公文写作常见错误及指导
公文写作常见错误及指导
公文写作常见错误及指导
【1】常见错误
尽管国务院、国电公司的《公文处理办法》及国家标准《公文格式》对公文的种类、格式、行文规则等都作了明确规定，在我们一
些电力企业尤其是基层部门，写作公文还经常存在各种各样的错误。究其原因，主要有：
①对上述规定、标准不熟悉，也没有好好学习，基本上是个门外汉;
②对最新的规定、标准不了解，仍然沿用旧的、不规范的写法;
③写作态度不够认真，没有严格按照规定、标准的要求去做;
④文字表达能力较差，又没有反复推敲认真修改。明确了错误原因，就可以根据自已的具体情况，有的放矢地加以解决，避免写作
错误的产生。
下面，对公文写作中一些常见错误及其改正办法作一简要介绍：
一、文种不明
即从公文的标题上看不出属于哪种公文。例如“关于接待德国
×××公司总裁访问的事”这一标题，就没有表明是“函”，是
“请示”，还是“通知”;而《国家行政机关公文处理办法》明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。”又如“汇报电力标准化工作”这一
标题，不仅没有文种，连题意也不清。应该根据这份文件的内容与
目的，或者把它改为公文类的“××××(发文单位)关于电力标准
化工作的报告”，或者改为事务类的“××××(发文单位)电力标
准化工作总结”。
二、生造文种
一种情况是把性质、用法不同的文种混为一体，拼凑在一起，不伦不类，例如“关于×××的请示报告”;另一种情况是把某些事务
文书或规章制度类文书当作机关公文那样直接行文，例如把“计划”、“安排”、“总结”、“制度”、“细则”等直接作为公文
印发。
第一种情况容易改正，只要根据公文内容确定一个文种，把另一个删去即可。第二种情况则应这样处理：如果这些事务类、规章制
度类文书要像正式公文那样行文，下行的可以采用“通知”文种，
用以下方式行文：
(1)规章制度类文书以“印发”形式行文。如××省电力有限公
司《关于印发〈××省电力有限公司公文处理规则〉的通知》，把
发布的规则作为通知的附件，一起行文。(又，《国家电力公司公文
处理办法》第十六条规定：“公司内部规章制度，以‘国电内规’
字号印发，由法律事务部审核编号。”据此，规章制度类文书也可
以不用“通知”文种而直接行文，但字号及审核编号部门应按规定。)
(2)事务文书以“转发”或“批转”的形式行文(上级、同级或不相隶属单位的用“转发”，下级单位上报的则用“批转”)。如《关
于转发××电业局1999年工作计划的通知》，将《1999年工作计划》作为通知的附件行文。
如果是上行公文，可用“报告”行文，把要报送的事务文书、规章制度类文书作为附件。
三、错用文种
错用文种的情况更为常见，大致有以下几种：
(1)把“请示”误为“报告”。例如《关于××电厂国有资产评
估立项的报告》，其内容是申请对现有国有资产进行评估立项，应
使用“请示”，却误用为“报告”。
(2)滥用“通知”。即把本该用“决定”、“规定”、“办法”、“通报”的误为“通知”。
(3)滥用“请示”。有些单位向同级单位或者有关业务部门提出
某些请求批准或办理的事项时，不用本该使用的平行文种“函”，
特地用“请示”这一上行文种，认为这样做是尊重对方，好办事。
这种做法破坏了行文规则，必须改正。
(4)“批复”误用为“通知”或“函”。对下级的“请示”，必
须用“批复”这一文种作答复，但有的公文却写成《关于批复
××××的通知(或函)》，应改为《关于××××的批复》。
(5)“函”误用为“批复”。某些业务主管部门在答复不相隶属
单位请求审批的有关事项时，本该用平行文“函”，却写成《关于
×××(单位)×××(事项)的批复》。
(6)误用处分事项公文文种。“决定”和“通报”均可用于处分
事项。处分“决定”是行政处分的正式文件，要装入被处分人的档案;批评性“通报”主要起教育警醒作用，不装入档案。批评性“通报”可以带附件(即关于事件或事故的调查报告)，处分“决定”不
能带。处分“决定”一般让有关人员知晓即可;批评性“通报”要发
送到下属各单位，甚至要抄送有关的不相隶属的单位。因此，应该
根据处分事项具体情况正确选用，以避免误用文种。
四、越级行文
《国家行政机关公文处理办法》规定：“一般不得越级请示和报告”。因此，除了特别紧急的情况，上行文都应按隶属关系向上一
级机关(单位)行文，逐级上报。即使因特珠情况必须越级行文，也
应同时抄送被越过的上级机关(单位)。但是在有些基层单位，所写
的公文还经常出现越级上报的问题，必须坚决纠正。
五、格式不全
公文格式中规定的各个组成部分，有许多是每一份公文都不可缺少的要素。如果在某一份公文的具体写作中，该标识的要素没有标识，就是格式不全(如缺少发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、附件、成文日期、主题词等)。纠正这类错误的唯一办法
就是认真检查，看到底有哪些部分该写而没写，然后将残缺的部分
补写上去。
六、发文字号混乱
发文字号应当包括发文机关(单位)代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入;序
号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。发文字号混乱的表
现主要有：项目不完整;年份用中文数码标识或只标两位数，不用六
角括号而用圆括号“()”、方括号“[]”括入;序号加“第”字或编
虚位。对这类错误，要根据具体情况一一改正。
七、标题不准确
具体表现在：公文标题没有准确简要地概括公文的主要内容，有时甚至题不对文;标题太长，甚至超过了50字;有的则过简，致使题
意不清;标题中随意使用标点符号，而实际上按规定“公文标题中除
法规、规章加书名号外，一般不用标点符号”;长标题的排布不合理
不美观，没有做到回行时词意完整，排列对称，间距恰当。所有这
些公文写作中常见的标题方面错误，必须根据规范要求予以改正。
八、主送单位不规范
主送单位应当使用全称或者规范化简称、统称，左侧顶格标起;
若主送单位较多，标到行末后回行也应顶格;各单位名称中间用顿号，最后—个单位名称后标全角冒号;若涉及多方面机关单位，同级的按党、政、军、群的顺序排列。公文写作中主送单位标识上的错误主
要有：单位名称不规范;各单位排列顺序混乱;多行排列时在单位名
称处断开，而不是书写至行末才回行;回行不顶格。对这些错误的标
识方法，应注意纠正。
九、抄送单位不规范
抄送单位的名称及多单位排列顺序与主送单位相同，这两方面的错误与改正方法也同上所述。但标识时应左空1字，回行时要与冒
号后的抄送单位(即空4字而非空1字处)对齐，各单位间用逗号隔开，最后一个单位后标句号。这四点不同于主送单位的标识方法，
常见的标识错误也往往在此，应予改正。此外，不少单位的公文仍
沿用过去的“对上用‘抄报’，对下用‘抄送’”的标识法，这也
是不规范的，须统一改为“抄送”。
十、成文日期不规范
最常见的错误有：用阿拉伯数码标识，“o”误标为“0”或“零”，年份不用全称，标识位置不规范等等。应根据《国家行政
机关公文格式》(见本书附录三)的相关规定认真改正。
十一、序号、数字、计量单位不规范
公文中的序号按规定分四个层次[“一”、“(一)”、“1.”、“(1)”]，若层次较少可省略“(一)”而直接用“1.”作为第二层次。公文中的数字，除成文日期外一般要用阿拉伯数码标识(详见本
书附录三、附录八两个国家标准)。公文中要使用法定计量单位，计
量单位名称原则上采用中文，且全文前后要统一。所有这些规定，
许多基层单位制发的公文都施行得不够好，应引起重视，以规范公
文写作。
【2】指导
公文写作:材料可靠情况确实公文的材料包括形成公文主旨和表
达主旨所依据的事实现象、统计数字、政策法规、上级精神等等。
公文材料不同于文学作品的素材和题材，也与一般新闻体、史传体
或说明体、议论体等实用文章不同，它的范围要广泛一些。概而言之，公文材料的范围主要包括两个方面：精神依据和事实情况。
精神依据是指党和国家的路线、方针，国家的法律、法规，上级领导机关所颁布的相关政策、规定以及其他有关的文件精神。
事实情况包括直接发生的和间接转引的。公文中所反映的情况主要指直接发生的、发现的、总结概括的事实情况，即本地区、本部门、本单位遇到的问题、发生的事情(过程、动向)、工作的进程(作法、经验)种种。它在公文里表现为具体事例、现象概括、数字统计
等形式。这种直接发生的事实情况，是第一手材料。此外，公文的
事实情况里也包括间接转引来的事例、概述、数字、经验、成果等。
无论哪一类材料，都要求做到真实、准确、可靠。“情况确实”，是写好公文的基本要求。这在新旧两个《办法》中是一致的。为了
做到材料可靠、情况确实，我们在材料准备上一般要抓好四个环节
的工作：占有、筛选、核实、加工。
(一)详尽占有材料
写好公文必须详尽地占有材料。材料是形成观点的基础，事实、数字，这都是公文表达出来的“干货”，当然十分重要。“譬如大
匠操斤，无土木材料，纵有成风尽垩手段，何处设施?”(清·刘大：《论文偶记》)写公文如巧匠有具有禾无材无料也做不成东西。以上
是从形成与表达两方面说的。
所谓详尽地占有材料，一是要“尽”，就是尽可能广泛地占有材料，“贪多务得”、“竭泽而渔”、“韩信将兵，多多益善”;二是
要“详”，就是详细具体。一件事情的起因、过程、结果、多种因
素的干扰、正反影响效果;一件工作的动因、背景;一个问题的正反
观点、来龙去脉，都要尽可能详细具体地占有，写出来的才有说服力。
占有材料，就公文写作而言，有三条途径：
1.平时积累，就是积学储材。平素注意学习、观察积累，用时才能厚积薄发。古人所谓“积学”，指的就是这个道理。“得之在俄顷，积之在平日”(清·袁守定：《占毕丛谈》;“占”，看;“毕”，简册)，说的是一个道理。平时学习、观察积累丰富，知识面广，写
作时其构思就容易触类旁通、思路开阔，择优而用，妙绪泉涌。
2.受领任务后，查阅文件，搜集资料。这样得来的材料，就是间接材料。搜集资料时应注意与撰写任务、与公文主旨的相关性，也
就是说，要有一定的方向、范围。操作方法是首先学习相关的中央
文件，进一步领会精神实质，然后查阅上级领导机关所颁布的相关
政策、规定，最后翻阅手册、年鉴等工具书及报刊、杂志上相关的
情况报道和国内外研究成果。这一过程中，始终应注意查阅、收集
围绕本单位工作的各项统计数字以及信息、简报、总结、报告、会
议纪要等相关资料，做到：上下通达，全局了然于胸，命笔瞻前顾后。
3.构思之前，实地调查，掌握第一手情况。这是最重要的一步。一般情况，也要调查了解，不仅可以核实已掌握的材料，而且可以
发现新问题、新经验、新动向;重点情况，尤其要进行深入的调查研究。实践证明，组织召开座谈会、调查会是一种快捷而有效的方法。如果发现实际调查的情况与撰写者已经掌握的情况有出入，可以修正;出入较大，要尊重实际。即使发现实际情况与领导意图相抵触，
也要尊重客观实际，采用恰当的方法，妥善协调。这是唯物主义者
应有的态度，也是党性的表现。
(二)严格筛选材料
调查、搜集、积累而来的材料，不是堆砌在写字台上，而是要不断地分类整理，分析研究，爬梳剔抉，进行筛选。筛选材料，贵在
一个“严”字，重在一个“新”字。主要是根据以下三个标准：
1.材料的相关性
这是以写作要表现的主旨，即写作意图和逐步形成的观点为依据来区别对待不同材料的。与公文主旨有关联的材料，取;无关的材料，舍。在已经选取的材料中进一步筛选：与表现主旨、说明观点十分
有力、紧密相关的材料，要详，要具体、充分;与表现主旨、说明观
点虽有关系、必不可少，但是关系又比较一般的材料，要略，要概括。有的论者提出“实则详，虚则略;新则详，旧则略;特点详，一
般略”;或主张“重则详，轻则略;近则详，远则略;点则详，面测略”。这些来自实践经验的认识，是颇有见地的。材料的取舍、详略，对于公文构思十分重要。不经过这一步，就很难搭起架子。
2.材料的典型性
这是要求筛选出最有代表性的材料来表现主旨，说明观点。典型一词，在不同领域里有不同的含义，在公文写作中就是指代表性强。一份材料，它在自身所属的某一类事物中，最能体现该类事物的总
体本质特征，并且预示着该类事物总体的发展方向，那么这份材料
就是典型性强、最有代表性的材料。只有筛选出典型性的材料，使
用最有代表性的材料，才能使公文的观点鲜明，主旨突出，增强内
在的说服力。所以，筛选典型性强的材料对于构思公文十分重要，
它可以使公文的文稿在下笔之初就标定出质量的较高起点。所谓“七分材料三分写”，指的就是材料的质量对于整篇公文质量的重要作用和影响。