集团总裁办公文管理制度

1、目的

为使公文处理工作更加规范、标准，提高行政公文质量和公文处理效率，根据国务院《国家行政机关公文处理制度》，结合集团公司实际情况，特制定本制度。

2 、适用范围

适用于集团公司及下属子分公司的公文管理。

3 、术语和定义

3.1公文：指公司在行使管理职能过程中所形成的具有特定效力和规范体式的公务文书。是公司有效进行生产经营及管理活动的载体和工具。

3.2通知：用于发布公司的规定、办法、实施细则等规范性文件，印发公司的规划、计划、工作要点、总结等事务性文件，传达要求公司工作人员办理的事项等。

3.3通报：对公司重要情况以书面形式告知相关单位及人员，适用于表彰、批评事项、工作完成事项等。

3.4报告：适用于子分公司向集团公司、下级向上级以及向政府行政主管机关、审批机关汇报工作、反映情况等，向集团公司或下级向上级呈报。

3.5请示：适用于子分公司向集团公司、下级向上级以及向政府行政主管机关、审批机关请求指示、批准，向集团公司或下级向上级呈报。

3.6意见：适用于对公司的有关问题提出见解和处理办法。

3.7会议纪要：适用于记载、传达公司会议情况和议定事项。

4 职责

4.1总裁办：公司行政公文的主管部门。负责集团公司公文处理及公文管理的监督指导。

4.2子、分公司综合部：其子分公司的公文管理归口部门。

5.管理细则

5.1公文标题规范写法

5.1.1公文标题

5.1.1.1应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。

5.1.1.2公文标题中除规定、办法等名称加书名号外，一般不用标点符号。

5.1.1.3公文标题应当用小2号黑体字，可分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

5.1.2公司公文的发文字号由公司规定，包括发文单位代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数码标识。年份应标全称，用弧形括号“（）”括入。发文字号用5号宋体字，在发文机关标识下空2

行居中排布。

5.1.3发文单位应使用单位全称。

5.1.4主送单位指公文的主要受理单位。主送单位应使用单位全称或者规范化简称、统称。

5.1.5公文正文位于主送单位名称下一行，用小3号仿宋字体。每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

5.1.6公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用小3号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。如有多个附件，应使用阿拉伯数码标明序号（如：“附件：1.××××”）。附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

5.1.7公文除“会议纪要”和以部门名义发出且部门无单独印章的以外，均应加盖发文单位印章。

5.1.8当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置，使公文生效标识不能与正文同处一页时，应通过调整公文的行间距等措施，使二者同处一页。一般不采用将生效标识单独放在一页并在其左上方标注“此页无正文”的方法解决。

5.1.9成文日期以负责人签发的日期为准，用小写汉字标明完整的年、月、日，“零”写为“○”。

5.1.10 公文应当标注主题词，上行文按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”用小3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。题目用小3号小标宋体字。题目之间空一字，不用标点符号。一份公文的主题词最多不超过5个。

5.1.11公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

5.1.12公司公文一般采用《××××公司》版头形式，不得采用《××××公司文件》形式。

5.1.13纳入公司质量管理体系的部门程序文件、作业文件编号、修订记录等按集团公司质量手册规定进行。

5.2行文规则

5.2.1行文应当确有必要，注重效用。

5.2.2 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

5.2.3属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

5.2.4向下级单位的重要行文（包括通知、会议纪要、人事任免、生产销售计划、总结等），应当同时抄送直接上级单位、领导及相关单位。

5.2.5“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示事项。

5.3 文件的审核

5.3.1各单位按照确有必要，注重效用的原则行文和发文，单位可以采取其他方式解决问题的，不主张通过行文方式处理。

5.3.2相关单位及人员对有关问题未经协商一致的，不得擅自行文。

5.3.3发文单位须注明经办部门和联系人及联系方式，总裁办行政部做好发文登记、存档工作；

5.3.4以公司名义或部门名义发出的文件，由经办部门按公文管理规定要求拟定文稿及办理发文审批；发文前，经办部门将文件、电子文档、发文审批依据交总裁办行政部，总裁办行政部核对、登记后进行发文。经办部门必须指派专人对文件的错别字、语法表达、称谓、文种等方面把关，保证公文质量。

5.4发文程序

5.4.1拟稿：集团各部门、项目公司、分子公司根据其职权范围或集团领导指示，可就相关事项拟稿。如有关事项涉及多个部门，集团各部门、项目公司、分子公司，各单位可联合拟稿。

5.4.2核稿：公文草拟完毕后，由拟稿单位负责人核稿，具体负责核查文稿数据的准确性、时间的真实性和所提建议是否切实可行，问题是否阐述清楚，并在草拟稿上签名确认。

5.4.3会签

5.4.3.1公文经核稿完毕后，如无特别指示，原则上所有会签文件及其附件由经办部门人员在总裁办盖骑缝章后，按以下规定使用“拟文稿纸”进行会签；

5.4.3.1.1如公文有关事项涉及拟稿部门以外的部门、项目公司、分子公司职权，按文件对接流程进行会签：

5.4.3.1.2如公文有关事项不涉及拟稿部门以外其他部门、项目公司职权，原则上不需会签，在分管领导审签后发放；如公文涉及重大事项，由拟稿部门主管领导决定，上报相关分管领导会签。

5.4.3.2会签时限：“普通”公文应在24个工作小时内会签完毕；“紧急”类公文应在8个工作小时内会签完毕；“加急”公文应随到随签，必要时可以集体商榷（紧急程度由拟稿单位确定、分管领导审定，并说明理由）。如公文涉及事项复杂，总裁办可适当延长时限，但不得超过5.5.3.2.1所规定时限的两倍。

5.4.4 签发

5.4.4.1签发权限：

5.4.4.1.1涉及集团管理制度、办法及规定性文件，由总裁签发；

5.4.4.1.2集团重要对外文件（如对政府函件），由总裁签发；

5.4.4.1.3项目公司重要对外文件（如对政府函件），由项目公司总经理会签后分管副总签发；

5.4.4.1.4集团总部各职能部门间知会性函件，由该部门负责人签发；

5.4.4.1.5项目公司、分子公司对内发文，由该项目公司、分子公司第一负责人签发，审核批准后部门文件内容不得与公司文件内容相抵触；

5.4.4.1.6人事任免通知，按人事管理权限签发。

5.4.4.2对会签有不同意见者，经整理后再送签发人，文件一经签发，不再改动。如确需修改，须经签发人同意。

5.4.5要求公司贯彻执行的公文，按公司领导批示意见，根据涉及范围的大小，可采取下列方式之一传达、贯彻、执行：

5.4.5.1将原文通过公司OA平台发布，或者复制、印发送达相关部门、人员传阅；

5.4.5.2制订和发布实施意见、实施细则、实施办法等；

5.4.5.3在一定范围内召开会议传达；

5.4.5.4公司收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理。交有关部门办理的公文，公司总裁办行政部要负责催办。

5.5 收文办理及归档

5.5.1公司收到公文后办理：签收、登记、拟办、分送、批办、承办、催办等程序。

5.5.2公司的公文，由集团公司总裁办、子分公司综合部、办公室各文件对接人员负责签收、登记和呈报，并发送相关人员或呈送公司领导阅批。收发文双方须进行签收登记工作，异地单位接到收文通知后，须及时接收文件，在接到文件2小时内主动回复发文方，超过时限以误办处理。

5.5.3上报总裁办的公文，总裁办行政部应当进行审核。审核的重点是，是否应由本单位办理；是否符合行文规则；内容是否符合集团制度及其他有关规定；涉及其他部门或项目职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

5.5.4经审核，对符合本规定要求的公文上报相应领导；

5.5.4.1如有关公文需经多位集团（项目公司）领导批示，一般应按领导排序由后向前传批；紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本规定的公文，经总裁办行政部负责人批准后，可以说明理由后退回呈报单位。

5.5.4.2公文批示时，对有具体办理事项的，批示人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他批示人签阅视为同意；没有具体办理事项的，签阅表示阅知；

5.5.4.3批示人不能亲自批示（如开会、外出等），由总裁办行政部负责电话联系，并根据电话记录代为签署意见，事后，由批示人补签；

5.5.5总裁办下发或交办的公文由总裁办行政部根据来文内容，确定公文紧急程度，送集团（项目公司、分子公司）领导批示或批转有关部门承办。

5.5.6承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的总裁办行政部并说明理由。

5.5.7 文件办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》、《四川省荣新集团档案管理手册》等规定，及时整理（立卷）、归档。集团公司公文由公司总裁办负责整理（立卷）、归档。

5.5.8公司工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

5.6公文处理的要求：

5.6.1公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

5.6.2公文处理的主要工作：包括发文、收文、传递、批示、承办、跟踪催办、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

5.6.3各级文件对接人员应做好公文的及时上传下达工作，各部门的发文须经本部的文件对接人员登记发放或转送。

5.6.4各级单位除公文处理专人以外其他人员不得对外正式行文，专人行文发布前必须经由所属部门管理层以上审核。不按本规定执行而擅自发文者，发文无效。

6附则

6.1本制度解释权归集团公司总裁办，并自颁布之日起实施。

6.2工作业务流程中涉及的表单，以各部门制度中的表单为准。

7支持性文件

8附件

8.1《文件呈报审批笺》

8.2《文件编号一览表》

8.3《工作联系单》

8.4《会议通知》

8.5《会议签到表》

8.6《会议纪要》

8.7《介绍信模板》

8.1《文件呈报审批笺》

编号：年月日

注：相关部门栏由经办人写明部门名称，否则视为不需相关部门签批。

《关于的请示》公司领导：

（正文）

妥否，请领导批示！

附件1：《》

附件2：《》

落款

年月日

8.2 《文件编号一览表》

【编号组成】：（单位缩写）—（年）—（月）—（编号）。

如：ZCB-2011-9-001，表示：总裁办2011年9月第1份文件

8.3 《工作联系单》

编号：

8.4 《会议通知》

【会议主题】：

【会议时间】： 2011年月日（周）XX：XX——XX:XX 【会议地点】：

【会议主持】：

【会议组织】：

【参会人员】：

【会议纪要】：

（正文内容）

【会前准备】：

请各位准时参会。

（组织单位落款）

年月日8.5《会议签到表》

8.6 《会议纪要》