GTD时间管理

时间管理

张永锡

1.WHY GTD? 时间管理健身房

南来北往讲了许多场的研习会，也有许多的心得，我也一直都希望编写出研习会的补充教材，希望能让参加的朋友有更多的收益。前天晚上想到一个点子，”何不以研习会的投影片为架构，写出一篇篇部落格文章，这不就是补充教材了吗？”。

一来，可以把巨大的工作分割成每天的例行工作，减少工作量；二来，这一系列有架构的文章，正可以作为一套线上教材，让有兴趣的朋友自修时间管理；三来，可以藉由读者的回馈修正自己的教材，让教材的品质更加完善。

我预计这一系列的线上课程约有20堂，而且是连贯的，所以欢迎大家一起来学习，更欢迎留下您的建议，我们互相切磋，话不多说，我们开始，

首先第一个问题是”为何我们想要时间管理呢？”，在研讨会中，我拿了这个问题问了好几百人，每个人的答案虽不同，但是整理下来，大致是这几个答案。

纪录了很多事，却没执行

记忆力不好

脑里面的东西太多

头痛、睡不着

做事没系统，不会计划

时间分配不佳

有时间，却没有好好运用

上网msn时间很多重要的事情没时间作

没时间学习英文（看书、思考、运动、好好

休息、陪家人）

我发现，许许多多的人为了时间伤透了脑筋，却找不到一个合宜有效的方法来解决问题。有一次，我在某个讨论区中看到一句话”做事是靠系统，而不是靠感觉“，这句话是知名华人讲师林伟贤老师讲的，我觉得很有道理。GTD讲的就是时间管理的系统，他把”时间管理”，分解成几个流程，让我们检视每一个流程做的好不好。

这就好像游泳，学自由式时，教练要求我们学手部的动作、学打水、学换气，最后才把动作组合在一起，让我们在水中前进。学时间管理也是如此，练习收集及加工组织，学排程及行动，学习检视和更新，最后才组合起来，让我们能够搞定生活中的问题。”做事是靠系统，而不是靠感觉“，感觉是一时的冲动，系统却让我们能够在任何状况之下都能做好事情。

长期实行GTD这种时间管理方法下来，我发现GTD有三个很大的好处，”处于没有压力的状态”、”增强信守承诺的能力”、”掌握快慢之间的节奏”，我们一个个来讨论。

1）“处于没有压力的状态”

回头看看我们需要时间管理的原因，有许多是”头痛、睡不着

“、”记忆力不好”等和压力相关的问题，适当的压力让我们精神专

注、全力以赴，但是过多的压力，让我们头痛、厌倦工作、甚至

牺牲了和家人互动的品质。

GTD希望我们把杂事放到大脑以外的地方，让我们事前计划

要做的事情，让我们的大脑清空，降低压力，找回专注，这是我

觉得GTD的第一个好处。

2）“增强信守承诺的能力”

“好，没问题，我明天上班时email给你”、”

我回办公室后，马上和您联络。”、”老婆没问题，

我下班后会去买一罐酱油”，在生活中，我们常常

做了许多的承诺而不自觉，但是人们承受的压力，有许多就来自许下作不到的承诺。

承诺常常作不到的原因是，我们常常在无意间许下承诺，可是并没有纪录在一个可靠的系统中，或者许下承诺了，却没有厘清承诺如何作，何时何地来处理这件事情，或者纪录了一大堆承诺，就没有定期检视，导致时间到了，却没有去执行。

GTD提供了，收集、加工、组织、检视等流程，让我们有一个好的系统来达成我们做出的承诺，有时我们真的太忙，也能在评估之后，和对方说声抱歉，无法答应这个承诺。

3）“掌握快慢之间的节奏”

很多人觉得时间管理就是“快”，快速解决掉事情，就能拥有更多生产力。但是姚仁禄老师的一句话，改变了我的想法，

生活就该像麦可．乔丹打篮球一样，看起来是非常快速的切入上篮，但是他的“快”却是用无数个“慢”组合起来。

为甚么要“慢”？因为“慢”做事才能够确实，才能有品质。“慢”就是确实运行下一步行动，是做人做事的基本动作。我们要提升生产力，要变得更有效率，重要的不只是求“快”，而是要把每一个下一步行动考量好，执行好。该快则快、该慢则慢，快的时候从容不迫，慢的时候，掌握品质。做好快慢的切换，这是时间管理很重要的一环，要靠日积月累的练习，不是一蹴可及的。

结语

许多人遭逢了时间管理的问题，或许他们面对大大小小的考试，被无数的专案缠身、被流水般的email包围，让他们无法找到自己内心的声音，找到内心的火焰。但是我觉得在某个程度，GTD时间管理可以帮助他们，学会纪律，学会自我管理。让我们一步一步，学习”处于没有压力的状态”、”增强信守承诺的能力”、”掌握快慢之间的节奏”，用系统帮助我们解决问题。也预祝大家在这一系列的线上课程中，有所收获。

2.三本好书和六个流程

这节课我们讨论的是三本时间管理领域的好书，并简介我的时间管理六个流程，这六个流程组成我的时间管理系统，让我每日的工作更有生产力。首先先介绍的是三本好书，繁体中文版的书名是>、>、>。

1 Getting things done

这是我推荐书单的第一名，繁体中文版书名为>，是David Allen所写

的一本时间管理书籍书名，其英文书名缩写GTD,

也是一种时间管理概念的简称，这本书也是我学习时间管理的起点。但是这本书的翻译欠佳，有需要的人可以先详读其中的第二章，就可以快速的切入GTD这种时间管理概念。（简体字版本是>）

2 晨间日记的奇迹

这是一本日本书，作者是佐藤传，这本书没有简体中文版，在我的

部落格文章中，晨间日记是最受欢迎的主题。利用Microsoft Excel来写日

记，利用早上来写日记，利用曼陀罗图来写日记，是书中的三个很大的特

色，我自己也用这一个方法写了650天以上的晨间日记，对了解自己这件

事情帮助很大，也很希望大家一起加入写日记的行列。

3 First thing first

这是Steven Covey写的好书，繁体中文版书名为>，简体字版本是>，

这本好书讨论了角色、每周罗盘、平衡四大需求、内心火焰等许多重要

的主题，在时间管理领域是一本重量级的著作。

由2002年到今天，五年下来，藉由阅读、写时间管理文章、讨论

区的讨论、到近期的研讨会，我也融合了各家之长，有了属于自己的时

间管理架构，但是若是要打好时间管理的基础，多看书确实是一个很有

效的方法，有兴趣的朋友也可以买这些书来看看。

接下来就要讨论六个流程，这六个流程是收集、加工与组织、排程、行动、检视、更新六个动作，这是我自己竹步伐展出来的时间管理流程，也由流程中整合出了我的系统，或许有人会很好奇，系统有什么了不起的，我觉得我的老师RAINBOW的一段文字，充分说出了系统的力量有系统才有高效能，但

如何举出更生动的例子来说明呢？我发

现用”加法”和”乘法”来打比方，会更清楚，很多书也会举出一系列的原则，但因为原则间系统联系性不强，其效果好像是加法，若每个原则的有用性是十分，三个原则就是三十分，但若原则间系统性很强，其效果则像是乘法，若每个原则的有用性是

十分，三个有系统的原则，若能切实实践，所发挥出来的力量，就是一千分。

生产力由系统而来，而系统又由六个流程所构成，这篇文章的目的在于介绍六个流程的架构，之后的文章也将针对各个流程详细探讨，就让我们开始吧。

(1) 收集

生活及工作中会产生许多杂事，这些杂事常常对我们产生干扰，让我们无法投注心力于重要的事，但这些杂事却不能置之不理。我们需要一个收集好这些杂事的方法，GTD一书中建议我们需要通过记录的方式把头脑中的各种杂事移出来，放入收件匣。通过这样的方式，头脑不用塞满各种需要完成的事情，才能集中精力在目前进行的事上，这也就是时间管理的第一阶段收集杂事。

(2) 加工与组织

现在我们的收件匣中堆积了许多杂事，但是杂事无法管理，我们必须加工成行动，并用不同的场合来组织，这样到了要执行时，生产力才能大增，这个阶段有三件重要的事情。

a. 清空收件匣-就是将杂事一件一件的拿出来。

b. 将杂事加工-将杂事转化成可以执行的行动。

c. 依场合放置-将加工后的行动放在行动清单。

建立完整的行动清单是一种聚沙成塔方式，加工处理每一件杂事产生行动，再将每一个行动，放到一个合适的场合，日积月累，我们的系统就放置了许多行动。一来，我们要做事时，可以依照场合批次执行，节省大量时间。二来，当我们拥有完整的行动清单，脑袋就不用担心有哪件事情忘记了，压力就减少了。加工与组织相当的重要，希望大家能够好好的努力做好这个部份。

(3) 排程

排程就是安排行程，我有三个要点与大家分享

a. 两分以下马上行动–若在安排行程时，想到一些小事情，落实在两分钟以下的事马上处理掉。

b. 每天分为数个时区–将一天分割成四五个时区，事前就规划好哪个时区比较是合作哪个行动。（例如用早上写晨间日记，写文章）

c. 依照场合批次处理–在每一个时区内，批次处理同一个场合的事情，做完了再切换场合。

在每天我们要是能够事前做好每日计划，这样子的效率可以大幅的提升。

(4) 行动

回答一个问题”现在到底要做哪一件事?”，

若是我们的回答越好，通常也表示我们的生产力越好，这就是所谓的行动抉择。选择行动的标准有四个，场合，时间，精力及轻重缓急，

首先是场合对不对？外出时没有带电脑，就没有办法收发email，这就是场合不对。

其次是时间够不够？开会前三分钟，才急着打重要电话给重要客户，就是时间不够。

接着是精力足不足？昨天熬夜，今天要参加百米竞赛，这样子的精力名显示不够的。

最后才是轻重缓急。一般人做事就是先评估轻重缓急，其实这种方式是比较草率的。

事前计划好，又能做好当下行动的选择，做起事情来就能够事半功倍。

(5) 检视

就如同车子需要定期保养一样，我们的时间管理系统也需要定期检视。

每日检视，就是写晨间日记，纪录一天的事件及情感，并作检讨。

每周检视，由较高的位置检视我们的系统，掌握所有的任务及行动。

苏格拉底说”没有检视的人生不值得活”，我们想要活出精彩的人生，就要经由自我的检视，化弱为强，精益求精。

(6) 更新

当行动清单，与事实一致时，我们就能够信任我们的系统。在我们行动的时候，环境也会跟着变化，事情的进展也随之改变，所以除了检视之外，我们也要注意更新我们的系统，在这个流程中有三件事情很重要。

时时清空–收件匣–从收件匣一一将杂事加工成行动，让大大小小的事情都进入系统

再次加工行动清单–当我们执行完一个行动，要再重新加工行动，让清单和事实一致每周检视任务清单–每周定时检查自己的任务，看看有没有要新增的行动，新的任务能够信任我们的系统，我们才会长期的使用这个系统，因为更新系统的动作是第六个流程。

六个流程，就可以结合成完整的系统，也因而能够产生高效能。也有些人会问，这样的时间管理方法真的太复杂了，怎么可能一下子就上手，其实，这一到六的流程是有次序的，一般而言，要先能够做好收集、加工组织这两个流程，建立完整的行动清单是第一步，之后则要学习排程及行动抉择，第三阶段才是做好检视及更新清单的动作。所以如果您是新手，就不用急，先把建立完整行动清单这件事情做好即可。

接下来的课程会介绍我自己如何运用这六个流程在每日的生活中，我也要求大家，有空时可以翻阅一下上面介绍的书籍，这样的益处是，让我们更加体会时间管理的理论层面，遇到问题时，就能迎刃而解。

3.我的一天

很多人希望我用一天的生活举例，看看生活中是如何运用时间管理的，所以我也作一个小小的报告，希望对大家有所助益。其实时间管理一个重要的部份就是养成习惯，有了好习惯，就能让每天的生活很充实，我们这就开始吧

我每天起床的时间约在六点，由于通常在11点入睡，所以睡眠时间都约有七个小时。起来后，我固定喝些温开水，并吃早早餐（麦片牛奶），由于六点到九点是我一天中精华的工作时间，所以先吃点东西，储备精力。

一面吃早餐，我也一面作经典晨读，通常看的是一些重要而需要思考的书，时间大约是10分钟左右。随后就开始写晨间日记，并开始写部落格文章，最近希望养成一天一篇的习惯，培养自己写文章的功力。写好文章，接着也要将文章贴上部落格及各个讨论区，此时我也可以浏览各个讨论区的回应，并写一些回馈。这个时候也会检查email，并好好的回信，这段时间是我一个人独处，所以好好的回一些重要的信。八点多，孩子也起床了，因此就要准备喂牛奶等的家务事。

基本上，早上的时间我使用的时间管理工具是电脑，着重的是长期性的工作，由于这段时间没有人打扰，所以效率特别的好。以六个流程来看，做的是检视（写晨间日记）及行动（看书、写部落格、回email等）这两个流程。

送完儿子上幼稚园，我就开始上班了，第一件事情是用每日计划的表格，排定一天的行程，我会先抓出今天一定要完成的几件大事（MITs, Most Important Tasks），检查一下今天的行事历，并将一些行动依照场合分类写到每日计划。

开始一天的工作时，我会先把时间用在解决重要的事情上（MITs, Most Important Tasks），之后的时间，依照场合批次处理行动。这些场合通常是电话、当面沟通、自己动手的事情。由于我事前都已经加工处理好这些行动，所以做起来的效率就很高。

在做事的同时，也会有很多的事情需要记录下来（杂事），如果遇到这种状况，我会立刻使用我的智慧型手机中的手写涂鸦软体记录下来。并在有时间空档时，加工处理这些杂事，变成行动，打字到我电脑中的软体iGTD，变成我完整的行动清单。有些日子里事情进展得很顺利，每日计划的大小事情都做好了，我也会检视自己的行动清单，依照合适的场合拿出一些事情来执行，预先解决未来的问题。

这段时间使用的工具比较复杂，包含了电脑、手机、每日计划（纸笔），以六个流程来看，做的是收集（杂事）、加工组织（把杂事加工成行动，用场合组织，并放到行动清单中）行动（打电话、当面沟通、规划思考、电脑等场合行动）、、更新（清空收件匣及再次加工行动）等流程。

下班以后，若没有特别重大的事情，我就回家了，开始我和家人共同拥有的时间。

我会陪孩子搭建玩具铁路（老婆说这是我舒压的方式）、外出购物，或者陪孩子们上才艺课程。我自己参加的社团青商会有时也会在晚间开会，所以会有一些聚会。

如果没有意外状况21：30以后我们就回到卧房准备入睡了，陪孩子喝牛奶、刷牙、讲故事，约11：00就睡觉，准备在隔天的6：00起床。

其实这段时间还是会有一些事情，但如不是特别紧急，我会用手机先写下来（收集杂事），和家人共处我觉得是很重要的时间，能够让我们凝聚家庭的情感，并和老婆沟通（家庭财务、儿女教养的问题），家庭是我们最坚实的后盾，值得我们花时间好好经营。

其实我觉得，我们学习时间管理并不是要自己变得更忙，或成为别人眼中成功的人士，而是要做到 to be及to have。

to be 就是留下传承，作自己生命中最重要的事情（在我而言，现阶段是推广时间管理），让我们的一生有意义。

to have就是满足生命中的基本需求（心灵、心智、物质、情感），有时间看看好书、和家人作良好的互动、和朋友相处、保持健康的身体、有良好的睡眠、健康的财务状况等，这些都是很重要的一部分。

时间管理教导我们的是to do的能力，让我们能有生产力，有效率的解决工作及生活上的问题，让我们拥有时间去作to be及to have的事情。成为追求幸福的行动家，是我觉得人生中很重要的事情，我们一起加油。

下一阶段的我们就要进入流程中的收集及加工处理，让我们学习如何建立完整的工作清单，请继续收看:>

4.完整的行动清单

首先我们先开始讲六个流程中的前两个流程，也就是收集及加工组织，当我们的杂事进来，要先统一收集到收件匣，其次要加工成行动，并组织到行动清单中。也就是说前两个流程的目的，就是要建立一个完整的行动清单。

在谈建立完整行动清单的细节前，我们先讲讲为何完整的行动清单如此重要。一般人把大脑当作是记忆的工具，所以对朋友、家人的承诺，自己想要做的事情等，一股脑都放在脑海里。但是我们的大脑并不是如此可靠，记在心中的事情可能会忘记，不仅如此，所以的事情放在心里，根本就没有办法轻松自在。>这本书的作者David Allen建议，如果能把建立清单当作是一种生活及工作的习惯，日复一日不间断，就是在练习黑带级时间管理了。因此，想要做好时间管理，学习列好完整清单的习惯相当重要。

以我这五年，长期实行时间管理下来，发现要建立完整的行动清单有三个要点，第一是要培养完整的杂事收集习惯，其次是拥有优秀的行动加工能力，最后是选择合适的行动清单工具，让我们一一讨论吧。

（1）培养完整的杂事收集习惯

培养收集的杂事习惯其实相当容易，难的是持之以恒，所以选择自己的生活经验中，合适自己的方式及工具是第一步。很多人学了时间管理，就跑去买电脑、买pda，花了许多时间学习工具，这都是不必要的，仔细思考自己原本就惯用的工具，好好的发挥效能，是比较好的方法。

例如我的父亲，他有事情时，就会写一个小纸条，丢在西装衬衫上衣的口袋中，下班后，就把这些纸条拿出来，看哪一些事情需要处理。

例如我的朋友Ada，就利用一张A4纸，折叠成小记事本，专门用来收集杂事，这个小记事本虽然小到可以放进皮夹中，却可以写八页的内容，所以可以纪录下很多杂事。

以我自己而言，我偏好用智慧型手机（TREO 650）上面的涂鸦软体，随时纪录自己的想法及对他人的承诺。而数位工具的好处是，纪录的事情再多，都不会增加体积。

这些工具，也就是我们课程中会一再提到的收件匣。收件匣让杂事有一个脑袋之外的放置之处，所以不用担心会找不到。重点其实不只是工具的选择，更重要的是培养把事情放

在脑袋之外的习惯。当我们随时随地都养成纪录收集杂事的习惯，完整把事情移出头脑之外，才能”处于没有压力的状态”、”增强信守承诺的能力”，这就是我们时间管理的目的。

（2）优秀的行动加工能力

当我们把杂事一件件从收件匣拿出来，清空收件匣，并确认每一个杂事的后续行动，放进可靠的行动清单系统，这就是加工。每一次我花时间把杂事加工成行动，我都有一种如释重负的感觉，觉得这件事情开始进入自己的掌控范围，不用害怕会遗忘或如何去作这件事情。

行动和杂事不同，行动必须是具体可行的事情，杂事则否。

“举办一场在台北的研习会”是杂事，”email给Jennifer讨论台北研习会场地租借问题”就是一个行动，

“轮胎破了”是一件杂事，”打电话给轮胎店郑老板起请她派人来拿车子”是一个行动

“准备行销会议企划案”是一件杂事，”下午两点和Susan碰面，和她讨论已经做好的简报，并请她给予意见”是一个行动

行动需要花费时间，而且可以帮助我们将事情往达成的方向前进，我通常会尽量把杂事加工成20分钟以下可以完成的行动，这样在我们在做排程时，就很容易估计行动的要花费的时间。即使简单的杂事，都应该想清楚如何达成，因为现在不想清楚，以后要做的时候还是要再想一次，如果事前想好，放进行动清单，我们心理的负担就能大幅降低。

（3）选择合适的行动清单工具

要成为黑带级的时间管理高手，就要学会列清单。当我们学会把杂事加工成行动，日子一久，行动的数量就会持续增加，变得不能用脑子记了，此时我们需要有合适的组织工具来存放，以下是几个行动清单工具的例子。

Ada使用万用手册来存放自己的清单

朋友老K使用wince智慧手机上listpro软体

朋友awhii则是利用Microsoft Outlook软体来放置所有的行动清单

朋友prdro是使用一个叫做MLO的软体工具来存放

我和一些使用苹果电脑的朋友则是使用一个叫做iGTD的软体来存放

不管使用哪一种工具，要组织好自己的行动清单，有场合分类的概念很重要，我自己会把行动规划成自己动手、当面沟通、打电话、思考/规划、电脑工作等几种场合来分类，这

些场合大致上是依照电话、电脑等工具种类及工作性质分类，可以让我们在同一个场合，批次处理自己手上的行动，节省大量的时间。一般而言，利用一些科技工具比较有效益，可以节省时间，但是也要依个人风格及喜好来选择工具，不一定是3C 工具就一定好。

结语

我们这一课讲的是建立完整行动清单的重要及方法，这个习惯的培养需要一段时间的学习及尝试，但是我常常觉得结夥攻顶、事半功倍，我们可以利用各种网路的工具来加快学习的速度。最后也希望大家能够建立好自己的完整行动清单，这样的益处是，可以早日成为时间管理的黑带高手，拥有时间去追求自己的梦想。

接下来的课程，介绍的是第一个流程”收集”，请继续加油。

5.收集杂事

何谓杂事?其实所有进入您精神及现实世界的事，包括实体(纸张，文件等)及虚拟(心中的念头，上司的指令，对他人的承诺等)的事，都可以算是杂事。

在我们的生活中充满了杂事时，我们是无法采取任何行动的，当我们生活上工作上帐单，企划案，备忘录满天飞，电脑中塞满了EMAIL，脑中装满了各种的约会、承诺、想法，我们就听不到自己内心真正的声音，我们必须将这些杂事做好好的整理，这样才不会在工作时成为我们的绊脚石，阻碍我们前进。

这和我们大脑机制有关，人类的脑袋有一块短期记忆区，功能很像电脑里面的随机存取记忆体（RAM），RAM有其容量的限制，所以当我脑里面都是杂事时，就失去了专注处理事情的能力，我们想要拥有专注力，降低压力，就要把自己头脑RAM里面的杂事清理出来，清理到外部的工具–收件匣（收件匣就像一部硬碟），这样子我们头脑中的RAM空间才能释放出来，让我们专注的能力提升。如何做到呢？我们分了三点来一一讨论。

1 我们应该收集什么

有许多事情可以收集，我也对可以收集的杂事作个分类介绍，共有四大项。

a)承诺他人的事情、或扮演好生命中的角色

例如和家人、朋友、工作夥伴碰面，讨论之后，决定要提醒自己打电话关心远地家人，写下次约会的时间地点，承诺朋友的代办事项，这些大大小小的事，都是我们对别人的承诺，也都算是杂事。或者是扮演好家人的角色，做好家务事，纪录帐单到期日期、安排时间缴交帐款或办理一些手续、财务问题的思考、家庭物品维修等，这些要求自己做到的事情也是杂事。

b)某一个任务的细节

在路上想到写简报、文章的想法（加上某某图表、相片），或推动专案的灵感，行动（印出研习会前准备清单、打电话给适合的人请教意见、提醒自己要推动某些关键行动）、以及对专案内的成员的互动（email文件、告知行程），常常我们就会想到这些让专案进展更顺利的细节，这些都是值得纪录的杂事。除此之外，让我们人际互动更好的想法（打电话感谢朋友对我们的协助，email寄出聚会的相片），可以让我们在平时就累积和团队成员互动的情感，也很值得写下来，若有时间就可以作为行动的参考。

c)一些琐碎的杂事

有时我们必须随手记下一些琐碎的细节，例如去朋友家的地图，去卖场的停车位编号、要帮办公室的同仁定便当，大家订的不同菜色，我们也不用用头脑纪录，拿出我们的收集工具记录下来即可。

d)实体的东西

书柜要整理、帐单要检查、清理信件柜子、玩具要收，拍下人物、风景照片，之后要加洗，送给朋友，生活中也有不少事情要先纪录下来，让我们能够行动时批次处理节省时间。

以上是我个人的收集习惯，大家要是有自己的想法，也欢迎分享。

2 一些收集工具（收件匣）的介绍

荀子说，“君子生非异也，善假于物也”，意思是说，君子并不一定和别人不一样，但是他比较能善用工具。我们有了收集的概念，也要配合收集的工具，这样子才能让我们事半功倍。在时间管理中，收集杂事的工具我们称为收件匣，也就是放置杂事的地方，上一篇文章我们介绍了放在衬衫口袋的纸条、A4纸张折成的记事本、PDA上的涂鸦软体，接下来我们也介绍一些其他的收件匣

a 万用手册：我们可以拿一些内页来作为收件匣功能。

b email:我自己的习惯是，处理好的email，就封存起来，这样子收件匣的数量就很少，让自己一目了然还没处理的事情。

c PDA中todo程式：有些人直接打字在PDA的todo软体（待办事项）中，直接把事情纪录进去。

d 电脑中行程软体：例如outlook，有些人的工作长时间使用电脑，他们就可以利用一些快捷键功能，快速的收集杂事到电脑中。

e 录音笔：有些忙碌的人，用录音笔录下交办事项，上班后就交给秘书处理。我也会录下自己的研习会内容，听听要改进的地方。

f 相机：有些人（例如工作和设计有关），就会拍下大量的数位相片以供自己处理

收件匣的种类其实可以相当的多，重点不是工具，而是我们使用的习惯和我们想要的生活风格，接下来就介绍我们使用收件匣的原则

3 收件匣的原则

由时间管理的角度来看，我们一天大部份的时间都可能用到收集这个流程，因为我们脑子不停的在运转（睡觉也是），想到需要纪录起来的点子，可能床上、厕所、游泳池、百货公司、高山上、飞机上等一些可能预期不到的地方，我们捕捉这些杂事的能力越强，我们脑子里记忆的负担就越低，越能让我们减少压力。我也有三个原则和大家分享。

a 养成收集的好习惯

我们可以利用一些固定的时间来收集，例如说每天上班的前10分钟，转换到下一个工作场合之前，每周安排固定的时间检视工作计划（我是用周日上午），这样子定期的收集，自然让我们的脑中可以生出源源不穷的创意。

b 减少工具数目

虽然我们希望能把杂事都纪录到头脑之外，但是过多的收件匣，会让我们找不到纪录的地方。当我们纪录电话，有的贴在电脑萤幕旁、有的压在桌子底下，有的放在万用手册中，有的在

email里面，要整理出一份完整的通讯录就变成一个不可能的任务。

仔细思考自己目前收集的工具，去除不必要的收集工具及习惯（像我的通讯录只有在电脑里面一份，所有的更新都在里面），这样子我们要加工处理杂事时，才知道哪里可以找到所有要处理的事情。

c 选择自己风格工具

有些人喜欢3C产品，每天使用而乐此不疲（像我就是），但是这并不代表每个人都应该如此。有人喜欢纸笔的感觉，感觉记忆及感情就在其中凝固，有无法取代的优点，有人喜欢录音、拍照起来，留下最接近真实的想法的情境。这些都很好，重要的是，找到您收集的风格，长期的使用这个工具，让他成为您生活的一部分。

把杂事放到头脑以外，是一个习惯，也永远有可以改进的地方，但是只要持续的努力，习惯就能逐步的培养出来。

结语

收集杂事是一个很值得我们去培养的好习惯，有人说收件匣就像我们的第二个大脑，可以让我们专注在眼前重要的事情上，而不用担心自己的脑袋会忘记一些其他的事。我也要求各位，若要学好时间管理，一定要养成收集这个习惯，这样的益处是，让我们的大脑重新获得专注的能力，把每一时每一刻的事情都能作做好的判断和处理。

下一段课程要谈的就是”加工”，我们继续加油。

6.加工处理杂事

但是我的几年实践下来，我是加工处理杂事把这个阶段又分成两个动作，清空收件匣及加工处理，让我们开始介绍吧。

a. 清空收件匣:将杂事一件事一件事拿出来,一次加工处理一件事。

b. 加工处理：运用加工处理的流程图，自问自答，将杂事转化成行动。

我觉得加工处理是时间管理中很重要的一部分，创意从收集杂事开始，但是解决问题”problem solving”，就是创意的流程。所有时间管理很好的人，都知道如何开采自己或别人大脑中的创意，并加工处理成可以执行的行动，并加以执行。爱因斯坦曾经说过”创造出问题的同一个脑袋，不可能去解决那个问题。”，所以在做加工处理的工作时，要灵活的转换脑袋（换位思考），才可能的出好的答案，这就让我们开始吧。

1 清空收件匣

为何我们要清空收件匣呢?

因为每天，甚至每天数次清空收件匣的益处是，让我们脱离杂事的牵绊，专心于行动之中，达到更好的做事效率，更能拥有时间去做自己想做的事。以下是清空收件匣的几个要点。

a.一次一件事，一次一粒砂：清空收件匣时，不必管优先次序，每一件杂事都要处理，每件事都要做成决定，完成后再换下一件。

b.有足够的时间清理收件匣：清空收件匣时，常常需要一面清空一面处理（两分钟以下可以解决的事情马上行动），所以最好预留足够时间。

c.先处理最近之事依次向前：以清理电子邮件为例，最后一封信通常有最新的资料，先处理最后一件事，再依次向前处理可以节省重复阅读的时间。

一次一件事才能专注于一件事情并强迫自己做出决定，如此杂事才不会拿出来又放回去收件匣，一再重复阅读一样的资料。

2 加工处理的流程图

加工成行动的流程图有重要的三个问题

a. 这件杂事是什么?

面对一大堆杂事，我们通常没有机会好好思考”这件事是什么？”，但是”重新定义”相当的重要，可以帮助我们厘清问题，采取有创意的解法来解决。

b. 需要我采取行动吗?

有些事无法不适合行动(例如您从收件匣拿出一件餐厅的推荐菜单)，所以这时候您反而是要放入一个合适的资料匣（或垃圾桶）。有些事情可能授权给别人比较合适，这时候您需要的是和被授权沟通。

c. 下一个行动是什么?

一件杂事，我们必须将之厘清为可以行动的叙述，可以问自己两个问题，”我们希望有怎样的成果?”及”达成这个成果的下一步行动为何?”，把杂事转换为行动。

如果您很不习惯把杂事加工成行动，那您可以依照这个流程一步一步培养自己的习惯，利用有系统的方法来训练自己的大脑，是一件值得每天练习的事情。每天时间管理，就是上一个心智及心灵的健身房，锻炼的越久，成效就越好。

3 加工处理之后

一旦你决定了下一步的行动，这时，你就面临着3种选择：

·立即执行：如果2分钟内可以完成的话，就马上去作吧

·指派他人：如果你自己并不是最佳的执行者，就应该想出谁是合适的执行者，交办这件事情

·放入系统：如果两分钟内无法完成，也必须自己动手作，就应该把行动加入我们的行动清单，依照场合放置，以便批次处理

每一件事情都并需做出决定，并执行各种不同的行动，事情不要拿起来又放下去，重复处理同一件事情是浪费时间。

当我们能够完整的收集杂事，并且清空收件匣及加工处理行动后，我们心中总会有如释重负的感觉，这就是时间管理的目的”处于没有压力的状态”。因为对别人或自己的承诺已经都厘清作法，不是已经完成，就是放入后续可以追踪的系统之中。随着行动清单越来越长，我们也要学习组织不同场合的行动，这就是下一堂课的范围了，我们下次见 :>

7.组织依照场合分类的行动清单

2008/01/02 — 张永锡(阅读: 742)

之前一课提到，要养成加工杂事成为行动的习惯，但是当我们行动的数量越来越大，就遭遇到一个问题–要如何组织行动清单，达到最大的效益。在GTD中,是用场合来作为解决的工具。所谓场合，就是一般所说的工具及场地，有电脑的地方才能处理文书打字，有电话时才能打电话，当面沟通通常需要我们移动到特定地点，在吵杂的地点就未必是好好阅读书本的环境。我们的下一步行动，若是依照场合来整理，就可以很有效率，依照场合处理，就是一种批次处理的概念。

以我自己为例，我所有的杂事只加工成六种场合。设定场合是一件不大容易的事情，一般人其实都没有深思过自己到底有多少种场合的习惯，我的建议是，可以先照我的场合来分类，就算有增加，也不要超过七个。这样子才不会太过复杂，让自己分类时不记得应该要分类到哪一个场合中。OK，这就让我对我使用的场合一一的介绍。

1. 自己动手做

其实执行GTD久的人，都会避免亲自动手，以免把宝贵的时间花费在没有多大意义的事情上。自己动手作就要作品质最好的事情，所以我选择核心的能力相关事情才自己动手作，例如写作等。当然我也会安排足够的大块时间，一次到位迅速完成。

例如这篇文章，我预计写两个小时刊出，并公布在各个讨论区中，所以我会利用早晨的时间写作，一气呵成，这样子才能兼顾品质及效率。

2. 当面沟通

当面联络需要我们或别人在某个时间到达某个地点碰面，相当花时间，但另一方面来说，高品质人际关系互动，还是要靠当面沟通，这样才能建立信任及默契，逐步达到理性沟通的阶段。所以重点在事前准备，既确保沟通的品质，又可以让整个沟通的时间控制得宜。

例如说我办理的研习会，事前一定做了大量的工作，让整个研习会呈现出最好的品质，因为研习会的朋友来自四面八方，要聚会相当不易，我们精心准备的资料，能够和许多朋友建立信任及默契，这是一个很有效率的方式。和朋友碰面前，我也会事前准备该次会面要谈事情的备忘录，让双方能迅速切入重点，以免会面完了，却忘记对重要的问题达成共识。

3. 打电话或传简讯

有电话，手机才可以作的动作，我把打电话的清单都列在一起，有时间时，一次打完，这样就可以节省大量时间。除此之外，当传递的讯息量不大时，我会用传简讯的方式。打电话两个当事人要有空谈才行，属于一种同步的沟通，传简讯却不需要双方都有空，收简讯的一方有空再看即可，这是一种非同步的沟通。

科技工具可以协助我们用”大量的采取非同步”。当我们和他人互动，面对面的沟通或是打电话甚或是msn等，都需要大量时间，而且只能做到一对一的沟通。然而藉由工具非同步沟通，就是让我们和他人互动的时间不必是同时同刻，例如写书，寄发email，发表部落格文章或讨论区等，这些互动的方式，不仅让别人和自己沟通的时间不必同步，更能一次多人沟通，可以节省大量的时间。

4. 规划及思考

我也觉得规划及思考可以帮助节省大量的时间。我常常在研习会中举一个骑自行车爆胎的例子，如果我们自己推车去修理，这就属于自己动手做的范围，如果我们经过规划及思考，达成请别人帮我们推车去修理，又帮我们推回来（例如请开脚踏车店的家教学生推到他家的店，但是请他吃冰淇淋）的方式，这样就可以节省大量的时间。

多问自己问题，并想出解答的方式，我觉得是对规划及思考能力很好的训练。当我有些时间思考时，我就会拿出规划思考场合清单，好好思考一些悬而未决的事情。当有比较复杂的状况，我就用笔纸工具，画心智图或整理重点，有时也用一些电脑上的软体如mindmanager 等。

5. 电脑前的工作

电脑是现代人的重要知识生产工具，写email，上网搜寻，安装软体，电脑文书处理等，都需要手边有台电脑才能执行，所以我们把电脑上面的工作整合在一个清单，就可以批次处理。

除此之外，也要注重重复性工作的效率性，以我将拍摄的相片上传到网站为例（我用苹果电脑），首先先由相机下载相片到iphoto，用一个叫做downsize的软体作缩减大小及加边框、浮水印的工作，最后用picasa的上传软体，上传的google的picasa网路相本中，