再谈利用邮件合并功能批量生成准考证

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再谈利用邮件合并功能批量生成准考证

作者：安海军

来源：《科教导刊·电子版》2016年第06期

摘要在日常工作中，我们经常需要制作一些格式相同、数据量非常大的文档，如准考证、胸卡和毕业证等，如果手工操作，不仅耗时，而且非常容易出错。Word中邮件合并功能就能轻松解决上述问题，本文就以准考证为例，演示其制作过程。

关键词邮件合并数据源批量生成

中图分类号：TP391.12 文献标识码：A

邮件合并是微软办公组件Word中的一项高级功能，利用该功能可以大大地提高工作效率。因此，在现代办公领域得到了广泛的应用。2015年河南省中等职业教育测试与考试办公

室统一了公共基础课水平测试准考证模板，部分学校反映，照片打印不出来。本文以该模板为例，详细说明带照片邮件合并功能的运用。

1准备素材

在日常工作中，由于学生重名导致准考证、胸卡甚至毕业证照片贴错的情况时有发生，在邮件合并过程中，为避免此类情况的发生以及方便校对，我们可以把照片的命名改为“姓名+出生日期”这种形式。另外，照片事先要用图像处理软件统一尺寸，并与数据源和主文档放在同一个目录下，如：E：＼办公＼邮件合并。

2准备数据源

数据源就是我们打印证件所需要的数据记录表，可以是Excel表格、Word表格或者Access数据库。在本文中，我们采用Excel表格，所需字段包括：姓名、性别、学籍号、身份证号、班级、考点、考场、座号和照片等。数据源格式见图1。

在数据源中，照片一栏并不是插入学生的实际照片，而是输入学生照片的路径和名字，因手工输入路径和照片名太繁琐，容易出错，我们通过公式来完成，在K2单元格输入

“=L2&E2&MID（J2，7，8）&".jpg"”，敲回车键即可得到“E：＼＼办公＼＼邮件合并＼＼段

玉19971109.jpg”，余下学生的此项内容可以通过拖动填充柄来完成。

其中，MID（）是Excel函数，它的功能是从一个文本字符串的指定位置开始，截取指定个数的字符。本例中MID（J2，7，8）是指从身份证号第7位开始，连续截取8位，得到学生的出生日期。

3建立主文档