浅谈秘书应具备的能力

浅谈秘书应具备的能力

引言

随着我国的改革开放向深度和广度推进，商品经济日益发达，信息服务的市场扩大，对秘书的需求量也日益增大。可以预测，到下世纪初，随着工业化的现代结构的生成以及我国经济的逐步发展，秘书工作将更受社会的重视。它已不仅仅是一种较高级的职业，而且会成为吸引千万劳动大军的一门新兴行业。在现代化日益成熟的今天，对企业起到举足轻重的秘书人员的素质要求也是相当的之高，不仅仅是对专业素质的单要求，更多的是对自身能力的建设和培养，乃至全方面的素质的要求。企业秘书必须是思想品德上的“马列者”，工作上的“老黄牛”，文字能力上的“作家”，综合素质上的“军师”，办事上的“经纪人”，思想上的“战略家”。

秘书的能力构成：

现代企业制度的建立 ,是现代经济高速发展的必须 ,同时也对秘书工作提出更高的标准 ,与传统意义的“秘书”相比 ,现代企业要求秘书更是“全才”，必须具有科学的预见和广博的知识，集多能于一身，构建自身的能力结构，同时，还必须具有高尚的职业道德和良好的心理素质。

一、具有较高的文化专业素质

企业文秘人员应具有广博的基础文化知识。

1、是社会科学基础文化知识,如历史、政治、思想史,社会发展

史,哲学理论等。在世界经济日趋一体化的今天，企业要生存发展，必然要进入世界市场参于竞争,这就要求文秘人员不仅要了解本国文化,而且要了解国外业务伙伴所属国家的历史变迁和民族文化形成。例如日本企业倡导的是儒家理论,强调职员、公司是一家。而美国企业则更多地倡导开拓、奋斗、竞争精神,强调创新和自我实现。了解本国文化,了解不同国家的历史，准确把握不同国家的特点，对于开展办公室工作有很大帮助，在经济联系日益国际化的今天，这一点更是突出;

2、是自然科学基础文化知识。当代社会的工作与生活离不开自然科学知识,高科技含量的企业生产，以自然科学知识为基础。同时，现代办公设备日益复杂化、高技术化，没有一定的自然科学知识很难学习了解其原理和性能。总之,文秘人员没有一定的自然科学知识,就很难学习掌握办公自动化的新技术,就不能为企业内各部门提供高效率的服务。

二、具有较强的是表达能力

表达能力是文秘人员的重要能力之一。汇报工作、接待来客、协调沟通等都要通过表达。文秘人员应当准确、及时、简洁、规范地表达工作情况,准确把握何时该说什么，何时该写什么，说该怎么说,写该怎么写,只有在这些问题上把握适度,才算是真正具备了较强的表达能力。表达能力靠什么?在口头表达中,要靠驾驭语言的能力,靠丰富的词汇量，敏捷的思维，清晰的语言以及语气、手势、表情、体态等。在书面表达中，要靠准确的词汇使用、严谨缜密的思维、得当

的文章体式、清新流畅的语言表达等。书面表达的要求就是准确、规范、简捷。随着企业办公自动化水平的提高，对办公室人员的书面表达提出了更高的要求，文秘人员必须学会熟练地在计算机上进行文字处理。四是公关协调能力。通过文秘的公关协调工作使企业与企业之间,企业与公众之间建立良好的合作关系，为本企业提供其他企业的信息,提高企业应变能力。协调就是协调本企业内部上下级、各职能部门之间的和谐关系,并通过我们的工作构建以“和谐”为核心的企业文化,追求人与人之间的和谐，人与自然和社会的和谐,营造一个祥和、互助、奋发向上的企业氛围。

三、具有主动性和一定的前瞻能力

领导交待了什么,自己便干什么;领导没有吩咐,自己就乐得无事。像这样被动地接受领导交办的任务,是远远不够的,一个称职的秘书还要善于“没事找事”。秘书要有灵活的大脑，从行为表征上就是会思考问题、会办事情、会出点子、会应付各种突发事件、会对过失进行补救。这“五会”有着丰富的内涵，每一会都有很高的要求，要当好一个现代的优秀秘书，必须勤恳磨练，不断学习，努力创新，适应时代发展的变化和要求。在领导作出指示前,秘书头脑中就要先有一个工作思路。凡事预则立,不预则废,秘书时刻想到领导的需要,工作走在前面，有前瞻性，及时为领导提供所需情况,主动协助领导做好工作,既能减轻领导的压力,促进领导提高工作成效,也有助于秘书找出差距,提高自身能力。

另外，秘书是领导或企业的参谋或军师，是领导或企业的思想库

和智囊团。秘书应当发挥顺风耳和千里眼的作用,把平时搜集整理的信息,特别是市场竞争信息、超前预测的方案、调查研究的情况及时、准确地提供给领导或企业，并把超前思考的优良方案提供出来,以便领导或企业及时掌握情况,做出相应的决策和反应。这就要求秘书在完成日常性服务工作的同时,要围绕领导的主管或分管工作,积极深入基层,开展调查研究，掌握一线实情,敏锐地发现问题,提供领导决策参考;广泛阅读报刊,收集信息资料,听取多方意见,获取正反两方面情况,促进领导全面、系统地分析问题,做出科学决策加强对有关单位完成领；导所布置工作情况的督促检查,确保领导的决策落实到位。

四、政治鉴别能力。

政治鉴别能力就是辨别方向，把握大局的能力。秘书工作虽然是领导的辅助工作，但同样要有较强的政治鉴别能力。秘书工作者的政治鉴别能力由以下三方面要素构成：

1、是基本政治知识和政治理论的理解能力。

2、是现实形势的政治判别能力，秘书工作者要善于从政治上判断形势、观察思考和处理问题。

3、是抵御腐朽思想侵蚀的能力。当前，秘书已经成为腐败的高发人群，秘书工作者必须具有正确的世界观、人生面、价值观和是非观，自觉抵制各种腐朽思想的侵蚀。

五、学习能力。

秘书的学习能力，是指通过各种手段，获取新知，并具备实践新的行动的能力。当前形势的发展瞬息万变，秘书工作者只有不断学习，

才能适应形势发展的需要。

秘书工作者的学习能力主要有以下三方面要素构成：

1、是学的能力，主要是通过观察、发现问题并解决问题、对话以及行动等方式，攫取信息，从而建构或重构知识的过程。

2、是“习”的能力，主要是根据习得的知识，主动行动、反复练习，应用知识，从而提高行动能力的过程。

3、是其他构成要素：包括学习的动机、态度、方法；特定学习环境；环境中的信息与知识等。

六、创新能力。

秘书的创新能力，是秘书工作者根据一定的目的，运用已有的知识，通过思维活动，产生新认识，创造新事物的能力。当前，新世纪新阶段新任务给各级秘书工作者提出了新要求，秘书必须不断创新工作方法与工作思路，才能更好地发挥作用。秘书工作者的创新能力主要有以下四个方面要素构成：

1、是洞察能力。是透过事物表面观察事物本质的能力。

2、是想像能力。指在过去经验和知识的基础上通过思维产生新的形象或新的设想的能力。

3、是创新胆识。要敢创敢闯，又善于总结经验。

4、是超前意识和务实态度。即具有把前瞻性与现实性、必要性与可能性有机结合起来的能力。

七、沟通能力。

秘书工作者的沟通能力，是通过一定的渠道，将信息发送给接受

者，并寻求反馈以达到相互理解的能力。秘书工作本身就是桥梁和纽带，起到联系领导和基层工作的重要作用。

秘书工作者要善于和领导沟通，领会领导的意图，又要善于和基层的干部群众沟通，准确传达党和政府的政策、措施以及领导的意见，及时将基层的信息传达到上级和领导那里，进行有效地沟通。

秘书工作者的沟通能力主要有以下三个要素构成：

1、是信息表达能力。能过会话、文字等方式向信息接受者表达的能力。

2、是理解他人的能力。在沟通过程中，认同、理解他人的一种能力。

3、是交往能力。善于营造良好的氛围，掌握交往所需的规范的语文行为和仪表举止，形成与他人和谐、平等、互助关系的能力。八、决断能力。

秘书工作者的决断能力，是指按照最优化的要求，从若干准备实施的方案中选择行动对策，能过实施以达到一定目标的能力。从一定程度上讲，领导就是决策。秘书在其工作中，

为领导决策提供服务，本身也涉及大量的决策问题。因此，秘书工作者必须不断提高自身的决策水平与决断能力。秘书工作者的决断能力主要有以下四个方面要素构成：

1、是价值分析能力。明确价值主体、辨析价值取向、界定体现价值取向的导向标准的能力。

2、是态势诊断能力。指对决策对象现实状况评估的一种能力。

3、是科学预测能力。是以现实为中介、以过往发展轨迹为基础、对未来发展的可能走势与发展程度进行判断的能力。

4、是制定对策能力。是应具备的目标选择、对策分析、战略选择方面的能力。

九、应对突发事件的能力。

秘书工作者应对突发事件的能力，是预防和有效处理突发事件的能力。突发事件对各级政府和各级领导都是有害的冲击，秘书应该成为这种冲击的有效的缓冲，

通过自己卓有成效的工作化解、缓解危机，给领导提供有效的参考意见。秘书工作者应对突发事件的能力主要有以下三个方面要素构成：

1、是有效掌握有关信息，及时捕捉带有倾向性、潜在性问题，制定可行预案，争取把问题解决在萌芽状态的能力。

2、是面对突发事件时，保持头脑清醒、对事件进行科学分析、敏锐把握事件潜在影响，密切掌握事态发展情况的能力。

3、是应对突发事件中的准确判断、果断行动能力和及时整合各种资源、有序应对突发事件的能力。

十、心理调适能力。

秘书工作者的心理调适能力，指利用一定的方法，通过特定的途径，调节自己的心理，使之适应外在变化和环境、保持心理平衡、健康的能力。秘书工作具有工作强度大、

责任大的特点，对秘书工作者的心理承受能力提出了特殊的要