电力系统电子档案管理现状及发展方向探究

电力系统电子档案管理现状及发展方向探究

文／国电广东电力有限公司 潘慧冬

【摘要】近些年，随着电子信息技术的发展，电子档案取代传统档案已成为大势所趋的方向。文章针对电力系统电子档案的工作现状展开讨论，分析了影响电力系统电子档案工作发展的问题和缺陷，同时详细论述了解决这些问题和弊端的对策，并且阐述了电力系统电子档案的发展方向，希望以此促进电子档案在企业管理工作中的应用。

【关键词】电力系统；电子档案；解决对策；发展方向

电子档案可以在数字化设备和环境中生成，以数字代码的形式存储于磁带、光盘等载体中，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送文件，因此电子档案克服了传统档案管理工作中效率低以及不可避免的人为失误等缺点，具有传统纸质档案所无法比拟的优势。然而，电子档案作为一项正在发展中的工作，仍然存在着许多的不足和缺点。文章通过研究分析现行电力系统中电子档案的管理方法，总结出现的不足和弊端，最终给出提升电力系统电子档案管理水平的思路。

一、当前电力系统电子档案管理工作的现状及存在问题

结合电力系统的行业特征与笔者的在档案管理工作中的从业经历，笔者认为，当前电力系统中电子档案管理工作主要存在以下问题：

（一）责任分工不明确，档案归档不完整。档案工作是电力企业管理工作的基础，影响着企业的整体经营发展，然而现如今仍然有许多电力企业不重视电子档案管理工作，缺乏完善的电子档案管理责任分工，例如在日常电子档案管理工作中，归档责任部门与档案管理部门责任分工不明确，归档责任部门对电子档案的归档缺乏主动性和能动性，而档案管理人员不明确自己的职责范围，对所产生的电子档案了解不全面，往往造成归档不及时，归档不完整，归档遗漏等问题。近些年，电力企业存在着的产权过户，项目招标，资产重组等企业转型发展中面临的问题，由此产生了许多形式各异的新型档案资料，而一些档案管理人员并不具备这方面的相应知识，导致各类档案资料遗漏，缺失，为企业的经营管理带来了困难。

（二）电子档案管理人员业务能力不足。管理工作效果的好坏最终是由组织和人来决定的，管理人员的业务能力和综合素质可以影响电子档案工作的实施效果。目前电力系统的档案管理工作普遍存在着档案管理人员配备不足，人才匮乏，身兼数职的现象，这种现象在电力系统的各分、子公司中较为普遍。其次，档案管理人员本身对于现代信息技术认识的缺乏也制约了其对于电子档案工作的把控能力。除此之外，电力系统电子档案管理的培训及业务指导落后，大多数电力企业缺乏有效的电子档案管理培训体系，将业务培训与业务能力的因果关系分离开，导致企业内电子档案管理者的业务能力滞后。

（三）电力系统电子档案管理工作投入不够。伴随着电力企业发展脚步的加快，用于电子档案管理工作的硬件设施已不能满足工作要求，是从设备，房间，环境等方面都需要进一步升级。从电力企业中电子档案管理工作的现状来看，普遍存在着全方位的投入不足，软硬件条件严重滞后的问题。有的企业没有设置单独的档案室，有的企业虽然有单独的档案资料室，

但却缺乏安全防护的措施，存在着巨大的安全隐患；企业管理

工作中缺乏对于电子档案管理工作的足够重视，导致电子档案

管理工作不能做到实处。

（四）缺乏统一的电子档案建档规范和标准。电力系统内

各企业之间的电子档案建档工作往往采用不同的规范和标准，同

一个工程项目在不同的企业建档过程可能采用不同的编号信息，

这就造成了电力企业之间在电子档案资料共享方面存在着障碍，

更不能体现出电子档案信息的高效性和检索的便捷性。许多电力

企业忽视了档案管理的基础性工作，没有建立统一的电子档案建

档规范和标准，这为档案资料的后续管理工作造成了困难。

二、电力系统电子档案管理工作的改进措施及发展方向

针对当前电力系统电子档案存在的主要问题，笔者认为，

电力系统中电子档案工作的改进和发展应从以下几方面着手：（一）建立完善的电子档案管理工作责任制。电子档案

作为新时代的产物，它的应运而生也为档案管理工作带来了一

系列新问题，因此，在电子档案管理工作中要建立明确的管理

工作责任制。首先，电子档案的建立，归档及修改拷贝都应由

专人负责，并且进行操作权限的限制，这样既可以保证责任落

实到个人，又可以保证涉密信息的安全性。其次，电子档案的

管理工作要依据管理人员的级别和职务，明确个人管理任务分工，避免出现越权操作，工作无人负责的乱象。要严格控制档

案文件在流转过程中的责任划分，档案部门在接受，归档过程

中制定文件真实性，完整性的工作责任制，在电子档案信息的

共享方面，要制定流转电子档案信息的完整性和保密性的工作

责任。进一步明确电力系统各部门之间的工作责任界面，各司

其职，完善电子档案工作责任制度。

（二）增强电力系统电子档案管理人员的业务能力。电

子档案管理工作涉及多方面的信息化技术，传统档案管理人员

的业务能力已经远远不能满足当前工作需求。首先，应该建立

完善的档案管理培训制度，强化管理人员应用信息化设备的能力。当前社会信息化技术水平不断提高，需要我们结合利用不

断创新的电子技术，结合电力企业的经营发展理念，强化企业

档案管理队伍的力量，电力企业可以通过培养档案管理的综合

人才，使企业逐渐适应网络社会的发展，以此提升企业档案管

理工作的效率。其次，要提高电子档案管理人员的安全意识及

职业道德，档案工作作为企业的工作基础，涉及企业信息安全

问题，因此，要加强电子档案管理人员的职业素养，防范利用

档案信息进行交易等现象，确保电子档案信息的安全性。电力

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档案工作

ａｒｃｈｉｖｅｓ　ｗｏｒｋ

系统内部要强化电子档案管理人员的知识体系，寻找更多的途径和层次培养专业化、知识化的档案管理人才。

（三）加大电力系统电子档案管理的工作投入。电子档案管理工作与传统的档案管理工作相比较虽然节省了大量的空间，但也需要企业投入大量的人力物力资源，传统的档案管理工作中的软硬件均需要升级才可以满足电子档案管理工作的要求，例如：打印机，高速扫描仪，光盘刻录机的更新升级。其次，电力企业领导层要加强对电子档案管理工作的重视程度，激发各部门档案工作的工作热情，管理层要提高电力企业档案管理的工作要求，确保电子档案资金的投入和有效落实。除此之外，安全问题已经成为电力系统电子档案管理工作的关注重点，一旦黑客及病毒入侵，档案管理系统随时面临崩溃的危险，因此，应该在如何保证数据库安全方面加大投入，使电子档案数据系统固若金汤。要加强网络信息化部门与档案管理部门的交流合作，通过利用网络部门的信息化技术，加快档案部门的数据库建设，以此进一步提升档案部门的服务水平。

（四）规范建档标准，加强电子档案的共享和利用。电力系统内部各部门要制定统一的电子档案归档标准，建立严格的编码格式，便于各部门之间档案文件的检索和传输，同时也可以切实提高档案信息的实效性。其次，在电子档案建档标准统一的基础上，电力系统可以建立统一的电子数字化档案馆，其可以整合系统内部的档案信息和数据资源，加强各企业之间的数据共享和交流，利用电子档案共享的资源平台，电力系统各企业之间可以加强信息交换，以此增强档案工作方法的研究意识，为电力企业的经营发展贡献及时、准确、全面的第一手资料。电力系统内部要实行档案工作统一控制，以此确保从电子档案的建立到分享等环节在同一的制度和条件下运行。电力系统内部各企业之间要建立统一的档案管理权限制度，实行由上而下垂直的使用权限制度，这样有利于各部分之间的资源共享和管理人员的业务交流。

三、结束语

总之，电子档案管理工作是一门具有长远发展前景的学问，做好电子档案管理工作也是一个循序渐进以及不断探究的过程。作为电子档案管理工作人员，要不断提升自身素质和水平，不断发现工作中所存在的问题，探索解决问题的对策和方案。同时作为电力企业，要不断完善电子档案管理制度，切实有效加强管理投入，高度重视档案管理工作，促进电力系统中电子档案管理工作效率的提升。

【参考文献】

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[3]武燕.电子档案的管理与思考[J].办公室业务,2011(8).

（上接第72页）的分散性，多样性，周期长，系统性高，专业性强等特点，明确档案管理工作的重点和材料收集要点，使项目开始之初，档案收集工作就已经开始着手考虑，并提出具体的项目档案工作方案。

（三）明确范围、监督检查。由于重大项目的实施时间跨度大，材料收集、归档周期长，应提前依据项目的主要建设任务和项目档案的特点，以有关项目档案工作的规定和要求为依据，明确档案的收集范围、整理方法、归档时间、归档要求等，使各单位的兼职档案人员明白需要收集哪些资料，什么样的资料才是符合归档要求的，确保不会出现材料的遗漏、丢失或不合要求等情况。

背景场项目在明确档案收集范围的基础上，针对土建工程部分的具体问题，向各协作单位下发了《关于河北地震背景场探测项目土建工程档案归档事宜的通知》。对各单位的档案收集、整理情况进行检查，要求各单位报送归档材料目录。档案人员对各目录内容进行了检查审核，并与报送单位及时沟通，指导各单位查漏补缺，对容易出现问题的环节进行特别说明，敦促尽快补齐并修正问题文件。

（四）规范移交，保证质量。各建设单位和部门在认真收集、整理的基础上，严格按照重大项目档案工作的有关规定和要求，定期或按阶段向档案管理部门移交项目归档材料。切实加强了阶段性资料的整理工作，及时查漏补缺，提高档案收集整理的准确性、完整性。对满足移交条件的单位或部门，及时按规定办理归档材料的移交手续，由移交方填写移交清单（一式两份），经专职档案管理人员检查合格后签字确认。

移交材料应满足《重大项目档案管理要求》、《 重大建设项目档案验收办法》中档案文件质量的相关要求，如：文件是否为原件、字迹是否清晰、签章是否完备等。移交材料必须保证真实、准确，与移交清单对应一致。

背景场项目档案在移交过程中对于归档材料的质量进行了严格地把控，分期分批对6个市局、5个中心台以及5个专业子项目建设实施过程中产出的材料进行了细致的检查审核，对于不符合要求的文件材料不予接收，使之及时完善后再进行归档操作，保证了归档资料的完整性、准确性。

背景场项目的实施中，档案工作较好的实行了对重大项目档案工作的规范化管理，为档案的验收及项目总验收奠定了良好基础，也为今后的档案管理工作总结出不少经验，为档案更好地服务于防震减灾事业提供了实践依据。

【参考文献】

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