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集团企业集中采购管理解决方案

集团企业集中采购管理解决方案

5.1.关键目标

本解决方案重点解决集团企业集中采购管理中的如下问题:

1）如何建立集团企业有效的集中采购管理模式;

2）如何对供应商进行统一规范、准确评估;

3）如何发挥集中采购规模优势, 降低采购成本;

4）如何获得合理采购价格, 有效控制采购成本;

5）如何掌控集团全局库存, 合理控制库存, 降低资金占用;

6）如何有效地规范和控制集中采购业务流程;

7）如何及时、准确地掌控集团采购业务执行情况。

5.2.总体思路

以企业全局库存为基础, 经过对主要供应商、关键采购业务环节的集中统管, 构建集团企业集中采购管理应用平台。

图注:

1）集团总部制定采购管理、物资管理、集中采购物资目录等管理制度;

2）主要供应商选择、评估及重要物资的采购合同等关键业务环节由集团总部统一掌控;

3）下属企业根据业务需要提出采购申请, 并把集中采购的物资提交到集团总部;

4）集团总部根据全局库存情况及采购策略, 选择供应商进行采购, 下达订单;

5）供应商直接送货到各工厂, 有些企业是要求供应商送货到总

部, 然后由总部再调拨到各工厂;

6）根据企业管理要求不同, 与供应商的采购结算能够由总部集中结算, 也能够由各工厂分别与供应商结算。

5.3.具体解决方案

3.1.建立集团企业有效的集中采购管理模式

3.1.1.集中采购、集中收货、集中结算、内部调拨

主要应用场景:

主要特点:

1)总部负责收集下级公司采购申请, 统一向供应商下达订单;

2)供应商统一送货到总部, 总部收货质检, 与供应商的物流在

总部完成;

3)总部收货后, 根据各公司物资需求申请以及实际采购到货情

况, 向各公司调拨物资;

4)总部与供应商统一结算;

5)总部和下级公司进行内部结算。

图注:

1）各工厂提出物资需求申请;

2）公司计划员汇总各工厂物资需求申请后, 在本公司范围内平衡库存, 将库存缺口向集团总部提出采购申请;

3）总部计划员汇总各公司需求申请后, 在总部平衡库存, 根据库存缺口生成采购计划;

4）采购计划审批后, 生成采购订单, 下达采购订单给采购员;

5）采购员向供应商发出询价, 供应商报价后, 确定集采价格; 如果与供应商签订有采购合同, 则执行合同价格。

6）采购员执行采购, 下达采购订单给供应商, 要求送货到总部;

7）采购到货需要质检时, 在总部进行质检收货, 不需要到货环节时, 总部直接收货入库;

8）总部录入采购发票;

9）总部依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款;

10）总部根据下级公司物资需求申请及实际采购情况生成调拨订单, 执行调拨;

11）下级公司调拨收货入库;

12）定期进行总部和下级公司的内部调拨结算。

3.1.2.集中采购、分散收货、集中结算、内部收付

主要应用场景:

主要特点:

1）总部负责统一向供应商下达采购订单;

2）下级公司分别进行收货质检与入库业务;

3）集团总部与供应商统一结算;

4）总部与下级公司内部结算。

图注:

1）各工厂提出物资需求申请;

2）公司计划汇总感到内各工厂物资需求申请后, 在本公司范围内平衡库存, 将库存缺口向总部提出请购;

3）总部计划员汇总下级公司需求申请后, 在总部平衡库存, 根据库存缺口生成采购计划;

4）采购计划审批后, 生成采购订单, 下达采购订单给采购员;

5）采购员向供应商发出询价, 供应商报价后, 确定集采价格; 如果与供应商签订有采购合同, 则执行合同价格。

6）采购员执行采购, 下达采购订单给供应商, 指定供应商送货到各个下级公司;

7）采购到货需要质检时, 下级公司分别进行质检收货, 不需要到货环节时, 下级公司直接收货入库;

8）总部录入采购发票;

9）总部依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款;

10）总部与下级公司进行内部结算。

3.1.3.集中采购、分散收货、分别结算、各自使用

主要应用场景:

主要特点:

1)总部负责统一向供应商下达订单任务;

2)下级公司各自进行收货质检与入库业务;

3)下级公司分别与供应商结算。

图注:

1）各工厂提出物资需求申请;

2）下级公司计划员汇总下级单位物资需求申请, 在本公司范围内平衡库存, 将库存缺口向总部提出请购;

3）总部计划员汇总各公司需求申请后, 在总部平衡库存, 根据库存缺口生成采购计划;

4）采购计划审批后, 生成采购订单, 下达采购订单给采购员;

5）采购员向供应商发出询价, 供应商报价后, 确定集采价格; 如果与供应商签订有采购合同, 则执行合同价格。

6）总部采购员执行采购, 下达采购订单给供应商, 指定供应商送货到各个下级公司;

7）采购到货需要质检时, 下级公司分别进行质检收货, 不需要到货环节时, 下级公司直接收货入库;

8）下级公司录入采购发票;

9）下级公司依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款。

3.1.

4.统签合同集采模式

总部与供应商统签采购合同, 并控制下级公司采购业务模式。

主要特点:

1）总部统一与供应商签订采购合同;

2）下级公司只能根据总部签订的合同向供应商下达采购订单。

图注:

1）总部统一与供应商签订采购合同;

2）下级公司录入采购订单, 并受总部采购合同的控制;

3）下级公司执行采购订单后, 进入后续的采购业务流程。

3.1.5.如何建立集采业务组织和集采业务规则

建立集采采购组织:

采购组织所

定义集采规则: 确定物资由哪个公司负责集采。

集采公

集采物

集采调拨关系定义: 确定集采调拨业务规则及价格规则。

集采调

3.2.建立企业采购管理模式, 规范采购业务流程

3.2.1.普通销售的商品采购

图注:

1)请购单能够由商品部门手工填写, 也支持由销售订单导入;

2)采购订单参照请购单生成, 同时支持对订单进行细致的业务

状态管理;

3)根据采购订单进行到货签收, 生成到货单;

4)库管员根据到货单中的合格品数量生成入库单;

5)结算员根据入库单生成采购发票, 生成采购发票后进行结算,

生成成本确认单; 结算员对采购发票进行确认, 确认后生成

应付单, 形成供应商应付款。

3.2.2.受托代销方式的采购业务

受托代销是一种先销售后结算的采购模式, 一般是根据销售数量进行采购结算。

图注:

1）请购单、采购、到货、入库等业务环节与普通采购基本一致;

2）采购结算: 查询销售发票, 根据销售情况与厂家进行采购结

算, 系统自动生成采购发票匹配采购入库进行采购结算;

3）根据采购发票确认应付, 向厂家付款。

3.2.3.直运销售方式的采购业务

企业直运销售无需进行实物的收发, 即完成购销业务, 由供应商直接将商品发给企业的客户; 结算时, 由购销双方分别与企业结算, 开具购销发票, 进行资金的划转。

图注:

1）直运采购是由销售驱动采购的采购业务, 销售部门先在销售

管理中录入销售订单, 销售订单审核后将推式请购单;

2）请购单、采购订单的处理与普通采购基本一致;

3）直运采购无须入库, 货物直接从供应商发给销售客户, 因此没有入库处理;

4）能够在实际结算的时候参照采购订单生成采购发票, 直运采购的采购发票保存后, 系统将自动生成一张结算单, 传存货

核算系统, 确认采购成本; 直运采购的采购发票审核后, 会将

数据传到应付系统, 生成一张应付单, 形成应付账款;

5）直运销售业务发票结算, 销售成本取自采购发票成本。

3.2.

4.多配送中心收货方式的采购业务

跨地域经营的分销企业一般在全国有多个配送中心, 支持区域市场的销售, 但采购业务一般由公司一个采购部门进行统一采购; 企业采购部就需要根据多个配送中心需求进行采购, 然后分配到多个配送中心, 一般能够经过订单到货安排, 安排供应商在什么时间、送什么品种、多少数量到那个配送中心。

主要特点:

1）多区域分销企业, 全国多配送中心、多仓库;

2）企业级的集中采购;

3）集中订货, 但根据订单执行情况要求供应商向多个配送中心送货;

4）总部统一进行采购结算。

图注:

1)一般销售部门根据销售计划制定采购计划;

2)采购部门依据采购计划进行请购、向供应商订货; 采购订

单一般为按月执行的大订单, 便于供应商的生产备货;

3)采购部门或物流部门根据市场情况和配送中心的库存情况,

制定到货计划安排, 并通知供应商依据到货计划送货;

4)配送中心能够依据到货计划进行收货安排工作准备;

5)供应商统一开票, 系统中发票和各配送中心的采购入库单匹

配验证进行采购结算, 确认应付, 并依据应付进行付款。