5.6.l由审核组长负责组织编制第二阶段审核计划，并于审核前提交受审核方并确认。审核计划应包括:

a)审核目的、范围；

b)审核准则；

c)审核日程安排；

d)审核组成员名单及资格。

5.6.2审核组长给审核组成员分配任务,并组织审核前专业培训,培训内容包括第一阶段审核结果、开具的不符合封闭情况、受审核方的工艺过程概况等。专业审核员对审核组的其他成员进行有关专业知识的培训。

5.6.3 审核组长组织审核组成员编制《工程审核工作单》，并准备其他工作文件。

5.7 现场审核（第二阶段审核）

5.7.1 首次会议（见《首末次会议主持规范》）内容包括：

a)感谢词；

b)介绍审核的目的、范围和审核准则；

c)介绍审核组成员；

d)讲明实施审核的方法,澄清审核计划中不明确的部分；

e)介绍不符合项的界定和审核结论的条件；

f)确定末次会议的时间和地点以及参加人员；

g)说明审核活动资源提供的要求；

h)宣读《审核组成员公正性声明》；

i)其他需要说明的问题；

j)受审核方管理者代表在《审核计划》上签字/盖章。

5.7.2 现场审核实施

a)审核组长负责组织现场审核的实施,并确保按审核计划执行。

b)审核组长要在现场审核实施阶段控制审核进度、控制审核活动、控制审核员、对临时或突发的事件进行协调和处理。

c)组织审核员收集受审核方管理体系的各类信息，保证认证审核的有效性。

5.7.3 审核组内部会议

a)每天审核结束时召集审核组内部会议，沟通审核情况（如多现场审核,组长要保持与各小组的联系,以电话或传真的形式沟通情况）。

b)现场审核收集证据完成后,审核组长应组织成员召开审核组内部会议,汇总、分析审核发现包括不符合情况,在此基础上对受审核方的质量管理体系进行有效性评价,并形成现场审核结论。

5.7.4与受审核方沟通审核情况和意见

a)审核组长应在每天审核完毕后以适当的方式与受审核方沟通并确认重要的审核发现。

b)末次会议之前，审核组组长应将现场审核的综合情况与受审核方相关管理者进行

沟通，确认《不符合报告》的不符合事实，并通报并确认审核评价和审核结论。在沟通中，审核组应给受审核方针对审核发现和其依据提出质疑的机会。

5.7.5现场审核完成后，审核组对受审核方的不符合提出纠正、纠正措施与预防措施要求，审核组长负责编写《审核报告》（草案）。

a) 不符合项按严重程度分为严重不合格和一般不合格，严重不合格是指下列三种情况之一：

●管理体系运行出现系统性失效；

●管理体系运行出现区域性失效；

●可能造成严重后果的不合格。

一般不合格是指下列情况之一：

●个别的、偶然的、孤立的、性质轻微的问题；

●对保证所审核区域的管理体系有效性而言，是个次要的问题。

b) 审核报告中管理体系综合评价部分要求如下：

●质量管理体系综合评述内容：

体系的范围，包括删减的合理性；最高管理者和员工质量意识；最高管理者职责与承诺的落实；质量方针、相关职能和层次上质量目标的适应性及实现情况；资源满足产品要求的能力；质量管理过程、特别是产品实现过程的实施情况；产品质量符合性和稳定性以及顾客满意度的监视和测量方法的有效性；自我完善机制的有效性。

5.7.7 现场审核结束离开受审核方前,请受审核方电子打印《证书确认单》。审核组长要负责检查其内容，应与审核报告确定的范围一致。

5.8审核后续活动

不符合项纠正和纠正措施的跟踪验证及审核报告的编写、批准和分发执行《认证审核实施控制程序》。

5.9审核资料的整理和上报

5.10.1审核结束后，受审核方应提供一套有效的、完整的管理体系文件用于归档。

5.10.2 审核组长负责按照《审核材料清单》整理审核资料和记录，对所有资料和记录进行审查，确认无误并满足要求后在30天内提交公司业务部。

5.10.3 当技术人资部在认证评定中发现审核资料中存在问题时，将存在问题通知审核组长，由其负责会同相关人员进行整改，完成后交技术人资部验证。

附：认证审核实施控制程序