公司机关办会的步骤和注意事项

公司机关办会的步骤和注意事项

办会的具体工作，一般分为三个阶段：

1、会前准备阶段。

在会前准备阶段，组织会议人员必须从宏观方面了解掌握个方面的情况，确定会议主题，明确会议目的；起草相关文件，组织发言文稿；确定与会者并发送通知；做好行政性事务的准备工作。具体来说包括以下九项工作：

(1)确定会议的名称和议题。

(2)确定会议的规模和规格，提出与会人员范围或人员名单。

(3)拟定会议的时间、会期、议程与日程安排。

(4)做好会场的选择和布置工作，尤其注意仔细检查所需的音像设备。

(5)制发会议通知。若需要提前分发会议材料则将相关会议材料与通知一起发放给与会者。

(6)拟定会议的后勤保障方案，按与会人数准备好所需物品。

(7)准备好会议所需的其他必备用品和特殊用品(如表彰大会的奖品等)。

(8)制定会议的经费预算。

(9)制定出会议的卫勤保障和保卫工作方案。组织大型集会还要做好安全预案。

2、会议召开阶段。

主要有八项工作：

(1)会务人员提前到达会场，反复检查会场准备情况。

(2)搞好会议签到和材料分发。

(3)落实主席台领导人、发言人是否到齐。

(4)按预定方案组织与会人员就座。

(5)维持好会场秩序。会议开始前关闭会场大门，要求无关人员离场，强调会议期间注意事项。

(6)做好会议记录，写好会议简报。

(7)安排好会议照相、摄像，以及会议结束时与会人员的合影留念(合影时的座次和站位事先安排好)。

(8)按需要提前为与会者准备或预定返程车船票等。

此外，还要注意可能发生的突然情况，做好随机应变的准备。

3、会后收尾阶段。

主要有六项工作：

(1)印发会议简报和快报。会议简报是用简练的文字及时向上级部门反映情况、向与会者通报情况的一种文件形式。会议快报是会议简报的进一步精炼。重要的大中型会议都要出简报或快报。

(2)印发会议纪要和会议决定事项通知。会议纪要是在会议记录的基础上加工整理而成的一种公文形式，是传达贯彻党和国家的方针政策、指导工作、解决问题、交流经验等的重要工具。会议决定事项通知时将会议内容、决议等传达给有关单位的一种公文形式。党政军机关召开的工作会议一般均产生会议纪要，并须印发会议决定事项通知。有些专业性工作会议也产生纪要。

(3)按需要回收会议文件。会议文件多属草稿性质或参考性质，

并带有秘密性，一些会议文件在会后应收回。须带回传达或使用的，由会议保密员登记签字后带回。

(4)会议文件立卷。会议文件立卷是指将处理完毕并具有查找保

留价值的零散文件，依其内在联系，分门别类的形成卷宗。

(5)汇编会议文件。汇编会议文件一般可分两种：一种是档案资

料工作需要的汇编，这种汇编是将会议所有文件包括会议通知、会

议名单和分组名单、会议须知、会议正式文件和参阅文件、会议简报、会议发言材料、领导讲话、会议总结等都收集起来，按照先后

顺序装订成册，以备查考。这种汇编要求文件要全。另一种是供学

习用的汇编，是将会议的正式报告、主要讲话等汇编，以供学习用。日常工作会议文件，可按一年或半年时间单位，将同一类型会议的

文件、参考材料等按时间顺序汇编或分专题汇编。

(6)会议总结工作。为总结积累经验，一般大中型会议结束后都

要作会议总结，作为今后开好同一类会议的借鉴。会议小结材料一

并作为完善的卷宗归入档案。