对新时期做好办公室工作的几点思考

对新时期做好办公室工作的几点思考

靖州一中：刘杰华杨正辉邓建松

[内容提要]办公室担负着上传下达、对外交往和后勤服务等繁杂而又重要的工作，是机关的信息中心、服务中心、运转中心和指挥中心，它代表着机关、单位的形象，具有举足轻重的地位。随着改革开放和现代化建设的深入发展，办公室工作面临着更多更新的要求。本文就在新的形势下，怎样进一步提高认识，切实加强思想作风建设，全面加强办公室队伍建设，全面提高办公室工作的整体质量进行了探讨：办公室工作的四大特性??综合性、政治性、从属性、服务性，决定了在新形势下做好办公室工作的途径一是提高认识，加强学习，提高队伍素质。通过全面学习，提高办公室人员鉴别功过是非优劣的判断能力，熟练的文字和语言表达能力，较强的组织协调能力，真正把办公室队伍塑造成一支功底深厚、业务熟练、能够担当重任的优秀人才队伍；二是端正态度，转变作风，树立队伍形象通过切实加强办公室干部队伍的思想作风建设，“内强素质，外树形象”，着重树立“忠诚、团结、勤奋、廉洁”的良好形象；三是求真务实，讲究方法，发挥队伍作用。在工作中掌握方法，注意分寸，把握时机，要充分发挥办公室的助手作用、枢纽作用、窗口作用。

[关键词] 新时期办公室工作

办公室是一个组织或者单位的常设机构。它集信息、协调、督办、监督、公文处理及决策参谋等综合职能于一身，它是任何一个组织或者单位联系上下，沟通左右的枢纽。它担负着上传下达、对外交往和后勤服务等繁杂而又重要的工作，是机关的信息中心、服务中心、运转中心和指挥中心，它代表着机关的形象，具有举足轻重的地位。随着改革开放和现代化建设的深入发展，办公室工作面临

着更多更新更高的要求。因此，在新的形势下，必须进一步提高认识，切实加强思想作风建设；必须全面加强办公室队伍建设，努力提高办公室工作的整体运行

质量。

一、提高认识、加强学习，提高队伍素质

办公室工作具有明显地综合性、政治性、从属性和服务性四大特性。

综合性。办公室不同于一个主管某一方面工作的业务部门，它的工作范围很广，诸如文书处理、会务工作、督查调研、公务接待、机要保密、档案管理等工作都要由办公室承担，同时，上级机关的方针、政策、指示，本机关的规划、计划、决策、以及各部门和下级各单位贯彻实施的情况，都需要办公室来汇集、掌握、分析、处理。这种多方面工作和信息的组合，明显地体现了办公室工作的

综合性。

政治性。办公室工作是直接为领导工作服务的，在协助领导贯彻党和国家的路线、方针、政策方面负有重要的责任，对政治性要求高，稍有疏忽就可能在工作上造成重大损失，给单位带来不利的影响。

从属性。办公室工作是从属于领导工作的部分。是直接为领导服务的，是领导机关和领导人员顺利进行工作的保证。它不能独立于领导工作而存在。

服务性。办公室作为领导的直接服务机构，承担着为领导决策提供文件，资料信息和建设，对领导工作部署进行组织、协调、监督、检查以及协助领导处

理日常事务的任务。

办公室工作的特性决定了其地位的重要性，也决定了办公室工作人员必须具有较高的政治敏锐性，较准确的工作预见性和丰富的工作经验，因此，办公室工作人员必须加强学习，提高自身素质。

“十六”大提出，要形成全民学习、终身学习的学习型社会，只有学习才能丰富知识，增长才干，才能不断提高工作水平和质量。尤其在当前世界经济全

球化、信息网络化、办公自动化、管理科学化的新形势下，加强学习就显得尤为重要。因此，办公室人员应主动讲学习，做好学习的表率。

1、加强政治理论学习，增强政治敏感性。坚持不懈地学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和三个代表重要思想，学习党的路线方针政策，不断提高理论素养，始终保持清醒的政治头脑，忠诚坚定，经得起考验，坚持理论联系实际，学会把上情与下情综合起来，进行理性思考，寻求规律，并将其应用于“三服务”

（为领导服务，为基层服务，为群众服务）的工作之中。

2、加强业务知识的学习，提高胜任本职的能力。办公室工作人员不仅要加强对公文写作、调查研究、信息督办、会议组织等业务知识的学习，还要加强对市场经济、法律、历史文化等相关基础知识的学习，具备广博的综合性知识和社会常识，做到在工作中得心应手，应付自如，成为真正的懂政治、懂经济，懂法制、会管理、业务强的能胜任本职工作的行家里手。

3、重视实践学习，提高综合技能。办公室工作人员要加强专业技能的培训和修养，要向实践学习，要虚心向周围的同志学习，取人之长，补己之短，要善于借鉴，吸收和总结经验，见贤思齐，博采众长，在实践中开阔视野，增长才干，真正做到在干中学，在实践中提高自己，完善自己。培养扎实的文字概括能力，高度的综合分析能力，较强的组织协调能力。

总之，通过全面学习，提高办公室广大干部鉴别功边是非优劣的判断能力，熟练的文字和语言表达能力，较强的组织协调能力，真正把办公室队伍塑造成一支功底深厚、业务熟练、能够担当重任的优秀人才队伍。

二、端正态度、转变作风，树立队伍形象。

正确的工作态度，高度的责任心，是做好办公室工作的前提。每个办公室人员都应当强化“四种意识”，发扬“四种精神”。

“四种意识”即：1、强化政治意识，树立正确的世界观、人生观和价值观，时刻保持清醒的头脑，在大是大非面前，站稳脚跟，旗帜鲜明，经受得大风大浪

的考验。2、强化大局意识。办公室人员要顾全大局，在大局下统一行动，要围绕大局，找准自己的位置，找出工作的首力点和努力方向，要坚决做到不利于全局的话不说，不利于全局的事不办。3、强化奉献意识。办公室人员必须树立不计较个人得失，为事业而献身的崇高精神，要坚持做到事业第一，工作为先，“先天下之忧而忧，后天下之乐而乐”，吃苦在前，享受在后，乐于奉献。4、强化服务意识。办公室人员必须把服务作为基本职能，充分认识和理解服务的崇高性，树立自觉服务的角色意识，要为领导服务，为基层服务，为群众服务。

“四种精神”即：1、发扬爱岗敬业精神，热爱本职，恪尽职守。在指定的工作岗位上，尽心尽力干好本职工作。2、发扬艰苦奋斗精神，“淡泊各利，宁静致远”，不为金钱所诱惑，保持本色。3、发扬团结协作精神，部门之间，上下之间、同志之间，既有分工，更要合作，要保持精神上互相鼓励，工作上互相支持，生活上互相关心。努力做到：思想上同心，目标上同向，工作上同步。4、发扬开拓创新精神，多思多谋，高速高效，运用新思维、新方法，激发新思路，新观点，总结新经验，新办法，创造新成果，新业绩。

端正了态度，就为转变工作作风找准了方向。作风就是形象，树立良好的办公室形象，必须做到：一要求真务实。最近，胡锦涛总书记强调，在全党弘扬求真务实精神，大兴求真务实之风。作为办公室工作人员要以实事求是的作风，时时、处处、事事重实际、说实话、求实效。写汇报材料力求客观、真实、准确，不夸大其辞；向领导反映情况要原原本本，有一是一，有二是二，不弄虚作假；总结经验不故意拔高，不讲大话、空话；提供信息以实为本，有喜报喜有忧报忧。办公室工作无小事，每一件事都是关系着全局工作的大事，都要本着求真务实的作风、认真负责的态度去完成，做到认真认真再认真，细致细致再细致，把工作做深、做细、做实，让群众满意、领导满意、基层满意。二要争先创优。要有敢为人先的竞争意识。树立敢争第一、要拿第一的信心和决心，向先进看齐，主动争先进，奋力创一流，为自己争光，为单位争光；要有精益求精的精品意识。要以一流的工作目标、一流的工作水平、一流的工作质量，创造一流的工作业绩。三要无私奉献。服务意味着奉献，办公室工作的规律就是“无规律”，“不由自主”，一年到头都忙忙碌碌，加班加点连轴转，既辛苦又清苦，不显山不露水。没有脚踏实地的作风，没有无私奉献的精神，是难以胜任办公室工作的。因此，我们必须提倡埋头苦干、无私奉献的工作作风，不图名利，忘我工作。这既是办

公室的优良传统和宝贵精神财富，也是办公室人员应该具有的精神境界。办公室人员要进一步增强光荣感和责任感，一切以办公室为重，做到多比吃苦奉献、少比攀比享乐，多比工作绩效、少比生活待遇，多比为群众造福多少、少比个人升迁快慢，树立正确的参谋、服务、价值观，立足平凡岗位，实现人生价值。四要快捷高效。效率是办公室工作的生命。办公室人员必须树立和强化效率意识和时间观念，在工作中做到脑勤、眼勤、手勤、腿勤，办事迅速果断，严谨细致，精益求精，不出现任何差错，养成雷厉风行、说办就办、说干就干的工作作风，做到不让领导布置的工作在我这里延误，不让需要办理的文件在我手中积压，不让各种差错在我这里发生，不断提高办公室的工作效率，推动各项工作快速高效运

转。

搞好了思想作风建设，就为树立良好形象奠定了基础。我们必须通过切实加强办公室干部队伍的思想作风建设，“内强素质，外树形象”，着重树立“忠诚、

团结、勤奋、廉洁”的良好形象。

忠诚。办公室是综合部门，其工作特点具有政治性、服务性、综合性和被动性，其职能带有协调方方面面、服务上上下下的性质。因此，办公室人员要把忠诚作为第一准则。要忠诚于党的事业，时时处处维护党的威信，维护党的利益，对党的路线、方针、政策要不折不扣地贯彻执行。要坚决贯彻落实好党的思想路线和政治路线，把党的思想路线和政治路线贯穿于各项工作的始终。要坚持全心全意为人民服务的根本宗旨，坚持群众观点和群众路线，为当好广大人民根本利益的忠实代表而努力。要爱岗敬业，尊重领导，服从领导。要维护领导的形象，与领导同心同德，在言行举止及各项工作中与领导保持步调一致，唱好“同心曲”。对上级、对领导的各项决定、决策要坚决认真地贯彻执行，不合糊，不搪塞，不自行其是，不我行我素，不阳奉阴违，不欺上瞒下。

团结。办公室工作是一个有机整体，每项工作都可以说是一个完整的共同协作项目。因此，团结协作非常重要。只有搞好团结，才能最大限度地发挥每个人的能力，实现“一加一大于二”的整体效应。要严于律己，宽以待人。待人接物态度要温和，既要善于团结人，又要善于被团结。办公室工作的性质决定了工作人员的气量要大，胸怀要广，不能斤斤计较。要做到心往一处想，劲往一处使，既要充分发挥个体的工作积极性和主动性，又要体现出整体效应。要做到大事讲

原则，小事讲风格。一般来讲，大家的生活习惯、工作经历、文化层次和兴趣爱好等方面都会有所不同，工作中免不了会闹些小矛盾，这是正常的。作为办公室的同志，必须善于去处理这些矛盾，明确各自承担的工作是互相联系、相辅相成、缺一不可的；必须团结一心，取长补短，密切合作，充分发挥整体效能；必须反对遇事推诿，不负责任，闹无原则纠纷的现象，力求做到难事不推，好事不抢，荣誉不争；必须宽以待人，相互理解。事实证明，只有我们团结协作，办公室的作用才能充分发挥出来，办公室人员才能心情舒畅、精神振奋、奋发进取，才能

各尽其能、各得其所、各有进步。

勤奋。办公室工作是幕后工作，是一项清贫、辛苦而又光荣的工作。“业精于勤，荒于嬉；行成于思，毁于惰。”办公室人员必须兢兢业业、勤勤恳恳，不能因事小而不为，不能因事烦而外推，既要勤动手、勤跑腿，更要勤动脑、勤思考，多在理论与实践的结合上下功夫，以不断提高服务层次和水平。不管是起草文件、撰写领导讲话，还是收收发发、打印材料、协调办事、会议服务、后勤保障、信访接待等，它的成绩和效益都不是立竿见影的。因此，走进办公室这个大门，就要有不为名、不为利，埋头苦干，无私奉献，做无名英雄的准备；就要经得起各种误解、委屈和挫折，包容得起酸甜苦辣。要增强做好工作的责任感和光荣感，不断充实自己，鞭策自己，以只争朝夕的精神投入工作。办文要快、准、新。快，即构思快、成文快、出手快；准，即准确把握领导意图和思路；新，即文字工作应求新，有新思想、新观点、新语言。办会要严、勤、细。严，即严谨认真，严密组织；勤，即勤动脑、勤跑腿、勤检查；细，即时时刻刻、事事处处细致，一丝不苟，精益求精。办事要深、敏、实。深，即调查研究要深入，分析问题要深刻，谋划成事要有深度，要“参”到点子上、“谋”在关键处；敏，即政治要敏锐，思维要敏捷，不错办，不漏办，不误办；实，即作风踏实，工作扎实。不能因自己工作不慎不实，给单位形象造成不良影响，或带来不必要的损失。

廉洁。办公室是面向社会、面向群众的窗口。在群众眼里，办公室就是单位的代表、机关的代表。办公室人员处在领导的身边，一言一行都会直接影响到领导机关和领导者的形象。因此，我们要牢记江泽民同志关于“自重、自省、自警、自励”的教导，用严格的纪律约束自己，在思想上筑起拒腐防变的坚固防线。要讲理想，讲奉献，讲艰苦奋斗，反对拜金主义、享乐主义和极端个人主义，警惕各种腐败思想的侵蚀，自觉抵制权力、金钱、美色等方面的诱惑，坚决防止把市

场经济的等价交换原则引入办公室工作中来，决不能利用工作之便，凭借办公室的牌子和领导的名义拉关系、托人情、搞特权、谋私利。要勤劳、节俭、朴素、安分，恪守“宁公而贫，不私而富”的古训，做到守得住清贫，耐得住寂寞，抗得住诱惑，经得住考验。要树立“平民”意识，忠于“平凡”工作，保持“平静”心态，甘于“平淡”生活，堂堂正正做人，清清白白从政，勤勤恳恳办事。

三、求真务实、讲究方法，发挥队伍作用

办公室工作的同志与领导的关系，具有多重性：从职能上讲，是领导与参谋助手的关系；从组织上讲，是上级与下级的关系；从政治上讲，是公事与同事的关系。因其地位的特殊性，要真正做到为领导服务，为组织单位服务，必须讲究参谋方式，确立辅助意识，方能取得参谋助手的实效。

1、参政有方。所谓“方”，就是要讲究方法，不乱发议论。参谋的方式是多种多样的，可直接进言，交谈自己的观点、看法、意见，也可通过调查报告、起草讲话、报送信息、提出建议等。采取哪种方式，参与议政更为合适有效，必须具体情况具体分析，认真权衡。要根据领导的个人特点和涉及事物的具体情况，确定参与议事的方式，使自己的思想、观点、认识与领导的意志溶为一体，被领导认可和采纳，方能

达到参政的目的。

发挥参谋助手作用，应当对路。参谋者必须随时当好领导的“耳目”、“外脑”，眼观六路，耳听八方，把握上情，了解下情，综观工作全局，大量收集、整理信息，综合分析、筛选有益资料，拿出各项工作情况比较成熟的意见，不能临时“抱佛脚”。一个好的参谋，应有较强的针对性、分析的全面性、观点

的实用性、决策的正确性，努力出上策，不出下策。

2、谋略有度。所谓“度”，就是要掌握分寸，不能出格。要做到：一是“到位不越位”。办公室在领导决策中处于辅助从属地位，“主”“从”关系不能颠倒。参谋只能帮助决策，不能代替领导决策。二是“理解不曲解”。对领导的工作意图，必须要有正确的认识。要想领导之所想，供领导之所需，急领导之所急，尽量接近领导思维，不曲解领导的意图，更不能帮“倒忙”。三是“直言不讳言”。帮助领导正确决策，发表观点要“锦上添花”，提出问题要“秉笔直谏”，不能见领导决策有误，假装不知到，反而逢迎吹捧。四是“参谋不掺和”。办公室比别的部门接触领导多，进言机会多，领导征求意见多，不能因为

领导信任，就瞎掺和，乱搅和，影响正确决策。

3、言之有时。所谓“时”，就是要把握“火候”，讲究效果。一是适度超前，要提前进入角色，思维在前，服务在前，参谋在前。二是选择适时，要在领导未成熟主意前适时提出建议，要在领导决策前适时拿出主意。要下“及时雨”，不放“马后炮”。三是善于理解，对提出的建议、主张，领导采纳了的要及时实施；对未采纳的，不能自弃，更不能埋怨，要服从领导，按领导的意向办。

做好办公室工作要掌握方法，注意分寸，把握时机，要充分发挥办公室的助手作用、枢纽作用、窗口

作用。

1、勤思善谋，发挥助手作用。办公室工作人员要牢固树立重视政务，服务政务的观念，提高参政议政水平。要站在领导思维的高度，调查问题，研究问题，多出主意，多想办法。决策前，调查研究，掌握情况，突出超前性、预见性、可行性；决策中，跟踪领导思路，突出及时性、准确性、系统性；决策后，完善领导思路，突出献计献策的递补性、创造性、科学性。

2、综合协调，发挥枢纽作用。综合全局，协调各方，承内联外，是办公室发挥枢纽作用的重要内容。办公室要全面了解各方面工作情况，为领导统揽全局创造条件。协调各方，统一步调，形成合力，保证政令畅通。承接内外，协助领导搞好上下左右的联系，妥善处理好各种工作关系和公共关系，上情下达，下情上传，纵横沟通，确保组织、单位各项工作有条不紊，高效有序。抓工作，要抓一件成一件，事事有回音，项项有交代，件件有着落。对周期长、费时多的事项，要连续跟踪实施全过程；对时间紧、任务重、难度大的事项，要落实承办单位，明确主要责任人，规定完成时间和效果；对涉及几个部门联合实施的事项，要协调有关部门实施联合督查，确保工作顺利开展。

3、优质服务，发挥窗口作用。办公室是组织、单位的重要“门面”，办事效率高低、服务态度好坏，不仅反映一级组织、一个单位的精神面貌，而且直接关系到这个组织、单位的内外形象。办公室要坚持全心全意为人民服务的宗旨，把为基层服务作为工作的出发点和落脚点，积极主动地、热情周到地为部门、基层服务，搞协调，办实事。特别是在值班处理事务、接待来人来访等方面，更要热情周到，优质服务。这就要求每个从事办公室工作的同志，一方面要加强自身素质训练，确保政治、思想、工作、作风都过得硬；另一方面要端正服务态度，提高办公水平，讲究办事效率，谨小慎密，减少疏忽和失误。