办公室接待工作流程.

办公室接待工作流程

一、目的

为保证学院的各项接待工作能够保质保量的有序进行,体现学院的水平,特对学院的有关接待工作做以下规定:

二、流程

1任务确认:在接到相关接待任务的通知后,应仔细了解接待的规模、规格、

时间、具体要求等细节问题,并对一些基本要素进行确认。

2方案制定:在最短时间内根据接待的具体内容做出相应的接待方案,报学院

领导审阅,并根据领导的意见做相应修改,对于一些可能存在变数的地方需要做部分预案以备用。

3提前准备:接待方案经院领导批复同意后,应在规定时间内做好各项准备工

作,如航班查询、制作接机牌、酒店房间预定、餐厅预定、车辆安排、会场安排、横幅制作、席卡制作、礼品购买、接待日程、任务与人员安排等等。

4接待执行:严格按照方案内容执行,遇有临时性改变或发生意外情况时,应

及时向学院领导请示。工作人员应做到仪表端正、和蔼大方、语言表达准确、亲切、服务细致、周到、尽善尽美。

5 小结:每次接待任务完成后,应根据实际情况做出小结,总结经验,弥补不

足,为今后更好的完成接待任务积累经验和培训人员。

三、质量控制

学院领导和具体接待负责同志应加强对整个接待工作质量的监控,及时指出不足的地方,保证接待任务的顺利完成。

四、其它

所有参加接待工作的人员应根据各自的分工做好相应的各项准备工作,包括车辆保修养、原有安排等等,未经院领导同意,不得擅自改变各自所承担的任务。

前期准备

一、接机

1、查询、落实来宾所乘飞机航班、火车班次到达时间;

2、对陌生来宾制作接机、接站牌;

3、提前一个小时通知接机、接站领导和接机、接站车辆司机;

4、提前10-20分钟到达机场或火车站。

二、入住宾馆

1、确定来宾到达时间、人员情况后,第一时间预订宾馆房间。原则上副厅级以上和学院重要贵宾预订套间,其余均预定标间;

2、重要来宾入住前一个小时,酒店门前悬挂欢迎横幅,房间安排水果、鲜花;

3、每天早餐安排院领导陪同;

4、离酒店当日,办公室负责接待工作人员及时办好结帐手续。

三、就餐

1、确定就餐时间、人员、规格后,第一时间预订餐厅包厢;

2、就餐前四个小时,通知到来宾、陪同领导和工作人员;

3、重要就餐一个小时前制作好就餐人员席卡,就餐前一个小时点菜,坚持节约原则。内地来宾不上海鲜,安排地产鱼。

4、就餐前半个小时,烟、酒水到位。

5、落实车辆,就餐前十分钟,除主宾外,所有人员到位(重要就餐安排照相人员;

6、办公室负责接待人员就餐结束前十分钟结帐,并通知司机送客;

7、办公室负责接待人员打包。

四、旅游

1、提前两天制定方案,报院领导审核批准;并送来宾、陪同院领导,发接待工作人员和司机;

2、长途旅游,提前两个小时准备好所需费用,车上饮用水、酒水、水果、雨伞、相机等;

3、提前2-4个小时安排旅游点入住酒店和就餐饭店。

五、送机,送站

1、离阿一天前为来宾购买好机票,并交来宾审验;

2、提前两个小时购买好礼品;

3、送机、送站两个小时前,通知送机、送站院领导和工作人员、司机;

4、提前半个小时到一个小时到达机场或火车站;

5、工作人员办理相关打包、托运手续,并收回来宾电子客票(若机票由学院承担。

六、收尾工作

1、及时核报差旅费;

2、未用完酒水、雨伞等,接待工作人员应及时收回,并交办公室统一保管;

3、完成来宾临行前交办的其它事宜。