秘书应具备的素质

论秘书应具备的素质

摘要：秘书作为一项综合性和专业性都很强的职业，它对其从业人员有很强的能力要求，而且这些能力要一个关于秘书各方面素质的庞大体系。为了给即将从事或已经从事秘书工作的人员提供一个素质锻炼详细的容参考，我研究查阅了现有各方面的书籍和信息，粗略的总结了秘书应具备的一些基本素质，从业务素质、智能素质、心理素质、职业道德素质四方面对秘书应具备的素质加以论述。

关键词：秘书工作业务素质智能素质心理素质职业道德素质

秘书工作，大约是世界上事务最繁重、精神最紧的职业之一，它是专业性和综合性兼有的一门职业，因此，秘书人员更需要一些特殊的素质。秘书工作的基本规律，决定着秘书人员的素质标准和特殊要求。大致说来，“秘书人员应当具备业务、智能、心理、道德四种素质”[①]，这四种素质构成了秘书素质的有机整体。我们将在本文探讨秘书这四种素质的具体容。

一、秘书的业务素质

秘书的业务素质表现为与秘书的本职工作密切相关的一些能力要求。由于秘书工作的容丰富多样，所以秘书的能力要求也很多，这些能力要求根据秘书工作的分类，大致可分为办事、撰文和技术三种，我们对这三种能力分作介绍。

（一）办事的能力

“秘书部门是办事机构，秘书的基本职能就是办事，办事能力是秘书工作的重要能力”[②]。“办事能力”是我们习惯上的说法，其实，它是由多种能力合成的，主要包括以下几个方面。

1.调查研究的能力。“调查研究是指人们深入现场进行考察,以探求客观事物的真相、性质和发展规律的活动”[③]。调查研究是秘书人员重要的业务之一，为了当好领导的助手和参谋，为了为领导机构作出决策、制定政策提供依据，为了起草报告、处理公文、处理来信来访、办理议案提案都必须做好调查研究。为此，秘书必须熟练掌握调查研究的各项程序、调查研究的方式方法和处理调查材料的能力。

2.理解和领会能力。要有较高的理解领会能力，关键要听得快，听得清，记得牢。为此，要有集中的注意力，灵敏的反应力，深刻的理解力，牢固的记忆力和精湛的品评力。

3.口语表达能力。这是对秘书的特殊要求。会说话这是一门学问，而且是事关办事的成败的基础。会说话最起码要做到三点：口齿清楚；表达准确；懂得说话艺术。前两条是基本的，第三条石进一步要求，它包括了感染力、说服力、风度、礼貌等，需要我们由浅而深的去掌握。

4.应变能力。世界上的事物是瞬息万变、不断发展的，人们办事的计划和方案，常常会与现实不太相符，甚至大相径庭；有时会突然变化，把原来的计划和方案完全打乱。在这种情况下，办事人员要胸有成竹，临机不乱，迅速作出决策，一案不行另换一案，原则不变，灵活处置，以达到预期目的。

5.交际能力。处理人际关系是一门学问，而交际能力又是处理人际关系的重要因素。一个秘书如果很善于交际，见面就熟，是人很容易接近，也容易被人信赖，那么办事的成功率就会比较高。“交际能力又大多体现在协调工作和与领导的相处当中，而这两方面对于秘书人员事业的发展至关重要”[④]，所以学习交际艺术，提高交际能力，并非无足轻重。

还有其他一些能力。总之，办事能力是个综合水平的体现。

（二）较强的文字处理能力

文字处理能力是秘书人员的基本功。秘书几乎整天与文字打交道，人们常把秘书成为“秀才”，道理正在于此。

“秘书人员的文字处理能力，不是单纯的文笔技巧问题，它实际是较高的政治理论水平、丰富的科学文化知识和现实资料信息、较强的分析和认识问题的能力以及流畅的文笔等多方面素养的综合反映，也是一种综合性能力”[⑤]。

秘书人员文字处理能力的形成和提高，既须作综合的努力，有赖于长期的、反复的、刻苦的写作实践。只有在写作实践中进一步对有关写作知识加以消化，做到心领神会，下笔才能左右逢源。提高文字处理能力的关键是自己多写多练。

（三）熟练掌握办公自动化设备的技能

“随着时代的发展，现代技术在办公室已经普遍应用，办公室很多工作日趋自动化，所以秘书人员为了完成本职工作，还必须熟练掌握办公自动化设备”[⑥]。这些技术主要包括：微电脑技术、打字技术、复印技术、缩微技术、摄影技术、录音录像技术、速记技术、书法技术、编辑技术、校对技术。在目前条件下，秘书人员应掌握的主要技能有：会使用文字处理机、电子计算机、多功能、复印机、传真机等，还要懂得其简单构造，掌握维修保养方法。同时，学会用电脑起草、修改文件，以及档案资料检索，缩微摄影技术等。秘书人员不仅要学会硬件操作，而且软件编制，成为既懂秘书业务又懂电脑技术的通才。一方面秘书队伍应有一批专业的技术能手，另一方面所有人员都应掌握自己工作中要用到的技术手段。

二、智能素质

业务素质决定于智能的高低、强弱，智能是业务能力的基础。因此，秘书人员的业务素质与他们的智能素质密切相关。

智能素质包括五方面：知识结构，思维能力，临机处事能力，记忆能力和自省能力。

（一）完善的知识结构

秘书由于长期从事文字工作，这就要求他们有完善的知识结构作为其拥有良好文笔和敏捷才思的基础。秘书应该具有的这种知识结构主要包括：马列主义基本理论，思想，社会主义建设理论，国际政治，国政策，历史，文化，民族知识，逻辑科学，领导方法，集中制原则，决策科学等。此外，工作经验、社会阅历也是知识，而且是开发智力和才干的重要知识。这不是要求秘书人员对每一门知识都精读，而是要求对一般只是懂得即可，而对有所侧重的知识要懂得很多、很深，这样才能做好秘书工作。这种完善的知识结构需要秘书在日常搜集整理中要不断学习积累才能完成。

（二）思维能力

人智能的高低，是有思维能力开发程度决定的。所以思维能力的开发尤其要引起秘书的注意。从秘书工作的角度看，这种思维能力主要包括：语言表达能力，逻辑能力，思辨能力，认识能力，领会能力等。

1.语言表达能力。语言是表达思想、进行交际的工具，绝对离不开思维。甚至可以说，没有思维就没有语言，没有语言也就表达不出思维结果。思维越深刻、越复杂，越需要语言加以正确表达；词汇越丰富、语言表达能力越强，表达思维的能力就越强。一个秘书人员，既不断通灵道人打交道，有不断同各种普通人打交道，缺乏思维能力，语言表达能力低，就会影响智能的发挥。

2.逻辑能力，思维能力，认识能力。这几方面都是思维的基本功和基本要素。秘书人员应当加强这三方面的锻炼，以提高思维的能力，从而能够熟练地运用逻辑思维辨别、认识事物的现象和本质，这样可以锻炼一个人的智能。

3.领会能力。它包括听力、反映反射能力，它是秘书人员必不可少的智能。上级交代意图、布置工作要领会，下边汇报情况、请示工作，也要领会。秘书人员必须反应快、领会准，才能正确贯彻意图，提高办事效率。

（三）临机处事能力

“临机处事能力和应变能力很相近，但还不只是应变能力，而是在一切情况下表现的反应迅速、思路敏捷、处置泰然、机制灵活的智能”[⑦]。它是以知识、经验和思维力做后盾的，并与心理素质、行为智能和精神状态密切相关。这些，一要靠思维开发，二要在实际工作中学习和锻炼。秘书工作容丰富，千头万绪，缺乏临机处事能力的秘书人员是做不好工作的。如果遇到紧急事件，一般都是秘书人员先知道然后报告领导人指示抢救，做好善后工作。秘书人员接到这样的突发事件的信息后，要做到临危不乱，搞清事件情况，及时准确向领导汇报。

（四）记忆能力

很强的记忆力是秘书人员必备的基本功。为了工作方便，秘书人员必须善于认人、记人、记事。这就要求秘书人员强记博取，应付自如。记人除了掌握方法、诀窍之外，主要还靠平时勤下功夫多动脑子。

（五）自省能力

自省能力又叫反思能力，是指一个人随时回顾自己的言行，总结自己成功的经验和失败的教训，发现自己

聪明才智完成各种任务，而他们的工作又是为领导机关、领导人服务的，特别要求事情办得妥帖、得体，这就要不断反思自己的言行。使智能和才干在不断的总结中增长起来。

三、心理素质

秘书人员的心理素质与做好工作很有关系。就一般情况说，秘书人员应具备的良好心理素质包括以下几方面。

（一）坚毅的意志

意志是自觉地确定目的，并支配行动，以实现预定目的的心理活动。意志有自觉性、坚韧性、果断性和顽强性等积极品质；也有盲目性、脆弱性、优柔性和顽固性等消极品质。秘书人员要锻炼和培养自己坚定意志的毅力，在确定目的和接受任务时，要加强自觉性，克服盲目性；在遇到困难和挫折时，要坚忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而废；在复杂的情况下办文办事，协助领导处理问题时，在多出主意，有自信心，当发现问题时要及时上报，做错事及时改正。

（二）随和的性格

性格是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。秘书作为“管家”，要处处关心工作，关心集体和关心群众，对集体不能漠不关心，对待群众，要尽力合群，融洽相处，不要孤独怪僻，脱离群众。性格向的，要多看到工作中有利条件，增强自强，自信、自爱，千方百计的完成工作任务。一般来说，对秘书人员的性格要：豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣、友爱合作。

（三）平稳的情感

情感是人的喜怒哀乐等心理状态。秘书的情感是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的心体验。优秀的秘书应自觉培养自己良好的情感品质，清醒把握自己的情绪状态，保持稳定的心境，能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题。要加强情操的修养，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。

（四）应变的兴趣

兴趣是人们力求认识某种事物或从事某种活动的倾向，即通常人们所说的爱好。兴趣也是一种具有积极情绪色彩的心理倾向，是社会实践中形成和发展起来的，也可以在社会时间中改变。当一个人对某种事物具有兴趣时，他就把自己的注意力经常集中和趋向于某种事物上，同时对该事物产生一定的情感。优秀的秘书应自觉培养对本职工作的兴趣，以百倍的精力、满腔的热情投入其中。培养了良好的兴趣，能使之在工作中产生愉快、兴奋的积极情绪体验，自觉提高职业素质，高效完成工作任务。

四、职业道德素质

职业道德就是源于职业本质、具有职业特征的行为规。职业道德是职业的生命。秘书的职业道德主要表现在以下几个方面。

（一）“忠于职守，自觉履行各项职责各行各业的工作人员，都要忠于职守，热爱本职。这是职业道德的一条主要规”[⑧]。作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责，认真辅助领导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。

（二）兢兢业业，甘当无名英雄兢兢业业，甘当无名英雄，就是要求秘书人员埋头苦干，任劳任怨。秘书工作性质，决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作来展开活动，要求招之即来，来之能干，在具体而紧的工作中，脚踏实地，密切联系实际和群众，不计个人得失，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。

（三）谦虚谨慎，办事公道，热情服务谦虚谨慎，应是秘书人员应具有的美德。秘书人员不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见，在工作中要善于协调矛盾，搞好合作。办事要公道正派。秘书人员对领导对群众都要一视，秉公办事，平等相待。切忌因人而异，亲疏有别，更不能看来头办事情。只有公道正派的秘书人员，才能做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力。热情服务。秘书人员要把为领导服务，为本单位各职能部门服务，为群众服务当作自己的神圣职责，要充分认识自己所从事的工作所具有的重要作用。

（四）遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私遵纪守法、廉洁奉公，是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证。遵纪守法指的是秘书人员要遵守职业纪律和与职业活动相关的法律、法规。廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现，是秘书人员应有的思想道德品质和行为准则。它要求秘书人员在职业活动中要坚持原则，不利用职务之便假借领导名义以权谋取私利，不搞你给我一点“好处”，我回报

自己的实际行动抵制和反对不正之风。

（五）恪守信用，严守秘书人员恪守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果。遵守时间，领导找秘书人员汇报工作，秘书人员不准迟到。秘书人员自己安排的会议或会谈，自己要事先到场，并做好一切准备工作。秘书人员要严格遵守诺言，一经允诺的事情就要尽力办到，遇到曲折变化，要事先说明原因，使人信服。严守。“秘书人员一个显著的特点，是掌握的较多”[⑨]，因此，要求秘书人员必须具备严守的职业道德，自觉加强观念。

以上这些素质是秘书应具备的一些基本素质，但做好一个秘书这些还远不够，这只是成为一个合格秘书的基本素质。由于秘书工作的专业性和复杂性，秘书工作在实际操作中有很强的艺术性，需要从业人员在实践中不断总结学习，才能真正干好。