集团公司会议管理办法

会议管理办法

第一条为提高工作实效，重视时间效应，使公司运作过程中各种会议通过合理组织能够高效率、高质量地运行，保障每次会议均能达到较好的效果，集团公司必须加强会议的规范化、制度化管理。

第二条各层级公司办公室是会议管理的归口部门，负责公司组织召开会议的会务工作和公司行政会议组织和管理，公司各职能部门负责各分管会议的会议组织和管理。

第三条会议准备

一、所有会议召开都应有会议计划，部门内部小型会议和非正式会议由会议召集人或部门决定，但若需占用集团会议场所、器材等基础设施的应提前同集团行政事务部或党政办公室联系，协调处理各项准备工作；

二、重要和大型会议应制订书面计划（或方案），由分管领导（大型会议各子公司报总经理、集团公司报总裁）审核同意后执行；

三、所有需跨部门、跨（条线）公司人员参加的会议，在分管领导签批后会前必需经党政办公室备案登记，原则上由党政办公室负责会议的通知，协同行政事务部调配会议资源、处理会务；

四、会议由党政办公室或会议召集部门以OA系统或电话、书面通知三种方式。如需在会议中讨论相关议题，或需要参会人员发言的都应在通知时具体说明，以便参会人员做好相关要求的准备。

第四条会间管理

一、开会前应对会议的各项准备工作进行一次全面检查，如发现问题，应立即采取措施；

二、会议组织者应准备好会议签到册，与会人员到会进行签到。大型会议时，各子公司办公室应该负责好各子公司参会人员的签到工作；

三、集团公司统一组织的会议，各子公司都必须服从参加，当会议发生冲突时，小会议要服从大会议，条线会议要服从集团公司整体会议；

四、参会人员不得迟到、早退，中途无故退席，因故不能参加会议必须提前向会议主持人请假。开会期间应关闭手机，重要电话接听应到会议室外，严禁在会场内大声打电话；

五、参会人员都应做好会议记录，重要会议和大型会议应由会议召集人负责提供或指定与会的专人做好会议记录，若需参会人员发言，应严格控制时间，力求会议紧凑、高效。

第五条会后工作

一、根据会议情况需要发“会议纪要”或“决定”的会议记录人根据会议记录整理、拟写，“会议纪要”或“决定”经会议主持人审批签发；

二、会议完毕后，党政办公室应对会议的贯彻执行情况进行收集掌握，对会议的决定、决议领导会上作出指令，党政办公室要加强督办，集团监管办对重要专题进行跟踪监督，对会议的所有资料，由档案管理员根据会议备案表于会后收集整理并归档。