高校学籍管理信息系统

高校学籍信息管理系统的开发开用了结构化的开发方法，它要求信息系统的开发必须具备以下几个步骤：系统规划、系统分析、系统设计、系统实施、系统运行与维护。系统规划

高校学籍信息管理系统作为高校教务管理中重要的一项工作，面对越来越高的管理需求，管理部门必须对复杂繁多的数据进行整理，对学生和教师的需求做出迅速、准确、可靠的反应，使整个学校的教务管理工作规范化、合理化、科学化、整体化。（信息需求）

为了充分利用学校目前的网络条件及信息资源，节约有限的资金和人力，为了解决现行高校学籍信息管理系统中存在的问题，最重要的是为了提高学校的管理水平，我们需要在现有系统的基础上，开发出功能齐全的新系统。（开发请求）

现行系统初步调查

经过初步调查，我们发现现行系统中教务处和学生处共同完成学生学籍信息的管理工作。

教务处是负责组织全校教学管理工作的职能部门，其主要职责是：

（1）拟定全校教学工作计划，制定教学管理方面的规章制度并组织实施及监督检查；

（2）制定全校的开课计划，制定课程表和考试日程

表；

（3）组织开展各项教学研究试验工作，抓好教学经验的总结和交流；（4）最主要的负责全校学生的学籍管理工作，其中又包括新生入学后的注册、学生成绩考核与记载、课程信息的安排、学位证书核发等职责。

而学生处的主要职责为：

（1）负责新生的录取；

（2）负责学生信息及对学生的教育工作；

（2）负责全校毕业生的就业管理工作。其中，学生基本信息的管理、学生奖惩信息的管理、学生

异动信息的管理以及毕业生信息的管理等职责

是学生处的主要工作。

现行的高校学籍信息管理系统存在一些问题：

（1）仅仅能把文本、表格等纸介质的信息输入计算机中，但仍然没有完全实现学籍信息管理的科学化、规范化，而且处理速度较慢，影响了教学工作的开展，难以进行有效的信息反馈。[12]

（3）学校领导对整个学校的学生信息不能得到及时的反馈，因此不能适时的指导教学工作，以至

于影响了整体的教学质量。

（4）由于部门之间的信息交流较少，信息传输渠道单一，因此不利于学籍信息的共享和协调工

作。

由此可见，由于信息量的增加，现有学籍信息管理系统已经不能满足要求，而且随着管理信息化的发展，教务处和学生处对信息的共享要求更高，因此，为了解决现有系统带来的困难，为了使学生学籍管理工作科学化、规范化、程序化，为了提高信息处理的速度和正确性，为了使学校的信息流程和流向清晰

化、合理化，更为了使各部门第一时间把握学生信

息，提高整体教学水平，建立一个新的高校学籍信息管理系统是十分必要的。

系统开发的目标

我们采用结构化开发方法来开发高校学籍信息管理系统，主要目标是使系统具有数据录入、删除、修改、查询和打印等功能，不仅要着眼于学校的管理工作，而且要兼顾各部门要求，方便学生、教师对学籍信息的查询，为用人单位提供完整的毕业生信息，最重要的是能使学籍信息与学校中的其它信息实现高度共享功能。

其主要目标如下：

（1）提高学籍管理的自动化、现代化水平，按照管理信息系统开发原理与方法，采用计算机代替手工劳动，规范学籍管理的操作全过程。

（2）提高整体服务水平，相关班主任可以从系统中取得及时而且正确的学生学籍管理数据，并可以迅速而有效地进行信息交流与共享，从而掌握学校的学生各种情况，为校领导做出适合学生全面素质发展的指导策略提供有力的支持。

（3）提高管理工作的效率，方便学生对自己在校期间的情况进行查询。

可行性分析

在确定了系统的开发目标后，这时，就需要仔细分析该系统的开发是否可行，并对目标系统进行可行性分析。可行性分析的目的是用最小的代价在尽可能短的时间内确定问题是否能够解决。经过对开发新系统的硬件可行性、软件可行性、经济可行性和技术可行性的研究，最后得出结论：开发新系统是完全可行的。

1.技术可行性

因为各大高校在现阶段几乎都能达到拥有数百台电脑和至少两台主机的条件，而且现行的系统都能运行WINDOWS 98及其以上的版本，同时支持多种软件的运行，

并且各大高校都有许多专业的计算机技术人员，所以可见，本系统的设计与开发可以满足在硬件、软件和技术人员上的条件要求。

本系统使用了Visual Basic 6.0作为系统开发的环境，它作为一种现代的编程语言，提供了完善的指令控制语句、类与对象的支持及丰富的数据类型，给开发高性能系统提供了保障，即满足用户的要求，又保证了代码模块化的要求。综上所述，本系统的设计与开发在技术上是可行的。

2.经济可行性

（1）资金可行性

目前，计算机的价格已经大幅下降，使其性价比已经达到非常高，而且每个高校都能保证有几个条件良好的机房，不用额外花费在机房的建设上，在维护和保养方面也不需花费大量的资金。更重要的是本系统的开发，为学校的工作效率带来了一个质的飞跃，不仅节省了大量的人员费用，而且避免了许多不必要的耗费。本系统的开发，为高校的工作效率带来了一个质的飞跃，为此主要表现有以下几个方面：

第一，本系统的开发可以代替人工进行许多繁杂的劳动；

第二，本系统的开发可以节省许多资源；

第三，本系统的开发可以大大的提高学校的工作效率；

第四，本系统可以保证信息资源的更加安全。

（2）经济合理性

我们所开发的高校学籍信息管理系统，除了给学校带来了一些直接经济效益外，还带来了许多间接效益，具体表现如下：

第一，扩大了高校进行学籍信息管理的功能；

第二，提供了比以前更准确、更及时、更清晰的学生信息；

第三，提高了学校整体的工作效率；

第四，减少了人员费用；

3.运行可行性

本系统为一个高校学籍信息管理系统，由于学校的硬件条件和软件条件都能够满足，因此，本系统在运行上是可行的

4.法律可行性

本系统是专为高校学籍信息管理系统而设计的，在整个开发过程中没有涉及与法律不符的方面，而且只有输入正确的用户名和密码，才允许进行数据的录入、查询、修

改等操作，充分保证了系统性能的保密性，由此可见，本系统在法律上是可行的。

2.2 系统分析

结构化系统分析主要是在充分认识原信息系统的基础上，通过详细调查、问题识别、系统化分析，最后完成新系统得逻辑模型设计。[13]在详细调查阶段，我们通过查阅资料和访问等调查方法，收集了大量的资料，充分了解了现行高校学籍信息管理系统的现状以及其存在的问题，为下一步的工作奠定了一定的基础。

2.2.1 详细调查

1.组织结构调查

多数高校都有一定的组织部门，这些部门之间存在着隶属关系或管理与被管理的关系，经过调查，我们将原系统的组织结构图如图2.1：

图2.1 组织结构图

在高校中，校长负责管理教务处、学生处、研究生处以及财务处等组织部门，其中教务处和学生处主要负责管理学生信息和成绩信息，通过这两个处的分工与合作，可以实现学生学籍信息的共享，方便教师和学生的查询，大大提高了教务管理工作的效率。

2.管理功能结构图

为了实现高校学籍信息管理系统的开发目标，该系统必须具有以下各种功能：系统管理、学生基本信息管理、学生成绩管理、奖惩管理、异动管理和毕业生信息管理。在详细调查中，我们可以用管理功能层次图来描述从系统目标到各项功能的层次关系，如图2.2所示：

图2.2 高校学籍信息管理系统的功能结构图

通过高校学籍信息管理系统的功能结构图，可以清楚地看到每个管理模块的基本功能，下面详细的描述学籍信息管理系统中每个模块主要完成的管理功能：

（1）学生基本信息管理模块主要包括以下功能：学生的基本信息的管理，如学生报到注册后的学号、姓名、性别、出生日期、政治面貌、家庭住址和备注等情况的信息，这个模块可以进行信息的添加、修改、查询等操作。

（2）学生成绩信息管理模块主要包括以下功能：学生各学期的成绩录入、成绩修改、成绩查询和成绩的统计与分析。提供多方面的查询，并能生成成绩信息表，为奖惩管理模块和异动管理模块提供简明清楚的数据信息。

（3）奖惩管理模块主要包括以下功能：根据学生的成绩判断出学生在校期间所获得的各种奖励或者所受的各种处罚记录，并提供查询功能。

（4）异动管理模块主要包括以下功能：学生在校期间的休学、留级、退学等学籍变动信息的录入，并提供修改和查询功能。

（5）毕业生信息管理模块主要包括：毕业生的相关信息的登记、学生毕业后的工作单位等信息的查询功能。

3.业务流程图

高校学籍信息管理系统的业务流程图就是运用一些规定的符号和连线，在功能结构分析的基础上，将业务处理过程中的每一步骤用一个完整地图表示出来，它描述了高校学籍信息管理系统内各组织机构之间的业务处理过程及其之间的关系。通过对高校现有学籍信息管理系统的详细调查和资料总结，我们将现行系统的业务实际处理过程反映在如图2.3的业务流程图中：

图2.3 现行系统的业务流程图

在现行系统的业务流程图中，我们可以清楚地看到高校学籍系统首先可以进行学生基本信息的管理，学生成绩的管理，奖惩的判定，异动的判定，毕业生信息的管理几个业务处理步骤，并且依次生成相应的报表，最后，这些报表经过汇总，生成我们所需要的学籍表。

4.收集资料的总结

在本系统得调查中，我们收集了大量的数据载体和数据调查表，这些原始资料基本上是由每个调查人员按组织结构或业务处理过程收集的，这些资料局部的反映了管理业务对数据的需求和对现有数据的管理状况。在详细调查阶段，我们需要对这些数据资料加以汇总、整理和分析，使之协调一直，为以后的各子系统的调用和数据共享奠定基础。

我们调查的高校学籍信息管理系统包括：学生的档案信息表、学生的成绩报表、学生的奖惩记录、记录学生异动的文件以及毕业生就业状况的报表，这些上报的报表，经过业务处理，最后汇总产生了学籍报表。经过检查，这些数据没有遗漏，则可以进行数据流程分析。

5.数据流程图

根据对现行学籍管理系统的业务流程的分析，我们可以看出，高校学籍信息管理是一项十分严肃而复杂的工作，一个较好的学籍管理系统应是一个操作简单、稳定安全、易于维护的一个系统，它要记录学生从入学到学生离校整个在校期间的情况，而且在学生毕业时把学生情况提供给用人单位。因此，从系统的科学性、管理的合理性、实际运动的可行性角度出发，按照业务流程图理出的业务流程顺序，将每一个信息处理功能及其彼此之间的联系自顶向下逐层分解，绘制出合理的数据流程图。

本系统每个模块有不同作用，下面列出每层的数据流程图（顶层数据流程图见图2.4）：

图2.4 高校学籍信息管理系统顶层数据流程图

高校学籍信息管理系统的顶层数据流程图描述了系统的轮廓、范围，它是我们分析该系统的出发点，并为我们明确了系统的边界，标出了最主要的外部实体和数据流。本系统的外部实体分别为：用户、学生、用人单位。数据

流有：学生信息流、成绩信息报表、学籍信息流和毕业生信息报表。还有一些外部实体和数据流没有表示出来，但是随着数据流程图的展开，会逐渐增加。

为了能进一步的说明系统中各子系统之间的关系，我们对顶层数据流程图作了进一步的分解和细化，得到该系统的一层数据流程图，如图2.5所示：

图2.5 高校学籍信息管理系统一层数据流程图

从一层数据流程图中看出，学籍信息管理包括学生基本信息管理、学生成绩管理、奖惩管理、异动管理和毕业生信息管理。每个管理功能后又生成相应的存储报表，这些报表汇总在一起，生成我们想要的学籍表。该层数据流程图中新增了教师这个实体。

详细分析阶段的任务是确定现行系统的业务流程和数据流程，而系统化分析阶段的任务是在详细分析的基础上，发现现行系统中存在的问题，对其进行改进，从而开发出最终需要的新系统。

经过多方面的了解和调查后，基本了解了高校学籍信息管理系统的功能需求，新系统必须具有以下功能：（1）系统验证功能：当用户要登录系统，必须通过系统的权限验证。当通过验证时，可进入系统完成随后的操作；当不通过验证则需要再次登录验证。但是，超过三次验证，仍然不正确，系统则自动退出登录。

（2）数据添加功能：对于一个新生，系统必须具有新生基本信息的登记，每学期也要对学生的考试成绩、奖惩信息和异动信息进行必要的录入。

（3）数据修改功能：当上述资料发生变化或有错误信息输入时，能够及时对数据进行修改和补充。

（4）数据查询功能：该系统的主要功能之一，即根据用户提供的相关信息，能够及时查询出对应的学生学籍信息，即使只知道其中某一关键域，也可准确的查找到相关的学生学籍信息。而且系统应该提供多种查询方法和途径，以满足用户的不同需求。

通过对现行系统的详细调查，我们发现现有高校的学籍信息管理系统存在一些问题：

（1）在图2.3（现行系统的业务流程图）中，没有登陆验证步骤，使得系统的安全性和信息的保密性实效。

（2）在图2.3（现行系统的业务流程图）中存在业务处理过程不合理的情况，奖惩信息应该根据学生成绩来进行管理，异动管理也应在学生信息和成绩信息共同分析后进行操作。

（3）在图2.3（现行系统的业务流程图）中，没有提供对学籍表的查询功能。

（4）在图2.5（现行系统的一层DFD）中，也存在数据流处理不合理的情况。

（5）在图2.5（现行系统的一层DFD）中，依次生成多个数据存储报表，是不必要的冗余，因为这些信息都要汇总与学籍表，没有必要另外产生存储报表。

为了在新系统的建设中，对以上问题予以克服和改进，我们将在原系统的基础上，开发出比原系统更合理、效率更高的新系统。

1.新系统的业务流程图（见图

2.8）

图2.8 新系统的业务流程图

在新的业务流程图中，系统登录验证和查询等部分都由计算机软件系统来完成，而数据的添加和修改几个部分，都由用户配合新系统来完成。

2.新系统的数据流程图（顶层图见图2.9，一层图见图2.10）：

图2.9 新系统的顶层数据流程图

图2.10 新系统的一层数据流程图

从新系统的数据流程图中可以看出，异动管理是在学生基本信息管理和学生成绩管理的基础上完成的，奖惩管理也是根据学生成绩管理而处理的，毕业生信息管理直接调用学生基本信息管理中的数据，这些处理操作都比原系统中的操作节省了大量的人力和物力。

2.3 系统设计

信息系统设计阶段的主要任务是从信息系统的总体目标出发，根据系统分析阶段的报告，考虑到经济、技术和运行环境等方面的条件，使用结构化的系统设计方法开发出合理的高校学籍信息管理系统。

2.3.1 系统总体结构设计

高校学籍信息管理系统的总体结构示意图如图2.12所示：

图2.12 高校学籍信息管理系统总体结构示意图

2.3.2 代码设计

1.代码设计的目的

代码就是用数字、字母、符号等来代表客观存在的实体及其属性，代码设计的目的是为了方便计算机的处理，便于进行信息的分类、存储、校对、统计和检索，从而使整个学生学籍管理系统正常运行。[15]在该学生学籍管理系统中，要涉及到学生学号和课程编号等代码的设计。为了简化该系统的管理和维护，及时进行学生信息和成绩信息的更新，把学生学号和课程编号等作为代码对象，从而避免了二义性、保证了编码的规范化和标准化。

2.代码设计的原则

我们在设计代码时遵循以下原则：唯一确定性、合理性、规范性、可扩充性、适用性、简洁性和系统性。

3.编码方式

对于学号的编码，使用了数字型的层次代码，可以唯一的标识每个学生，避免了二义性。对于课程编号的编码，使用了数字字母混合型的层次码，使考试成绩的相关信息便于管理，易于更新。同时，把成绩按不同的分值进行分类，以不同的字母代表不同的类别，极大地方便了查询，减少了人工处理的繁琐工作。总而言之，代码设计使高校学籍信息的管理更科学，操作更简单，查看更方便。

我们所开发的高校学籍信息系统的代码设计如下所示：

2.3.3 输出设计

1.输出内容

因为输出设计的出发点是必须保证系统输出的信息能够方便的为用户所使用，能够为用户的管理活动提供及时、准确、全面、有效的信息服务，所以我们在进行输出内容的设计时充分考虑到使用目的、输出速度和输出数量等要求，把输出项目规定为学生学籍表、学生信息表、成绩信息表、奖惩信息表、异动信息表和毕业生信息表。

2.输出方式

常用的输出设备有显示终端、打印机、磁带机和绘图仪等设备，常用的输出介质有纸张、磁盘、磁带、光盘和多媒体介质等，因为考虑到我们多开发系统的现状和用户的要求，我们选择以输出显示的打印报表为主，以存入文档等形式为辅。

3.输出格式

因为提供给用户的信息都要进行格式的设计，所以要保证输出格式的清晰、美观、易于阅读和理解。我们所开发的高校学籍信息管理系统采用的输出格式主要为：打印报表、存储文档和图形说明等。

2.3.4 输入设计

1.输入内容

本系统的输入数据有：学生信息表（学号、姓名、性别、出生年月、政治面貌、家庭成员、家庭住址、籍贯、联系方式、备注）、学生成绩表（学号、姓名、课程编号、课程名称、成绩）、奖惩信息表（学号+姓名+{奖，罚}内容）、异动信息表（学号、姓名、异动信息）、毕业生信息表和学籍表。

2.输入方法

为了达到将系统的输入数据正确地传送到系统中去，使数据的录入更便利、更有条理性和尽可能地消除错误的输入设计目标，本系统采用键盘输入的输入方法，从而做到简单、迅速、经济和方便的录入数据。

3.输入数据的记录格式

我们采用表格式记录格式保证数据的准确性输入，易于控制工作流程，减少数据的冗余，而且容易进行数据校验。

4.输入校验

输入校验是十分重要的一步，因为操作人员录入数据时，不可避免的会发生错误，但就是这些错误，往往会导致严重的事故，所以，在输入设计阶段，以一定要考虑进

行输入校验，尽量减少输入阶段的错误。在多种校验方式中，本系统采用：数据类型校验、格式校验、界限校验，保证数据的正确输入和处理。而且当用户进入本系统时，都要经过口令检验，从而增强了整个系统得安全性和保密性。

2.3.5 IPO图

2.3.6 数据库设计

根据系统分析阶段完成的数据分析工作，我们在该阶段主要需要建立一个概念性的数学模型，最常用的表示概念数据模型的方法是实体-联系（E-R）模型。E-R模型反映的是现实世界中的实体及其相互联系，E-R图中共用了三种符号：实体（用矩形表示）、属性（用椭圆形表示）、联系（用菱形表示）。而且联系有可以分为三类：一对一