档案馆资源建设之我见

档案馆资源建设之我见

档案资源是档案馆的立馆之本，是档案馆各项工作得以顺利开展的要素资源，是衡量服务能力和水平的重要指标。加强档案资源建设，是档案馆事业可持续发展的基础、是提升档案馆公共能力、实现传统型档案向现代型公共档案馆转变的必经之路。我们常说，资源、资本、劳动力是生产的三要素，其实档案事业发展，也离不开这三要素。资源建设是国家档案馆的重要任务之一。拥有档案资源的规模与质量，是新时期衡量一个档案馆发展水平的重要指标，也是一个档案馆立足社会、服务社会的资本。因此，资源建设永远是档案学理论研究和档案工作实践所必须面对的一个重要命题。为便于论述，本文仅就国家综合档案馆的资源建设，谈点粗浅的认识。

一、认识档案资源的价值

关于档案的价值，许多教科书多概括为凭证价值和参考价值。这种概括至今仍具有科学意义，但以前我们在阐述其具体价值时，往往过于狭隘。例如，对档案的凭证价值，往往解释为对形成单位的查考价值，其实，就档案的凭证价值而言，不仅仅对形成单位的日后工作具有凭证价值，对社会，对大众同样有凭证价值。档案的凭证价值还表现在对社会公众的凭证价值。政府或公共机构在管理社会事物过程中，尤其是在办理行政许可过程中，形成大量涉及社会大众的档案，这些档案既是政府日后工作查考的依据，也是当事人日

后查考的依据。

二、影响档案资源建设的要素

档案馆保存什么，不保存什么，不是完全凭主观愿望，也不是一成不变的，重要的是看社会需求。有社会需求的档案才有收藏的意义，反过来只要有社会需求就可以去收集。例如各种民生档案，原本没有明确列入档案馆接收范围，因为有社会需求，所以才引起各级档案馆的重视，这也是近几年“建立覆盖人民群众的资源体系”提出的依据。可见社会需求是资源建设的重要因素。

三、当前档案资源建设主要策略

1、拓宽资源建设的主渠道

档案馆的档案主要是接收来得而不是其他途径获取的。这就决定了档案馆要丰富馆藏，要改善结构，必须将着眼点放在主渠道的拓宽和完善上。首先要重新审视原来的接收范围是否适当。所谓拓宽，主要是向过去忽略的经济和社会领域延伸。国有企事业单位的档案自然应是拓展的重点。而向非国有档案（包括集体和民营企事业单位、以及民间组织、家庭、个人所有的档案）延伸也应是有益的考量。其次在接收档案门类上，必须突破单一文书档案的局限，向照片档案、音像档案、涉及民生的专门档案、有时代特点的科技档案和实物档案延伸。要实现这一转变，就必须从档案形成和归档机制、移交机制入手，只有实现了有效的前端控制，接收进馆才能顺利实现。

2、主动拍摄和采集

档案部门原本没有主动形成档案的职责，只是因为有些档案无从接收，或者接收、征集起来很困难，成本很高，所以近几年有些地方档案馆自行配备相关设备，以拍摄或网络采集的方式主动形成所需要的档案，如参加重大活动、重大项目的拍摄，实施城乡记忆工程，或者通过网络采集本地区电视新闻和专题节目等。通过这两种形式，形成大量珍贵照片和音像档案，从实际效果看，不失为资源建设的有益补充形式。但任何主动形成都需要特定的人力、物力和财力支持，客观上决定了主动形成条件性，需要根据本地区的实际情况而定，而不一定要全面普及或者都成为常态化工作。

3、加大档案征集的力度

在档案资源建设中，征集是丰富档案资源的重要补充形式。就全国而言，档案征集既有共性，如重点征集非国家所有的档案，又必须具有鲜明的个性。这就是根据馆藏现状和地方历史文化特点，缺什么就征集什么。例如缺少民国档案的就征集民国档案，缺照片档案的就重点征集照片档案；有些地方可重点征集重大历史事件和知名人物档案，而有些地方则可以重点征集风俗民情、名胜古迹档案等。

四、借用信息化建设创新档案工作

随着信息技术的迅速发展，信息资源数字化、网络化的进程进一步加快，数字档案馆的建设与研究成为档案界关注的热点。档案信息化是档案工程的一场革命、是传统档案走向现代档案的一个重要标志。

1、加强档案信息专门人才的培养。

档案信息化，必然使档案工作者按照档案工作现代化的要求，自觉学习和更新知识，运用现代技术和信息技术与档案管理工作的实践，不断创新档案管理工作。因此要有针对性的培养一批既能熟练应用计算机技术、信息技术、网络技术的专门人才，以满足档案信息化建设的需要。要努力学习信息知识，提供信息能力，掌握各种档案工作信息源以及信息检索工具、检索方法等方面知识，培养信息获取和开发利用的能力、信息。因此，现代档案人员应由一般的管理者变成档案信息专家，由传统的“档案保管者”变成“档案信息资源的管理者和传播者”，尽快建立以管理型人才为基础，复合行人才为重点的高科技人才为骨干的档案干部队伍体系，满足档案信息化建设的需要。

2、要实现档案管理现代化

通过档案信息化，档案的日常管理、分类、查询等工作都可以由信息系统来完成，通过计算机录入大量的档案信息并编制各种目录，真正实现档案资料方便快速检索，全面启动档案馆馆藏档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体档案数据库建设，建设互联互通的现行文件、档案信息发布平台和查询利用系统，实现档案信息资源社会共享，最大限度的发挥档案馆的社会服务功能。

3、加强档案信息网络建设

通过软件系统对所有档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、利用、编研等各个方面能够实行计算机的有效管理、控制，实行档案工作的自动化。

4、扎实推进档案数据库建设

数据库是网络的信息资源，数据档案馆必须加强数据库建设。首先，加强文件目录数据库建设，然后开展对重要档案的数字化建设，建设高质量、高水平的全文信息数据库，最后将所有馆藏档案全部数字化。

5、在服务方式上要创新

随着信息技术的广泛应用，档案的保管条件逐步改善，利用范围越来越广，服务方式应随着形势的变化不断创新。一是，让公众熟悉和了解档案工作，扩大档案工作的知名度；二是宣传档案意识和宣传档案工作，三是依托现代化设备和手段，充分挖掘档案信息资源，通过档案信息的上网，可以向利用者提供开放的馆藏档案和有关现行文件，提供服务的及时性。

让档案信息资源服务社会民生实现最大化。加快档案信息化建设不仅能更有效地扩大档案信息存储量，而且更有利于群众通过网络，方便、快捷、有效地查找到自己想要获取的信息。原来查一份档案要先在宗卷的分类目录中找，按照目录再去翻阅厚厚的文字档案，需要花去大量的时间。现在，群众只需花几分钟，甚至几十秒，先在网上查询到自己所需的档案在汉中市档案馆是否馆藏、或是否公开，然后再前往档案馆输入档案中的关键词，即可很快查询出所需要的内容。馆藏数字化、传递网络化、存储海量化、服务自动化、信息共享化的原则，

档案资源建设需要认真筹划并精心实施。由于各单位情

况不同，需要区别对待，需要采取不同措施，绝不能用一刀切的方法，简单了事。一是需要优化外部环境，认真地做好每个单位、每个系统的工作。二是要加强档案部门自身建设。在馆库、设施、保护等工作环节上相互配套，协调运作。随时做到档案能够进得来，管理有序，利用及时。通过努力，不断建设全面的档案资源体系，搭建起更合理、更科学、更便捷有效的组织架构和铺架高速通道。