《档案管理实务》试题及答案
《档案管理实务》试题及答案
《档案管理实务》
《档案管理实务》是高等院校非档案学专业的专业课，由武汉大学信息管理学院档案系主任、博士生导师刘家真教授主编，中国广播电视大学出版社出版，现将复习要点、重点简要提示如下:
第一章绪论
一、档案的起源
关于档案的起源，主要有以下四种观点:
第一种观点认为:在国家诞生以后，产生了文字，用文字记录国家的各种事务，就形成了档案。
第二种观点认为:在原始社会末期产生了原始的文字，国家产生后，用文字记录国家的各种事务，形成了档案。
第三种观点认为:在原始社会末期产生了原始的文字，原始部落用这种文字记录各项事务，就形成了比较原始的档案。国家形成后，形成了比较有条理的档案。
第四种观点认为:原始社会的结绳、刻契，就是原始的档案，文字、国家形成后，形成了比较有条理的档案。
1、2条又称为阶级社会产物论，又称为文字、国家条件说。3、4条又称为原始社会产物说。
二、档案的定义
列宁:“定义可能有许多，因为对象有许多方面。”
下定义最常用的方法是:“属”加“种差”。采用这种方法，可以给档案下一个定义:
档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。
也可简便表述为:档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。
除了这种表述外，还可以表述为:国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。
为了简便起见，也可表述为:原始的历史记录。
三、档案价值的二元性。
四、档案管理的要求。
五、全宗理论的发展与要求。
六、组织立档单位的构成要件。
七、认识和了解档案管理系统的功能。
案例分析1.3.1(8页)
第二章文件的立卷与归档
一、立卷。
二、归档。
三、、文件转化为档案的关口。
四、怎样确定文件的归档范围和把握文件的归档时间。
五、立卷应把握的几个要点。
六、案卷标题及其拟制。
七、案例分析----案卷组织。
第三章档案的整理与鉴定
一整理的内容和步骤
(一)内容包括:
区分全宗、分类、组卷、卷内文件整理、编目、装订(或“装盒”)、排列案卷目录的编制。
二、整理工作的原则是
(一)充分利用原有基础
1、充分地重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。
2、在整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。
(二)保持文件之间的历史联系
文件之间的历史联系，主要体现在文件的来源、时间、内容和形式几个方面。
1、文件在来源方面的联系。文件是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位，有机地形成的。形成文件的这些单位，使文件构成了来源方面不可分割的历史联系。
2、文件在时间方面的联系。形成档案的机关和个人所进行的具体活动，都有一定的过程和阶段性，因而使文件之间具有自然的时间联系。
3、文件在内容方面的联系。文件是机关或个人在履行一定职责的各种活动中，为了解决一定问题而产生的。它的形成者的特定活动，使文件之间在内容上具有密切联系。
4、文件在形式方面的联系。文件的内容必然通过一定的形式表现出来。所谓文件形式，包括它的内部形式和外部形式两方面:种类、名称和载体、记录方式等。这也构成了文件之间一定联系。
对于保持文件之间的联系，应该辩证地看待和处理。
三、全宗定义
全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。
四、常用分类方法:
分类方法很多，常用的主要有三种:
(一) 年度分类法
(二) 组织机构分类法
(三) 问题分类法
五、编制档号
(一)、编制档号的原则与方法。
(二)、档号的结构和编制方法。
六、档安鉴定工作的原则、标准和方法。
案例分析 3.3.1 全宗内档案的分类与排列。
第四章档案保管与保护
一、档案保管工作
(一)、保管工作的含义为:
1、库房管理
2、档案流动过程中的保护
3、保护档案的专门措施
(二)、保管工作的任务有:
1、防治档案的损坏;
包括自然损坏和人为损坏。
2、延长档案的寿命;
3、维护档案的政治安全，防止泄密。 (三)、基本要求
1、以防为主，防治结合
2、加强重点，照顾一般
3、自力更生，勤俭节约
4、立足长远，保证当前
二、档案库房管理
(一)、库房编号有两种方法:
1、为所有库房编一总的顺序号
2、分区编号
(二)、排架和编号
1、整齐一致
2、避光通风
3、空间利用
4、统一编号，顺序是从左到右、从上到下。三、纸质档案载体
(一)、纸张。
(二)、字迹。
四、通风的效果和依据
(一)、通风的五种效果。
(二)、通风调节温度的依据。
案例分析 4.3.1 将办公用房改造为档案库房第五章档案的著录与标引
一、排检方法
(一)分类法:以科学的分类为基础，结合档案的内容和特点，运用概念划分的方法，
把性质相同的档案线索汇集在一起，分门别类地组成一个检索体系。
优点:同一个问题或同一个专业的档案线索汇集在一起，便于查找利用。
(二)按作者排检法
现又称责任者
把同一个作者形成的文件线索集中在一起。
此法一般在机关档案室用得较多。
(三)按文号排检法
即按照文号的先后顺序进行排列，一般有文号目录、文号对照表。在机关档案室此法
也较受欢迎，而在档案馆却用得不多。但对一此历史文件或文号不全的文件档案进行文号排
检则有困难。
二、主题法
按主题排检一般是编有主题词的检索工具采用的。严格来说，此法与第(四)种方法
是一致的，是按主题词的字序进行排检。对于外文档案，一般是按外文字母进行排检。
三、档案分类法和图书分类法的异同
(一)、对象不同。
(二)、分类标准不同。
(三)、分类体系不同。
(四)、用途不同。
第六章档案检索工具、检索系统和检索方法
一、档案检索工具
档案检索工具是记录、报道和查找档案的工具。它的基本职能有两个方面:1)存储。即把档案的有特征著录下来，按照一定的顺序加以排列或进行客观的描述，以二次文献或三次文献的形式将档案信息集中起来;2)查检。即向利用者提供档案的线索，借利用者了解和查询档案时使用。档案检索工具既是存储结果的最终体
现，又是查检活动的必要条件，对检索效率具有重要的甚至可以说是决定性的影响。
二、计算机档案信息检索系统的类型。
第七章档案的提供利用
一、档案提供利用的含义
档案工作的总目的，是提供档案为社会主义事业服务。为了实现这个目的必须做一系列的工作，其中直接传递档案信息为党和国家各项工作服务的环节，称为"档案的利用服务工作"，或简称"档案利用工作"，又称"提供利用"。档案利用工作的基本内容，就是介绍和报道馆(室)藏档案的内容和成分，通过各种方式为利用者实际提供文献材料和情报信息，进行咨询服务。
二、挡案利用者研究
(一)、利用者的含义。
(二)、利用者研究的基本方法。
第八章档案的编研
三、编研工作的内容
(一)、历史档案和现行文件的编纂
(二)、编写档案参考资料
(三)、参考编史修志工作
四、特点
(一)、研究性
档案编研工作中“编”与“研”不是两个各自独立的概念，而是互相统一的，即编中有研，研中有编。
(二)、思想性
档案编研不仅是对档案原件的简单照录，它必然反映编研人员的观点和认识，具有明显的思想性。
(三)、政策性
档案编成果通常要在一定范围内公开使用，从而涉及到许多政策和法律方面的问题需要。
五、常见的档案编研成品及编制方法
(一)、档案文件汇编。
(二)、大事记与组织沿革。
(三)、统计数字汇集和专题概要。
(四)、史志和年鉴。
案例分析编写《————县改革开放大事记》8.3.1
第九章专门档案的管理
一、科技档案定义的含义。
二、常见科技档案的特点。
三、科技档案工作的基本原则。
四、科技文件及其类型。
五、人事档案的功能和作用。
第十章非纸质档案的管理
一、声像档案的基本类型和结构。
二、照片档案的构成与管理方式。
三、档案原始性含义的突破。
考试题型及分数分配情况
1、填空题 20个空计20分
2、单项选择题 15个计15分
3、判断说明题 5个计10分
4、名词解释题 4个计20分
5、简答题 4个计20分
6、论述题 1个计15分
复习题
一、填空题
1、档案是人们在社会实践活动中形成的--------------。()
2、档案的最本质的属性是--------------------。(原始记录)
3、立卷程序一般有立卷前准备、--------------和立卷后整理三大步骤。(立卷操作)
4、全宗号是档案馆交给-------------编制的代码。(立档单位)
5、-------是指编制归档文件目录。(编目)
6、整理工作是------------的基础。(鉴定工作)
7、档案保管与保护工作主要包括---------与--------两个方面的内容。(防、治)
8、档案检索是-----------和查找档案的过程。(存储) 9档案提供利用的主体是------------。(档案工作者)
10、编研工作的原则是存真性原则----------------、可行性原则。 11、------------------是科技档案工作基本原则的核心内容。(集中统一管理)
12、从计算机形成文件角度看，电子档案的三要素是数据---------和数据环境。(数据处理)
二、单项选择题
1、档案不同与一般的信息资料，是在于它具有
( ) [c] A(可读性 B(可保存 C(原始性 D(记录性 2、从文件的时间和效用角度看，文件是档案的前身，档案是文[c] 件的( ) ,(精华 ,(组合 ,(归宿 ,(基础3、大记事中最重要的部分是( ) [b]
,(大事时间 ,(大事记述 ,(编辑说明 ,(目录 4、档案文献编纂是指
( ) [c]
,、编辑档案文摘汇编 ,(编史修志
,(编辑档案史料和现行文件 ,(编写档案参考资料 5、档案的本质属性是
( ) [d]
,(知识属性 ,(价值属性 ,(信息属性 ,(原始记录性
6、下列文件中必须归档的有
( ) [d]
,(重份文件 ,(一般事务性文件 ,(未成文的草稿 ,(文件定稿
7、档案整理工作的根本性原则是
( ) [b] ,(充分尊重和利用原有的整理结果;
,(尊重和维护档案的本质特性，保持档案事件之间的历史联系; ,(确认与区分全宗;
档案具有参考价值。档案的参考价值又称
( ) p21 ,(信息价值 ,(情报价值 ,(凭证价值 ,(原始价值
8、档案收集工作的中心内容是( )[c]
,(归档 ,(移交 ,(档案接收 ,(档案征集 9、档案存放库房最适宜的温湿度为( ) [c]
o,(温度在20C以上，温度在50,以下
o,(温度在20C以下，温度在50,以下
oo,(温度在14C,20C之间，相对温度在50,,60,之间
oo,(温度在14C,20C之间，相对温度在30,,60,之间
三、判断说明题
1、档案的参考作用具有原始性和较大的可靠性。档案是历史的真迹，必须保持它的特性，才能充分发挥它的效用。
2、一切文件都可以无条件地转化为档案。
3、编写大事记要注意大事材料的核
准。
4、开展档案编研工作是保护档案原件的一项重要措施。
5、计算机检索档案可使检索途径多元化。
6、大事记编写中对报纸、电台和电视等新闻媒介的报道可以直接使
用
四、名词解释题
1、人事档案
,、档案编研工作
,、全宗
,、档案著录
5、归档
6、声像档案
7、大事记
8、全宗卷
五、简答题
1、档案的性质,
2、档案工作性,
3、档案工作内容,
4、档案收集工作的意义,
5、档案分类方案制订要求,
6、档案整理工作流程,
7档案鉴定工作内容,
8档案管理的原则
9、档案库房管理的要求,
10、电子文件的特性,
11、档案检索工作的作用,
12、档案整理工作意义,
13、档案保管工作的意义,
14、档案收集工作的意义
15、怎样做好档案的保管工作, 16、怎样做好档案的利用工作, 17、档案安全保管哪些内容, 六、论述题
1、什么叫开放档案,开放档案具有那些意义,
2、论述档案整理的基本原则。
3、人事档案具有什么特点,
4(档案价值鉴定的标准是什么,试论述之。
5(试述人事档案工作的基本原则。
6(谈谈你对档案编研工作的意义的理解。
7(试论档案的基本价值。
8、如何确保电子档案的安全利用,
9、作为一名合格的档案工作人员，应该具备的基本素质是什么, 10、要实现档案现代化管理需要什么条件,
11、结合自身工作的实际，谈谈对档案及档案工作的理解和看法,
12、试述对档案进行著录的必要性,
13、试论图书工作与档案工作之间的联系?