档案学笔记整理

档案管理学复习纲要

一、基本概念

全宗名称：

案卷题名：

联合全宗：指两个或两个以上立档单位形成的、互有联系而不易区分为全宗的档案构成的全宗。

汇集全宗：若干个立档单位形成的、可以区分全宗但数量很少的、具有某些相同特征和联系的档案构成的全宗，称为全宗汇集。

档案汇集:用人为方法将不知其所属、全宗残缺不全的文件，按照一定特点集中起来的混合体，称为档案汇集。

多元主题:

查全率=检出相关资料／全部相关资料×100％

漏检率=未检出相关资料／全部相关资料×100％

查准率=检出相关档案／检出全部档案×100％

误检率=检出不相关档案／检出全部档案×100％

档案著录：指编制档案目录时对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程

档案标引:指在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程。

受控标引：是指严格根据主题词表中规范化的自由词进行标引。

对口标引：仅对特定专业内容有关的主题进行具体标引。

概括标引：

分析标引：

标引专指度：指检索标识表达档案内容的精确度，也就是标引的检索标识与档案主题概念的内涵和外延的相符程度

标引网罗度：又称穷举度，是指标引工作中确认档案所有主题的程度

案卷文件目录：亦称“卷内文件目录汇集”或全引目录，它是将全宗或全宗内的一部分案卷目录和卷内文件目录汇编而成的一种检索工具

档案代理卡：是库房管理人员编制和使用的一种专门指明档案去向的卡片。

档号：是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的代码。来源原则：同一机构、同一组织、同一个人其档案各为独立实体、集中管理；一个机构、组织的内部单位部门，其档案不是单独实体，不能独存；不同机构、不同组织、不同个人，其档案来源各不相同，不得混合。

全宗原则 :一个国家机构、一个社会组织、一个个人，其档案构成一个全宗; 档案管理要以全宗为单位进行，不得打破全宗构造实体性单位。

文本文件：

数据文件：

电子文件:又称数字文件，是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

八防：防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗

档案馆指南:是以文章叙述的方式，全面概要介绍档案馆的馆藏，面向全社会进行宣传和报道的一种工具书

全宗指南：又名全宗介绍，它是以文章叙述的形式，介绍和揭示档案馆（室）收

藏的某一全宗档案内容和成分及其意义的一种参考资料

组织沿革：指系统记载一个机关、地区或专业系统的体制，组织机构和人员编制等变革的参考资料。

全程管理：

前端控制：

元数据：是信息技术应用后才出现的概念，其一般性解释为“关于数据的数据”，其基本功能为描述和定义数据。

二、业务知识

档案的本质属性：原始性、记录性

档案的作用

一般作用：1.行政管理的查考依据2.生产建设的参考依据3.政治斗争的必要工具4.科学研究的可靠资料5.宣传教育的生动素材6.维护国家集体个人权益法律证书。

本质作用：1.凭证作用2.参考作用

档案作用时效律与扩展律

1.时效律：档案价值作用随时间的推移或降值或失值，有一定时效性。

（1）信息内容的作用价值逐步减弱消失（2）载体材料因保存技术老化损毁

掌握“时效律”的意义：及时提供利用、保障载体质量、改善保存条件、研发修复技术

2.扩展律：档案的价值和作用值随时间的推移或增值，或扩展，与时间成正（1）记录的原始性、内容的特定性、孤本的稀有性、凭据的唯一性（2）档案的价值和作用从机关向社会扩展，由单一向多元扩展。

掌握“扩展律”的意义：延长保存寿命、多元开发利用、保障机关需要、适时服务社会。

档案行政作用弱化律和科学作用强化律

1.弱化律：机关行政施政的凭据考查必要性，随时间推移和形式发展会逐渐减少。档案中的现行文件仍然具有现行效用，是机关施政的依据。档案中的历史文件随机关公务的进展，凭据查考作用弱化。

掌握“弱化律”的意义：合理规定留存机关时限，方便社会各界充分利用。2．强化律：档案科学文化作用随行政作用的弱化逐渐增强跃居首位。

掌握“强化律”的意义：科学管理及时提供，拓展利用范围领域，实现价值的最大化。

对档案真实性的辩证理解

1.档案是原始的第一手历史文献，比其他文献资料更为真实可靠，总体而言是

历史的真凭实据。

2.认识有局限性主观意图也有错误、部分档案内容虚假或违背事实，仍是当时

客观现象的真切反映。

3.档案是过往历史的真迹和物证，任何人不得涂改，伪造和损毁，必须维护档

案的原始性真实性。

档案价值鉴定的原则

从国家和人民的整体利益出发，分析主体和主体本身的需要，用全面、历史、发展、效益的观点综合判定档案资料的价值大小和期限长短。

（一）整体利益原则

是总体的指导思想和基本的标准。档案是国家人民的历史文化财富，必须从国

家人民的整体利益出发。充分估计对整个社会发展的作用，不能以个人好恶和团体利益定夺。

（二）主体需要原则

不同的利用主体，利用需求不相同。综合档案馆：立足全民需求；

专业档案馆：立足特定群体。内部档案室：立足于本机关。

（三）全面性原则

１、全面分析文件的特征

结合来源、内容、时间、文本、外形、载体等综合判断。不可单一决断。

２、全面把握档案之间的有机联系

依据保持机关团体社会组织的全貌和事务活动的完整性综合判断不可孤立认定３、全面预测社会的利用需要

充分考虑本组织与社会各界当前与将来，从多层次、多角度、多方面的价值作用综合判断不可片面定夺

（四）历史性原则

１、尊重历史事实在特定的历史环境中，以历史的唯物主义观点具体分析正确判断不可以今非古

2、维护历史真貌

辨证理解历史的真实，正确对待内容失实或错误的档案“今世赖之以知古”（五）发展性原则

１、把握档案价值作用时效性扩展性客观规律

２、既立足当前又放眼未来，结合机关的当前查考和社会的将来利用

３、为后世积累文化遗产

（六）效益性原则

１、考虑保存能力设备条件成本费用

２、考虑保存效益经济效益社会效益

判断档案的相对价值

依据所存档案的完整程度

（１）机关档案保存比较完整，正常判定档案价值期限

（２）机关档案保存不够完整，适当放宽标准延长期限

依据档案内容的可替代程度

（１）内容被其他更重要的文件包容，从严判定价值期限

（２）内容独立反映某一方面的问题，价值期限相对提高；若无年度总结、统计报表，则应相对提高季度、月份总结、报表的价值期限

依据各全宗之间的重复性

普发文件、转发文件、联合发文，造成各机关全宗之间档案的重复，应依据主办机关、主管业务等鉴定确定档案的价值及其期限，非主办机关、非主管业务的可作为短期保存或备查资料留存本机关档案部门不移交

直接鉴定法

逐件逐张直接审查档案，即从内容、作者、文种的重要性、可靠性、联系性，机关利用、社会利用等，具体进行分析判定。不可仅凭文件标题、文种、文件目录、案卷题名、案卷目录等间接审查确定

移交复审

机关档案室向档案馆移交永久和30年期限的档案时，由机关档案室工作人员和接收档案馆工作人员共同审查移交档案期限。

到期复审

档案室：对10年期限的档案档案馆：对30年期限的档案

在保管期满后重新审查，是否确实丧失保存价值，如果尚存在一定的保存价值，重新确定新的保管期限。

优化馆（室）藏的基本原则

（一）完整性原则

１、档案文件个体的完整单份文件页码要齐全，完整无缺失；合成文件、附件、批转、印发件完整。

２、同案档案文件齐全完整一项工作一起事件一次会议一个项目

３、全宗档案文件齐全完整一个机关归档范围各种价值各种期限

４、档案馆（室）收集范围档案文件的齐全完整

（二）系统性原则

１、同一个案卷内档案文件之间保持有机联系

２、全宗档案之内进行科学分类便于保管查找

（三）实践性原则

１、克服“重藏轻用”弊端

２、既满足主要、经常用户需求；又考虑一般、特殊用户需求

３、既满足当前利用需求，又满足长远利用需求

（四）价值性原则

１、充分利用现有的有限资源，将有保存价值的收集齐全

２、作好立卷归档工作指导监督，保证入馆（室）档案的质量

３、作好档案鉴定和复审，剔除已丧失价值档案

（五）特色性原则

１、历史特色２、文化特色３、时代特色４、地方特色

５、民族特色６、专业特色

档案整理工作的原则

（一）充分利用原有整理基础

１、原有整理结果基本上可用应维持原结果不轻易重整

２、原有整理结果局部不合理在原结果基础上局部调整

３、原有整理结果须全面重整尽量保留利用原可取之处

（二）保持档案文件的历史联系

１、保持来源方面的联系同一机关、同一部门、同一个人

２、保持时间方面的联系同一时期、同一阶段、同一年度

３、保持内容方面的联系同一问题、同项业务、同宗案件

４、保持形式方面的联系同一文种、同类文种、同一载体

（三）必须便于保管和利用

１、保持历史联系是根本性原则，保持历史联系不是根本目的

２、便于保管和利用是最终目的，切忌将保持历史联系绝对化

３、以恰当保持历史联系为前提，处理联系、保管、利用矛盾

档案保管的具体任务

1、维护档案存放秩序

按科学次序排列存放于库房，调出查阅利用后恢复原秩序

2、严格防止档案损坏

采取有效管理的措施方法，延缓防止档案的自然损毁

3、尽量延长档案的寿命

用专门技术积极措施方法，延缓防止档案的自然损毁

4、切实维护档案信息安全

建立健全管理和利用制度，保证档案信息不失密泄密。

馆（室）藏现存主要问题

（一）馆藏结构不合理

综合、政策、指示性的多，贯彻、具体、典型性的少；宏观性的多，微观性的少；政治政务多，经济科技少；上级机关多，下级机关少；一般性的多，地方特色少；纸质载体多特种载体少。

（二）库藏成份未优化

同一全宗内，机关全宗之间，重复文件偏多；同一全宗内，价值不大偏多，需销毁保存。

（三）库藏全宗完整性不高

建国前全宗普遍完整性较差；建国后全宗个别完整性不够

(四) 馆（室）服务功能不全面

注重政治斗争服务，忽视为经济科研；注重为领导机关服务，忽视为业务基层；注重为机关组织服务，忽视为职工公民。

组织全宗的构成条件

1.可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外正式发文。

2.设有会计部门或经济核算部门，可以自行编制、预算和财务计划。

3.设有管理人事的机构或人员并且具有一定的人事任免权。

个人全宗的构成条件

（１）对国家社会有特别贡献和重要影响“著名人物”才有可能构成实际人物全宗

（２）主要以个人名义从事社会活动档案，与组织全宗无大面积交叉才有可能构成具体人物全宗

（３）个人的档案较系统完整留存较系统全面反映其社会活动，档案部门能对其有效管理才最终构成现实的人物全宗

照片档案的构成

１、底片

（１）原始底片（２）翻版底片

２、照片

（１）原始照片（２）翻制照片

３、文字说明

（１）事由（２）时间（３）地点（４）事物

（５）背景（６）摄影者

照片档案的利用

１、展览２、咨询３、宣传４、出版

馆藏档案的来源

１、现行机关档案２、撤销机关档案３、组织和个人保存的散失档案４、档案馆之间的相互交接档案５、交换购买收藏在国外的档案

人事档案的特点

1.入档须经审核

2.内容真实可靠

3.材料完整齐全

4.具有现行效用

5.具有机密性质

6.专卷专人专管

7.档案随人迁转

人事档案管理部门的职责

1.保管人事档案，为国家积累档案史料

2.收集、鉴定、整理

3.办理人事档案材料的查阅、借用和转递

人事档案鉴别工作原则

１、必须以政策规定为依据

《干部档案整理工作细则》《干部档案工作条例》

《干部人事档案材料收集归档规定》

２、坚持实事求是的原则

以历史的辩证的观点全面、具体地分析

３、必须有严格的制度规范

鉴别真伪、严格把关取舍有据、符合规定专人负责、履行手续

人事档案收集制度

１、移交制度凡属归档范围的均应移交人事档案部门一份

２、索要制度定期或不定期主动索要登门、电话、发函

３、检查核对制度定期或不定期检查核对退回补办、填写补充、剔除４、补充制度保障齐全完整及时补充更新

机关档案部门用户的需求特征

（一）职能机构人员

与具体业务密切相关的且具有业务指导作用的特定内容的某单件档案

（二）秘书机构人员

协助领导人计划和决策开展和实施督查和落实协调和组织系统全面的某系列档案

（三）机关的领导者

１、间接性通过文秘人员间接获取信息

２、浓缩性需要文秘人员加工提炼信息

档案实体管理的原则

（一）来源原则

同一机构、同一组织、同一个人其档案各为独立实体、集中管理；一个机构、组织的内部单位部门，其档案不是单独实体，不能独存；不同机构、不同组织、不同个人，其档案来源各不相同，不得混合。

（二）全宗原则

一个国家机构、一个社会组织、一个个人其档案构成一个全宗；档案管理要以全宗为单位进行，不得打破全宗构成实体性单位。

（三）有机联系原则

同一机构、组织、个人，同一事物内容的档案有内在联系；同一时间阶段的档案有内在联系。维护全宗的统一完整性，有利于维护内容和时间的内在联系，有利于维护同一机构、组织、个人历史活动的完整、全面和真实性。

（四）保管利用方便原则

按照来源和全宗原则，保持档案的有机联系，采取简便有效的方法，即可以方便管理利用。但载体特殊或涉密等，应区分情况，分别管理。

档案统计主要指标

（1）馆藏状况（档案总量结构分量资料数量）

（2）利用服务（利用人次总量分量编研情况）

（3）经费建设（经费、机构，馆室面积、设备等）

（4）人员现状（年龄结构文化程度专业职称）

（5）教育现状（普通、成人、中等学校师生比）

档案咨询服务的步骤

（一）接受咨询（二）分析问题（三）查找档案（四）答复咨询（五）用户建档档案信息资源开发的原则

（一）馆（室）藏基础原则

（二）信息有序化原则

（三）信息激活原则

1.信息的分解和析出

2.信息的浓缩和提炼

3.知识的综合和归纳

（四）充分利用原则

1.扩大对不同利用者的适应性

2.充分发挥检索和传输系统功能

3.引导帮助有限时间内有效利用

（五）全面效益原则

档案信息资源开发主要障碍与对策

一、主要障碍

（一）社会环境方面的障碍

1.受落后传统观念的束缚

2.受民族文化素质的制约

2.受经济发展水平的制约

（二）档案部门方面的障碍

1.观念障碍

2.工作障碍

（三）用户方面的障碍

1.社会档案意识淡薄

2.受获取信息习惯制约

3.受获取信息能力制约

二、相关对策

（一）创新观念

1.与时俱进的发展观念

2.被动与主动并举观念

3.面向社会的开放观念

4.开发再创造文化观念

5.传统交流的共享观念

（二）改善环境

1.强化宣传增强档案意识

2.面向全社会面向国内外

3.与新闻媒体等通力合作

4.光电报刊杂志网络手段

5.时地、特藏、手续费用

（三）体制保障

1.丰富和优化档案馆(室)藏

2.建设

3.建设开发机构配备高素质人才

（四）技术保障

1.文档一体化管理技术

2.数字化安全存档技术

3.数据库存储检索方式

4.多媒体信息集成技术

5.信息的安全传输技术

6.搜索、浏览、下载技术（五）以市场为导向，提高三度

1.适应需求

2.提高质量

3.扩大影响

（六）走特色开发之路

三、工作要求

归档案卷的质量要求

１、遵循文件形成规律特点２、保持文件之间有机联系

３、区分不同价值保管期限４、便于科学保管充分利用

对现行机关档案的接收要求

（一）接收范围

1.坚持完整性原则

以全宗为单位，整体不分散，组织沿革、全宗指南、案卷目录、检索工具随同档案一并入馆。

2.保障真实可靠

要做到真实可靠，有疑必考。

3.加强质量建设

按《案卷质量标准和验收方法》强化自检、互检、小组验收。

4.强化地方特色

要做到地方特色显著，有接收重点，防止重复。

5.严格清点核对

依据移交目录，清点核对签字。

（二）接收时间期限

1.省级以上机关，永久期限档案，保存20年左右，移交接收进馆。

2.市县以下机关，永久、30年档案，保存10年左右，移交接收进馆。

3.逐年接收：每年移交接收一次；分段接收：隔三年接收一次。

（三）接收前的准备

1.实地了解情况；

2.派人指导检查；

3.及时解决问题；

4.制定接收方案；

5.做好人物准备。

特殊情况需要提前延期移交的，应征得同级档案局的同意。

按年度分类应确定文件所属年度

１、制发日期与收处日期跨年度归入收处年度

２、制发与批准生效日期跨年度归通过、批准、发布年度

３、计划总结、预算决算、统计报表归内容，针对年度跨年度计划归起始年度跨年度总结归迄止年度

４、请示与批复跨年度均归入批复的年度

５、所有工作按专门年度进行应按照专门年度进行分类

６、专业工作按专门年度进行其它工作按自然年度进行自然与专门年度结合分类

档案保管工作的基本要求

（一）以防为主，防治结合（未损先防，损后处治）

（二）加强重点，兼顾一般（防护重点，适当兼顾）

（三）自力更生，勤俭节约（国家投资，单位自力）

（四）立足原件，复制信息（保护原物，适时复制）

（五）立足长远，保证当前（重藏重用，藏用兼顾）

档案库房管理主要任务

（一）秩序排列维护（二）库房卫生保洁（三）温、湿度调节

（四）理化状态监测（五）库房安全保卫

“复合件”的正确排序

1.批复+请示

2.复函+来函

3.正件+附件

4.原件+复制

5.批转+被转

6.印发+发布

7.发文:存本+定稿+重要草稿

8.收文:文件处理单+文件正本机关“大事”的选择标准

１、上级本级下级同级相关２、方针政策制度制订实施３、文件会议讲话决议决定４、机构设置职能变化领导任免５、成果奖励事故事件案件６、出访来访协议合同

“大事记”条目的编写要求

（一）一条一事，不可一条数事。（二）一时数事，各立条或分段。

（二）详略得当，事项记述清楚。（四）要素齐全，始末因果完整。

（五）观点正确，反映历史真貌。（六）内容真实，只记不议不饰。

档案阅览服务工作内容和管理要求

（一）提供档案阅览服务的条件

１、人员条件〔业务与技能〕２、物质条件〔场地与设施〕

３、制度条件〔审核与登记〕４、安全条件〔人员与设施〕

（二）提供档案阅览服务的注意事项

１、不得借阅与利用范围无关档案２、易损毁和珍贵档案提供复制品

３、未编目整理零散档案不予借阅４、不得在档案作标记或涂改污损

５、不得将借阅的档案带出阅览室６、严格借阅手续加强档案的清查

７、发现异常及时汇报并妥善处理

档案外借服务注意事项

１、特殊需要〔原件作证〕暂时借２、须建立健全档案外借各项制度

３、严审严控、严登严查、及时催４、必须保证机密安全和实体安全

５、发现异常应及时汇报妥善处理

提供档案副本或复制品的方式方法

大体分为：手抄、打字、印刷以及电影、静电复印等。

档案复制服务的基本要求

１、严格履行审批手续２、严格控制复制数量３、严格执行保密规定４、注明复制件的出处５、加盖档案部门印章

提供档案证明服务基本要求

１、依据合理要求和申请２、依据可靠原件和复件３、以引述节录原文为主４、须准确、真实、客观５、不超出审核证明范围６、注明材料出处盖印章提供档案展览服务的基本要求

１、翔实性（数量少质量精内容丰主题明）

２、思想性（促进信息利用，服务时代需求，教育社会大众）

３、艺术性（精心设计合理布局图文并茂新颖活泼突出特色生动讲解）４、现实性（结合实际服务当前适应需求满足大众与时俱进及时更新）人事档案归档要求

１、办理完毕的正式文件材料２、完整、真实、清楚、明确

３、手续齐全完备组织审查须加盖印章本人见面须本人签字

４、统一规格和书写材料５、不得以复印件代替原始件

新时期人事档案收集工作的重点

１、反映工作能力、成就贡献、工作实绩的２、反映学识水平、技能结构的３、反映政治思想的４、反映身体状况的

人事档案转递工作的要求

（一）及时一般在三天之内转递

（二）准确以任免文件或调动通知为依据，严禁转至非人事主管单位的上级或下级机关

（三）安全确保安全，杜绝泄密、丢失，用机密件通过机要部门转递，派专人递送或取走，不准本人自带，加盖密封章，填写《人事档案转递通知单》

人事档案转递的程序和手续

１、材料齐全，内容真实；２、详细登记，及时注销；３、填写《转递通知单》；４、密封盖印，密件寄出；５、手续完备，字据齐全；６、收到回执，保存备查杜绝“无头档案”的产生

１、严格执行管理制度２、及时掌握变动信息３、坚持先调档后调人

４、及时催要整理归档５、一人档案一次转递６、人员稳定先配后调

档案文摘的结构与编写方法

（一）档案文摘汇编的形式

提供文章的内容梗概，不加评论和补充解释，简明确切记叙文献重要内容的短文（二）档案文摘汇编的格式与项目

１、文摘号２、文摘题名３、原文作者４、原文出处５、文摘员６、正文（三）档案文摘汇编编写正文的要求

１、忠实原文客观记叙不带主观评价不加补充解释

２、应是具有完整信息内容的短文不阅读原文也可获得必要信息

３、文字简明确切术语规范标准不使用缩写词、公式、图表等

档案展览陈列工作的计划筹备

１、确定主题〔目的与意义〕２、确定展品〔实物与复制〕

３、确定对象〔特定与普众〕４、确定方式〔组织与随机〕

５、确定时间〔长期与短期〕６、确定地点〔馆内与馆外〕

７、确定费用〔收费与免费〕８、确定人员〔讲解与保卫〕

电子文件归档要求

（一）齐全完整（二）真实有效（三）确定权限（四）预防病毒

保证电子文件的真实性

一、文件在形成过程中的真实二、文件在形成后的真实

保证电子文件的完整性

一、信息完整、程序完整二、软件完整、纸质完整

保证电子文件的可读性

程序兼容格式统一

保证电子文件的可用性

可读性维护

档案登记和统计的要求

（一）必要性原则有登记和统计分析的必要

（二）可行性原则可具体量化登记描述分析

（二）准确性原则数据确切真实可靠不虚假

（四）及时性原则及时按期登记调查统计分析

（五）科学性原则登记调查统计分析方法要科学

（三）标准化原则统一范围、内容、口径、项目、计量单位、表格、格式、软件