K3系统操作管理程序

□急机密□机密■一般□最速件□速件■一般文件编号：OP-03-044

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明确各相关部门在K3系统管理中的职责，规范K3数据模块的录入、使用、变更、维护等管理与维护要求。

2 范围

公司使用K3数据系统的各部门。

3 职责

3.1 工程部：生产数据模块的管理和维护，包括生产物料、BOM、物料替代、工程变更数据

录入和修订。

3.2 PMC部:生产计划和生产任务模块的管理和维护，包括采购申请单、生产计划、生产任

务单的录入及审核和存货总量的控制，跟进采购申请单与生产任务单的完成情况，提出生产任务单分析表。

3.3 采购部：采购模块的管理与维护，包括采购订单的录入、审核及修改，采购发票的录

入，跟进采购订单的完成情况，跟进进料不良材料的处理进度。

3.4 货仓部:仓库模块的管理与维护，包括存货入出单据的录入，安全库存数量的修改，仓

管员与K3数据员及时核对手工账与实物的一致性。

3.5 商务部:销售模块的管理与维护,包括客户信息的录入,《销售发票》的录入,根据客户

订单录入《销售订单》。

3.6财务部：财务存货核算、成本模块与财务现金、固定资产、AP、AR总账模块的管理与

维护，包括检查存货科目、销售收入科目、销售成本科目、成本项目；录入红单单价与其他费用，《采购发票》、《销售发票》审核，所有存货单据的最终审核；进行准确的成本核算；财务报表制作，K3结账。

3.7 人事行政部(IT):负责K3硬件、软件的维护管理，K3操作的培训，权限设置及管理。

4 作业程序

4．1 生产数据模块的管理和维护

4.1.1 工程部BOM录入员首先根据商务部提供的物料清单,严格按《物料编码规则》编

□急机密□机密■一般□最速件□速件■一般文件编号：OP-03-044制物料编码,在K3中录入物料数据。商务部在接收到客户提供的物料清单时,应

先确认物料清单的准确性后及时交给工程部录入员。物料录入、修订、删除和

维护的K3具体操作请参见《物料管理操作指导书》,录入物料时应确认物料属

性、库龄管理情况。

4.1.2工程部BOM录入员根据商务部提供的物料清单,在物料数据录入后，进行K3的

产品BOM录入;BOM的录入、修订、引入引出和维护的K3具体操作请参见

《BOM管理操作指导书》。

4.1.3 当商务部收到客户的工程变更单时,要及时将客户的工程变更单转交到工程

部；工程部BOM录入员根据客户的工程变更单，及时在K3中修订对应的物料

数据和BOM数据；同时发出相应的ECN变更通知单给到相关部门责任人签署。

物料或BOM的工程变更的K3具体操作请参见《工程变更管理操作指导书》。

4.1.4 客户物料清单有物料替代要求时,工程部BOM录入员按要求录入物料替代数据,

物料替代的K3具体操作请参见《物料替代操作指导书》

4.1.5 物料、BOM和变更的录入必须经工程部经理审核后才能发出。物料和BOM必

须在商务部给出客户物料清单之日起二个工作日之内录入、审核完成。生产数据

管理具体作业流程见《生产数据流程图》。

4．2 销售订单处理模块管理与维护

4.2.1 商务部接到客户订单,按要求对订单确认审核和批准后，由商务部安排人员将销

售订单录入K3，财务部审核商务部录入K3后的销售订单；销售订单处理的K3具体

操作请参见《销售管理操作指导书》。

4.3生产计划和生产任务模块的管理和维护

4.3.1 PMC人员根据商务部录入K3的客户销售订单，在K3的物料需求计划模块中

计算产品的物料需求，进行生产物料需求计划操作时，应对公司的成品库存、

物料库存情况和物料的替代要求等进行仔细准确的确认后，MRP运算后出采购

申请单。生产计划模块的K3具体操作和维护请参见《MRP运算步骤操作指导

书》、《MRP运算结果维护操作指导书》等生产计划模块操作指导书。

4.3.2根据MRP物料需求运算结果，PMC人员录入《采购申请单》。《采购申请单》的

K3具体录入、修订、删除操作和维护请参见《采购申请单操作指导书》。采购

申请单必须经PMC经理审核，主管副总批准后才能下发。采购申请单发出后

□急机密□机密■一般□最速件□速件■一般文件编号：OP-03-044 PMC应跟进物料的采购交货时间与数量,必要时对生产任务单进行调整。

4.3.3 PMC在收到客户的销售订单后,查询公司库存品的情况,在K3中录制生产任务

单。生产任务模块的K3具体操作与维护请参见《生产任务单操作指导书》。

4.3.4PMC必须确认每一生产任务单K3中的投料单，当发现投料单有误时及

时修订，投料单的K3变更操作请参见《投料单变更方法》。

4.3.5 PMC充分利用K3,监控产品、物料存货总量的管理；跟进与协调处理生产不良

品、积压物料的处理情况。在《生产任务单》完成后,根据生产部提供的生产

日报表提出生产任务单分析表在次月3日之前交财务部存档。

4.3.6因为客户销售订单变更、供应商原因、工作失误等因素需对生产计划、采购申

请单、生产任务单进行修订，应及时对K3、其他资料进行更改，并发出书面

的更改通知单，审核后应通知并发送到相关部门。跟进更改后的执行情况。

4．4采购模块的管理与维护

4.4.1 采购部根据PMC下达的《采购申请单》展开《采购订单》的录入工作；《采购订单》

经审核批准后，按PMC要求的时间及时下达到供应商。采购部必须跟进采购订

单的采购入库、材料不良仓的来料不良处理情况。采购订单的K3具体操作请参

见《采购订单操作指导书》。

4.4.2对需取消的采购订单或需修订的采购订单要填写《采购订单变更单》交财务，财务

记录后交IT部门变更K3，并立即通知供应商进行相应的变更。

4.4.3采购人员根据《外购入库单》下推《采购发票》，由采购员各自负责下推自己购买的

物料的《采购发票》的录入，《采购发票》的K3具体操作请参见《应付账款管理

操作指导书》。

4．5仓库模块的管理与维护

4.5.1 货仓依据《采购订单》、销售订单收发物料或产品，并填写相对应的单据，单据当

天交给数据员录入K3。物料和产品收发的具体操作和维护请参见《仓库作业指导

书》和《产品入库作业指导书》。

4.5.2 仓库通过盘点等方式，每月应定期核对K3帐与实物是否一致，如有差异应马上

调查、更正、报告。盘点的K3具体操作请参见《盘点作业指导书》。为确保帐与实

物相符，仓管还必须建立《物料卡》记录，存货的收发记录; 仓管与K3数据员及时

核对手工帐与实物的抑制性。

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4.6销售出库的管理与维护

4.6.1销售订单的成品完工入库后销售由商务部开出,仓库根据《发货通知单》出货给客

户, K3数据员在K3中录入《销售出库单》;商务部根据财务部审核的《销售出库单》，

在K3中录入《销售发票》。产品的出库销售的K3具体操作请参见《销售管理作业

指导书》。

4.6.2商务部应每月5日报出销售订单完成情况分析表后交财务部、总经理，根据市场

行情对已下达但销售情况不好的销售订单及时变更，并对已采购未生产物料、已

生产完成入库的未销售成品提出处理方案报总经理批准后执行，并将总经理批准

后的方案交财务部备案。

4.7 财务存货核算及成本模块管理与维护

4.7.1 财务人员在K3中录入红单中的单价及其他费用（如加工费、生产损耗金额、生产

维修金额）等, 并在K3中进行材料的入库出库和成品入库出库等的成本核算以及

分析成本计算单。K3中的具体操作与维护请参见《成本结算作业指导书》、《

应付账款管理作业指导书》和《应收账款管理作业指导书》。

4.7.2 财务部每月组织一次对存货的盘点，盘点方式为A类料100%盘点，B类料抽盘

50%，C类物料抽盘10%，财务人员应定期检查K3中存货科目、销售收入科目、

销售成本科目、成本项目, 发现问题及时提出。

4.8 财务现金、固定资产、AP、AR总账的管理与维护

4.8.1 《采购发票》、《销售发票》录入后由财务人员审核，财务人员负责录入所有

收付款凭证、总账凭证，在K3中进行现金对账和总账对账操作；及时完成总账

报表（快报）。财务现金、固定资产、AP、AR总账K3中的具体操作与维护请参

见《现金管理作业指导书》、《总账管理作业指导书》。

4.9 K3系统的管理维护与监督检查

4.9.1使用K3系统的部门应明确K3操作的具体人员,各部门申请人应填写《K3权限申请单》

部门经理签字后交网管，网管必须先对申请人进行相关操作的培训，财务人员培训

由财务部负责，并引导申请人到公司之前发放的《K3作业指导书》存放的公共文件

夹上查询申请人所需的作业指导书。

4.9.2负责培训的网管必须对申请人进行测试，申请人测试合格后网管才能开通申请人的

K3权限。

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4.9.3对于已变换工作岗位、办理离职手续的原K3操作员，应及时变更、禁用K3操作权限，

网管应每月5日报出K3操作人员清单交各部门经理、财务经理确认。

4.9.4 对于K3设置的任何修订,必须在修订前填写《K3设置变更表》交对应变更模块的部

门经理及财务经理、总经理（或代理人）签字审批后执行，并及时通知相关部门。

4.9.5 K3的监督检查由财务部负责,每月发现一次未按规定操作提出警告; 每月发现二次

未按规定操作的通报批评; 每月发现三次未按规定操作对责任人及审核人罚款50

元。

5. 相关文件

5．1 《物料编码规范》

5．2 《K3相关模块操作业指导书》

6. 相关记录

6.1 采购申请单

6.2 采购订单

6.3 销售订单

6.4 生产任务单