秘书学概论期末复习

秘书学期末复习

第一章秘书学概说（名词解释、填空）

1、秘书与秘书工作的概念：

秘书学是以秘书和秘书工作为研究对象的一门综合性社会应用学科。

秘书是在各级各类社会组织中辅助领导机构、领导者或私人办文、办会、办事的参谋和助手，是职务名称之一。

秘书工作是以为领导决策和领导工作运转服务为宗旨，通过办文、办会、办事等工作为领导者担当参谋和助手的业务活动。

2、秘书的分类：（书P6-7）

（1）按工作性质划分：行政秘书、机要秘书、事务秘书、信访秘书、外文秘书、会议秘书。

（2）按来源与服务对象划分：公务秘书、私人秘书。

（3）按秘书职能的层次划分：初级秘书、中级秘书、高级秘书。

3、秘书工作的类型：？书上有解释否

（1）按工作性质划分：程序性工作、智囊性工作、临时性工作

（2）按业务范围划分：通用性秘书工作、专门性秘书工作

（3）按工作内容划分：办文、办事、办会

4、学科与学科之间，学科特点（书P11-12 P14-15稍看）

第二章秘书工作的起源与沿革

5、秘书与秘书工作产生的背景和条件：

其一，社会组织及其领导工作的出现是秘书工作产生的社会基础。

其二，文字的产生和使用是秘书工作形成的直接推动力量。

6、重要的时代以及秘书制度的建设（什么时期+什么制度+解释、评价一下）

？书上有解释否

（1）殷商时期：出现了我国最古老的公务文书——甲骨文书（甲骨卜辞包括前辞、命辞、占辞、验辞四个部分。）；文书签名制度。

（2）周朝时期：公文副本制度（无论是王命文书还是专用文书都有正副本之分，有些文件制成几份副本，王命文书在颁行后，将正本交给受命者，另录副本保存在王室以备查考。是文书保管工作更加严密，历史文献得以保存、流传。）；公文用印制度。

（3）秦汉时期：抬头制度、避讳制度、文书校勘制度等。（“秘书”一词始见于汉代，纸张的发明使用，我国封建时代社会秘书工作的确立时期）

（4）唐宋时期：公文一文一事制度；公文用纸制度；公文折叠制度；公文拟制和誊写制度；公文引黄和贴黄制度；公文签押、用印和判署制度；公文封装和编号制度；公文收发登记和催办制度；公文移交制度；文书工作保密制度。（集大成时期）

（5）明朝时期：票拟制度（明代宣德年间，封建帝王让内阁大学士提前先阅读公文、提出初步的处理意见，有助于辅助领导加快处理公文、做出处理意见，是体现秘书部门参谋作用重要制度。）

7、解释一下“一文一事”制度：我国唐宋时期产生的秘书公文写作方面的制度

之一，要求一份文件只讲一个主题，有助于明确主题，提高办文效率，因此一直流传至今。

第三章秘书工作的职能、作用

8、秘书工作的地位：（两个角度看待书P34-35/PPT第三章稍看）

秘书工作与领导工作相比，处于辅助地位；与其他部门工作相比，处于枢纽和核心地位。

9、秘书工作的根本职能：（PPT第三章稍看）

其一是辅助决策，即发挥智谋性的参谋职能；其二是处理事务，即发挥事务性的助手职能。

10、秘书工作的作用：（需看书掌握书P42-44）

（1）参谋智囊作用：

（2）事务助手作用：

（3）中心枢纽作用：

（4）公务协调作用：

（5）门面窗口作用：

（6）耳目信息作用：

第四章秘书工作的特征与规律

11、秘书工作的本质特征：综合辅助性服务（具有贴近领导核心、参谋而不决断、辅助而不擅权的特点）。

12、秘书工作的一般特征：（书P50-52理解）

（1）很强的政治机要性：

（2）典型的从属性：

（3）突出的被动性：

（4）明显的事务性：

13、如何处理秘书与领导者、领导集体的关系（相关原则、具体方法、标准）（论述书P60-63）？书上有内容否

（1）处理秘书与领导者关系的原则与方法：

服从领导，不越位用权。

紧贴服务，忠于职守。

善于沟通，默契配合。

及时谏言，拾遗补缺。

（2）处理秘书与领导集体关系的原则与方法：

既为主要领导服务，也为领导集体服务

维护领导集体团结，努力化解矛盾

妥善处理多头指示，避免产生矛盾

明确领导职权分工，注重规范请示

第五章秘书工作的指导思想与基本原则

14、“三服务”的内涵：（书P64-65）

为直接领导服务（最直接最主要）；为与本机关相关的各级领导服务；为人民服务。

15、“三服务”的基本内容：

基本内容包括秘书工作的根本方向和根本任务两个方面。

（1）秘书工作的根本方向：围绕党和国家工作的总目标、总任务开展服务工作，是秘书工作的根本方向。

（2）秘书工作的根本任务：做好“三服务”工作。

16、“四个转变”的思想内涵：（书P67-68）

（1）“四个转变”的核心思想是强化秘书工作的参谋职能。它实现的目标是“出谋献策”、“综合处理信息”、“实行科学化管理”、“主动服务”等。目的是充分发挥秘书工作的参谋助手作用，以便适应新时期、新形势、新任务的要求。

（2）“四个转变”强调了对秘书工作要实现“科学化管理”的目标，其基本内容体现在实现规范化、制度化、科学化。

（3）“四个转变”的内容前后相互关联，强调后者，并非否定前者，而是在前者的基础上加以改革创新，向新的标准跨越。

17、秘书工作的基本原则及其思想内容（论述书P70-74）

（1）准确周密（反对粗枝大叶）：

这是对秘书工作的全面质量要求。秘书工作质量，是提高秘书工作效率的基础，是影响党政机关工作面貌的重要因素。

追求秘书工作质量的全面优化，可以借鉴现代管理科学中全面质量管理的一些思想和方法：

第一，提倡预防为主的思想。

第二，实行全面质量控制。

第三，严格实行岗位责任制。

（2）迅速及时（反对拖拉延误）：

这是对秘书工作的时效性要求，应当落实在办文、办事、办会的方方面面，时时处处。

第一，全面提高政治和业务素质，增强事业心和责任感，牢固树立服务观念和时效观念，时刻为领导工作需要着想，克服拖拉涣散的坏习惯，以敏捷迅速、雷厉风行的工作作风对待各项任务。

第二，必须巩固精简机构的成果，简化手续，减少不必要的环节，改善人员结构，提高人员素质。

第三，必须加大科学管理力度，健全并严格执行秘书工作规章制度，区分工作事项的轻重缓急。

第四，必须讲究科学工作方法，大力推进秘书工作的现代化进程，加快办公自动化，全面提高工作效率。

（3）安全保密（防止党和国家机密遭受损失）：

第一，加强保密教育，增强保密意识，严以律己，守口如瓶，做到知密不泄密，切忌麻痹大意，掉以轻心。

第二，自觉执行保密纪律，做到“十不”（PPT第四章）

（4）实事求是（反对官僚主义和文牍主义）

第一，简政放权，规范机关管理职能。同时，要加强法制建设，严格依法办事，减少随意性。

第二，倡导深入实际、求真务实的作风，反对不负责任、不看效果，搭花架子，做表面文章的官僚主义、文牍主义作风。

要深入细致地了解和反映情况，不主观臆断，不歪曲事实，

不道听途说，不轻信片言，不妄下结论。

第三，汇报调研结果或具体工作，要坚持原则，不夸大成绩，不隐瞒问题，不见风使舵，不阿谀奉承，既报喜也报忧，提供真实材料，不给领导帮倒忙。

第四，必须建立正确的信息观，了解自身工作与其他机关或部门的合理信息需求，学习并掌握多种信息沟通手段，严格控制文件和会议的数量与质量，努力改进文风、会风，同时扩展秘书部门的信息资源共享功能。

第六章秘书工作的组织与领导

18、秘书机构的概念：秘书工作机构是指在机关内部设立的专门承担秘书工作只能的所有机构的统称。（它处于机关的中枢地位，是领导工作不可缺少的组成部分；是科学管理机关的工作，保证各方面工作正常运转并实现领导职能的基本条件和组织保证。）

19、秘书工作的方式：（书P82理解回答）

专项分工制；

值班制；

专项分工与值班混合制；

临时交办制（需解释）：即对突发性的工作由秘书工作领导人采用临时现场分配的方法交给秘书人员办理，保证在不影响正常工作秩序的前提下，使工作照常运转。

第七章办会工作（会议服务）

20、会务工作的概念：专指由秘书部门承担的从会议筹备到善后总结的一系列工作，其要求是充分准备，严密组织，服务周到，确保顺利。

21、会议要素：开会时间、开会地点、会议组织者、参加人员、会议议题、会议程序。

22、会议类型：

（1）按会议性质分：立法性会议（两会）、党务性会议、行政性会议、业务性会议

（2）按规模分：大型会议、中型会议、小型会议

（3）按级别分：中央级、省市级、县级会议直至居民小组会议

（4）按机密程度分：公开会议、内部会议、机密会议

（5）按参加者分：党员会议、民主党派会议、无党派人士会议、干部会议、群众会议

（6）按国内外分：本国会议、国际会议

（7）按参加会议的国家数目分：双边会议、多边会议

23、会议流程：（重点背办会准备工作的基本环节，其余稍看即可书P183-187）（1）会前准备——基础环节，细致入微：

1、准备议题（领导决定或由秘书建议、领导定夺）

2、拟定方案（秘书拟定，领导审批）

3、起草文件（秘书建议、专人或班子起草、领导审定）

4、拟定程序（秘书提出，领导审批）

5、会场布置、会议通知、分组、报到、落实细节

（会场布置要素：营造会议气氛、会场格局与座次、主席台的布置、悬挂会标、设施准备）

（2）会中服务——流程管理：

按照会议程序做好以下工作：

做好签到工作

热情接待与会人员

会议记录（摘要记录、详细记录、录音录像）

会场服务（文具准备、茶水供应、电话控制、会议进程控制、关照特殊人员）会议简报（会议快报，片断报到）

场外交通与安保

（3）会后服务——收尾环节，服务善终：

1、做好文字服务工作

整理会议记录

编写会议简报（综合）

编写会议纪要

2、制发会议文件

3、会议材料的收集与归卷（会终卷结）

4、做好会议总结

5、会议新闻报道

24、“五个一”办会技巧：（书P191-196稍看理解）

领会一个精神；构思一个方案；拟定一套程序；准备一套文件；培养一支过硬的办会队伍。

第八章调研

25、秘书调研的概念：指秘书人员根据领导指令和工作需要，运用各种方法或技术手段，对某一客观事物或问题进行系统的考察和分析，从而把握事物的本质特征及发展规律，寻求科学的解决方法的一种社会实践活动。

26、秘书调研的基本程序（强调准备工作六个环节书P204-206）

（一）准备阶段：

1、明确调研题目（增强调研的针对性）

课题的必要性与可行性。

课题类型：A、领导交办；B、秘书部门根据需要自定题目

避免：自己有兴趣，但不适合领导需要；

范围不限定，缺乏针对性，难以有成果；

题目太大，短期内无法完成。

2、选择调研对象

3、确定调研人员

4、熟悉情况，收集资料

5、拟定调研计划和调查大纲

6、联系调查对象

（二）实施阶段：

1、调查阶段——“走出去”、“沉下去”

运用科学适用的方法了解情况，掌握第一手情况。

材料的收集：主要收集原始材料，即一次文献；

材料的记录：笔录要全面，突出重点；笔录要快；笔录要准，避免笔误；

材料的整理：对已经形成的材料，要及时进行整理、分类、归纳等。

2、研究阶段——“静下心”、“细分析”

对调查结果进行仔细分析，透过现象、剥离假象，认识事物的全貌与本质。

A、调查过程中的研究。（对相关资料与事实的研究）

B、调查之后的研究。

注意：注意全面性

注意重点性

（三）完成阶段：

1、总结评估调研工作

2、认真撰写调查报告

3、推广应用调研成果

27、秘书调研的基本原则（运用基本原则的内容来指导分析材料，站在秘书人员的角度上写一篇议论文——立论正确、论据、论述）（材料写作题）：P207-209 （1）客观性原则

坚持一切从实际出发，实事求是。

不唯上，不唯情，只唯实。

不带主观框框，不搞先入为主。

（2）科学性原则

充分占有材料，进行具体分析。

（3）理论与实际相结合的原则

第九章信息工作

28、秘书信息工作的概念：秘书人员围绕信息的收集、加工、传递、存储和利用等环节所进行的全部活动的总和。

29、党政信息文稿的编写要求和内容结构：（简答）

（1）编写要求：（书P222-223 简答+阐述）

①立意要新颖：一则好信息必须在求“新”方面下功夫，要善于发现新事物、新情况，勇于提出新观点、新见解，乐于总结新做法、新经验。

②主题要集中：大多数信息都是短文，主题的表达更要集中和凝练，一则信息始终贯穿一个主题。

③表述要完整：一篇文稿，要把事件时间、地点、主体、事件、结果诸方面表述完整。

④行文要庄重：党政信息内容比较严肃、语言风格要庄重平实。

（2）内容结构：

①标题（信息的“文眼”）

②导语（交代总体情况，“立一篇之警策”）

③叙事（陈述具体事实）

④结论（事物发展的结果）

⑤预测（事物发展方向、趋势和提出建议，体现信息质量与价值）

第十章督查工作

30、督查工作的概念：督查工作就是秘书部门协助领导，将看到、听到、查到的一些无人过问或解决不了的重大问题，自上而下第进行督促、检查，使之得以有效办理和落实。

31、督查工作的任务：（背）

（1）协助领导机关督促检查党和国家的方针、政策、指示、决定等在有关地区和部门的贯彻执行情况。

（2）督促落实上级机关和领导同志批示、交办的事项，并在督促检查工作中及时发现问题，经常总结经验，适时提出建议，为领导决策服务。

（3）督促有关部门对下属机关请示事项的办理和答复。

（4）督促新闻单位披露的或群众反映强烈的问题的解决。

（5）督促秘书部门在日常工作中主动发现问题。

32、督查工作经历的的基本步骤：（书P242-243稍看理解）

（1）项目立项——前提

（2）交办催办——手段

（3）情况审理——关键

（4）结果反馈——终结

第十一章信访工作

33、信访工作的概念：指人民群众通过写信或直接走访形式，向社会组织或管理者反映个人或集体意愿的一种社会活动。

34、信访工作的要素：信访者、信访受理者、信访事项、信访方法、信访结果。

35、党政机关信访工作的基本任务：（背）

（1）受理本地区、本系统和上级领导机关交办的来信来访。

（2）定期综合研究人民来信来访的情况和问题，及时向有关领导机关反映，并提出解决问题的建议。

（3）向有关地区和单位交办来信来访反映的问题，并有责任督促检查，直到妥善解决为止。

（4）协助领导机关，检查本地区、本系统的信访工作，发现问题，及时解决，组织交流经验。

36、我国信访工作的基本原则：（书P229-230 稍看理解）

就地解决问题原则（把问题解决在基层）；分级负责、归口管理原则；以政策为准绳原则；以事实为依据原则。

第十二章办公室建设与管理

34、办公室的作用：（概括书P126-127稍看）

指挥作用，枢纽作用，窗口作用

第十三章接待服务

35、接待的概念：是对来访者的迎送、接洽和招待等各项工作的统称，是人们以及社会组织相互交往的一种方式，它是秘书部门履行职能的重要体现。

36、接待的礼仪：（书P141-142）

明确接待礼仪包括：迎客、待客、送客三个环节。

（1）接待规格：一般遵循“对等原则”，特殊情况适当提高。

（2）迎送安排：

●迎客人员顺序：职务由高到低

●送客人员顺序：职务由低到高

（3）乘车礼仪：

上下顺序：秘书人员要后上车、先下车。

座次顺序：后为上，前为下，右为上，左为下。

（4）宴请礼仪：

37、领导意图的概念：领导布置任务、下达指令时的本意及其要达到的标准或目标。