采购询价比价管理流程.doc

SW-采购询价比价管理流程1

1.目的

为近一步规范公司采购活动中的询价工作，有效了解市场物资料价格状况，有效控制采购价格，提高采购成本控制水平，特制定本文件对询价比价活动进行规范。

2.范围

本规范适用于公司A类物资（采购价格不稳定，随市场波动）的采购询价工作。

3.职责

3.1.采购员负责询价单的制作，汇总、分析及编制询价报告。

3.2.采购助理负责日常供应商数据库的充实工作；询价单、询价报告等记录表单的整理归档。

3.3.采购主管负责审核询价报告并提出中采购意见。

3.4.副总经理负责对询价报告进行核准。

4.工作内容

4.1 采购物资分类（详见《外购物资分类表》）

4.1.1. A类物资：批次价格不一，单价受市场波动影响较大，如钢材、铝材、不锈钢类。

4.1.2. B类物资：唯一供应商或指定品牌代理商，如电机、变频器、波箱等。

4.1.3. C类物资：指配件产品但用量较大且有稳定供应商，如螺丝、刀具、线材、轴承、齿轮、

皮带、压簧等。

4.1.4. D类物资：零散物料，如办公用品、劳保用品、五金、机油、插座等临时需求物料。

4.2.充实供应商信息数据库

4.2.1.由采购助理对现有合作供应商进行汇总整理，建立供应商数据库存并编制《合格供方一览表》。

4.2.2.不定期进行市场调研，充实供应商数据库。

4.3.组织询价小组：

4.3.1.询价小组成员由采购员、采购助理、采购主管、副总经理、财务经理组成。每次询价作业小组不得少于3人，由采购员主导，与其他小组内成员随机组合。

4.3.2.询价过程中相关职责见上述第3条。

4.4.确定询价供应商名单

4.4.1.确定采购物料要求，采购员做好询价准备，收集供应商信息，可通过查阅供应商数据信息库和市场调研报告等方式掌握市场动态。

4.4.2.采购小组根据市场调查分析结果和公司现有的供应商数据库中选择符

合条件的至少3家供应商名单，交采购主管确认。选择条件应符合：

1）曾经供货厂家并未出现异常情况的；

2）税率、付款方式、运送等条件有利于我司的；

3）资质符合的，尽量选择生产厂家或一级代理；

4）同等条件下，选择距离公司近的。

4.4.3.对于非初购的物料，采购员应从《合格供方一览表》中选择原供应商，并将其直接纳入询价供应商名单。

4.5.编制询价单

4.5.1.询价供应商名单经采购主管确认后，由采购员编制《询价单》发送到厂家进行询价。《询价单》内容应包括：

1）采购物资的品名与规格型号；

2）详细的尺寸要求或附图纸；

3）需求数量；

4）具体的质量要求；

5）采购报价基本条件；

6）付款条件；

7）交期要求；

8）交货地点及交货方式；

9）采购人员及相关人员的姓名及联系方式；

10）报价截止日期；

11）售后服务及质保期限要求；

12）相关保密条项。

4.6.发送询价单

采购员将编制好的询价单依次发送给采购主管确定的询价供应商名单，并要求在一定时限内回复询价单。

4.7.汇总、分析询价单、编制询价报告及报告审批权限

4.7.1.采购员依供应商回复的《询价单》进行整理、对比分析后，编制询价报告交采购主管审核。

4.7.2.经采购主管审核询价报告并提出采购意见后，将询价报告交副总经理核准。

4.8.确定供应商，下发采购订单

4.8.1.副总经理核准询价报告后将结果告知采购员，由采购员与选定供应商进行进一步的洽谈，洽谈内容包含供货周期、售后、结算等条件的确认。

4.8.2.进一步洽淡无误后由采购员编制《订购单》后交由采购主管审核后下发供应商确认订单。

4.8.3.洽谈发现异常时重复上述4.6条及后续作业。

5.相关文件/记录

《外购物资分类表》

《合格供方一览表》

《询价单》《询价报告》《订购单》

附：询价比价管理流程图

序号副总经理

采购主管

采购员

供应商

采购助理 1 2 3 4 5 6 7 8

日常充实供应商数据库

物料分类组织询价小组

确定询价供应商名单

编制询价单

发送询价单

报价

汇总、分析询价单

编制询价报告

确定供应商

签发采购订单审批并给出意见核准