档案实用手册

人事档案实用手册

(目录)

一、大学毕业后档案去向..................Page 2

二、处理档案的三种选择及利弊............P age 4

三、档案的重要性........................Page 5

四、办理档案迁移的注意事项..............Page 6

五、档案相关小常识......................Page 7

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一、大学毕业后档案去向

档案表明了一个人的行政隶属关系，按照档案管理有关规定，严禁个人保管。大学生毕业后，如果没有正式单位接收档案，应及早把档案委托到人事代理机构管理。一旦找到工作，可以到委托的代理机构办理相关的审核、调动手续。同时，档案也是用人单位和人事代理机构为毕业生提供服务的依据。

大学生毕业后，由于各种原因，加上许多大学毕业生对档案的作用与处理方法不了解，也不关心，所以，每年越来越多的毕业生对档案随意处置。然而，在以后的生活中，碰到当公务员、考研、出国、升学、结婚、生育等事情，没有档案无法办理的时候，却发现自己的档案已不知去向，那么，毕业后档案在哪？档案放在人才市场吗？档案会在哪个人才市场？

个人档案属于国家机密文件，档案的转递是有规定程序的，大学毕业生在离开学校之前最好弄清楚个人档案在什么时间被转到哪个地方去了。在现阶段，主管学生分配的单位没有统一，有人事局、人才交流中心、教育局、专门的分配办等，比较乱。而且档案在以后工作中的转进转出也有规定的程序，不是想转或需要转就可以转的，比较麻烦，最好毕业时安排到位。

1.毕业后档案三大问题：

高校毕业生最容易出现三种档案问题：一是毕业时未办任何手续，任档案留在学校；二是虽然托管到了相关机构，但从此置之不理，只到用时才回头查找；三是留在自己手上或干脆丢弃。

2. 大学毕业生的档案通常有三个去向：

(1) 毕业后就找到了接受户口的单位，档案和户口都转到工作的单位

这是通常认为最正规的档案流向，但据统计，这种情况大约只占到毕业生档案的10%左右的比例。

(2) 毕业后没有找到接受户口的单位，户口和档案留在学校

两年后户口打回原在地，档案或留在学校，或转到省档案局。在这里需要强调一点，由于国家相关政策，规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年，许多大学生以为，既然学校免费保存，就无须再到人才交流机构托管了，这是一种省钱的档案存放方式，其实不是的。

这种误解是没有搞清“学籍档案”与“人事档案”的区别。在学校保存的只是你的“学籍档案”，不是真正发挥作用“人事档案”，如转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。学校保存的学籍档案只是“存放”，起不到任何作用，甚至无法缴纳社会保险，将来也无法计算成为工龄，从而影响养老金的数额计算，在某种意义毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案，它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等。毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，是指毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的报道证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。这时的学籍档案正式成为人事档案，它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得报道证后，才得以实现。

(3) 把档案和户口放在人才市场交流中心

首先必须确定在毕业时是否已签过三方协议，这是学生、学校和工作单位共同签的一个协议书，签了的话，报到证备注栏就不是空白，此时档案会在这个单位所在地的人才市场，没签的话，报到证备注栏为空，默认打回原籍，本科生打到省级人才市场，专科打到市级人

才市场，师范类毕业生打到教育主管部门，一般在教育局。可由毕业生自己联系人才市场，把档案转过去保管。

如果大学生在毕业时，没有安排好档案的事情，几年过去，个人档案不知去向，在查找时，可根据上面的档案去向，查找相关管理部门下属档案室的电话，告诉接待人员毕业学校和毕业年份通常可查询。另外，与参加工作前最后一个学校的相关部门，原户籍所在地的人事部门；第一家用人单位等，这些地方通常与个人档案的去向有关系，在这些地方问问。

二、毕业后处理档案的三种选择及利弊分析

1. 目前国家对于毕业未就业的大学生的档案，一般采取三种方法：

(1) 把档案转至生源地，由所在地级市的人事局接收。这种方式比较适合准备在生源地范围内就业的毕业生和暂时不想就业的毕业生。其优点是在生源地就业后办理手续简单方便，而缺点则是两年内如离开生源地就业，需重新办理改派手续。

(2) 把档案留在学校。2002年国家下发文件，允许毕业时尚未落实单位的毕业生户口、档案留校两年。待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地，申请档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案和户口迁回生源地，学校不再为其发放就业报到证。这种方式适合有就业愿望但尚未就业的毕业生，其优点是学校诚信度较高，代为保管户口关系和档案不收取额外费用。其缺点是毕业生档案留校只是延长了择业期，与学校没有人事隶属关系，涉及人事关系的证明都不能出具。

(3) 把档案转至就业代理或人才交流中心。这种方式比较适合准备考研、创业、灵活就业的毕业生，其优点是易于毕业生解决一些实际问题，但其缺点则是由于毕业生与指导中心交流相对少，容易造成信息不畅。

2. 关于人事档案办理，提供三点建议：

(1) 求职时，先问清楚单位如何接收人事档案，如果不接收档案的，应将档案转到何处。

(2) 进入新单位时，要催促单位办理用工手续和签订劳动合同，并及时将招工录用材料和劳动合同交给档案管理部门。

(3) 离职时，记得将离职证明(解除合同证明)等归档，并将人事档案转到新的单位。

三、档案的重要性

许多大学生毕业后，不一定马上就业，也有的毕业生就业后，就业的单位不能够接收档案，或者不愿意接收档案，还有许多毕业生不知道自己会不会长期留在单位中工作，等等，由于这一类的原因，加上主观上对档案的不重视，所以，每年越来越多的毕业生对档案随意处置，或放在学校置之不理；或自己拿着，变成无法接收的“口袋档案”；或者转到人才，但不定期缴费；更有甚者，档案不知去向。

真正能证明个人学习经历的就是档案。档案里面有一个人各个时期的学籍卡、成绩单、各方面的评语、获奖证明、还有党团材料。而且这些材料都是原始材料，不可复制。没有档案，有许多人生大事的办理都会较麻烦甚至办不了，下面是一些没有档案无法办理的事情：

1.养老金的领取

办理养老金领取的时候，要经过档案的审核，工龄、工资、待遇、职务、社保受保时间等都是以个人档案的记录为依据的。如，退休时需要依据档案认定个人出生时间，从而确定退休时间；需要确定个人参加工作时间，从而确定开始缴费或视同缴费的时间，以计算养老金金额，等一系列有关事项。除了养老金外，其他社会保险，如领取失业金等，也与个人档案相关。

在工作中，经常会碰到因个人档案管理不当，无法顺利地办理领取养老金的事情，所以，未雨绸缪，大学毕业后，无论工作的情况如何，要先把个人档案的事情处理好。

2.档案影响转正定级和计算工龄，从而影响养老金的数额

有很多毕业生找到工作后，没有及时办理参加工作的有关手续，几年后仍是学生身份，从而影响转正定级和工龄及退休金的计算。

3.影响评职称和工作调动

大学毕业后，学生档案需要经过转正定级后，才能成为干部档案，才能正常调动，才能在未来领取养老金，等等，未办这个手续，无法评职称，无法调动，这时，既使有了当公务员或进入事业单位、国企的机会，也无法办理相关手续。

4.考研、考公务员、出国、升学、结婚、生育等相关证明的办理

考研、考公务员、出国、升学、结婚、生育等，这些事情都需要政府所属人才市场开具相关证明，没有档案无法办理这些证明。

5.导致干部身份丢失

虽然国家的发展趋势是取消干部与工人的身份区别，国家的相关政府部门：劳动部（管工人的）和人事部（管干部的）也已经合并，但目前大学毕业就有的干部身份还是会在当公务员、进事业单位及户口迁入北京、上海等大中型城市时，起到作用

四、就业后办理档案迁移手续的注意事项

1. 毕业生在办理就业单位的入职过程的时候，一定要问清楚就业单位的企业性质，是国家机关、国企、事业单位（具备人事主管权单位）还是其他非公企事业单位、各类民营机构（不具备人事主管权单位），后两类单位是无法接受和保管你的档案。

2. 还要和人事主管人员沟通关于一年后转正、定级、职称评定该单位是否能自主办理，如果回答是否定的，就要看该单位是否委托了存档机构，大部分没有人事权的机构，会把员工档案委托某人才中心代理保管，由企业出档案管理费用。

3. 如果单位没有人事权，也没有办理委托存档，那一定不要把档案转到就业单位，否则会出现档案无法转移，甚至丢失的情况，也有可能在离开该单位的时候被扣留档案

4. 经过上面的沟通后，如果单位是可以接受和保管你的档案，那就持学校发放给你的报到证，把档案迁移到该单位，人事主管人员会在你的报到证上签署当天的日期，并把报到证一并装入你的档案，然后按照转正、定级、工龄累计等流程记录办理归档。

5. 如就业单位为其他非公企事业单位及各类民营机构，也可自行把档案落户人才交流服务中心，每年缴纳一定的管理费用，各地区收费不等，大致在100—400元之间。

6. 如果选择档案转入人才交流中心，你还要考虑是放在就业当地还是转回原籍的人才交流中心，两种方式各有利弊，让档案跟随人，办事方便，但档案的自由流动目前还有困难，回原籍，档案就不用跟着自己流动，比较稳妥，怎么存放看自己方便。

7. 人才交流中心属于事业单位，具备人事管理权，是各类人事档案托管的专职服务机构，档案转入缴纳费用后，该机构会为你的工龄累计，转正、定级、职称等相关行政事务提供专业服务，毕业生只要按时交纳费用后，尽管放心此些事宜。

五、档案相关常识

1. 能保管人事档案的机构。

按国家政策规定，组织、人事部门所属的各级人才交流机构才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案，各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理员工的人事档案，一般由委托的各级人才交流机构托管。毕业生也可以以个人名义委托人才交流机构托管人事关系。另外，各级人才交流机构，如省人才、市人才、各区人才等，它们的区别只是所属部门的不同，其它无任何区别。

2 .毕业后如何查询自己的档案去向。

大学生临近毕业，如果已经有单位可接收档案，可直接将档案转至新单位；对于没有签约单位的毕业生，一方面，可自己与学校联系，将档案转至各地的人才市场，并且同时要办理人事代理，另一方面，若不及时与学校沟通，那么学校会直接将毕业生的档案发回原籍的档案管理部门，毕业生需持报到证到当地档案管理部门进行办理。