关于秘书助理岗位的认知

关于秘书助理岗位的认知

――实践及采访相关工作人士有感

德1403 文灵灵

作为2014级的学生，面对着这么一份关于假期进行岗位认知的社会实践作业，难免有一种无从下手的感觉。尤其是作为一名德语系的学生，很难得到合适的机会进行岗位认知。于是我决定对相同职业进行岗位任职，至于德语的方面，则是对该专业该行业的人进行联系采访。

由于曾经的兼职经验及个人喜好，这个假期我选择了对秘书助理这一岗位进行岗位认知和社会实践。也因此，在朋友的帮助下，我选择了一份当“店长助理（临时）”的假期兼职，成为了一家大型超市里茶店——八马茶业的店长临时助理，为期20天。

店长的工作是管理整一家店，负责店面和超市间的沟通以及对员工工作的安排；作为店长助理，我的工作就是协助店长管理店里的事情，具体如下：（1）协助店长做好店里的工作；

（2）早上开店时要安排好员工当天的具体工作，传达店长的要求；晚上下班前要将当天的营业额和具体收入统计好并整理成表格给店长过目并上传到总部，同时要和店长汇报一天工作并和与店长商量次日员工的工作安排；

（3）要仔细店铺的情况，发现问题要及时向店长汇报，并且店长不在时要负责把店铺管理好；

（4）同时还要负责分店与分店间的联系以及店里货物出售情况以便及时进货；

（5）负责与客户联系等等……工作堪称十分繁琐细碎。

作为店长助理，我认为这个职位及工作是十分重要的。助理是整个店面协调运作和各项工作顺利展开的后勤和保障。而针对助理的职务和工作特点，我认为这个岗位需要的是具备一定协调和统筹规划的能力和有责任和仔细认真态度的人。

首先，良好的协调能力在这个岗位上是尤为重要的。由于店长助理这个职位所处特殊的位置，需要协调好店长与店员的关系，还需要协调好本店与其他分店活动的关系。

其次，处于店长助理这个职务拥有一定的统筹规划能力也是必须的。要统筹好店里的各项工作及任务，规划和分派好各项工作，有效地避免工作的重复或者遗漏并且能提高效率，让有限的人能做更多的事且更快的完成。

再三，就是要具有负责和认真仔细的态度。助理的工作较为的繁多和零碎，而且关系一些分店间的联系及分店间的调货时常会有一些突发情况的发生，想好一些应急措施。而对于责任意识，我认为是做好每件工作的关键。负责的态度就极为地重要，能不厌其烦照顾和安排好每个相关的细节就是成功。而这方面，也是我目前较为欠缺的方面。

在这20天的时间后，我对2位或从事与秘书助理有关职业的或从事与德语有关职业的职业人士通过进行了采访，他们中的一位是私企秘书科秘书长，一位是偏向德语翻译方向的助理。

“一直说就业形势的不乐观给我们带来了相当大的压力，但在走出校园之前，这种切实的压力始终没有被我们重视，”作为私企秘书科秘书长的苏先生这么说道，他是我一个朋友的姑姑的丈夫，“我们面对的将是一个人才济济的21世纪，抛开庞大的毕业生数量不看，光考虑只有理论而缺乏实践、工作经验不足等诸多因素，这就造成了一种无形的压迫感。而且不论什么工作都是这样。”

“现在的企业对应届生的招聘标准分为门槛性的硬性条件和选拔性的软性条件。”作为秘书科秘书长，苏先生也会经常去面试求职者，“硬性条件是看你能否胜任应聘职位的基本要求和学历、专业、实习工作经验、知识技能、特长、获奖情况、社会实践以及学生干部经历等；而软性条件呢，就是要看求职者的个人性格与兴趣是否符合该岗位的要求，能否在岗位上取得出色的业绩，是否与组织匹配以及是否符合该岗位的素质模型要求。”

“企业寻找的是最合适的人才，而非最优秀的人才。适才适岗是企业选择人才的原则。强烈的学习意愿，认同并接受该企业的企业文化，态度决定一切，忠诚胜于能力，这样的人往往是企业最喜欢的。因为是一张白纸，潜力股嘛!”

“那么说来，毕业生们还是有一定的优势的。叔叔你能具体说一下吗？”我问道。

“毕业生？不不不，确切来说，应该是应届生。至于应届生的优势……这么说吧，应届的毕业生们年轻、有冲劲，对自已要求高，工作积极性也高。同时呢有野心、有梦想、创造性非常强，他们学习新知识的能力强、掌握最新的资讯及运用工具。并且在校期间有着良好的学习环境、良好的教学及实践的机会以及逾来逾多的社会实践及社会活动等等……这就是应届毕业生有着其他求职者都比

不了的优势，但是”苏先生耸了耸肩，给了我一个类似于‘还没完’的表情，“现在大部分的应届生在找工作时都有一个误区，就是自我感觉特别好，总想着完美要求，期望特别高，总是想着外企、高薪、良好的培训、良好的个人发展机会和出国深造或者是遇到好老板。但是吧，自己有不肯吃苦耐劳，老是抱怨，对企业设置及相关职位一点都不了解。都是大学生毕业生了还不谙世事，依赖父辈，无

法独立工作与生活，还缺乏基本的工作技能与工作习惯。只会打游戏，不会电脑工作操作，英语讲不好，演讲又胆小，连组织活动不会！而且吧，他们还缺乏人际关系，不会处理和老板和同事之间的关系，总想着找“超级公司”和完美的结果。你说，这样的人我要来干嘛？培训这样的人根本就是在浪费公司的资源！一直呆在象牙塔里，根本成不了一个社会人！”

“社会人？怎样才能成为一个社会人呢？”我再次提问。

“成为社会人你必须要有硬件和软件两方面的技能。首先是硬件。第一呢，你的专业基础必须扎实。其次呢，良好的英语听说读写，CET6证书是必须要有的。第三，是熟练电脑运用技能和电脑软件运用。WORD、EXCEL、PPT、ACCESS你必须要会，最好有计算机等级比赛及证书，例如电算会计证、计算机等级二证书。第四是其它等级证书或竞赛获奖证书，如英语比赛、演讲比赛、辩论比赛、学生会干部、奖学金、三好学生等。最后是社团活动成员资格证或社会实践证明或经历。”苏先生缓了口气，继续说道，“软件方面呢，良好的沟通协调能力、人际关系处理能力、个人演示能力及快速反映能力、团队合作能力和动手能力也是基础。毕业生还需要有积极主动的心态和承受压力的能力，并且要吃苦耐劳、有从基层做起的态度。”苏先生突然转来问我，“你是想当公司秘书科助理吗？”

“对！”我答道。

“那你的个人可信度十分重要。就像我刚刚说的，诚实、正直，值得信赖，人际沟通能力和解决问题的能力缺一不可。”

这次的采访大约用时一小时，在采访临近结束时，苏先生对大学生求职提了一下几点建议：

（1）相信自己是有潜力的，是金子总是能发光的，只是个时间和机会问题；

（2）年轻所以还有时间学习，充实自己；

（3）工作一定要用心，有时候就是做作也要表现出来你用心；

（4）先安稳的找份工作，先获得社会与工作经验。

（5）保持你的青春与活力，它是上天赋予你不可再生的优势；

（6）无论你办事能力怎么样，首先同事关系一定要搞好，人不可能什么都靠自己的；

（7）心态要平衡，试用期当是学习缴费，无须过于计较所劳与所得；

（8）自信的笑、谦虚的听、谨慎的说、勤快的做；

（9）做任何事情，关键的是要有信心和谦虚；

（10）凡是好好准备的，都将可以在不久的明天获取一份属于自己的事业！同时，我的学姐，就是那位偏向德语翻译方向的助理告诉我，作为偏向德语翻译方向的助理，专业德语水平必须过硬，不然在进行翻译工作的时候理解不了句子

内涵，往往会导致翻译错误的存在。而且，在一家德资企业里，除了翻译是用德语外，平时员工及上司之间的交流更多的时候是使用英语。

因此，这无疑是在告戒我们，现作为一名大二的学生，除了认真学习专业知识之外，我们必须利用一切有效时间掌握英语这门语言。这样，在今后从事各种不同行业时，才会有最基础的资本为自己赢得一席之地。我的一位目前在广东财经大学读国际经济与贸易专业的高中学长有一句话说的特别好，“找到一份工作不难，但要找到一份适合自己的好工作并不容易。”因此，还没有步入社会的我们必须尽早树立危机意识，加强学习，努力去实现自己的理想。