档案管理 电子文件管理
电子文件管理
电子文件管理困难吗？
个人电子文件怎么管理？
公务电子文件怎么管理？
难在何处？
电子文件概念
学术概念（GBT 18894-2002 ）：电子文件是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
实践概念（中办文件）：电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
电子文件的构成要素
文件的内容信息
指文件中所表达的对象，包含了表达作者意图的信息，包括文件形成者形成的文字、数字、图像、声音等。
它是构成电子文件最基本的要素。
文件的结构信息
结构信息是指文件内容信息所依托的载体和所呈现的形式，包括物理结构和逻辑结构。
物理结构：记录电子文件的存储结构。如电子文件的内容
信息是如何存储在光盘、磁盘还是磁带上；
逻辑结构：记录电子文件的显现和还原信息。如电子文件
的文字段落安排、格式以及载体附件等方面信息。
电子文件的背景信息
背景信息是指有关文件及形成、维护文件管理背景的描述信息。如：反映文件来龙去脉和与其它文件的关联信息、收文与发文机构的沿革和职能描述、文件保管系统的功能要求和系统环境
信息等。
电子文件信息的描述—元数据
元数据：是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
元数据与著录信息的关系
两者既有联系又有区别。
在内容上，两者呈现交叉关系，有些元数据可直接转化为
规范的著录信息，但不是所有的元数据都是著录信息。
在作用上，元数据的作用要比著录信息广泛，除了便于检
索的功能外，还包括维护电子文件的真实性、完整性和有
效性等功能。
总的来说，元数据的外延和作用要大于著录信息。著录信
息主要侧重于档案特征的描述，而元数据则有着更广泛的
用途和更深入的环境特征描述。
元数据的主要功能
提供了对文件的全面描述；
保障文件的真实性、完整性和可读性；
记录电子文件的形成、管理和利用过程；
维持文件之间的历史信息联接；
采用标准和通用格式，可间接反映文件内容，降低电子文
件管理风险；
支持文件信息的组织和查询，方便档案信息资源的聚类管理和深度开发；
支持文件的全程控制，支持文件管理流程的集成与优化。可作为分布式数字档案馆中信息组织（整合）的工具和纽带；
支持系统间的互操作性。
我国的元数据标准
元数据：《文书类电子文件元数据方案》---（DA/T46—2009）元数据的描述和存储方式
一体式。即元数据与信息对象捆绑为一体，两者在物理上不分离，一起存储、流转和传递。
分体式。元数据与信息对象是分离的，元数据一般存储于服务器的数据库中，而信息对象在信息管理系统中运行，采用指针将两者联系在一起。
混合式。将重要的、常用的元数据与信息对象捆绑在一起，而对于不常用的元数据采用分体式封装。
电子文件的特点
信息的非人工识读性及系统依赖性
通过特定的读取设备和程序解码后才能识读
信息与载体的可分离性
可以在不同的载体上同时存在或相互转化，一份电子文件的全文和目录信息可分散存储。
信息的流动性与不稳定性
流动性体现为电子文件保存位置的多样性和利用服务的透明性。不稳定性表现为电子文件容易被修改、丢失或毁坏。信息存取的不可靠性
由于电子文件载体寿命的有限以及计算机技术淘汰，电子文件数字信息难以维持长久可靠的存取。
电子文件的种类
按信息格式可分为：
文本文件、图像文件、图形文件、音频文件、视频文件、数据文件、命令文件。
按生成方式可分为：
数字化文件、原始数字文件。
按文件的功能可分为：
主文件，支持性文件，辅助性、工具性文件
电子文件逐步替代纸质文件已是趋势
电子文件大量产生。
根据中国科协年度重点项目课题组的调查：2006年我国中央机关及其直属企事业单位生成的电子文件数量比2005年增长了18.9%。
根据浙江省档案局的报告，2008年59个档案馆共接收电子
文件157万份，平均每个馆接收3万份，较2006年增长85%。面临的挑战
电子文件管理的实践时间不长，新的理论体系、法规体系、管理模式还不完善。
继续套用传统管理体制和模式？双轨制-双套制？
电子文件的行政和法律效力、电子文件利用中的知识产权
保护和隐私保护。
归档前大量电子文件的流失；
管理职能的模糊性；文件系统的缺陷…
归档后电子文件的长久保存难题。
环境迁移、载体寿命、硬件淘汰、软件平台更新
电子文件管理要实现的目标
确保电子文件的真实可靠、充分共享和长久保存，体现在四个方面：
真实性
完整性
有效性（可用性）
安全性
电子文件管理相关规范
法规、政策文件
中办《电子文件管理暂行办法》；相关：《电子签名法》。
省两办《关于切实加强电子文件管理的实施意见(暂行)》标准（国家和行业标准）
《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）
《中国档案机读目录格式》、（GB/T20163-2006）
《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）
《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）
《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）
《基于XML的电子公文格式规范》( GB/T19667 )
《信息处理一文本与办公系统办公文件体系结构(ODA)和
交换格式》( GB/T15936)
《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》
＜电子文件管理系统通用功能要求＞….
制度
部门规章---《电子公文归档管理暂行办法》
国内外电子文件管理相关标准
文件管理标准
《国际文件管理标准》（ISO15489）。世界上第一个文件管理标准，于2001年正式发布，适用于任何文件管理，尤
其是电子文件管理。
功能需求标准
美国《电子文件档案馆功能需求》、《电子文件管理软件
应用系统设计标准》；欧盟《电子文件管理通用需求》；
澳大利亚《保存电子文件系统需求》。
元数据标准
2006-2007年出台的《《信息与文献--文件管理流程—文件元数据》（ISO23081）
长久保存标准
开放档案信息系统参考模型（ISO14721，简称OAIS）
《文件管理——电子文件长期保存格式标准第一部分
PDF的使用》
电子文件的管理模式及职责分工
电子文件管理模式
档案馆
集中管理模式--电子文件（登记）备份中心档案室
基于文件系统的文档一体化管理模式
档案局馆在电子文件管理中的职能*
各级档案行政管理部门作为电子文件归档管理的主管部门，要按照电子文件管理和档案管理工作要求，推进各类电子文件归档、移交和档案管理工作。
各级国家综合档案馆要进一步加强信息化建设，加快成立电子
文件和数字档案登记备份中心，负责接收和保管本馆接收范围内各单位形成的具有永久保存价值的电子文件，依法提供利用，并负责本行政区域内形成的对国家和社会具有重要保存价值的其他的电子文件和数字档案的登记备份工作。
有条件的应当根据国家灾害备份的要求，建立电子文件异地备份库。在电子文件数据备份的同时，做好归档电子文件的纸质或缩微的异质备份以及异地备份。
单位内各部门的职责分工*
各单位文秘和业务部门负责文件的日常处理
档案部门负责电子文件归档、管理
信息化部门负责为电子文件提供信息化支持
保密部门负责涉密电子文件的保密监督管理
文件管理要求的新变化
文件管理主体的变化
适应新变化--电子文件管理的几个原则
全程管理原则
是一种全面的、系统的、基于过程的管理。
前端控制原则
通过对整个流程进行分析、优化、整合，尽可能地在文件
形成阶段实现一些功能，以确保归档电子文件的真实性和
有效性，提高电子文件管理效率。
真实性保障原则
真实性是保证电子文件行政有效性和法律证据性的基础，
是电子文件得以作为社会记忆长久保存的前提。维护电子
文件的真实性是电子文件管理面临的难题。
完整性保障原则
完整性是电子文件价值的重要保障。包括文件内容的完整
性和文件构成要素的完整性。
可读性保障原则
电子文件的可读性是其存在和保持价值的基础，保证电子
文件可读性的措施应该贯穿于全部管理工作的始终。如：归档时注明形成环境、尽量采用通用格式、归档专用软件、归档前的解密处理、技术鉴定、定期迁移等措施。
风险管理原则
即通过对电子风险进行识别和评估，采用合理的技术、方
法对电子文件风险加以防范和控制，以最小的成本获得最
大的电子文件安全保证。
技术与管理手段结合原则
以文件系统为中心的模式
电子文件管理的工作要求
统筹协调
各地建立协调机构，各单位明确管理部门及职责
统一标准
全程管理
对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等环节
实行全过程管理，记录并保存反映电子文件运行过程的元
数据信息，确保电子文件始终处于受控状态。对具有保存
价值的电子文件实行集中管理。
共享利用
安全保密
电子文件的管理环节
电子文件的形成
电子文件的归档
电子文件的分类
电子文件的鉴定
电子文件的移交
电子文件的保存
电子文件的提供利用
收集时的几点要求
在以电子文件归档为主时，应收集电子文件的定稿，以及反映重要文件主要修改过程和办理情况的电子文件；在以纸质文件归档为主时，可根据需要收集纸质文件的对应电子稿。
当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应及时捕获并集中存储安全的环境中。
应收集与电子文件处理有关的参数和管理数据等，定期制作电子文件的备份，并对电子文件进行登记。
对不同类型和格式的电子文件，收集时应采取不同的措施。
省两办文件的相关要求*
采取有效措施，确保电子文件系统的安全。
重视做好电子文件形成办理信息的留存。
建立电子文件流转办理过程的登记备案制度。
省两办实施意见对原件形式的要求
电子文件在形成和办理过程中，应采取相应技术（版式文件技术或者标准文件格式模板）使之具备国家法律法规规定的原件形式，有效表现所载内容并可供调取取用。
电子文件在传输、交换过程中，要采取可靠的数据加密技术和压缩技术，保证其内容的安全、可读。
电子文件在形成、传输、交换和办理中，应该标识其涉密属性（绝密、机密、秘密）或者公开属性（公开、不公开）。
电子文件的真实性保障措施*
办公信息系统及电子文件管理系统应当提供严格的身份识别与操作权限控制，对于操作的数据范围进行读、写控制。
设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间和内容等。
电子文件应采用防错漏、防调换和防更改标记。
电子印章、数字签名等应采取防止非法使用的措施。
对电子文件生成环境及格式的要求*
根据电子文件的类型和特点，注明文件格式、软硬件环境、相关数据及参数。
对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名
称、版本号和相关参数手册、说明资料等。
专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用格式电子文
件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。
电子文件应当采用符合国家标准的文件存储格式，确保能够长
期有效读取。
文本型的电子文件
对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存
储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
图像（形）型的电子文件
对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件
一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集
时应注明其软硬件环境和相关数据。
音（视）频型的电子文件
对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作
的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视
频和多媒体电子文件以MPEG、AVl为通用格式。
对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数
和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
电子文件的归档
归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交
的过程。归档标志着电子文件的管理责任和管理权限由文件生
成部门向档案部门的正式转移。
归档也可称为电子文件的档案化处理。
作为文件载体转换时期不可避免的做法--多套制，在一定
程序上增加了归档的复杂性和工作量。
电子文件的归档范围
可参照纸质文件的归档范围，并按照档案管理部门制定的有关机关文件材料归档范围的规定，以及其他有关科技文件、专门
文件归档范围的规定，并结合电子文件的特点，将反映机构主
要活动、具有查考利用价值的电子文件，纳入归档范围。
对归档电子文件的规范要求*
归档的电子文件应包括电子文件的版式文件、签发文本和附件、文件处理单、领导审阅签批意见、重要文件的历次修改稿以及有关电子文件的元数据。
归档电子文件与元数据应符合《基于XML的电子公文格式规范》( GB/T19667 ) ,《版式电子文件长期保存格式需求》( DA/T47 - 2009 ) ,《文书类电子文件元数据方案》( DA/T46 - 2009)等的规定，并按照《基于XML的电子文件封装》( DA/T48 - 2009)进行封装。
归档电子文件的目录应符合国家有关规范。
对电子文件归档的完整性要求
归档时应确保电子文件内容和要素的完整性。
与电子文件有联系的其他形式重要的文件（如纸质文件、缩微胶片或相关数字化件）应一同归档。
电子文件归档环节的一些成果（如著录信息、鉴定记录等）应与文件信息一起移交。
电子文件的完整性保障措施*
采取相应的技术措施，采集电子文件的内容信息、背景信息、结构信息和元数据。
注意在电子文件传输、迁移、转存、载体转换时，同步保存电子文件的链接、嵌入、关联对象等全部信息。
及时对修改的重要文稿进行归档。
双套制归档的范围和要求
适用于永久和其他重要保存价值的电子文件。
一般来说，对于法律凭证问题尚未解决的电子文件，有密级的电子文件，以及在技术环境变迁下难以维护真实性的电子文件等，必须实行双套制归档。
归档方式
逻辑归档
逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变存储方式和位
置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
实际上是权限的交接，归档后文件位置保持不变。
物理归档
是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可
脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
可以分为网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。
表现为文件保存位置的改变和集中，可以实现载体的集中
管理，保证电子文件的安全性。
***电子文件归档应分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。
电子文件的归档时间
电子文件应当在办理完毕后实时或定期归档，定期归档应在第二年6月底前完成。
一般来说，只要电子文件办理完毕，构成其证据价值的信息已经齐备，就可以实施归档。在实际工作中，由于电子文件的共享性，在其归档后并不影响部门日常查考，加上电子文件的易修改性和不安全性，因此无论采取逻辑归档或物理归档的方式，都存在着电子文件提前归档、实时归档的趋势。
*归档电子文件的存储除采用配备存贮容量大、处理能力强、安全性能较高的在线存储方式外，还应同时将归档的电子文件拷贝到脱机载体进行脱机保管。
*归档电子文件的整理和数据结构应符合国家档案管理的有关
要求。使用光盘归档的必须符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》的要求。
*电子文件保管期限结束后，电子文件形成单位要将具有保存价值的电子文件及其元数据移交各级国家综合档案馆负责保管。对有接收时限要求的电子文件，各单位要按照规定时限向同级国家综合档案馆移交。
物理归档的套数及载体？
一式3套。一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存（移交同级档案馆备份保存）。
推荐采用的载体按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
电子文件的分类
含义：
根据文件分类方案（也称分类体系）规定的逻辑结构、方法、程序规则对电子文件进行系统地识别和整理，将其归入相应的类别。
是基础性、核心的电子文件管理活动。
电子文件的分类
作用：
支持业务的有序开展
支持文件现行和长期的可理解性
支持检索和一个业务活动相关的所有文件
帮助机构全面掌握电子文件资源
支持按类开展文件管理，如鉴定、处置。
电子文件的分类
分类方案：
图，P250
全宗-类目-案卷-文件
多层次的等级结构体系
分类方法：
职能分类法√
组织机构分类法
主题分类法
年度分类法
电子文件的鉴定
电子文件的鉴定
内容鉴定—直接鉴定法
技术鉴定—包括：真实性鉴定、完整性鉴定、可读性鉴定、无病毒鉴定、介质状况检查
电子文件的内容鉴定
可以借鉴纸质文件鉴定的原则、标准与方法，传统文件保存期
限表对文件保管期限的规定可以运用于电子文件。
一般将保管期限表嵌入文件管理系统并辅助进行文件阶段的初
次鉴定。
在文件系统设计时，由档案部门制定详细准确的电子文件
保管期限标准，并依此定义系统的鉴定模块。同时，也应
允许文件管理人员根据文件利用率、特殊利用需求等对文
件保管期限做出适当的调整。
电子文件的技术鉴定
真实性鉴定
认定文件是否就是当时当人当事形成的。电子文件的真实
性问题主要是由电子文件对软硬件环境的依赖性所造成的。完整性鉴定
各要素是否齐全；各要素集成是否有效。
可读性鉴定
读取必需的形成环境是否同时采集；信息存储格式是否符
合归档要求；文件运行的软硬件环境、版本号等元数据是
否正确；指定的环境平台上能否准确读出电子文件。
无病毒鉴定
介质状况检查
是否符合规定的形式、规格和质量要求
电子文件的著录
电子文件著录指的是指通过获取、核对、分析、组织和记录有
关文件内容、结构、背景和文件系统的信息，准确描述电子文
件的过程及成果。
著录的成果：机读目录（文件级、案卷级）
电子文件著录的作用和特点
与传统环境相比，在电子环境下档案著录的概念含义更宽泛和
深刻。
传统档案著录主要是为了解决大量实体档案的快速检索问
题；
而电子文件著录的作用不仅方便信息的检索和利用，还是
保证文件真实性的一种可靠手段。
电子文件的著录范围包括电子文件的内容、结构和背景信息。
电子文件著录常采用自动著录与人工著录相结合的方式。
著录工作的职责和实施
电子文件著录工作可以分为归档前文件级和案卷级著录、归档
后案卷以上的著录。
文件级以及案卷级的著录工作一般在档案部门的指导下，
由电子文件形成部门完成。（“前端控制”）
案卷级以上的电子文件著录一般由档案部门完成。
部分著录信息可从元数据提取和转换而来。
电子文件的著录要求
电子文件的著录可以参照《中国档案机读目录格式》等标准进行。
《省直单位电子目录数据库结构与交换格式》
电子文件著录时，除了一般的著录项目外，还应包括电子文件
特有的著录项目和其他标识（如责任者、操作者、背景信息），以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。
著录结果应制成机读目录和纸质目录。
电子文件的处置
电子文件的处置就是根据鉴定结果对电子文件所做的处理
工作。一般有销毁、在本机构系统内长期保存、向档案部门移交三种方式。
销毁：是指对于无保存价值的文件，通过删除文件、格
式化或破坏载体等方式，使文件不可能再以电子方式重
建，其内容无法恢复与还原。（电子文件销毁的特殊要
求）
在本机构文件系统内长期保存：反映本机构一般活动、
具有业务凭证价值、但不具有广泛的社会价值的电子文
件，可以在本机构的电子文件管理系统中长期保存。
向档案部门移交：反映本机构主要职能活动和基本情况、
对机构具有业务凭证价值或其他长远利用价值、或对社
会具有长远利用价值的电子文件，应定期向档案部门移
交。
电子文件的移交
《电子档案移交与接收办法》（档发…2012?7号）难度所在：介质管理VS数据管理
省直单位电子公文归档与电子档案管理暂行办法（浙档发…2014?25号）
保管主体的变化
手续，表格
数据如何防伪造、防篡改、防抵赖
电子文件移交时的检查
在向档案部门移交之前，应对归档电子文件进行认真检验。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。移交至档案保管部门后，需进行集中保管。
档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100％时方可进行交接。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验；验收合格后，应一式两份填写登记表并签字盖章。
检验项目包括：载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
电子文件的保管
影响电子文件保管的难题：
保管和维护的技术难度大
维护和管理成本增加
维护各要素原有结构的复杂性
网络利用的不安全性
真实性保障难度较大
电子文件保管的目标
确保现行安全（现行凭证性、安全性）
实现长久保存（长期可用性、可靠性）
现有研究成果和制度设计
1999年成立的永久保护电子文件真实性国际研究项目（简
称InterPARES）。
由包括美国、英国、加拿大、中国等10余个国家的档案
馆以及一些大学和研究机构共同参与研究，其主要目标
是“建立一整套的理论和方法，为永久保护电子文件及
其真实性提供模型构建方针、策略和元数据标准，确保
电子文件及其真实性的永久保存”
OAIS
登记备份制度
电子文件的安全保密防护
建立电子文件安全管理制度，适当选用加密技术，并采用物理
断开或防火墙技术将内部传输网络与外部互联网进行可靠隔离，保证电子文件传输过程的安全性。
信息安全防范。参照《中华人民共和国计算机信息系统安
全保护条例》
信息加密和认证技术
防治计算机病毒
信息备份
网络安全
涉密电子文件的管理
涉密电子文件应当在涉密信息系统上存储、处理和传输。严禁
将国家秘密电子文件复制、传输到非涉密信息系统和信息设备中。
高密级的涉密文件不得在低密级的信息系统中存储、处理和传输。
电子文件的载体保护
电子文件载体保护可以参照《电子文件归档与管理规范》的要求。
磁性载体保护具体依据《磁性载体档案管理与保护规范》；
光盘载体保护具体依据《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》。
电子文件载体的保存环境
归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。
单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35％～45％。
电子文件的日常保管措施
归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。
对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。
对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
电子文件的长久保存策略
电子文件的利用
各级国家综合档案馆要在不违反国家和省有关规定的前提下，采取有效措施努力满足人民群众的信息资源共享需求。
对属于党务、政务公开范围的电子文件的利用，应当按照党委的相关规定和《中华人民共和国信息公开条例》执行；其他电子文件的利用，按照国家有关档案、保密、信息安全、知识产权保护等法律法规要求，在规定范围内提供利用;
在提供利用的同时采取有效措施保护电子文件的安全、不受损害。
电子文件形成单位和各级国家综合档案馆应当为利用者提供真实、可靠的电子文件，并提供方便、快捷的利用服务，促进信息资源共享。
电子文件的利用
提供利用的常见方式：
网络服务：WEB、邮件
咨询服务：口头、书面解答
集中阅览
复制供应
出借
访问权限控制和利用政策
角色、分组、用户
权限控制粒度、访问控制策略
利用的法律法规政策
水印等技术手段
电子文件管理的奖惩*
对各地在电子文件管理工作中取得突出成绩的单位或个人，应当给予奖励。
对电子文件管理不符合真实、完整、可用和安全保密要求的，不按照规定移交或者接收电子文件的，不按照规定提供电子文件的，损毁、丢失、篡改、伪造电子文件的单位和个人，视情由县级以上负责电子文件管理的部门责令限期整改，情节严重的，由有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他责任人员按照有关规定给予相应的处分。
对擅自提供、复制、公布、销毁电子文件的，擅自出卖电子文件以及玩忽职守，造成电子文件损失的单位和个人，除按规定责令整改和给予相应处分外，涉嫌犯罪的，还要依法追究刑事责任。
可借鉴的国内外相关标准
国家档案局《档案管理软件功能要求暂行规定》
《电子文件管理软件应用系统设计标准》
美国国防部于1997年颁布，2002年重新修订。该标准对电子文件管理软件强制功能需求、可选功能需求、涉密文件管理需求作出了详细的规定，具有实用性较强、需求表述的结构化程度较高的特点。
《电子文件档案馆功能需求》
由美国文件与档案管理局制定，具体的功能需求依据OAIS 参考模型设定，包括文件管理、保护、工作流程、档案存储、安全性、输入、利用、用户界面、系统管理、系统特
征10个方面共33个具体需求和800余个子需求。
详见：https://www.360docs.net/doc/d2840022.html,/era/
《电子文件管理系统通用功能要求》
电子文件管理展望*
智慧档案
增量电子化
馆库VS内容
移动互联
智能检索
电子档案移交与纸质档案移交的区别
原件VS副本，数字签名AND时间戳
操作流程与技术要求
电子文件归档与管理规范GBT18894-2002
电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002） 作者：档案馆文章来源：本站原创点击数：7082 更新时间：2009-12-21 1、范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。 2、规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA/T18 档案著录规则 DA/T22 归档文件整理规则 3、术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.2归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1） 3.3背景信息context 指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 3.4元数据metadata
指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3.5逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1）的管理权限向档案部门移交的过程。 3.6物理归档physical filing 指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3.7真实性authenticity 指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3.8完整性integrity 指电子文件（3.1）内容、结构、背景信息（3.3）和元数据（3.4）等无缺损。 3.9有效性utility 指电子文件（3.1）应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.10捕获capture 指对电子文件（3.1）进行实时收集和存储的方法与过程。 3.11迁移migration 指将源系统中的电子文件（3.1）向目的系统进行转移存储的方法与过程。 4、总则 4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
电子文件控制程序
电子文件控制程序 1．0目的 为使公司的电脑软件以及电子文件的管理规范化，保障文件使用完整性。 2．0范围 在本公司和产品及服务的电子形式存在的软件、资料与电子记录的资料。 3．0管理权责 管理部电脑工程师负责定时对各作业部门的邮件和流动的电子技术资料进行归档到公司网盘中，并及时维护网络和网盘的有效性，各电子文件流向的关注；文控中心负责受控发行文件电子档和法律法规电子档的归档和保管。 4．0定义 4．1电子资料：指电脑程序运行所产生的资料，如：图纸、数模、技术文件等，无论是否以报表列印或复制等作业的结果。 4．2电子记录：指用户将文件内容通过电脑作业方式，将其存储在电脑媒体，并且可供查询，列印处理的电子资料。 4．3电脑用户：以下简釈［用户］，为透过公司系统网或使用其它应用软件执行相关作业人员、使用者 4．4一般公用型的应用软件（软件）：指一般的文字处理软件（例如：Ofce中的Word、Excel等），不限制使用权限，由网络管理员安装或授权安装使用。
4．5专用软件：指本公司所辖范围内使用的企业集成管理系统，本项目由管理部依其职责限定用户的［使用权限J（CAD／SPC／ProE）5．0使用权限 5．1每一个用户都由网管建立唯一识别码。 5．2每一个用户须设立密码，作为通行或进入［企业集成管理系巯］的验证。 （1）对各电脑用户依其职责限使用作业范围。 （2）作业范围包含： 1）资料输入、新增作业及保管。 2）资料删除和保存审批作业。 3）查询资料作业 4）资料修改或変更作业。 5）索引作业 6）其他电脑维护作业。 7）档案异动复制、删除、移动）作业 6.流程 6．1电脑软件管理流程： 流程权责单位相关说明使用表单退软件新增修改申请［软件新增与修改各电用户各软件新增与修改内容记录件申请表］M 核各部门长各部门长审核是否执行 Y
电子文件管理规范与流程
专题一：电子文件管理规范与流程 第一讲电子文件管理流程 一、电子文件管理流程的变化与特点 文件管理流程是指在整个文件生命周期中一系列有联系的文件管理活动，包括鉴定、归档、整理、保护、检索（著录和查询）、提供利用等多项业务内容。与纸质文件管理流程相比，电子文件管理流程正在发生一些值得关注的变化，很多为人们所熟知的经典管理环节正在经历多方位的改变。 （一）电子文件管理流程在时间上的变化 １．提前 这是所有电子文件管理流程变化中最明显也是最普遍的一种表现。考虑到电子文件信息易更改、易流逝，如果还像过去一样，按照生成、积累、立卷、鉴定、归档、分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件，那么结果很可能是很多工作还未来得及开展之前，电子文件就被更改甚至删除了，导致文件流失、失真等现象的发生。并且，还会造成重复劳动，如形成者在对文件形成时已提取了主题词，归档后的还会有主题标引的工作。此外，甚至可能导致额外劳动，如为了弥补电子文件管理前期管理不善的后果而采取一些补救措施，耗费不应消耗的资源。因此，应把需要和可能实现的管理功能尽早实现，如提前到电子文件形成阶段。目前，比较普遍的提前的管理活动包括：（１）归档。纸质文件的归档时间一般分为两类，一是文件形成后第二年上半年归档，主要适用于行政文件，二是项目结束后归档，主要适用于科技文件。这种情况在电子环境中发生了变化，归档时间明显提前。如上海宝钢集团，其文书文件处理完毕后存入有关数据库，只要工作时间允许，档案人员可以随时将之归入档案数据库，归档之前需要增加一些管理性信息，如分类号、档号等，而不必再等到第二年的上半年。如航天集团５０１所等单位，为了保证信息资产免遭流失，这些企业规定设计部门的所有图纸最后都必须由档案部门控制输出，即实现“集中出图”。而集中出图的前提就是ＣＡＤ电子文件的实时归档，即电子文件在形成后，即刻向档案部门移交。设计人员完成设计任务后，或通过网络将ＣＡＤ文件传送到档案部门，或采用送交磁盘的方法将ＣＡＤ文件先行集中到档案部门，由档案部门打印底图，送各主管人员签署，签署后的底图晒印成蓝图后分发给生产部门。实时归档除了避免了设计任务结束后设计人员将原来文件删除的现象，保证了ＣＡＤ电子文件的齐全和完整；还及时集中了设计成果，在此基础上，通过组织数据库、开发检索系统等措施，可以尽快实现设计信息在企业内的共享。 （２）鉴定。归档是鉴定结果的一项执行活动，归档的提前必然要求鉴定工作的提前。最理想的情况是由计算机自动鉴定，即在电子文件管理系统设计的调查阶段，便着手开始保管期限表的制定工作，根据机构职能机构图中显示的机构职能、工作和环节，明确机构的主要职能活动、重要工作内容和关键的工作步骤；根据业务流程图中所展示的电子文件生成节点，明确电子文件的种类；结合机构的主要职能活动、重要工作内容和关键的工作步骤，将这些职能、工作、环节中生成的电子文件作为有价值的文件保存，其他文件酌情考虑；将上述结果反映在电子文件保管期限表中，并将电子文件保管期限表纳入管理系统，即按照规定的文件种类（名称）、区分这些不同种类（名称）文件价值的依据、保管期限，开发自动鉴定的功能模块。文件一旦生成，系统便将文件与保管期限表的条款对照判断，然后文件才能进入正常的处理流程；如果系统不能自动判断文件的保存价值，系统则及时提醒文件管理人员或档案人员人工鉴定。目前完全实现自动鉴定的实例较少见，但是已有不少单位通过制度规定文件形成人员具有鉴定的职责，届时系统会自动提醒或要求其判断电子文件的保管期限。 （３）著录。为了保证著录信息的准确，减少重复劳动，很多单位要求在文件形成之时由形成者完成一些著录项目的编制工作，这一功能最好设计到电子文件管理系统中，由系统给形成者提要求，不完成此工作，无法进入下一个流程。比如北京五洲设计院的电子文件管理系统中，从设计工作的开始阶段，设计人员必须完成由档案部门设计的著录单（记录设计项目的名称、时间、来源、责任者、设计者等），方可进入设计系统的界面开始设计工作。在机构中，为了方便文件形成部门的著录，保证这项工作的标准化，以便档案部门将著录数据纳入统一的数据库中，档案部门可以与文件形成部门合作，将需要著录的项目编制成统一的表格软件，发给（或置于内部网上）文件形成者。由文件形成者进行著录，便于著录信息的及时采集，保证著录信息的高质量；同时也避免了档案工作者在文件
电子文件管理
一、名词解释 1、电子文件的全程管理:是一种系统的管理，建立在大文件的概念基础上，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理内容和要求的无缝连接、系统整合和总体效应。 2、前端控制:前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或者销毁的不同阶段看做的过程。 3、真实性保障原则:电子文件的真实性是指文件内容、结构、背景信息经过传输、迁移等处理后仍然保持不变，与形成时的原始状态一致。真实性是保障电子文件行政有效性和法律证据性的基础，是电子文件反应历史面貌、构成社会价值，得以作为社会记忆长久保存的前提。 4、电子文件的完整性：电子文件的完整性包括两个方面的含义，一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。P17 5、数字档案馆：数字档案馆是一种技术模式，是一种数字化的信息系统，是以文件和档案信息为特定对象的有序的信息空间和开放的信息环境。P23 6、电子文件标准: 是按照规定的工作程序制定，经公认的权威机构批准的有关电子文件制发和管理的规则、方法、技术要求等方面的规定，是电子文件管理人员应遵守的业务技术规范。 7、价值鉴定：价值鉴定即根据一定的方法和原则，判断电子文件的历史和现实价值，确定其保管期限；对保存期已满的电子文件进行复审，并按照复审结果对电子文件作相应处理（销毁或继续保存）的过程。P36 8、电子文件的技术鉴定：技术鉴定的任务是对电子文件的各方面技术状况进行全面检查，包括对文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。P47 9、逻辑归档:逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存贮方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。也就是说，文件形成部门仅将存储归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，使档案部门能够通过网络直接查阅该电子文件。电子文件生成在什么位置，归档后物理位置仍保持不变。 10、物理归档：物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。其归档的方式又可以分为 网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。P53 11.电子文件编研：电子文件的编研，是指根据客观需要，对文件内容进行分析研究，按照一定的题目，将相关文件信息加工、编辑成各种形式的电子文件编研成品的业务工作。P106 12.电子文件的归档:归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移。 二、简答 1.信息的易变性（造成电子文件发生变化的主要原因/影响信息易变性的因素） P8 第一，在以往的文件中，载体不仅是信息的承载物，它一旦与特定信息结合为一体，还具有一种对信息的固化作用，信息的原有顺序、本来面貌都被凝固在特定的载体上边，不能改变。当信息可以脱离特定载体而存在时,计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删更改十分方便,动态文档中的数据不断地被自动更新或补充。
电子档文件管理程序
1.目的 为了加强公司电子文件的管理，确保公司各种电子文件科学有序的运行、传递，规范电子文件的归档和保管程序，特制订本规定 2.适用范围 适用于本公司的电子文件运行、管理和归档工作。 电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数字形式储存于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。 归档电子文件：指具有参考和利用价值，并作为档案保存的电子文件。 3.职责 3.1 综合管理部负责电子文件管理标准的制定，随时根据国家和行业标准更新公司电子文件管理规范和相关设备。 3.2负责各类电子文件的验收、整理、建库、光盘制作、保管、统计、提供利用等管理工作。 3.3 负责购买、使用、维护电子文件保存利用的器具和设施。 4工作程序 4.1电子文件的归档类型 4.1.1 实体档案相对应的电子文件的归档范围和保管期限按照《文件控制程序》中基本归档范 围和保管期限执行。 4.1.2各部门对电子文件采用可卸载归档方式，同纸质档案一并移交。 4.1.3电子文件基本数据类型定义及其代码可分别为： 文本文件（Text,代码T） 指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字符号表达的文件。文本文件中除了存储有效字符信息（包括能用ASCLL码字符表示的回车、换行等信息外，不包含声音、动画、图像、视频等其他任何信息。 图形文件（Graphic,代码为G） 指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和物理量如应力、强度等用图标表示的图形等。计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的文件，如设计模型、图纸、图画等即为图形文件。 图像文件（Image，代码I） 指使用数字设备采集或制作的静态画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。 视频文件（Video,代码V） 指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面，如数字影视、动画片等。 音频文件（Audio,代码为A） 指用音频设备录入或编曲软件生成的文件。用音频设备录入并转换为数字形式的文件，采样频率是单位时间内的采样次数，主要有11KHZ（电话质量）、22KHZ(FM调频收音机质量)和44KHZ（CD质量）三种。
电子文件管理考题
电子文件管理 一、单选题 1.电子文件中，一般用于描述图像文件的分辨率的是（ C ）P52 A.DPI B.DBF C.PPI 2.电子文件归档移交前其真实性、完整性、安全性及可识别性，由（B）部门负责，归档移交后由（A）负责。P101 A.档案 B.形成 C.系统软件 3.电子文件归档“双轨制”是指（C）P102 A.制定电子文件归档制度，并认真实施。 B.将归档的纸质文件扫描成图片归档。 C.将生成的电子文件同时打印一份纸质文件，与其一并归档。 4.在销毁电子文件时，对属于涉密的归档电子文件，（B） A.可以用逻辑删除的方法 B.必须连同存储载体一起销毁 P111 C.送纸厂销毁 5.《电子文件管理条例》归档电子文件的形成部门和档案保管部门应当对归档电子文件集中拷贝至耐久性好的载体上，一式（C）套，其中一套异地保管。P109-110 A.一 B.二 C.三
6.草稿性电子文件的归档时，应该（A） A.保留其修改痕迹 B.不用留其修改痕迹 C.无所谓 7.归档电子文件刻录光盘后，其光盘标签按要求应（B） A.写上光盘档号 B.用黑色油性软笔在归档光盘的标签面上写上光盘档号 C.在归档光盘的标签面上贴上标签 二．多选题 1.在电子文件管理中，下列关于TIFF与JPEG说法正确的是（ABCD）P54-56 A.TIFF格式图片质量高，文件体积大，用于保存高质量的图片。 B.JPEG格式压缩比例较高，图片质量不及TIFF格式，文件体积较小，适合保存图像要求质量不高的图片，或用于普通网页浏览使用。 C.TIFF支持多页模式，JPEG不支持多页模式。 D.JPEG2000颠覆了JPEG只能是有损压缩的传统。 2.在电子文件管理中，下列格式中属于电子公文存储通用格式的是（ABD）P96
公司文件管理规定流程和相关表格
公司文件管理规定流程 一、目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动 中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘 片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政中心： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政中心； 2）向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门主管人员 1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4、各中心总监/副总
1）负责对档案管理监督检查报告的审批。 五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政中心移交。 a)归档范围及移交时间 b)档案资料的标识 行政中心及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 c)档案资料的日常管理： ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或 制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便 检索利用。 ⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排 放在文件／档案柜中。 d)档案借阅 ⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内， 不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须 当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘 抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； e)档案销毁 ⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门 经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。 ⑵执行销毁任务时，必须由行政中心人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录
档案职称考试练习题中级《档案工作实务》“电子文件管理”
《档案工作实务》“电子文件管理” 1、下列属于记录电子文件载体的是：（ABCD） A 磁盘 B 优盘 C 光盘 D 磁带 2、构成电子文件的三大基本要素中，结构信息是电子文件的核心要素。（） 3、电子文件可以再不同载体上同时存在和互相转化.（） 4、电子文件和纸质文件一样可以长久存储和读取。（） 5、按信息格式划分，电子文件包括哪些种类。（） A、文本文件 B、数字化文件 C、命令文件 D 、支持性文件 6、下列属于文本型文件的是：（） A、TXT文件 B、PDF文件 C、TIFF文件 D、WAV文件 7、对电子文件而言，没有主文件，支持性、辅助性、工具性文件就不能行使文件的功能。（） 8、按文件的生成方式分，下列属于数字化文件的是：（） A、语音录入文件 B、 OCR识别文件 C、扫描缩微胶卷 D、传感设备自动采集文件 9、电子文件管理的原则有：（） A 全程管理原则 B 前端控制原则 C 风险管理原则 D 技术与管理手段结合原则 10、机构内部电子文件管理模式主要有：（） A、分散式管理 B、集中式管理 C、分布式管理 D、文档一体化管理
11、世界上第一个采用分布式保管方案的国家是：（） A、美国 B、澳大利亚 C、法国 D、英国 12、电子文件法规由______或______按照一定的_____制定并依靠______保证实施的关于电子文件及其管理活动的行为规范。 A、行政机关 B、国家最高权力机关 C、国家强制力 D、立法程序 13、电子文件涉及的法律问题主要有：（） A 电子文件管理与知识产权保护问题 B 电子文件的易传播性问题 C 电子文件的法律证据效力问题D电子文件管理与隐私权保护问题 14、以下不是电子文件法规特点是：（） A、完整性 B、分散性 C、配套性 D、模糊性 15、世界上第一个文件管理国际标准是：（） A 、ISO15489 B、AS4390 C、ISO14721 D、ISO23081 16、数字信息资源长久保存领域最重要的标准是：（） A、开放档案信息系统参考模型 B 、《电子图像信息电子化存储的真实性和可靠性建议技术报告》 C、《电子图像：扫描文件图像的压缩方法选择指南》 D、《基于电子文档信息的长久保存》 17、我国电子文件管理标准中属于电子科技文件标准的有：（） A 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》 B CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理》 C 《建设电子文件与电子档案管理规范》 D 《信息技术文件描述和处理语言超文本置标语言（HTML）》 18、电子文件政策偏向于微观、以操作层面内容为主，指南则偏向于宏观，在实践中往往
电子文件归档工作流程
1目的 为了建立资源平台，保证电子文件能及时、准确、完整归档，方便设计、工艺人员实现资源共享，特制定本规定。 2适用范围 2.1适用于通力公司使用计算机所绘制的产品图纸的电子数据的归档、保存、更改。 2.2适用于通力公司使用计算机所编制的工艺文件的电子数据的归档、保存、更改。 2.3适用于通力公司使用计算机所编制的工艺路线的电子数据的归档、保存、更改。 2.4适用于通力公司使用计算机所编制的产品更改单等电子数据的归档、保存、更改。 2.5适用于通力公司使用计算机所编制的标准等电子数据的归档、保存、更改。3数据归档 3.1编制人员在完成绘（编）制任务后，按车型整理、完成日期以数据包形式将数据归档到资料管理人员，资料管理人员将数据包在归档计算机数据归档区域进行保存。 3.2数据归档必须在不同的两台计算机上进行保存，一式两份。
3.3电子版数据归档以文件包形式进行归档。正式文件数据包的命名按车型年月日加归档顺序号进行命名。例如：先建K29文件包，然后分立各子目录；临时文件包前加L S；试制文件包前加S Z，其它同正式文件数据包。 3.4电子版数据归档时应进行文件登记归档。 3.5电子版数据编制人员应将归档文件电子数据移交给资料管理人员进行归档。电子文件的归档应与纸质版文件的归档同时进行，电子文件归档应在纸质版文件归档后的一个工作日内完成，资料管理人员应对归档情况进行登记，并保存书面归档单，同时建立电子目录，再将归档数据包在归档计算机归档区域进行保存。 4数据保存 4.1资料管理人员将本月的所有归档技术文件包、数据更新包整理，用于长期保存，并将进行标识、归档、建帐、保存。 4.2电子数据保存时间不得少于三年。 4.3数据包建立见附表。 5检验 5.1检验项目 5.1.1有无病毒。 5.1.2核实电子文件的的完整性和有效性。 6利用
电子文档管理制度[1]
电子文件归档与电子档案管理制度 一.目的 为加强公司数据资料的备份管理，方便各部门做好数据集中备份工作，特制订本制度。 二、适用范围 本制度适用于木业工厂各业务模块。 三. 负责部门 本制度由企划办行政管理科负责信息收集、归档，各部门协助实施。 四. 制度内容 3.1总则 （1）对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政管理科统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。 （2）电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作，行政管理科档案管理员要进行指导与监督。 （3）电子文件的管理由行政管理科负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 （4）为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 （5）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。 （6）具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。 （7）电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。 3.2电子文件的收集与积累 （1）收集范围。电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。 （2）收集、积累要求 1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电
电子文件管理目标
电子文件管理目标 管理目标是确定管理原则、管理方法呵管理行为的基础，对政府电子文件的管理同样如此。 1、保证电子文件的真实性 电子文件的真实性是指文件内容、逻辑结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。真实性是保证电子文件业务有效性和法律证据性的基础，是实现无纸化业务活动顺利开展、实现信息化的先决条件，是电子文件反映和证实机构历史真实面貌，构成社会价值，得以作为社会记忆长久保存的前提。 2、保证电子文件的完整性 完整性是实现电子文件证据价值、情报价值和长期可读的重要保障，不完整的电子文件往往不能证实自身的真实性，也不能如实反映机构活动的真实面貌。 3、保证电子文件的长期可读性 电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩、解压缩、加密、解密、载体转换、系统迁移等处理后能够以人可以识读，可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。电子文件的可读性是其存在和价值的基础，如果文件不能顺利读出，文件中的信息便成为了“死信息”，再有价值的东西也失去了存在的意义。保证电子文件可读性的措施应该贯穿于全部管理工作的始终。 4、促进工作效率的提高 电子文件是为了执行业务和管理活动而产生的，其基本职能是支持机构职能活动的开展。电子文件的管理应该和电子文件的产生、应用一样，继续服务于机构提高业务效率的目标。科学的电子文件管理应该具有发挥电子文件现行作用和保持其历史价值的双重功能，而这不可偏废，管理活动务必在二者间寻找平衡点，保持二者的高度统一。 5、方便查询和利用 电子文件管理系统和管理者是文件和文件利用者之间的中介，理应为利用者提高高质量的文件信息。查询和利用的过程正是实现电子文件信息价值的过程，因此，方便查询和利用是电子文件管理的重要目标。
GBT 17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理
CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 （GB／T17678.1—1999） 发布时间：2008-09-08 信息来源：深圳市档案局【内容纠错】 第一部分：电子文件归档与档案管理 1 范围 本标准规定了CAD 生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。 本标准适用于光盘存储CAD 产生的电子文件及电子档案。将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围，但可参照本标准中的规定。 2 引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。 GB ／T 7408 —1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（eqvISO 8601 ：1988 ） GB ／T 8566 —1995 信息技术软件生存期过程 GB ／T 8567 —1988 计算机软件产品开发文件编制指南 GB ／T 9385 —1988 计算机软件需求说明编制指南 GB ／T 9386 —1988 计算机软件测试文件编制规范 GB ／T 17678.2 —1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构 GB ／T 17679 —1999 CAD 电子文件光盘存储归档一致性测试 GB ／T 17825.1 —1999 CAD 文件管理总则 GB ／T 17825.2 —1999 CAD 文件管理基本格式 GB ／T 17825.3 —1999 CAD 文件管理编号原则
GB ／T 17825.4 —1999 CAD 文件管理编制规则 GB ／T 17825.5 —1999 CAD 文件管理基本程序 GB ／T 17825.6 一1999 CAD 文件管理更改规则 GB ／T 17825.7 —1999 CAD 文件管理签属规则 GB ／T 17825.8 —1999 CAD 文件管理标准化审查 GB ／T 17825.9 —1999 CAD 文件管理完整性 GB ／T 17825.10 —1999 CAD 文件管理存储与维护 3 定义 本标准采用下列定义： 3.1 电子文件electronic records 能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。 3.2 CAD 电子文件CAD electronic records 由CAD 系统产生的电子文件。 3.3 电子档案electronic archives 具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 4 总则 4.1 CAD 电子文件的收集、积累、整理和归档，由CAD 技术总负责人负责，文件形成单位、业务管理部门和档案管理部门在其领导下，都应指定专人管理。 4.2 根据维护档案安全、完整、便于利用的原则，电子档案由档案部门归口管理。 4.3 为保证电子文件归档、检测、电子档案的安全保管和利用，在档案部门应建立“CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理系统”。 4.4 CAD 电子文件的归档应包括为生成CAD 电子文件而开发的软件产品和软件说明，以保证电子档案的完整性。
电子文件管理程序
变更记录表 1.1决定、提供及维持所需的电子设施，以达成产品要求的符合性，并符合顾
客及其它利害相关者的需求与期望。 1.2确保公司对内、对外电子媒体形式的管制文件、程序、图文件、记录等， 做有效的管理维护与持续改善的有效性以维持质量、环境和环保管理系统的运作顺畅。 2.范围 2.1计算机软件与档案管理。 2.2外部数据与法规的维护。 3.定义 无。 4.职责 4.1本文件制订/修改的权责部门是文控中心。 4.2工程部负责客户原始图纸文件等相关数据文件的管理。 4.3生产部等相关部门负责生产等流程设备电子文件的管理。 4.4业务部负责客户数据文件及客户订单数据文件的管理。 4.5文控中心负责标准书电子档案的管理。 4.6工程维修负责设备操作系统软件的管理。 5.内容 5.1工程图文件 包含产品图纸、底片、网版、刀模、烫金版等图档。 5.1.1凡客户通过电脑文件、e-mail或磁盘片等方式，提供图文件的作 业。 5.1.2图文件或程序经处理后，将设计完毕的CAD/GERB等产品图档存放 归档。 5.1.3工程部门每日均须做备份。 5.1.4凡档案须被修改者，由工程设计人员变更图面后经部门主管确认 无误予以归档，图文件由工程设计人员以新版本归档保存。 5.2客户图档 包含客户图面资料与客户往来的文件等，且客户以传真或电子邮件等方 式提供的资料。 5.3工程文件档案 5.3.1设计变更履历：记录专案的设计变更过程。 5.3.2产品工作流程单：存放各版本的样品制作工单或生产工单。 5.4文控中心文件档案 5.4.1指质量、环境和环保管理系统发行的标准书原始电子档案。 5.4.2所有相关的标准书档案的制作归档，由文控中心负责管理。 5.4.3档案经制成及发行后，即储存于其指定磁盘机中。 5.4.4凡有任何变更或增加，由文控中心依《文件与资料控制程 序》经权责单位确认后正式发行。
《电子文件管理暂行办法》
《电子文件管理暂行办法》（厅字[2009]39号） （2009年12月18日厅字〔2009〕39号） 第一章总则 第一条为规范电子文件管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，保存国家历史记录，促进信息资源开发利用，推动国家信息化健康发展，按照国家有关法律法规，制定本办法。 第二条本办法所称电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 第三条电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持下列基本原则： （一）统一管理。对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。 （二）全程管理。对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。 （三）规范标准。制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。 （四）便于利用。发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。 （五）安全保密。按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。 第二章电子文件管理机构及职责 第四条建立国家电子文件管理部际联系会议制度，由中共中央办公厅牵头，国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家保密局、国家密码管理局、国家标准化管理委员会等相关部门为成员单位，负责组织协调全国电子文件管理工作。国家电子文件管理部际联席会议的主要职责是： （一）负责统筹规划和组织协调全国电子文件管理工作;
（二）研究制定电子文件管理方针政策； （三）审定电子文件管理规章制度、重要规划、重大项目方案； （四）组织起草相关标准； （五）研究解决全国电子文件管理中的其他重大问题。 第五条国家电子文件管理部际联席会议日常工作由中共中央办公厅承担。 第六条县以上党委、政府要结合实际，明确负责电子文件管理部门， 承担本地区电子文件管理工作的组织协调和监督检查。 第七条各有关部门应当为电子文件管理提供必要的保障措施。 各级信息化行政管理部门应当将电子文件管理工作纳入信息化发展规划，为电子文件管理工作提供信息化保障。各级发展改革、机构编制等部门负责为电子文件管理工作提供政策保障各级财政部门应当为电子文件管理工作提供资金保障。 第八条电子文件形成单位应当对本单位电子文件管理工作进行统筹规划，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，落实保障措施。 各单位文秘和业务部门负责电子文件日常处理；档案部门负责归档电子文件管理；信息化部门负责为电子文件管理提供信息化支持；保密部门负责涉密电子文件的保密监督管理。 第九条各级国家综合档案馆负责接收和保管本馆接收范围内各单位形成的具有永久保存价值的电子文件，并依法提供利用；有条件的应当根据国家灾害备份的要求，建立本机电子文件备份中心或者异地备份库。 第三章电子文件的形成与办理 第十条电子文件形成单位在建立和完善信息系统时，应当组织文秘、业务、档案、信息化、保密等部门提出电子文件管理的功能需求。 第十一条电子文件在形成和办理过程中，应当具备国家法律法规规定的原件形式，并符合下列要求： （一）能够有效表现所载内容并可供调取查用； （二）能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠，未被非法更
档案管理制度及流程
档案管理制度及流程
公司文件档案管理制度及流程 一、目的 加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中 所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 四、职责 1、行政人事部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全； 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部； 2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员 1）负责部门档案的管理。 4、各部门负责人
⑵执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁 目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。 5、档案管理细则 1）档案资料的归档范围 ⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决 定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件； ⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等； ⑷公司领导的批示、指示等； ⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议 简报、会议记录等； ⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等； ⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报； ⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料； ⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳 动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料； ⑽本公司发布的各类广告、宣传材料； ⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等； ⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料； ⒀财务档案资料； ⒁各种实物档案； ⒂其他具有利用和保存价值的文件资料。 3、档案资料的归档要求 ⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件 等必须齐全。 ⑴一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存 档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办
电子文件资料归档与整理
电子文件归档与整理 ?第一讲概念和种类 ?一、什么叫电子文件 ?电子文件是指在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。?电子文件的基本特征： ?第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做一个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中，并可通过通信网络进行传输。 ?第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。 ? 二、电子文件的种类 ?电子文件的种类有不同的划分标准，目前主要有以下几种划分方法： ?（一）按电子文件的信息存在形式分类 ? 1、文本文件（Text），或称为字(表)处理文件：指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。 ? ? 2、数据文件(Data)，亦称为数据库电子文件：指在事务处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现的数据库对象，或者以数据库形式存在具有文件属性的记录。 ? 3、图形文件(Graphic)：指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等等。 ? ? 4、图像文件(lmage）：指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。 ? 5、影像文件(Video)：指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面。 ? 6、声音文件(Audio）：指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。 ? 7、命令文件，亦称计算机程序（Program)：指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。 ? ?（二）按文件的功能分类 ?分为主文件和支持文件、辅助性、工具性文件。主文件是指表达作者意图、行使职能的文
电子文件管理办法
中国华电集团公司电子文件管理办法(暂行) 第一章总则 第一条为加强中国华电集团公司(以下简称“集团公司”)电子文件的管理，实现公司总部和系统各单位电子文件的规范化和制度化，促进公司系统电子文件交换的应用及公司系统的信息资源共享，提高工作效率，依据《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》及国家相关规定，制定本办法。 第二条本办法所称电子文件是指通过集团公司办公自动化系统(以下简称“OA系统”)及其认可的子系统显示或流转并通过公司统一配置的公文传输系统处理后形成的具有特定效力和规范格式的电子数据。 第二章基本原则 第三条电子文件处理应遵循以下原则： (一)最大效用原则。公司系统文件处理采用电子文件方式。 (二)全程管理原则。对电子文件的形成、识别、存储、传输、归档等实行全程管理，以保证电子文件质量。 (三)完整性原则。电子文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后仍能与处理前状态保持一致，无任何
缺损。 (四)可读性原则。电子文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以可以识读、可以理解的方式输出。 (五)安全保密原则。电子文件处理必须采取严格的安全防护技术措施和严格执行国 家和集团公司的有关安全保密规定。 第三章职责 第四条集团公司总经理工作部负责组织实施本办法。系统各单位的总经理工作部(办公室)是电子文件处理与交换的管理机构，主管本单位的电子文件处理与交换工作，指导、检查和督促下级单位的电子文件处理与交换工作。信息技术部门是OA系统的技术支持和保障部门。 第五条总经理工作部(办公室)职责： (一)制定OA系统电子文件处理与交换的具体工作规范及管理制度。 (二)征询各使用单位的意见和建议，研究、协调解决各使用单位在电子文件处理与交换中出现的问题，并提出处理意见。 (三)审查、认定电子文件处理流程的调整方案，电子文件类型的变更和增加。