英文商务信函文体特点分析
第28卷第1期Vol .28,No .1
西华大学学报(哲学社会科学版)
Journal of Xihua University
(Phil os ophy &Social Sciences )
2009年2月Feb .2009
收稿日期:2008-12-17 作者简介:张宇(1984—),女,2007级研究生,研究方向为商务文本文体。
?外语研究?
英文商务信函文体特点分析
张 宇
(西南财经大学经贸外语学院 四川成都 610074)
摘 要:商务信函是贯穿整个商务活动的一种书面实用文体,其主要功能是信息的传递。本文从文体学的角度,应用文体分析的方法来研究两封英文商务信函实例,对其语相特征、词汇特征、句法特征、篇章特征逐个进行分析。这四个方面文体特征的正确使用有助于撰写一封正式、简洁、礼貌的英文商务信函,但英文商务信函的写作没有统一的标准,需根据其实际的语用目的而定夺。
关键词:英文商务信函;文体;文体特征
中图分类号:H315 文献标志码:A 文章编号:1672-8505(2009)01-0112-05
An Ana lysis on the Stylisti c Fea tures of English Busi n ess Correspondence
ZHANG Yu
(School of Foreign L anguages for Econo m ics and Trade,Southw est U niversity of Finance and Econo m ics,
Chengdu,S ichuan,610074,China )
Abstract:Business corres pondence is a kind of p rag matic style in written f or m which is used thr ough the whole business activity,and its main functi on is t o transfer inf or mati on .This paper ai m s at analyzing t w o English business letters as examp les by using the methods of stylistics,and goes on analyzing the t w o in ter m s of the graphol ogical,lexical,syntactic and textual features .I n general,the use of the f our stylistic features hel p s t o write an English business letter f or mally,concisely and courteously .But there is no abs olute standard f or English business letter writing,because it depends on the actual pur pose of language use .
Key words:English business corres pondence;style;stylistic features
文体学是用语言学方法研究文体风格的学问。[1]3
文体学的英文stylistics 是由两部分构成:styl
+istics,styl -指的是文体,而-istics 指的是语言科学。Style 所包含的内容有三层:文体,语域,风
格。[1]4
对于style 定义的界定,是长期以来备受争议但至今尚无定论的问题。本文比较赞同斯威夫特(S wift )对style 的界定,即在恰当的场合使用恰当的词。王佐良认为文体包含广狭两义,狭义的文体指文学文体,包括个别作家的风格。广义的文体指一
种语言中的各类文体,例如口语体,书面体。[2]1
下面就英文商务信函的文体特点进行分析。
一、英文商务信函概述
商务信函通常是商业组织之间、商业组织与其
客户之间等外部联系所使用的正式书面文体,用于联系业务、商业洽谈、沟通商情等事项。商务信函中所使用的英语属于从事商务活动中的专门用途英语,具有行业英语的特色,而学习研究商务信函的文体特征主要就是研究信函中的语言特色。
商务信函虽然形式上大致相同,但在不同的语用环境中却有着不同的功能,因此也具有不同的文体特征。本文只就商务信函中的一种进行分析,希望通过对其语相、词汇、句法和篇章等文体特征的探析,从而了解商务信函总体的行文风格,并探讨如何在适当场合选用适当的词句进行有效交流。
二、英文商务信函文体特征实例分析
例1:
[3]
第1期张宇:英文商务信函文体特点分析
DearM r.…
Contract904567
The above Che m ical Fertilizer arrived safely at Q ingdao on schedule but was f ound short-delivered.
On checking the shi p’s draft by the l ocal Commodity
I ns pecti on Cor porati on and after due deducti ons made,
a short weight of60t ons was deter m ined and certified as against the invoice weight of…t ons after deducting 1%all owance and moisture.W e,therefore,have t o l odge a clai m on your company f or short w eight as foll ows:
F OB value of the short delivered goods US＄897.65 Freight2000.00 I nsurance Pre m iu m5.60 I ns pecti on fees300.00 Total3203.25 W e encl ose I ns pecti on Certificate No.67/098and a copy of the survey report on weight by draft.Please exa m ine the m and make due compensati on for our l oss. Sincerely y ours,
(Signature)
…
例2:[3]
DearM r.…
W e are s orry t o learn fr om your fax of t oday that the che m ical fertilizer under Contract904567was short delivered by60t ons.This must have caused y ou s ome difficulty in meeting orders of your clients.
W e have arranged f or a check-up at the warehouse at the l oading port and found that there are s ome30bags left behind br oken.This was due entirely t o negligence on the part of the f or warding agent.For this,we apol ogize.
W e are ready t o compensate your l oss and will send you the clai m ed a mount,US＄3203.25,by T/T.I hope this overl ook on our part will not under m ine our good relati ons.
Sincerely y ours,
(Signature)
…
以上两封信函均引自于2002年出版的陆墨珠的《国际商务函电》,第一封是申诉信/索赔信(Comp laint/Clai m),而第二封信是根据第一封信而做出处理的回复信(Adjust m ent)。这两封信件都属于商务信函中的索赔类,是商务活动中由于一方的违约或疏忽而对另一方的利益造成损害时所产生的。以上两个文本都属于比较典型的英文商务信函语言,本文以这两个文本为例分析英文商务信函的文体特征。
(一)语相特征
从整体布局上看,这两封信函都是齐头式,段落之间空行。英文商务信函偏好于这种齐头式,一方面节省了输入时间,减少了不必要的麻烦,另一方面又使得整封信看起来十分整洁。商务信函中,基本上所有的字体、字号的设置都是一致的,除了需突出强调的信息,如以上第一封信里使用下划线突出合同号,方便收信人第一时间就查阅相关资料。
以上两封信函里,使用最多的标点是逗号、句号,只有一处用到了冒号。为遵循商务信函写作里的客观和礼貌原则,在商务信函里,问号和感叹号这类带有感情色彩的标点还是不用为好。而如例中的符号%、＄的使用则同样是为了节省输入单词时间,方便一目了然。
(二)词汇特征
英文商务信函的语言属于正式体,而且信函代表着企业或公司的形象,所以商务信函应措辞力求严谨,避免带有个人感情色彩,常常大量使用专业术语。例1和例2这两个信函文本中除专业商务用语之外,其余用词言简意赅,使收信人一目了然。以下是对上面两封英文商务信函的词汇进行的分析:
1.词类特点。本文就以上两封信函作了以下表格所示的词类统计,并且主要是针对信函正文部分的实词进行分析。
词类
数量
单词
总量
动词名词形容词副词代词例1941323555
例210723208416
从表上得出,英文商务信函中大量使用动词和名词,这与商务信函传达信息、推进业务的功能是相关的。动词中的动态动词和静态动词在信函中的使用也值得注意。例1、例2中,使用到的动态动词有arrive,find,check,make,certify,deduct,l odge, encl ose,exa m ine,learn,deliver,arrange,leave, compensate,send,under m ine等,它们数量较多,使得整个文本具有一定的动态性,表现了发信人在业务发展过程中积极主动应对各种问题的态度,体现商务活动的高效率性。例2中使用的静态动词be 则体现一种现在或过去的状态,如we are s orry t o…,
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there are s ome30bags left behind br oken…,this was due entirely t o…,we are ready t o compensate…这些静态动词be的使用,一方面表明写信人积极承担过失的态度,另一方面陈述客观存在的事实。
代词中人称代词we,you居多,它们体现着写信人所代表的企业或公司,但它们的使用使得商务信函洋溢友善的语调,从而拉进贸易双方的距离。
例2中ready和good两个形容词的使用起到了积极肯定的作用。而形容词s ome的两次使用,没有指出具体数量或程度,体现了写信人的策略性和委婉性,为双方留下回旋余地。
2.措辞严谨。商务信函属于正式文体,并且关系着整个商业机构的业务发展,因此商务信函在传递信息时注重其措辞的严谨性,以免引起歧义或误解。例1、例2都是涉及索赔事宜的信函,因此信函中关于赔偿金的数字内容必须准确无误。例1将索赔项目一一列举,使收信人能清楚了解赔偿明细,体现一定的客观性。对金额量进行描述时,使用“US ＄2000100”、“US＄5160”、“US＄300100”,而非“＄2000”、“＄516”、“＄300”,可见商务信函的严谨性。
3.行业词汇。商务信函是商务实践中常使用的一种实用文体,因此英文商务信函中常出现与贸易相关的行业词汇。例如实例中出现的“short w eight”,“draft”,“deducti on”,“all owance and moisture”,“freight”,“insurance p re m iu m”,“for warding agent”,“l oading port”等,这些外贸词汇都在英文商务信函中高频出现。
英文商务信函中还常出现贸易术语的缩略语,如例1中的“F OB”(Free on Board离岸价),它是国际贸易中常用的价格术语,它本身就包含着贸易双方在此术语下各自的责任与权利。而例2中的“T/ T”(Telegraphic Transfer电汇),是一种汇付方式。它们的使用避免了信函中输入复杂冗长的内容,而且这些缩略语对于常年从事贸易的企业或商行再熟悉不过。
4.礼貌得体。作为一封货物短量申诉信,显然是对另一方企业责任范围内的失职进行申诉,并要求对方为其损失做出赔偿。例1在这一点上处理得比较好,在不带强烈感情色彩的行文中,既提出索赔要求,又不损害双方企业的感情,还保持了本企业的形象。
例2这封回复信里,“s orry”、“apol ogize”,表达出对对方企业的歉意,是常见的礼貌致歉语。“This must have caused you s ome difficulty in meeting orders of your clients”一句中,原本表示“必须”、“应该”强烈之义的情态动词must,在此处则从肯定的角度来为对方的损失表达关心和歉意,“you”体现出站在对方角度考虑问题的态度。结尾处,“I hope this overl ook on our part will not under m ine our good relati ons”一句中,“hope”表现出真诚的期望,“on our part”体现写信方积极承担责任的态度,“good”从正面肯定了双方的关系。所有这些词汇的使用,显示出整封信函真诚礼貌的态度,从而维护了双方的合作关系。
但要注意,礼貌并不代表谦卑。适当的礼貌能拉进彼此的距离,增进亲切感、信任感,但过度的礼貌就沦为了谦卑,会给人一种乞怜的感觉,容易受到对方的轻视,抬高对方的优越感,造成交易的失败,因而是要尽力避免的。[4]因此,在商务信函的写作中,要做到一种“不卑不亢”的态度,既要以礼相待,又要大方得体。
(三)句法特征
英文商务信函在句法上的特征较多,并且不同类型的信函所使用的句式句型根据不同的语境也有着各自的特点。因此对英文商务信函句法特征的分析,也只能从所有信函共有的特征出发,而本文只针对例1、例2在句法上的主要特征进行分析。
1.句子结构。下表是对例1、例2正文部分单句含词量的大致统计:
信函
句子序号
例1例2
第一句1423
第二句4013
第三句1424
第四句1613
第五句104
第六句—17
第七句—13
从表中可以看出,例1正文共五句,其中只有第二句的单词量最多,达到了40个词,而其他四句的含词量比较平均,都在10─16个词以内。例2中,有两句含词量在20个以上,含词10─17个的句子有四句,最短的一句只有4个单词。可以得出这两封信函都是以短句为主。
从句子结构看,例1中五个句子里有三句是简单句,一个复杂句,一个复合句。例2中七个句子里有三个简单句,两个复杂句,两个复合句。简单句方
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便收信人阅读,使人对句意一目了然。但作为一种正式文体,并且为了完整传达信息,英文商务信函也常常使用复杂句和复合句。例如,“On checking the shi pπs draft by the l ocal Commodity I ns pecti on Cor porati on and after due deducti ons made,a short weight of60t ons was deter m ined and certified as against the invoice weight of…t ons after deducting 1%all owance and moisture”,这是例1中最长的一句,也是一个复杂句。它在传递出较多的信息量的同时,又表现了层次复杂的逻辑关系,这是简单句所无法达到的效果。
2.时态。在时态运用方面,以上两封信函主要使用一般过去时和一般现在时。例1、例2中在对货物短量这一问题描述时都使用了一般过去时,将不愉快当作是发生在过去的事情,对现在没什么大的影响。当谈到索赔时,例1使用了一般现在时,表明其目前就这一问题的态度。例2通过一般现在时的使用,表达出歉意、并积极着手配合的态度。
3.主动语态、被动语态。在英文商务信函中,对主动语态和被动语态的使用常常是纷说不一的。本文认为,这两种语态的运用是受语用所决定的,而非统一模式。
例1中的第一句“The above Che m ical Fertilizer arrived safely at Q ingdao on schedule but was f ound short2delivered”,这里使用被动语态避免了直接指责导致短量问题出现的个人或企业,比使用主动语态如“...but we found you short-delivered”要更加礼貌委婉。同样,例2中“…the che m ical fertilizer under Contract904567was short delivered by60t ons”也用到被动语态,并不是因为写信方不敢于承担责任,而是为了下一步的解释说明作铺垫。
两封信函中主动语态的使用也体现出不同的用意。例1中的主动语态体现的是写信方要求索赔的意愿,例2中则表达写信方积极承担、积极配合的态度。
(四)语篇特征
一封成功的英文商务信函的书写不单只依赖于构成它的词汇和句子,还依赖于整封信的语篇结构。构成语篇的句子必须是相关的,不仅意义上相关,在同一个语义场,而且结构上相关,有照应手段(cohesi on device)把它们联在一起。[2]141这里所说的照应,在功能语法中被称作衔接(cohesi on),属于语篇功能。它指的是语篇中语言成分之间的语义联系,或者说是语篇中一个成分与另一个可以与之相互解释的成分之间的关系。当语篇中一个成分的含义依赖于另一个成分的解释时,便产生衔接关系。[5]179根据韩礼德(Halliday)对衔接的分类,衔接包括语法衔接(gra mmatical cohesi on)和词汇衔接(lexical cohesi on)。
以下本文就衔接这一语篇功能分析例1、例2两封英文商务信函。
1.语法衔接。语法衔接分为四类:照应(reference),省略(elli p sis),替代(substituti on),连接(conjuncti on)。但在例文中没有出现替代这种衔接手法,因此这里本文只分析其他三种手段。
(1)照应。照应指的是语篇中一个成分作为另一个成分的参照点。[5]180在信函中可以找到照应手法的应用,如:例1中“W e encl ose I ns pecti on Certificate No.67/098and a copy of the survey report on weight by draft.Please exa m ine the m and make due compensati on for our l oss”第二句里的第三人称代词the m就是照应前一句中提到的检查证明和检验报告的复印件。同样例2中“W e are s orry t o learn fr om your fax of t oday that the che m ical fertilizer under Contract904567was short delivered by60t ons.This must have caused you s ome difficulty in meeting orders of your clients”第二句句首的指示代词this是照应前一句中提到的“the che m ical fertilizer under Contract904567was short delivered by60t ons”这件事。照应手法的使用避免了对上文中已提到的冗长信息进行不必要的重复,保持了上下文的连贯以及信函简洁的特点。
(2)省略。省略指的是把语篇中的某个成分省去不提。[5]181如例1中的“The above Che m ical Fertilizer arrived safely at Q ingdao on schedule but (the above Che m ical Fertilizer)was f ound short-delivered”,和例2中的“W e have arranged f or a check-up at the warehouse at the l oading port and (we have)found that there are s ome30bags(of the che m ical fertilizer)left behind br oken”这两句,括号里是原本省去的成分。可以看出,省略在这里也起到避免不必要重复的作用,同时突出了新信息,又使语篇上下紧凑相接。
(3)连接。连接是通过连接成分体现语篇中各种逻辑关系的手段。[5]184连接成分通常是过渡性的词语,体现时间、因果等逻辑联系。例如:“The above Che m ical Fertilizer arrived safely at Q ingdao on schedule but was found short2delivered.”句子前半部
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分告知对方货物已安全到达,而but这一转折词的出现,立刻就意味着坏消息的来到,巧妙地衔接了前后两部分内容。“W e,therefore,have t o l odge a clai m on your company f or short w eight as f oll ows”这句中,表示因果关系的therefore将上文对货物短量事件的描述和随之而来的索赔要求衔接起来,体现了信函的逻辑性和连贯性。
2.词汇衔接。这里简要分析一下词汇衔接中的重复(repetiti on)。重复指的是某个语言成分多次出现的现象。[5]185重复并不刻意要求重复的成分在形式上完全一致。如两封信函中多次出现的short weight这一成分,它分别以short2delivered,short delivered,和short w eight三种形式出现,但都表达短量之意,突出强调信函的主题,加深阅读者对这一主题的印象。
三、结语
本文从语相特征、词汇特征、句法特征和篇章特征四个方面对选取的两封英文商务信函做了大致的文体特征分析。可以看出,商务信函因其功能需要,从而形成了自身独特的文体特征。一封英文商务信函的写作需要这四方面的紧密配合,特别是要学会恰当地运用这些特征和方法。本文认为实际的语用目的决定了商务信函具体采用哪种方法,尽可能地使英文商务信函的语言达到简洁、准确、连贯、礼貌的效果。了解和探讨这些文体特征有助于正式、礼貌、得体地进行英文商务信函写作,维护商业机构的形象,并有效地推动商务活动的发展。
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商务英语信函写作中的语言特点与写作技巧_全英文
1 Introduction Business English can be regarded as an application of English language in commercial occasions, aiming at enabling speakers to communicate and interact effectively using the most correct and clearest business language. Business English Correspondence is an important carrier of international commercial activities which is used to deli ever information, address commercial issues and as a way of communication. Lexicon is an important factor of a passage. In the writing of business English correspondence, we should pay particular attention to the selection of lexicon. Different words may carry different meaning and even the mood of them can be very distinct. Therefore, it is of great necessity to do research of the features of lexicon in the writing of business English correspondence. This thesis attempts to do some researches on the following subjects: To have a good knowledge of characteristics of lexicon in business English correspondence. To make sense of the reason why the business English correspondence have such requirements of lexicon. To provide some suggestions that learners can improve their writing skills. 2 Description of Business English correspondence 2.1 Definition of business English correspondence Nowadays more and more people choose to work in companies and do commercial work. As China joined the WTO, enterprises are all choosing to open their markets and expand them into the international world, thus making English inevitably become the most used language in the world. And in this way a new subject appeared that we call it “business English”. In terms of business English, we refer to the language used in order to adapt to the job market whose contents include a lot of aspects (Kansi, 1983; 134). Unlike the general English learners, people who learn business English are more
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外国语言学及应用语言学硕士论文：商务英语信函的词汇特点研究 【中文摘要】随着中国对外贸易和相关经济活动的不断发展,商务沟通已经充分显现出重要性,吸引了人们越来越多的注意。商务沟通的最有效的工具之一就是商务信函,其使用已经遍及商务活动的各个领域。本文即是对商务英语信函的词汇特点的研究。本文通过定性分析和定量分析相结合的分析方法,探索了商务信函的具体的词汇特点,并且分析了这些特点产生的环境及原因。作者收集了84封真实的商务信函,以Grice的合作原则,Leech的礼貌原则,商务信函写作7C 原则为理论基础,对这些信函进行了词汇特点方面的分析。研究问题是：1)商务英语信函具有什么特点；2)商务英语信函为什么具有这些特点。研究结果表明在现实的商务英语信函沟通中,词汇的选择和应用多呈现如下7种特点：1)简单词汇的选择；2)具体词汇多于笼统词汇；3)褒义词多于贬义词；4)缩写词的选择；5)确切词汇多于模糊词汇；6)礼貌、客气的词汇多于不礼貌的词汇；7)商业术语的选择。产生的原因多取决于商务活动的和商业伙伴的合作关系。商务活动的双方均为达至双赢的进行合作。这是本文所分析的词汇特点产生的主要原因。作者希望此研究能够从理论和实践两方面对商务信函的词汇特点研究作出贡献,... 【英文摘要】With the development of China’s foreign trade and the increase of relevant other economic activities,
business communication has become important and attracted more and more attention in China. As one of the most effective tools of business communication, business correspondence is used in every field of business activities. This thesis is a study of lexical features of business English correspondence.This research applied qualitative and quantitative methods to explore the specific lexical features of ... 【关键词】商务英语信函词汇特点沟通 【英文关键词】Business English Correspondence Lexical features Communication 【目录】商务英语信函的词汇特点研究摘要 5-6ABSTRACT6Chapter 1 Introduction10-141.1 The Background to the Study10-111.2 The Objective of the Study11-121.3 Layout of the Paper12-14Chapter 2 Literature Review14-302.1 Definition of Business English Correspondence14-152.2 Classification of Business English Correspondences15-162.3 Classification of Business English Words16-172.4 Review of Previous Studies17-202.5 Cooperative Principle20-222.6 Politeness Principle22-242.7 Business English Writing Principle-7C’s Principle24-302.7.1 Completeness25-262.7.2 Courtesy262.7.3 Consideration26-272.7.4 Conciseness27-282.7.5 Clearness282.7.6 Correctness282.7.7 Concreteness28-30Chapter
商务英语信函的特点
摘要: 英国论文随着时代的发展, 使用简洁通俗的语言已成为现代商务英语, 尤其是商务英语信函的突出特点。本文从这一特点形成的根源简易英语运动出发, 分析了简易英语的定义, 遵循的原则, 最后在此基础上通过大量例证的对照比较, 总结了简易英语趋势在现代商务交际中的体现。 商务英语和法律英语一样, 通常被认为是充斥着技术性术语和诘屈聱牙语句的典型书面语。不可否认, 很长时间以来, 商务文书给人的印象确实如此。然而随着时代的发展, 这种情况已得到极大的改观, 商务交际用语渐趋简明易懂。使用简洁通俗的语言已成为现代商务英语的突出特点。我们可以比较一下下面的两句商务信函中的用语: 1. We beg respectfully to state that we are in receipt ofyour L/C in the amount of USD×××for which we thankyou. 2. We inform you that we have received your L/C forUSD×××. 可以看出, 这两句表达的意思完全相同, 但是第一句使用了beg respectfully to state, in receipt of, inthe amount of, 以及包括定语从句for which we thank you等表达极为繁杂的用语, 而第二句用语简洁明快, 但是它所包含的信息量较第一句而言没有丝毫的减少。现代商务英语正是提倡使用简单词语( plain words) , 而不用复杂的语句( complicated words) , 尤其是那些繁复老套的用语, 即我们所说的陈词滥调( cliché)。现代商务英语的这一显著特点, 其实与这些年来在英美等国出现的英语简化趋势, 尤其是在美国大张旗鼓推行的简易英语运动( Plain English Movement)有直接的联系。这一运动要求革除商业契约上的繁文缛节, 简化法律用语, 从而起到方便民众, 减少因繁复用语而引起不必要争端的作用。1978 年 3 月24 日, 当时的美国总统卡特更是签署了第12044 号行政命令, 要求联邦政府各部切实保证颁布的每项法令必须以简单易懂的英语撰写, 以便须依照有关法令办事的人都能看懂。这一法令理所当然受到普通老百姓的欢迎, 而简易英语运动在这一法令的推动之下也得到了更为蓬勃的开展[1]。 一、什么是“简易英语” 所谓简易英语( Plain English) , 美国学者考特兰?博维(Courtland Bovèe)和约翰?席尔( John Thill)认为简易英语是用简易的文字和结构写成的语句, 读者都能看懂, 很接近于我们的口语[2]。可见, “简易英语”是指书面表达中使用清晰正确的英语简明扼要而有效地传递信息。“简易英语”并不幼稚, 也并非过分简单化的英语。“简易英语”重视信息的传递。它并不堆积词藻, 而且不会不必要地使用行话、术语等难懂的表达。换句话说,“简易英语”彻底抛弃了繁文赘语和让人无所适从的表达。用“简易英语”书写的文件是为了让人们读懂, 因此所用的词语都是读者能够理解的。只要读者能够理解, “简易英语”用到技术性较强的专业术语也并非不可。比如,一篇医学学报上的论文面向的是医学专家, 使用专业术语是可以的, 因为这些读者能够理解。只要表达恰当, 这篇论文的语言仍然可被称为“简易英语”。当然, 如果这篇文章是出现在面向公众的通俗杂志上, 那么再包含很多专业术语就很可能出现普通读者无法理解的状况。这个时候, 只有使用普通大众能够理解的字眼那它才是“简易英语”。我们应该看到非常复杂的概念也是可以用“简易英语”加以解释的。许多法律文书, 比如合同和法令, 用“简易英语”改写后仍然能做到表达精确无误。 二、“简易英语”所遵循的原则 “简易英语”最重要的原则就是读者为先。即为读者着想, 考虑读者的需求。要“简易”, 就得好好考虑如下的问题:读者需要知道些什么? 他们对这个问题的理解程度如何? 怎样才能更好地把意思组织起来以便读者更好地理解? 要想有效传递你的信息, 首要的是要清楚什么样的人会阅读你写的东西。具体来讲, “简易英语”遵循如下的原则: (一)写作前做好规划起草文书之前, 首先得明确自己的写作目的。读者是谁? 他们对于所涉及的话题是非常了解, 了解一点还是一无所知? 他们想知道些什么? 找到这些问题的答案, 做到心中有数。一旦知道了读者是谁, 就应该尽可能从他们的角度来看问题, 来表达
英语商务信函写作模板1 Business Letter I
Business Letter I (商务信函I ) Introduction Business letter is more formal than personal letter and it usually refers to: ?requesting (information, application, etc.) ?complaining (service, good, etc.) ?providing information ?recommending (employee, place to visit, etc.) ?inviting Business letter of requesting (询问性商务信函) Requesting letter is very useful in inquiring of information. It usually consists of inside address, salutation, body of letter, complementary, signature, etc.
三、Sample of business letter of requesting (询问性商务信函的写作范文) Exercises 1.What is the purpose of this letter? What does Guo hope to do? 2.Who is the audience? 3.How might Mr. Moore respond? Try it yourself 1.You’re going to graduate from your high school. Please write a letter to a college or university requesting information about admission procedures (入学程序) and the major (专业) you’re interested in. Use the correct business letter format. 2.You’re going to graduate from the university and you’re interested in working at a foreign company. Please write a letter to inquire information about enrollment (录取) and welfare (福利)(salary, house, training, etc.) in this company. Useful structures in business letter of requesting Could you please… Could you possibly… Would it be possible to… I would be grateful if you would…
商务英语书信的格式与结构
商务英语书信的格式与结构 [摘要] 商务英语书信的格式与结构基本上是固定的,一旦选定其中一种便不能随意更改。商务英语的内容与其结构相应,其中七项是必不可缺的。熟练掌握商务英语书信的格式与结构是从事对外贸易工作的必备技能。 [关键词] 商务英语书信;格式;结构 [中国图书分类号] H315 [文献标识码] B [文章编号] 1008 - 9144(2004) 06 - 0078 - 01 我国实行对外开放以来,对外贸易得到迅速发展。WTO的成功加入,使我国的对外贸易事业有了突破和发展。作为对外贸易中的一种基本的通讯联络方式,商务英语书信也得到广泛应用。对于外贸专业的学生以及从事对外贸易的工作者来说,熟练掌握商务英语书信的格式与结构并加以应用,是不可或缺的一项技能。 商务英语书信有自己独特的格式与结构。虽然现在的人们喜欢标新立异,喜欢以一种更随意、更友好的方式进行交往,但是,为了避免寄信方和收信方之间由于格式、结构的不统一而引起的混乱,以及由此而带来的查找不便、使双方花费不必要的时间,所以,最安全、最有效的方法就是遵循国际上常用的、约定俗成的格式与结构。一旦选定一种格式与结构,最好是坚持使用,不能想改就改,想换就换,否则就会给对方一种不稳定、不踏实的感觉,会引起一些意想不到的麻烦,有可能最后导致交易的失败。 一般来说,现在使用的商务英语书信的格式主要有两种:传统的缩头式(the conventionalindented form) 和现代的齐头式(the modern blocked form) 。 根据英国传统做法,缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间,有时可能会缩进更多。现在,齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始,段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行,以便于区分。这种格式被称作齐头式(the fullblocked form) 。但是,有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便,所以,人们使用了一种改良的齐头式(the modifiedblocked form) ,即把日期放在右边,而把其他内容放在左边。 一般来说,我们通常使用单行距来布局一封信,这会使我们所写的信有一种紧凑感,但有些人在写短信的时候,更喜欢用双行距。 根据个人或公司的喜好,可以选择使用齐头式或缩头式。但不论选择哪一种格式,一般商务英语书信的结构都包括以下几部分内容: (1) 信头(the letter - head)
商务信函英语格式
竭诚为您提供优质文档/双击可除 商务信函英语格式 篇一：英文商务信函写作格式 英文商务信函写作格式英文信函分为混合式和齐头式。 混合式：每一段的首行缩进两格。落款在信末中间靠右下的位置。 齐头式：信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。 英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成： (1)信头Theheading 信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。 (2)编号和日期Thereferencenumberandthedate 方便以后查信使用。Yourref:（你方编号）ourref:（我方编号） 日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和
地址的下方位置。日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。比如may，1998(美式写法)；1，may，1998(英式写法)。 (3)信内地址Theinsideaddress 与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。 书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如company与co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。收信人地处的书写格式与信封相同。 (4)称谓Thesalutation 在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dearsirs”；称呼企业，公司的妇女组织常用madams，Ladies；无具体收信人姓名用Dearsirormadam称呼收信者。 收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如 mr.(先生)，mrs.(夫人)，miss(小姐)，hon(用于称呼市长、部长、大使等)，pres.(总经理、会长、总统等)，prof.(教授)等等。 (5)开头语Theopensentences 开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方
商务英语信函特点及翻译
全日制英语学习，选择尚语国际语言村https://www.360docs.net/doc/ee14244086.html, 随着全球商务活动日益频繁，互联网迅猛发展，商务信函成为国际贸易中客户沟通的主要方式，广泛运用于外贸、海外资本运营、国际货运等商务活动。它涵盖询问、洽谈、答复，涉及到询盘、报盘、发盘、还盘、交易达成、支付方式、装运等业务细节，是商务活动中不可或缺的沟通媒介，高质量的商务英语信函翻译对国际商务活动的重要性不言而喻。 一、商务信函的语言特点 与其他文体相比，商务信函具有商务文体正式、简洁、专业、礼貌等特点。 (一)正式。商务信函是公文性质函件，用词布局上比普通信函讲究，较多使用书面语。如请您给我发送一份申请表格，在此表示感谢。一般使用We would be grateful if you could send me an application form。而不使用Could you send me an application form? Thank you!。文体布局上商务信函也比一般信函严谨规范，有其特定布局结构。如道歉信通常开头致歉(We must apologize for …/We apologize for…)，接下来解释事情发生的原因，寻求对方谅解(this is owing to…)，在结尾处再次致歉(We hope that this has not caused you any inconvenience./With apologies once again.)一般道歉信都会遵循这样层层递进的规范布局，翻译时也要注意符合其布局。 (二)简洁。商务人士求实重效率。商务信函必须言简意赅，目的突出，层次分明。一般信件开头就说明来意，如：We are writing to enquire about the prices of your cabinets/ we are writing in connection with the advertisement in the newspaper yesterday. 如果开头东拉西扯，会使繁忙的商务人士无暇向下，不明所以。此外信件中措辞也较少使用冗繁的词语句式。例：Please contact us whenever we can be helpful. (如需帮助请告知)而一般不会使用Whenever there is anything we can be of assistance, please do not hesitate to contact us。 (三)专业。商务信函用于业内往来，广泛使用商业术语和缩略语，包括外贸业务术语、公司名称及单证等，规范程度很高。常见如外贸术语CIF(Cost, Insurance and Freight) 成本、运费加保险价，FCA(Free carrier)货交承运人，B/L(Bill of Loading)运输单等在信函中都大量使用。此外商务信函也常使用here，where, there 与in, by, with, after 等构成复合词如hereafter(after this),wherein (in which) therefrom (from that)。如：Seller is bound to reimburse Buyer for any loss sustained therefrom. 长期的商务书信交流中逐步形成了商务英语信函句式的套语和行话。如：收到对方询盘的套话：Thank you for your letter of 23 July, asking if we sell photocopiers.希望得到对方回函、订单时的套话：Looking forward to your favorable /early reply. (四)礼貌。西方人交往中非常重视态度，商务信函应礼貌友好，礼貌可以使对方阅读后心生好感，从而保持友好贸易关系。在信函中采用“You attitude”，从对方角度考虑问题，较多使用第二人称，较少使用
英语商务信函格式范文
英语商务信函格式范文 篇一：英语商务信函范文 建立办事处Establishment of new branch Dear Mr. / Ms, Owing to the large increase in the volume of our trade with this country we have decided to open a branch here, with Mr. Wang Lo as manager. The new branch will open on 1st March and from that date all orders and inquiries should be sent to Mr. Wang Lo at the above address, instead of to our London office. We take this opportunity to express our thanks for your cooperation in the past. We hope the new arrangements will lead to even better results. Yours faithfully 歇业Discontinuation of business
Dear Mr/Ms, With the demolition of our premises at the above address under a redevelopment scheme, the part of our business carried on there will be discontinued after the end of October. On Monday, 1st October, we are holding a closing-out sale. Stock on hand will be cleared regardless of cost. There will be substantial reductions in all departments and in some cases, prices will be marked down by as much as one half. Stock to be cleared is uivaled in both variety and quality. As the sale is likely to be well attended, we hope you make a point of visiting the store as early as possible during the opening days. Yours faithfully 更改名称和地址Change of name and address Dear Mr. / Ms,
商务英语函电课程标准
《商务英语函电》课程标准 一、基本信息 二、课程定位及目标设计 （一）课程整体目标描述 《商务英语函电》是报关与国际货运专业的一门职业技术必修课，是融国际贸易实务与英语商务信函写作为一体的专业英语课程。本课程的目标是培养学生具备阅读、翻译和写作英语商务信函的能力，培养学生掌握函电撰写的基本技巧、熟练应用英语函电套用语和行文结构。使学生能在英语环境下运用英语函电办理进出口业务等事宜，在外贸工作环境中具备解决实际商务问题的书面沟通能力。外贸函电英语是开展对外经济贸易业务和有关商务活动的重要工具，正确地掌握外贸函电英语的专业知识，并能熟练地加以运用，是外贸工作人员必须具备的专业技能。 （二）课程具体目标描述 1．能力目标 （1）能够独立阅读、翻译、撰写商务英语信函； （2）能够根据特定贸易背景，熟练运用商务信函特点和专业知识正确处理各个交易环节的往来外贸信函； （3）能根据具体的业务磋商信函，规范填制单据中相关的商务英语内容；
（4）能够熟练掌握完整的业务流程，独立完成完整的业务磋商信函撰写。 2．知识目标 （1）掌握商务信函常用撰写格式及组成部分； （2）掌握商务英语信函撰写的特点及专业英语表达方式； （3）掌握各种外贸文件的翻译特点及相关外贸专业知识。 3．素质目标 （1）具备正确理解和掌握国家外交、外贸方针政策的能力； （2）持续学习，不断更新知识的意识； （3）具有从事商务活动的良好职业道德素质及行为规范； （4）具备国际商务礼仪知识，注重对外贸易交往的礼节； （5）踏实的工作作风和严谨的工作态度。 三、课程教学内容设计 （一）学习情境设计 《商务英语函电》课程选择“业务流程”为载体，共设置三个学习情境，各学习情境名称及学时分配情况如表所示：
六大类英文商务书信范文
六大类英文商务书信范文 1、请求建立商业关系 Rogers Chemical Supply Co. 10E.22Street Omaha8,Neb Gentlemen: We have obtained your name and address from Aristo Shoes, Milan , and we are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us. We have been importers of shoes for many years. At present, We are interested in extending our, range and would appreciate your catalogues and quotations.If your prices are competitive we would expect to transact a significant volume of business. We look forward to your early reply. Very truly yours 自米兰职权里斯托鞋类公司取得贵公司和地址，特此修函，祈能发展关系。多年来，本公司经营鞋类进口生意，现欲扩展业务范围。盼能惠赐商品目录和报价表。如价格公道，本公司必大额订购。烦请早日赐复。此致 2、回复对方建立商业关系的请求 Thank your for your letter of the 16th of this month. We shall be glad to enter into business relations with your company. In compliance with your request, we are sending you, under separate cover, our latest catalogue and price list covering our export range. Payment should be made by irrevocable and confirmed letter of credit. Should you wish to place an order, please telex or fax us. 本月16日收到有关商务关系的来函，不胜欣喜。谨遵要求另函奉上最新之出口商品目录和报价单。款项烦请以不可撤销保兑之信用状支付。如欲订货，请电传或传真为盼。此致敬礼 3、请求担任独家代理 We would like to inform you that we act on a sole agency basis fora number of manufacturers. We specialize in finished cotton goods for the Middle eastern market: Our activities cover all types of household linen. Until now , we have been working with your textiles department and our collaboration has proved to be mutually beneficial. Please refer to them for any information regarding our company. We are very interested in an exclusive arrangement with your factoryfor the promotion of your products in Bahrain. We look forward to your early reply. ` 本公司担任多家厂家的独家代理，专营精制棉织品，包括各灯家用亚麻制品，行销中东。与贵公司向有业务联系，互利互作。贵公司纺织部亦十分了解有关业务合作之情况。盼望能成为贵公司独家代理，促销在巴林市场的货品。上述建议，烦请早日赐复，以便进一步联系合作。此致敬礼 4、拒绝对方担任独家代理 Thank you for your letter of 1 September suggesting that we grant you a sole agency for our household linens. I regret to say that, at this stage ,such an arrangement would berather premature. We would, however, be willing to engage in a trial collaboration with you company to see how the arrangement works. It would be necessary for you to test the market for our productsat you end. You would also have to build up a much larger turnover tojustify a sole agency. We enclose price lists covering all the products you are interested in and look forward to hearing from you soon 9月1日有关建议担任家用亚麻制品独家代理的来信收悉。谨致衷心谢意。目前时机尚未成熟，不能应允该安排深感抱歉。然而，本公司乐意与贵公司先试行合作，为今后合作打下基础。为证明担任独家代理的能力，贵公司宜上述货品作市场调查，研究是否可扩大现有之营业额。奉上该货品之报价单，敬希查照。专此候复。此致敬礼 5、同意对方担任独家代理 Thank you for your letter of 12 April proposing a sole agency for our office machines. We have examined our long and ,I must say ,mutually beneficial collaboration. We would be very pleased to entrust you with the sole agency for Bahrain. From our records, we are pleased to note that you have two service engineers who took
商务信函格式 样本
您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。您给他的每一份信函、邮件或者传真，都代表着您公司的形象，显示您公司的水平和实力，同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。所以，商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。 商务信函写作前言 作为一家外贸出口企业，您必须经常跟您的国外客商打交道。因而，各种商务信函的写作成了您工作中的一个重要部分。您是否有这样的感受，花费了大量的时间和精力，对自己所写的信件是否专业、是否符合通常的规范却没有十足的把握。在本手册里，我们将为您介绍商务信函写作的基本知识和技巧，相信对您的工作具有很高的参考价值。 商务信函的重要性 也许你会问“商务信函真的这么重要吗”？是的，答案是肯定的。 让我们一起来看看以下的调查结果。 当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业务联系时，买家通常是怎样来评估跟他联系的供应商的呢？ [参考全美最畅销的贸易书籍“Building an Import-Export Business”] 以下5个方面是买家最关心的：
供应商如何回复买家的邮件？ 供应商网上的简介和/或目录是否做得专业？当买家询问信息时，供应商是否完整答复所有问题？ 供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码？ 供应商如何答复买家提出的要求？ 供应商多久做出答复？供应商是否愿意对产品进行修改？买家询问多个问题时，供应商是否答复所有的问题？ 供应商的信用如何？ 供应商的银行信用记录如何？供应商银行帐户开立的年数？大致的通常收支情况？银行给供应商的贷款额度？ 银行对供应商的帐户情况是否满意？ 供应商贸易往来的信用如何？ 合作者与该供应商的合作年数？供应商可承受多大的定单？交货是否及时？是否能准确地完成定单？ 供应商是否使用了标准质量管理认证体系？ 比如ISO 9000、ISO 14,000(环境)、Hazard Analysis at Critical Points (适用于出口美国的海产品) 由此可见，您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。您给他的每一份信函、邮件或者传真，都代表着您公司的形象，显示您公司的水平和实力，同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了解您
商务信函文体特点及其翻译策略
龙源期刊网 https://www.360docs.net/doc/ee14244086.html, 商务信函文体特点及其翻译策略 作者：俞萍 来源：《山东青年》2017年第03期 摘要：英语商务信函作为贸易双方进行商务交流、信息传递的重要工具之一，对外贸活 动是成功与否有着重要作用。如果商务信函的翻译出现偏差，很容易导致贸易双方在沟通中产生误解、发生摩擦、甚至是交易失败。英语商务信函翻译的重要性由此可见。本文通过对商务信函的文体特点进行分析，以请求支付函和投诉索赔函中的词句为例，探讨商务信函的翻译策略与技巧，希望能够为以后的商务信函翻译者提供一些借鉴。 关键词：英语商务信函；外贸活动；翻译策略与技巧 1. 商务信函的文体特点 就文体而言，商务信函属于公文文体。公文文体最突出的特点在于：它是书面文字，口气严肃正式，而且不流露个人倾向。力求稳妥。因此，文字上需要严密、准确、措辞要得当。“一篇好的商务信函，应该长短适中、礼貌得体、周到清晰。因此，商务西汉应该使用正式的语言，用词力求准确、简洁、庄重，语法准确，所涉及的数字应该精确无误，遵守商务信函的固定程式，使用信函的套语，讲求规格。同时，还要把握语气，做到礼貌文雅又不失自尊。”（房玉清、刘海燕，2012）由于公函往来多属磋商、咨询公务，往往涉及愿望、允诺、赞许、建议、催促、询问、拒绝、或谴责等，情态比较丰富，但在表达上一般都比较婉转，尽力保持公事公办。 2. 商务信函的翻译 2.1 语气的翻译 在商务信函中，通常应表现出礼貌、友善的态度，以对方为中心的态度，多使用“appreciate，hope，wish，trust， delighted， sorry，regret”等等词语来表达各种语气和情感。翻译时，要把他们译成汉语中相应的语气词如“请、感谢、希望、期待、相信、高兴、抱歉、遗憾等。商务英语信函中多使用一些表意的标记语，如：“we are delighted to”（我们很高兴），“we understand”（我们理解），“we regret”（我们抱歉），“we trust/we are convinced/we have much confidence”（我们相信），“we suggest/recommend”（我们建议）等。这些礼貌的用语，能表达出恰当的语气。翻译时，要把他们译成汉语中相应的语气词如“请、感谢、希望、期待、相信、高兴、抱歉、遗憾等等。 例（1） We are extremely appreciate of your friendly advice. 译：我们非常感谢你们友好的劝告。
英文商务信函写作格式必备学习
美式论文、报告写作技巧 编者按：美式教育的特点即是课程内容强调学生参与及创新运用，因此，报告便成了常见的考核学生学习成果的方式，比如实验报告、学期报告、专题报告、研究报告及论文（含毕业论文）等。研究生presentation 及seminar 的机会更是占很大的比重，有些甚至占学期成绩很大比例。如何完成报告、论文同时得到良好的成绩，是本文提供给有志留学的有心人参考的目的。 美国大学生由於自小已养成自动寻找答案习惯，在启发式的教育环境下，写报告、论文对他们来说比较不陌生，虽然专业知识上美国学生不见得比外籍学生强，但是表达能力由於自小培养，加上英语能力的优势，常比外籍学生在报告、论文方面有较隹的利基。反之中国学生比较缺乏报告写作的训练，因此如果在留学过程中无法适应美式教育会比较辛苦，其实论文、报告的写作要领其实不难，只要把握技巧就可水到渠成。 通常论文由篇首(Preliminaries)，本文(Texts)以及参考资料(References)三部分构成；而这三大部分各自内容如下： (一) 篇首： 封面(Title) 序言(Preface) 谢词(Acknowledge) 提要(Summary) 目录(Tables and Appendixes) (二) 本文： 引言(Introduction) 主体，含篇(Part)、章(Chapter)、节(Section) 、以及注释(Footnotes) (三)参考资料： 参考书目(References or Bibliography) 附录资料(Appendix)。 进行论文或报告写作之前，先要确定想要表达的主题，主题确定后，将其具体表达，即为题目。题目可以提供研究者： 一.研究的方向 二.研究的范围 三.资料搜集的范围 四.预期研究成果 通常在确定题目之後就开始找资料从事研究，建议在找资料之前最好去问教授有哪些参考资