日常费用支出管理规定

日常费用支出管理规定 Document number【980KGB-6898YT-769T8CB-246UT-18GG08】

武汉中央商务区城建开发有限公司

日常费用支出管理办法

第一章总则

第一条为加强公司日常费用的管理，规范内部财务行为，根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二条本办法所指的日常费用支出，是指公司在经营管理过程中发生的各项费用开支。其中，行政管理部门（总部）为组织和管理经营活动而发生的日常费用计入期间费用；项目管理职能部门为开发项目而发生的日常费用计入开发成本的间接开发费。

根据目前公司业务情况及管理需要，本办法将费用分为十四个类别（详见附件二）。

第三条费用开支管理实行“预算控制、计划管理、适当授权”的原则，坚持在支持业务发展和促进经济效益增长的前提下，合理控制费用的支出。

一、预算控制是指费用管理的全过程要贯彻预算管理的原则。结合开发项目预算、年度经济工作情况编制年度费用预算，在预算范围内进行费用控制管理。

二、将费用预算控制列入职能部门计划管理范围。

三、坚持在总经理统一审批的前提下，根据费用开支的性质及费用开支计划，采取总经理授权，子公司计划内负责审批的形式。

第二章费用分类管理

第四条职工薪酬公司为获得职工提供服务而给予各种形式的报酬以及其他相关支出，包括职工工资、奖金、补贴和津贴；职工福利费；养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险等社会保险费；住房公积金；工会经费和职工教育经费；非货币性福利；因解除与职工的劳动关系给予的补偿；其他与获得职工提供服务相关的支出。

一、工资、奖金、补贴和津贴。员工的工资、奖金、补贴和津贴是由人事管理部门负责具体管理，人事管理部门根据公司《薪酬管理办法》、《月度绩效考核管理办法》确定每个员工的工资标准，根据绩效考核结果确定应发工资、奖金的金额。

新增员工薪酬标准与员工薪酬变动须经总经理批准后，呈送董事长审批执行，并交财务管理部门备案。

发放《薪酬管理办法》未规定的奖金、补贴和津贴的需附签报或者会议纪要等相关文件，注明人员、标准等。

二、职工福利费。职工福利费主要用于为员工报销医药费、员工因工负伤赴外地就医路费、员工生活困难补助、对伤

病员工及家属的慰问费、员工工作餐费以及按国家规定开支的其他员工福利支出。支出标准按照《薪酬管理办法》执行，《薪酬管理办法》未作规定的应附有公司签报或者会议纪要等相关文件，注明人员、标准等。

员工工作餐费是公司为安排员工早、中、加班工作餐及对外单位人员的招待工作餐所发生的费用，具体管理按公司《招待费管理办法》执行。

1.领用伙食费，需由综合管理部每月初根据员工人数、招待工作餐人次及工作餐定额标准，计算工作餐费并填写工作餐费《预支单》。

2.工作餐费定额标准由综合管理部根据实际情况制定，经总经理办公会审批后执行。

三、社会保险费是公司为员工缴纳养老保险费、医疗保险费、失业保险费、工伤保险费、生育保险费及为员工缴纳的补充养老保险、补充医疗保险等。企业支付退休员工的退休金、医药费、易地安家补助费、员工退职金、６个月以上病假人员工资、员工丧葬费、抚恤费等。

人事管理部门负责员工社会保险费的管理工作，于每月５日前将当月应缴纳的养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险及其他保险明细表交财务管理部门进行核对并入账，财务管理部门负责于办理网上申报及缴纳手续；若有异

动，人事管理部门负责于每月８日前，在社会保障部门办理异动申报手续，并将异动后的缴纳明细表交财务管理部门入账。

四、住房公积金。指公司根据国家相关规定为员工缴存的住房公积金。住房公积金中员工个人缴纳部分由公司在其当月工资中代扣代缴。人事管理部门根据国家、地方法规制度与公司《薪酬管理办法》确定员工缴纳基数，于每月5日前将当月应缴纳的住房公积金明细表交财务管理部门进行核对并入账，财务管理部门负责于办理网上申报及缴纳手续；若有异动，人事管理部门负责于每月８日前，在住房公积金管理部门办理异动申报手续，并将异动后的缴纳明细表交财务管理部门入账。

五、工会经费是公司根据国家相关规定，按员工工资总额的2%计提的费用。工会经费是工会工作专项经费，其使用由公司分工会按《工会法》以及公司《分工会管理办法》的有关规定执行，报销时发票应经专业委员签字确认，分工会主席审批，并加盖分工会印章。

六、职工教育经费是公司根据国家相关规定，按员工工资总额%计提、为员工学习先进技术和提高知识水平而支付的费用。员工教育经费管理由人力资源管理部按公司《培训管理办法》执行，报销时需附送公司审批文件、培训通知、发票等单据。

七、非货币性福利。指公司以自己的产品或以其他有形资产发放给职工作为福利，向职工无偿提供自己拥有的资产，以

及为职工无偿提供类似医疗保健服务等。由公司指定资产管理部门负责办理支付及发放相关手续。

八、因解除与职工的劳动关系给予的补偿。指公司因与职工解除劳动关系给予的经济补偿，补偿金额由人事管理部门按照《合同法》和《薪酬管理办法》进行确定。

九、其他与获得职工提供服务相关的支出。是支付退休员工的相关费用、易地安家补助费、员工退职金、员工丧葬费、抚恤费及其他与获得职工提供服务相关的支出。

第五条保险费指除公司为员工缴纳的社会保险费以外的公司实际发生的各项保险费用。如财产保险等，根据保险的性质确定负责办理部门，报销时需附送公司审批文件、保单、发票等单据。

第六条修理费指公司办公房屋及办公用固定资产等维修费用的支出，包括房屋维修和办公设备维修，修理费用由资产管理部门负责管理，报销时需附送公司审批文件、维修记录、验收手续、成本审核、发票等单据。

第七条业务招待费是公司为经营业务需要而支付的招待费用。业务招待费的管理坚持合理、节约的原则。业务招待费由综合管理部门负责统一管理，具体管理按公司《招待费管理办法》执行。

业务招待费应一事一报，招待用品报销应附送综合管理部门出具的验收入库手续，根据公司审批的招待费月度资金支出

计划，由综合管理部门进行审核，计划外的招待费开支应报董事长认可后方可报销，报销时需附送综合管理部的验收手续、发票、清单等单据。

第八条差旅交通费是员工因公出差所发生的交通费、住宿费、出差补助费等出差过程中发生的费用，包括员工探亲和经批准赴外地就医的车船费等。包括：市内交通费、市外出差交通费、市外出差住宿费、误餐津贴等，报销时需附送公司审批文件、发票等单据。

一、市内交通费是员工上班期间因公发生的市内交通费。报销程序按公司《市区内公务交通费管理办法》执行。

二、市外出差交通费

1.到市外地区出差的人员须事先填写《市外出差申请单》或公司签报等文件，注明出差事由、目的地、所需天数和使用的交通工具等，经总经理审批后方可开支。

2.申请单须作为费用报销附件。

3.出差人员需借支差旅费的，按借支手续办理。

4.超过开支标准的费用或员工出差期间非工作需要的参观、游览等费用开支，由个人自理。

5.市外出差乘用的交通工具报销标准，按综合管理部门出台的管理办法执行。

6.部门负责人以下人员若因出差路途遥远或出差任务紧急需乘座飞机，须经总经理审批。陪同公司领导出差的随行人员可一同乘座相同的交通工具。

7.市外出差期间办理公务时乘座出租车可据实报销，须在发票背面注明起止地点、事由。乘座公共交通工具可按票据据实报销。

三、市外出差住宿费报销标准，按综合管理部门出台的管理办法执行。

1.出差住宿费凭住宿发票报销，不得同其它费用报销，特殊原因需提高住宿标准的，须经总经理审批。

2.出差人员由接待单位招待，无住宿发票的不再另行报销住宿费。外出参加会议、学习，其费用中已包含住宿费的不再另行报销住宿费。

第九条办公费用是指公司发生的日常办公费、办公用品费、通讯费、水电费、会务费等费用，由综合管理部门负责管理。

一、日常办公费是公司日常办公所支付的物业管理费、绿化维护费、报刊杂志费及日常办公设施维修维护费等。

二、办公用品费是购买日常办公所需的笔、纸、打复印耗材等办公用品的开支，由综合管理部按公司《办公用品管理办法》执行，报销时应附上明细购买清单、综合管理部门的验收手续、发票等单据。

三、通讯费是办公支出的电话费，手机通讯费等费用。办公区域的固定电话费用经批准后可到银行办理托收，财务管理部门每月取得托收发票后直接入帐。

员工手机通讯费用按统一标准包干使用，具体标准，按综合管理部门出台的管理办法执行。

四、水电费是办公支出的水费、电费，由综合管理部凭发票办理报销手续。

五、会务费是公司因业务开展所需召开的会议费用及参加外单位会议所缴纳的会务费。

1.会务费实行计划管理、预算控制。

2.各部门因业务需要召开会议，须事先列出会务计划，汇同综合管理部编制会议费用预算，经总经理审批后实施。

3.需预借会务费的按借支手续办理。

4.会议主办部门须在会议结束后１周内，汇同综合管理部对照会议预算报告办理报销手续。

5.如需向参加会议有关人员支付咨询费等劳务报酬的，一律列明清单，由领用人签收，并按税法规定扣除须由公司代缴的个人所得税。

6.参加外单位组织的各种会议，须事先凭会议通知，经总经理审批后方可参加。会务费凭审批的会议通知与相关票据，经财务负责人审核，呈送总经理审批后办理报销手续。

六、其它办公费是其它日常办公所发生的零星费用，如因工作需要购置的学习资料、书籍或在外复印图纸、装订资料等费用。

第十条车辆使用费综合管理部门负责车辆使用费的管理，实行定点加油、定点维修，并按单车进行核算。因用车不当而导致车辆损坏造成损失的，由事故责任人承担修理等费用。公司车辆出险可获保险赔款的，保险赔款一律先打入公司帐户，事故责任人在支付修理、赔偿等费用后，凭相关票据限额报销。损失金额在获赔保险款限额内全额报销，超过部分由事故责任人自行承担。包括：汽油燃料费、停车费、路桥费、维修保养费、车辆用品费、车辆保险费、规费及其他费用，具体管理按公司《车辆使用办法》执行。

一、汽油燃料费是车辆使用燃料所发生的费用，油卡由综合管理部负责统一购置与管理，车辆使用者按需到综合管理部领取油卡，并办理登记手续。报销时由经办人、车队负责人确认油票对应的车辆。

二、停车费是公司租用固定停车场、车辆使用者因工外出临时停车缴纳的费用，停车费一律凭停车发票据实报销。

三、路桥费是车辆行使过程中缴纳的过路费与过桥费，按发票据实报销。

四、维修保养费是为保证车辆正常运行所做的故障维修、例行保养等费用，报销时须送附维修清单、《公务车辆维修及

保养申请表》等单据，公司注册车辆必须在相应所属公司报销，领导车辆按薪酬划分在相应所属公司报销。

五、车辆用品费是购置车辆所需用品发生的费用。车辆用品的采购经总经理审批后由综合管理部统一购置，个人不得自行购买。

六、车辆保险费由综合管理部选择保险公司办理保险事宜，保单由综合管理部统一保管，费用报销时凭保险发票与保单复印件办理。

七、规费及其他费用是按规定需缴纳的其他各项车辆费用，凭相关缴款发票按程序报销。

第十一条税金指是公司按国家税法规定申报缴纳的印花税、城镇土地使用税、房产税、车船使用税等。由综合管理部门和财务管理部门按国家相关规定填报纳税申报表，办理缴税事宜。

第十二条租赁费是指非生产性资产的租赁费用。由综合管理部门根据实际发生情况办理支出手续。

第十三条诉讼费指公司为向人民法院提起诉讼程序或者应诉而发生的费用。包括案件受理费和其他拆讼费用等，报销时需附送法院出具的相关文书、公司审批文件、发票等单据。

第十四条聘请中介机构费是公司根据业务需要聘请会计、评估、税务师事务所或造价师事务所、法律事务所等中介

机构发生的业务费用。聘请中介机构一律事先签定合同，报销时需附送合同协议、发票等单据。

第十五条咨询费指公司向有关咨询机关进行科学技术、经营管理咨询时支付的费用，包括聘请经济技术顾问、法律顾问等支付的费用，报销时需附送公司审批文件、合同协议、发票等单据。

第十六条董事会费是指公司董事会所发生的费用支出，包括董事会成员津贴、会议费和差旅费等，董事会费支出由董事会秘书负责办理，开支时需附送会议通知、出席人员数量、地点等相关资料。

第十七条其它费用是上述第四条至第十六条费用之外的费用开支，按审批程序及相关制度规定办理。

第三章工作程序要求

第十九条公司发生的一切费用开支，须由公司员工经手办理。若经办人或经办部门获批准将相关事务委托外单位或外单位人员办理，所发生的费用须由委托事务的职能部门经办人办理报销手续，公司财务管理部门不受理外单位人员办理费用报销。

公司现金结算起点为5000元，具体执行按照公司的《财务管理办法》执行。

第二十条向外单位支付款项时，经办人须索要有效票据，票据要求

一、报销票据包括但不限于：发票（财政票据）、购买（结算/发放）清单、出（入）库单、相关文件（公司签报或会议纪要等）等票据。

二、发票的真伪由报销人负责，验证真伪可拨打12366税务热线查询，核实票据纳税人名字、发售时间或验证时间是否与票面一致等。

三、发票应加盖开票单位的发票专用章，发票专用章的印迹必须清楚，且发票专用章包含纳税人名称和纳税人税务登记号。财政票据应加盖开票单位的财务专用章。

四、发票（财政票据）的项目内容或品名，必须符合发票开具人（发票章名称）的实际经营范围，发票（财政票据）应具备以下内容：①单位名称；②填制日期；③款项内容（用途）；④品名、数量、单价、金额等要素。票据填写字迹要清楚，不得涂改、挖补，大小写金额必须相符。

五、除定额发票以外，所有发票（财政票据）的公司名称抬头均为相应付款公司全称，错字漏字多字不得报销。

如，中城地产公司发生的日常费用，取得的发票应写“武汉中城地产开发有限公司”，特别是招待费用，不得写“个人”。

六、凡涉及办公用品、招待物品或礼品等物件费用报销，需到综合管理部办理相应的验收手续。

七、凡应附领款清单的，应附上领用（款）人签名的清单；凡应附结算清单、购买清单的，清单上应加盖和发票一致的发票专用章且清单价格必须符合市场公允价格。

八、年内取得的发票（财政票据），应在本年内报销，如遇特殊情况时，第4季度取得的发票可延迟到次年的第1季度报销。本月取得的发票，应在本月或次月报销，最长不超过3个月。

第二十一条报销审批要求

一、由经办人发起费用审批程序，整理齐全并粘贴整齐，将报销金额写在报销单上，并在报销单上签字，经办人员为代办人员的，委托人员应在报销单上签字。

二、部门负责人审批费用款项经济业务是否属实，并在票据单上签字后，方能审批。

三、财务部门审核报销票据是否符合规定，如金额、票据真伪、票据时效性及合理性、票据抬头是否正确等其他要求，审核后，在报销票据上加盖审核印章。对不符合规定的报销票据，财务人员可拒绝报销，并提请报销人取得合法合规的报销票据。

四、报销审批完后，由报销人打印，并在报销审批单上签名，到财务登记和付款。（流程图见附件1）

五、计划外日常费用报销必经董事长审批后，方可报销。

第二十二条日常费用对外结算须严格按公司《财务管理办法》执行。

第二十三条各职能部门须认真做好费用台帐及物品台帐的管理，记录核算本部门的各项费用。综合管理部门需设置业务招待用品、办公用品台帐，严格管理物品的购买、使用、结存。对业务招待礼品、办公用品须在台帐中准确核算物品的数量、单价、金额，做到购进入库、领用出库，按规定程序办理。

第二十四条支出证明单的使用。公司严格限制支出证明单使用范围及金额，由于客观原因，小额（50元）的零星支出（如车辆临时路边补胎修理费用、临零搬运货物等）无法取得发票，而只取得收款收据或其它收条，报销时应填写支出证明单，并注明无法取得发票的原因。

第四章附则

第二十五条本办法由财务管理部门负责解释，自发布之日起生效并实施。

附件:1.日常费用报销流程图

2.费用分类明细情况

3.市外出差申请单

附件1