企业办公自动化建设的需求分析及建议
企业办公自动化建设的需求分析与建议
[摘要]：随着技术的不断进步，企业办公自动化建设不断提出更高的需求,这就要求我们不断总结经验,使用更为先进的技术开发出成熟实用的系统。文章主要阐述了办公自动化系统的功能需求，以及对系统平台的要求，以及如何选择办公自动化产品提出了建议。定制开发和购买现有成熟产品可以满足不同企业办公自动化建设的需求，企业可以更具自己的实际情况选择适合自己的办公自动化系统。[关键词]: 办公自动化 OA
Abstract: Along with the technical unceasing progress, the enterprise office automation construction proposed unceasingly a higher demand, this requests our unceasingly lessons learned, uses the more advanced technology development mature practical system. The article mainly elaborated the office automation system's function demand, as well as to the system platform's request, how as well as did choose the office automation product to put forward the proposal. Has custom-made the development and the purchase existing mature product may satisfy the different enterprise office automation construction the demand, the enterprise may have own actual situation choice to suit own office automation system.
key word: Office automation; OA
引言
办公自动化（简称为OA——Office Automation），是一个不断发展的概念，是利用先进的科学技术（主要是网络技术），使办公室部分工作逐步物化于各种现代化设备中，由办公室人员与设备共同构成，服务于某种目标的人机信息处理系统；其目的是尽可能充分利用现代技术资源与信息资源，提供日常办公的各项功能，从而提高生产工作效率、简化办事步骤、加快办公速度、节省日常开支等，事实上，网络办公系统的出现以及所具备的自动化功能已正给水利系统带来一场内部管理的革命。
建设一个合适的办公自动化平台，在其上建立适应办公自动化需求的,功能强大的、应用开发容易的、方便管理的、易于维护的、界面友好的各种应用，是企业办公信息系统成功的关键。系统设计应充分考虑到企业目前及今后几年的业务发展需要，使系统在实施后具有较高的使用价值和较长的生命周期，系统实施后，应从各方面提高企业的信息共享、信息传递、信息管理的效率。
一、企业办公自动化业务需求分析
1、企业现状分析
对于地方企业而言，由于企业自身信息化基础比较薄弱，计算机软、硬件配置较差，员工的素质也参差不齐，其经济实力并不雄厚，企业管理和决策者对办公自动化认识还不足，主要表现在以下几个方面:
首先，认为办公自动化即是利用现有的先进设备和技术，将原来的手工模式转为电子模式而已，把企业的办公自动化与桌面办公系统如:office等混为一潭，针对现在工作人员的日常工作，而不愿增加这方面的投入，而制约了企业信息系统的建设。
其次，企业在运作过程中，重视通过优化业务过程的效率来提高生产效率、提高资金使用效率、加强对财、物管理的ERP、SCM、CRM等系统，而忽视通过优化管理过程来提高企业的日常办公与决策效率、提高企业反应速度、决策能力、加强管理过程规范性的企业办公自动化系统。
还有部分企业决策者为了节约资金，购买成型的通用办公自动化软件，甚至使用免费的办公自动化软件，但通用的办公自动化软件与企业的实际运作有所差异，系统维护方面是一大难题，系统运行状态及数据有极大的安全隐患。
与此同时，企业为了适应信息革命的要求，提高自身的竞争力，建立符合企业特色的办公自动化信息系统时在必行。
2、企业知识和经验的共享与转移
知识管理对企业来说，其作用己经越来越重要了。如何将企业员工头脑中的知识和经验尽快和尽可能地保留在公司的知识库中，提供多种形式的共享和转移，转化为企业的智力资源，这对于企业来说将是至关重要的。
3、移动办公协同办公
企业普遍存在着部门内和部门间的信息沟通和共享方面的问题，需要一个信息交流和沟通平台。在企业的运作过程中，存在大量的文档需要在不同的人员和部门间签核流转，特别是那些管理水平比较高、严格按照质量认证体系执行的企业更是如此。
4、方便的消息提醒机制
系统通过整合电子邮件系统和即时通讯系统为用户提供电子邮件、手机短信和即时消息服务。电子邮件的整合方式为单点登录、统一用户管理、WebMail；即时通讯服务的整合方式为单点登录、统一用户管理、服务随系统启动。并通过电子邮件和即时通讯系统的数据接口实现系统中待办事宜、催办督办、公告通知等的邮件、即时消息、短信提醒。
5、日常办公系统化
一般在企业办公自动化系统中均包括了企业日常行政办公的常用流程，有效的信息资源利用机制和整合信息的系统，如信息发布、会议管理、工作计划、会议室预定、出差申请、办公用品管理、财务报销、文件流程等，以帮助企业提高日常办公的效率。
二、系统应用平台分析
整个系统应通过将各类电子文档(如:Word文档、各种电子表格、图形、音
视频、图像等)、文档数据库和关系型数据库的有效结合，融合先进的办公思想、工作流机制，实现协同工作和知识管理。在进行协同办公平台设计时，必须首先考虑与管理局整体信息化建设工作的关系，从整体出发，以长远的考虑进行全面规划，分布实施。对于协同办公平台，不能简单的利用现成的办公软件产品生搬硬套，应根据工作的特点和管理局的特殊要求进行具体的分析，使协同办公平台能够适合工作的具体要求和工作特点。同时，协同办公平台将成为管理局日常办公和内部信息查询的统一界面，为全体用户提供真正的现代化办公环境。
1、稳定性原则
平台具有较高的稳定性，采用先进的多层结构设计方法，提高协同办公系统的业务逻辑处理和响应速率，支持多用户、大批量任务的并发。为系统内所有应用及用户提供服务，在主机平台之上是基于管理局内网的网络平台，主机平台与网络平台共同组成了支持系统运行的硬件平台。在硬件平台之上是由数据库系统、数据仓库系统、群件系统组成的数据机制，其中关系型数据库主要负责管理其他业务等关系型数据，文档型数据库系统可管理非结构化数据，弥补关系型数据库的数据管理缺陷等。
2、方便部署
支持上层应用所需的各种处理机制，完全支持Web应用，使得用户的访问更加容易，提高信息传递效率，为上层应用提供必要的功能模块，使应用可以建立在更高的层面上，提高系统的可靠性和可扩展性。建立一个能够适应长远业务要求和数据管理要求的系统平台规划是系统不断发展的基石，好的系统平台可以促进应用系统的完善，适应应用系统的发展要求。由于B/S（浏览器/服务器）模式的系统在安装、使用和维护上简单易行，普通客户端只要装有浏览器就能使用，实现客户端的“零安装”，便于系统的安装和升级。
3、应用管理
客户操作具体任务和活动的管理模块，负责工作流任务表中任务的分发管理。可以将一个工作流管理系统中的任务管理器提供给客户；同时，也可以针对多个工作流产品或者是多个应用系统产品，编写通用的任务管理器，进行系统的集成。
4、安全管理
安全管理提供用户权限、系统定时断开、数据访问安全等策略和机制。根据用户权限，过滤应用和信息，控制用户对系统的访问。系统定时断开功能就保证在一定时间内，用户在没有操作的情况下，自动断开用户端与服务端的连接，帮助用户起到自动保护功能。数据访问安全可根据业务流程、表单和表单域、信息、字段等访问权限设置，控制用户的访问。
5、方便的二次开发
根据用户的权限进行个性化定义，形成面对最终用户的个人办公管理界面。对于众多的信息类型和管理系统，个人办公平台将提供一个统一的系统进入界面和信息查询界面，以个性化形式显示，使用户可以通过一个界面完成所有日常办公工作和信息检索工作，同时保持个人办公平台与信息平台和系统平台的相对无关性。
三、办公自动化系统开发分析
系统的选择是一项十分复杂的工作。每个实施信息化的企业必须开发或选用适合自己的系统。软件系统的实现方案有三种，即定制开发、购买现成产品和租赁模式。由于选型的不同直接决定企业投资成本，风险和实施时间。
1、购买现成软件模式
通过购买现成软件，再与相关软件公司合作进行二次开发，建设教育行政管理软件平台，为城域网内的用户提供各种管理、教学、学习等的网络应用，同时通过系统实现办公自动化、网络化、信息化、无纸化等功能。这种方法好处是：（1）所购买的商业化软件系统，不论是大型软件系统，如ERP、SCM、CRM 等，还是小型系统如财务管理、人力资源管理等，都经过大量企业的严格检验，本身就蕴含着丰富的管理经验和企业管理思想，对企业经营管理有着较高的要求；要成功应用，必然会引起经营管理等各个方面的变动和重组，即所谓的业务重组(BPR)，进而推动企业经营管理的变革，产生的影响是巨大的。
（2）与定制开发模式相比，少了编程、调试等容易产生差错的环节，通过对所购买的商品化软件系统已有模块的组合、重建，即可完成构建整个系统的工作，所需的环节相对较少，风险也比较小。
（3）所购置的商业化软件系统一般经过多方测试和应用检验，技术资料齐全，使用方便，故障率低，并提供售后服务，使用维护费用的构成主要是服务费。
（4）因购买的是商业化系统，注重使用者的要求，提倡“傻瓜式”操作，而且能提供大量的提示信息和帮助信息，及操作手册等资料，极大的方便了使用者操作，使用者只需具有一般的计算机使用能力即可。
（5）可通过试用，在购买前对该系统进行全面评估，在购买后到试运行阶段，如认为不可行，随时可以终止并要求索赔，而且时间较短，相对而言时间费用、人力成本较低，风险和可能的损失比较小。
由于以上优点，购买模式能很快引进成熟功能的系统,满足公司某方面的需要。并且对于没有开发能力的企业来说节省了开发时间，人员及经费。但是选购的软件很可能不适用，其运行模式和复杂程度与具体的企业工作流不匹配。系统维护方面更是一大难题，系统运行状态及数据有极大的安全隐患。要成功的实施，都会涉及到企业的整个管理体系、制度和规范，必然会触及企业在经营管理中非常敏感的组织结构、管理体系，难度肯定大。另外，从费用方面来看，大型商业化软件系统，如ERP、SCM、CRM等，其费用不仅表现为购置费用，而且还因为在应用实施过程中，需要应对企业千差万别的实际情况，存在比较高的应用实施费用；小型商业化软件系统如财务管理、人力资源管理等，因功能单一，使用广泛，商品化程度高，实施简单，费用反而低于定制开发模式。
购买模式能通过所购置的应用软件系统，为企业带来先进的现代管理制度，进而提高企业整体管理水平；所建的信息化系统具有起点高、见效快、易升级等明显优势；企业在与系统集成商（软件开发商）的合作过程中，形成并保持长期的互惠互利的战略伙伴关系，共同发展、共同进步。由于所建的信息化系统与企业传统的管理实践存在一定的差异，易形成各种阻力及消极因素，磨合期较长。
2、定制开发模式
定制开发模式，即针对企业管理规范和业务需求，以专项定制开发为主，除特别因素外，如财务管理系统等，一般不选择购买成熟的商品化软件系统，主要形式有：自主开发及合作开发。
企业可以选择有实力的厂商，通过软件定制实现企业的办公自动化需求。厂商可完全根据企业的具体经营管理模式、业务流程进行全方位的定制开发，能满足企业总体规划的相关要求，其使用范围可覆盖整个企业。厂商通过提供全周期的跟踪软件开发服务，可以有效降低企业项目的投资成本和风险，为企业提供完善的技术解决方案，以此来确保软件质量、可维护性及其扩展性。更好的获得项目新需求和适应变更需要，为企业开发出高质量的产品。在开发过程中采取模拟现有的管理模式和业务流程的方法，一般情况下，不会改变现行经营管理，或变动较少，对现行经营管理产生有利或不利的作用也比较小；由于企业事先已经搭建了自己的平台，厂商可以直接在此平台上开发。可以省去先前投资一部分。
但定制开发模式同样也存在不足之处，主要表现在：
（1）定制开发模式涉及的要素、环节过多，其应用效果取决于系统集成商的技术水准和力量以及对项目目的、需求等诸多要素的理解，通常情况下，必须等到整个项目开发完毕后，才能切实了解所开发的各个系统的实际应用效果；故建议必须选择大中型软件公司，特别是有类似研发经验的公司，作为企业信息化建设的系统集成商（软件开发商），以保证企业信息化建设的应用效果；
（2）定制开发模式的费用差异较大，主要是两大要素无法准确估计，一是开发时间，二是所需人力资源，导致定制开发模式中占成本比例最高的人力成本无法确定，总成本也就无法予以确定；而且如果费用的预决算相差太大，系统集成商可能为减少损失，选择减少功能或提高预算，进而增加了企业信息化建设的难度；
（3）定制开发模式通常因为缺乏详细技术资料，使用不便，造成故障率偏高，软件系统必须不断的进行维护改进工作，方能正常使用，通常由内部技术人员通过不断的改进开发来完成，技术要求也比较高，使用维护费用相对较高；
（4）定制开发模式要求技术人员以软件设计开发能力为主，软件系统维护管理为辅，除软件系统的日常维护管理外，必须能随时根据业务要求，开发新的应用模块，或针对现有软件系统的缺陷，进行修改工作；
（5）定制开发模式因流程限制，只能在整个系统初步开发完成，进入试运行阶段后，才能确切知道该系统能否满足企业的要求，在这个较长时间的开发过程中所需的各种费用，包括时间费用、人力成本等是非常巨大的，导致风险增加，如不成功，则损失很大；
定制开发模式因存在实际应用、技术及实施风险以及实施周期等诸多不明确因素，应用在小型的、功能明确且不涉及管理模式调整变动的信息系统中较为可行；另一方面，由于系统集成商（软件开发商）的能力，对企业管理制度的了解，以及管理认知上的差距，定制开发模式仅仅只能满足于简单的模拟企业现有管理模式，无法或没有将现代管理规范加入到信息系统中，这也是定制开发模式最大的弱点。当然定制开发模式也有其优点，主要是“一把手工程”较易到位，企业内部对管理重视和管理创新的认识较易统一，各种阻力及消极因素较易消除，所建的信息化系统与企业传统的管理实践结合较好。
3、租赁模式
由于租赁模式简化了中间过程，可以直接拿成熟的应用模式而且无需自购硬件、软件版权，简单、快捷、成本低。可以为企业省下一大部分费用。由于部分企业属于新建，因为对需求还不明朗，变化性较大，盲目投入大笔资金自建系统不如先租用。在发展到一定阶段，在开始筹建自己的系统。这样可以大大减少风险。对IT技术能力差的中小企业，无法掌控复杂的IT系统实施过程，也无法维护IT系统，不如租用系统效果好。对资金暂时紧张的客户，租用系统无需大规模投入，可以轻松开始办公自动化系统建设。
在办公自动化建设的开始阶段，我们建议采用租用的方式，充分发挥租用的灵活、低风险、低收入的优点。当自身发展到一定的阶段，具备了自建系统能力后，再根据具体投资收益分析，确定选择定制开发模式或者购买成熟软件方式更合适。
四、结束语
在现代企业管理规范中，企业信息化并不是企业管理的目的，而仅仅是企业实现现代管理的一种方法和手段。所以在企业信息化建设的过程中，不仅要考虑计算机技术以及人员等方面的因素，更重要的是管理方面的因素；即如何通过流程重组、业务重组，改变现有管理模式，规范管理行为，并采用计算机这一高科技手段，通过企业信息化建设，在现代管理规范的基础上，建立符合企业自身要求的企业管理制度。这就是企业信息化建设的关键所在。
为此，在企业管理制度将有重大变革，需要借助信息手段规范管理、提高管理理念和素质时，企业信息化建设模式应采取购买模式，特别是大型管理软件系统，以引进先进的现代企业管理技术和管理规范，使信息系统更好的为企业管理服务。
参考文献
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