如何做好工程资料的管理

如何做好工程资料的管理

在建筑工程中，工程资料是建设施工中的一项重要组成部分，是工程建设及竣工验收的必备条件，也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建和扩建的原始依据。由于工程项目一般都具有隐蔽性的，所以对于工程质量的检查以及规范，就要通过资料来体现，一个工程项目资料的完整与质量的好坏，直接影响到这个工程项目的好坏，所以工程资料的管理是一个非常重要的组成环节。建筑工程资料是记载建筑工程施工活动全过程的一项重要内容，它是城建档案的重要组成部分，也是工程竣工交付使用的必备文件。建筑资料管理工作直接反映了一个建筑施工企业的管理水平。建设部要求建立并管好城市基础设施建设档案，进一步加强对工程项目建设档案管理的重要性和紧迫感的认识，并明确指出：任何一个工程，如果技术资料不符合有关标准规定，则判定该工程不合格，对工程质量具有否决权。足见资料管理的重要性。

一、建设工程项目及其基本程序

建设工程项目是指具有计划任务书和总体设计,经济工实行独立核算,行政工具有独立组织形式的基本建设项目。一个建设项目可以有多个单项工程,也可以只有一个单项工程。一个完整的建设工程项目一般包含以下几个基本程序:1)基本建设前期准备阶段:提出项目建议报告,进行可行性研究,编制设计任务书,制定总体规划、初步设计,设计施工图。2)基本建设后期建设阶段:施工组织、交工验收、组织竣工验收。所谓项目管理,就是围绕着建设项目而进行的规划、组织、控制与协调工作。科学的基本建设程序是基本建设过程及其规律的反映,如何规范化、程序化、合理化地对基本建设工作进行管理,是建筑搞好建筑工程工作的基础和命脉。同样地,规范化、程序化、合理化地对建筑工程档案进行同步管理,是做好建筑工程项目管理的一个重要基础工作。

二、建筑工程资料的内容

（一）综合性文件资料

主要包括上级批准文件；计划任务书、工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料，工程有关的照片、录像、录音、光盘等。

（二）土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料

主要包括开、竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计，监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等，原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料，混凝土、砂浆等配合比及试验报告，隐蔽工程验收记录；沉降拉移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料，工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

（三）竣工图等

主要包括总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图，装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图，强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图。

三、目前工程资料管理存在问题

（一）技术资料不完整，缺项的问题

资料不完整是建筑工程资料存在的主要问题。工程项目归档率较好的单位能达到80％左右，较差的单位情况就不同了。很多工程项目竣工后没有工程资料，或只有工程主体资料，没有配套工程资料，锅炉房、地下管线、园林绿化等资料寥寥无几。（二）工程资料填写不规范不完整的问题

1、工序质量评定表，表中的检查项目及外观、实测项目及允许偏差、质量等级、工程数量等均有遭漏现象。

2、施工表格填写中会签栏签名不全，各级审查意见填写不全，或空白的。

3、工程名称有漏填的，或各个表格填写不统一的现象。

4、在竣工图中存在标注不清晰，或有的关键尺寸未标注的现象，竣工图中出现“设计”等字样的。

（三）装订问题

1、原件、复印件出现混装现象。

2、分类不清晰，装订顺序混乱。

3、无页码的。无编号的。

4、单册厚度超过城建档案馆要求25m的。

5、工程施工技术资料中无合同原件，预算书、中标通知书等装订入册的现象

四、针对以上问题的具体解决方法

（一）做好工程开工前的准备工作

1、熟悉施工图纸，提出疑问并解决工程开工前的准备是最重要的，首先熟悉设计施工图、设计说明，从事不同的工作就从不同的角度去看，抓住重点。

2、填写和准备工程开工必备的资料。填写建筑工程施工安全开工条件验评表、建筑工程文明施工开工条件验评表、工程质量保证体系审查表(附七大员责任制)、开工报告、见证取样计划表、施工组织设计、安全施工组织设计，资料准备齐全后就找相关单位办理签字、盖章、审核的手续。

3、分类存放各种资料。为便于日后竣工资料的整理，在平日的资料收集过程中就按照资料馆的建筑工程竣工资料检查清单顺序分类归档；对于施工中与业主、监理等相关单位的来往资料虽不归档，也应分类整理；对于用于施工中的各种表格分编号、单位放好，便于使用时拿取。工程资料分为施工技术管理材料、工程质量保证材料、工程质量检验评定材料和竣工图四部分。

（二）工程开工后应着手的工作

1、原材料送检。开工时原材料必须送质监站委托的检测中心检验，取现场有代表性的土样送实验室做击实试验。送检应注意严把质量关，检测合格的材料才允许使用。

2、同时可进行的收集工作。将工程预算、测量交桩复核记录、图纸会审记录、技术交底记录，与开工报告、施工组织设计、施工许可证一起归档。

（三）施工过程中收集和填报资料的注意事项

1、收集材料质量证明文件。在施工过程中不断会购进各种材料，就需要收集每种材料的出厂合格证及有效的检测报告(有cMA标志的)，必须是原件。有效证件的时间、数量及品种规格必须与材料进场的时间相符，特别是水泥要有28天强度的出厂检验单；钢材的标识、规格与出厂合格证相符。

2、填报资料。对于质检资料的填报需填写监理规范用表，书写要求规范，不能涂改，采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，或现在常用的中性笔。监理表格一般一式三份、隐蔽记录与工序表格～式两份。按照规范标准的相应工序验收内容填写表格，不同的监理对资料的要求不完全一样，填写报验资料前应积极与监理沟通，达成一致后填写。

3、收集试验报告。试验报告是工程资料的重要组成部分，属工程质量保证材料，7O％的试验报告为自检报告，3O％为见证取样报告，由市政质监站委托的检测中心出据，这30％为强制规定，在进入每道工序施工前后都有相应的试验，需要熟悉各种试验，

试验完成后的试验报告应收集完整，跟资料中的桩号、时间、混凝土浇注记录、施工记录等相符合，工程中的大多数资料都相互联系，不仅相符，汇总和评定记录也需要根据试验报告进行填写。

（四）工程接近尾声时可提前进行的竣工资料整理工作

1、汇总资料。检查报验资料中有无报漏、书写错误等情况；将所有工序评定表的点数汇总并计算填写工序质量评定汇总表、部位质量评定表、单位工程质量评定表，所有工序、部位和单位工程的合格率都

在这三种表格中反映，完成后需监理及业主方的签字盖章手续。将所有施工技术、质量保证、评定资料和竣工图按城建资料馆统一的资料清单顺序整理、汇总到一起。 2、复印装订。复印所需的套数(业主、接受单位各一套，监理与设计只看不存档)，装订成册。送备案馆的一套需用牛皮纸装订，送资料馆的一套为不装订的原件，且资料馆对竣工图有特殊要求，编制竣工图目录，有监理盖章。

3、竣工图的编制要求。竣工图应画出所有变更内容，如实反映竣工后的现状，道路所处地段若有大型设施的也须标注，完成后加盖竣工图章，签字手续完备。

（五）工程竣工后的资料收集工作

填写工程竣工报告、工程交工验收证书和质量保修书，必须是原件，签字、盖章手续完备。竣工验收会议结束后将竣工会议记录放入竣工资料中，就基本是一套完整的工程竣工资料了。

五、制度措施

（一）建立健全工程资料管理制度

1、在工程开工伊始,项目部就建立工程资料管理制度,使资料管理有章可循。

2、根据工程特点进行单位、子单位工程、分部分项、检验批划分,并依据划分情况对所有使用的表格进行汇总,报监理、甲方后执行使用。这样就避免在施工过程中遗漏应使用的表格,而造成资料的严重滞后。

3、建立健全施工资料管理岗位责任制。指定专人负责收集、整理,做到资料与工程进度同步。细化资料员岗位职责,具体到工作中的每个细节,在职责明确后项目部挂牌实施,标于相关人员的办公室,落实到人。另对其岗位进行月考核、季度考核及年度考核,奖惩结合,有利于提高工作效率。

（二）熟练掌握相关法律、法规、施工质量验收标准和规范、工程合同与设计文件

要想做好资料,使工程资料的填写内容和要求标谁化,相关规范的学习非常必要,因为每一张表格就是相关法律、法规、施工质量验收标准和规范、工程合同与设计文件的具体体现,只有熟练掌握才能将其灵活运用到表格的填写中,将标准规范与工程资料紧密地结合起来。表格的填写才规范合理。规范用词用语尺度的把握也是一个非常重要的方面。

（三）工程资料管理制度的实施

1、严格按施工资料管理流程管理资料。对施工技术资料(如施工组织设计、施工方案等)在施工单位进行内部审批,手续齐全后进行报审,资料员登记发文记录报建设(监理)单位进行审批形成批复意见,施工单位依据批复意见与技术文件进行技术交底。对形成的技术交底进行统一编号收集归档。然后进入施工质量验收报验流程,施工单位依据图纸、规范、方案、交底等组织施工,然后进行过程质量控制检查、检验。形成相关施工测量记录、施工物资资料、施工记录、施工试验记录等。在自检合格后资料员登记发文记录报建设(监理)单位组织检验批质量验收,形成检验批质量验收记录,合格后施工单位进入下一道工序施工。对返回的报验资料及时对口归档登记,更新目录。

2、相关技术资料的处理流程做到及时准确无误。以设计变更为例,在收到设计变更后首先进行设计变更收文登记,登记后依据变更内容对相关管理人员、分包队进行文件的发放,填写《文件和资料发放登记表》,确保在两天内全部发放完毕,以免造成工程返工,增加成本。其后在施工图纸上进行设计变更修改,修改完成后加盖设计变更修改图章进行标识。对于作废的文件在加盖“作废”印章后统一回收处理。以上工作完成后进行资料统一流水编号归档,更新目录。另设计变更为指导施工的技术性文件,必须在《有效文件控制清单》内给予登记标识。

3、资料的形成可按建设程序、专业、形成单位收集归档,使资料编目、组卷标准化。在档案盒外侧打上资料名称、档案盒号等标签便于查阅,统一流水编号,且不能出现重复现象。同一类文件归入统一的一个档案盒内,每盒内有完整清晰的目录,目录做成电子文档,打印成文,做到条理化、标准化。当有资料归档应及时登记更新目录,做到项目齐全、准确、真实,体现文件的有效性、及时性。

4、工程资料分类、编号标准化,对所有归档资料进行了统一的流水编号,做到查找快捷,使用方便,避免丢失,使资料更具实用性。

5、工作中的协作沟通:为保证资料管理的流畅通顺应定期进行沟通工作。在每周一

晚上的项目部会议中将出现的问题提出,在会上解决,以便进行后继资料管理工作。

6、工程竣工阶段,归档资料的收集整理尤为重要,因为我们日常工作是基础,是为了在工程竣工后向档案管交验合格资料。在整理过程中要特别注意整理资料原件,认真检查资料原件上的签字盖章是否齐全,监理单位监理工程师是否签字和签章,相关人员签字是否合法和合理,使资料做到齐全有效。在资料整理完毕后请当地档案管工作人员到施工现场进行预查,对于提出的问题有针对性的进行整改落实,在基本通过后根据当地档案管理体制规定,向相关单位移交、归档,共记四份。一份移交档案馆,一份移交建设单位,施工单位保留一份,最后一份留作工程“评优、争创”工作使用。（四）对工程资料的自查与他查

项目部相关部门定期进行月度资料自查及公司内部审查,以保证资料的真实性、完整性和准确性。对检查中出现的问题及时整改,并在以后的工作中坚决避免。其次每个季度都有由建设方主持,监理、施工方共同参加的季度劳动竞赛考核,对于内业资料检查进行打分,排列名次,依据名次进行奖励或处罚。最后安监站、质监站等监督职能机构的监督工作也是对资料管理工作的促进和完善,对其提出意见进行认真整改并给予回复。

（五）加强学习,不断总结,自我提高

在竟争如此激烈的今天,尤其是在工程建设领域,业主对工程质量的要求越来越高,这就对我们的工作提出了更高的标准。工程资料也日趋精致,不仅要“实用”,而且要美观,面对如此,我们只有加强学习,接受新鲜事物,不断提高自己的工作能力、业务水平才能迎接新的挑战。在工程施工过程中项目部经常请档案管、质监站专家对技术人员和资料员进行培训、学习和交流,对于遇到的问题及时向专家请教,加强学习,不断总结,从而自我提高。总之,确保工程技术资料的完整性、正确性、系统性及管理的标准化,是非常必要的。相信根据本人以上的总结,施工过程中工程资料的管理会变得更加容易、有序。