工程技术档案管理制度.doc

工程技术档案管理制度1

工程技术档案管理制度

1.目的：规范工程资料的编写、收集、整理、组卷、传递、借阅管理，确保满足工程施工和移交、归档要求。

2.名词解释

各专业指：锅炉专业、汽机专业、电气专业、热控专业、焊接专业。

3.归口管理和划分

3.1 工程部为项目部工程资料归口管理部门。

项目部各部门为各自职能范围内的资料管理对口责任部门，负责职能范围内的工程资料分阶段或竣工时向资料管理人员提交归档，由资料管理人员统一向业主移交和向公司档案室归档。

3.2工程资料的存档划分：

3.2.1工程管理文件资料：

1）工程合同、协议、招投标文件、租赁协议、工程概算结算、工程定额、索赔资料，归工程部合同专业；

2）图象、照片、录象，归综合管理部（工程结束时归档资料管理人员）；

3）行政文件，归综合管理部；

4）工程施工技术及管理资料（音像资料等除外），归工程部；

3.3 工程资料管理网络和人员网络

工程项目中标后一个月内由项目总工组织，建立项目工程资料管理网络（应包括各部、室、专业组、专业公司等），明确负责人（负责人应为本现场技术负责人）、管理人员和各单位资料管理员。

4.文件的编写

文件资料的编写按以下规定执行（业主无特殊要求时）

4.1文件的编写一律采用A4纸张，用激光打印机或喷墨打印机（黑色墨水书写亦可）的打印件。规格要求参考作业指导书标准样式（尺寸及页边距）。

4.2文件必需采用双钉装钉（横向、竖向均可）装钉尺寸要求如下：①横向装钉的，左侧留装订线2.5cm，上边距25cm，右边距、下边距1.5cm；

②纵向装钉的，上下留出2 5cm的距离；③钉与纸张的边缘留出1cm的距离。对复印件A4纸竖向左侧装订线留2.5cm。

4.3正文文字一律采用四号宋体、1.5倍行距，标题为小三号宋体。

凡是正文应有页眉和页脚，页眉页脚均使用五号，页脚居中设置。

页脚使用三位阿拉伯数字，从“第001号”开始，卷内目录、

卷内备考表及某一文件的附图无正文的部分，不编写页号，但应在文件目录中标明总页数。

4.4文件中附图的幅面、构件代号均应符合我国国家或行业标准，图纸的尺寸一律以毫米为单位。

4.5案卷封面宜采用外封面形式，内外封面的式样同作业指导书封面。

4.6档号：项目代号+分类号+案卷号

项目代号：是公司指定的，项目中标后由公司档案室给出。

分类号：科技文件材料参考《火电施工企业档案分类表》中6--9大类的有关规定，其它部门采用0--5大类的有关分类规则。

案卷号：即为案卷顺序号。

移交资料的档号按业主要求编制填写。

4.7案卷题名应简明、准确揭示卷内项目的名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称等。

4.8编制单位栏填写卷内科技文件材料形成的单位或主要责任者。

4.9编制日期填写案卷内科技文件材料的起止日期。

4.10保管期限填写其划定的保管期限，将来移交时在资料管理人员管理人员的统一指导下填写。

4.11密级依据保密规定填写(移交时业主给出，统一填写)。

4.12缩微号和档案馆号由竣工档案接收单位或部门填写。

4.13卷内目录及卷内备考表（各种表格）的格式由资料料室统一提供。

4.14竣工移交所使用的卷盒由综合管理部根据公司档案室要求统一购置。

4.15编写受控文件时均应标明文件编码。(文件编码按《质量部工程质量体系文件编码与受控编号方法》进编写)。

5.工程中使用的表格

工程中使用的各种表格包括：质保、过程控制、试验与检验、工程管理与技术管理、有条件发生的记录表格。各种表格的使用按以下规定执行：

5.1国家、部或局已经下发现成表格（或有要求）的，使用其统一表格。

5.2《项目部管理制度汇编》已给出工程项目管理工作中的表格，这些表格按类别存在专门的数据库中,如需使用可直接提取使用，签名为手写。

5.3如上述表格不能满足施工要求，可根据需要自制表格，经专业部室领导批准(按审批权限)，方可使用。

6.工程资料的收集

工程项目的档案资料，是整个工程项目从酝酿、决策到建设投产（使用）全过程中形成的文字、图纸、图表、计算书、声像

资料等不同形式、不同载体的资料，包括项目的提出、调查、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产等，项目部有责任尽量将资料收集齐全。

6.1工程项目开工后由总工组织编制《XX项目部归档文件资料目录》。其中应至少明确第一批开工项目应归档的文件资料目录。

（1）技术文件内容依据公司规定执行。各类文件资料的收集策划应以分项或分段工程为单位。

（2）随工程进展对归档文件资料进行补充，待工程图纸80%或专业系统图100%到达项目部后15日内，对目录进行修改，分别报业主和公司各职能处室，作为正式文件执行。

（3）各项资料在单位工程未完时，由划分的文件收集、整理部门保存，待阶段性检查之后，或单位工程施工结束，按资料管理人员要求的时间，将资料移交给资料管理人员，正式归档。

6.2任何单位、部门和人员不管以何种渠道获得技术资料，均应交资料管理人员登记、备案，由有关领导核准后方可使用。

6.3各部门收集的资料除归档资料外，还应根据上级单位监检大纲的有关条款，对其它工程资料进行收集整理。

7.工程资料按以下要求进行整理和组卷

7.1项目文件资料一般按其专业、单位工程项目和形成时间先后进行整理组卷。

7.2有关设备的文件按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样等排列，随机图样也可单独组卷。

7.3管理性文件按问题、时间或重要程序排列。

7.4案卷内技术性文件材料排列要求文字材料在前、图样在后。

7.5每一单位工程项目的卷内文件按管理、依据、施工安装记录、检测试(实)验评定、证明等排列。

7.6文件材料组卷时，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件一起立卷，不得分开。文件材料的排列：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文件在前，被转发文件在后；立卷人填写卷内目录，立卷人和有关负责人应在卷内备考表的签署栏签署姓名；卷内目录和卷内备考表格式由资料管理人员统一提供。

7.7卷内备考表(各种表格)、卷内目录、卷内文件的装钉尺寸及页边距应一致。

7.8存档文件材料应尽量使用原件，如没有应标明原件的存放地点。

7.9资料管理人员编制《工程管理案卷总目录及卷内目录》，工程部长审核、总工批准。

8. 文件资料的传递

文件资料的传递包括发放与往来。

8.1文件发放：

文件资料在发放前，发放部门应填写《文件发放审批表》，根据审批权限审批文件确定资料发放的范围，并建立《文件发放登记表》