浅谈法院诉讼档案电子化管理探析
浅谈法院诉讼档案电子化管理探析
来源：中国论文下载中心作者：金萍编辑：studa1211
论文摘要法院诉讼档案电子化管理是法院信息化建设和司法改革的必然要求，本文结合诉讼档案自身特点，试对诉讼档案电子化管理的现状、存在问题、发展趋势作粗浅探析，以期探索适合电子诉讼档案的管理模式。
论文关键词法院诉讼档案电子化管理
加拿大著名档案学家特里·库克提出：“档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡，正是档案界为应答电子时代的挑战，由保管时代向后保管时代过渡的要求”。作为一种专业性极强的专门档案，法院诉讼档案在“后保管时代”的大背景下，其管理模式的选择既要适应社会对档案管理的需求，又要兼顾自身的专业性特点，在由实体管理向知识管理过渡过程中，诉讼档案的电子化管理无疑是“重头戏”。本文试图对后保管时代法院诉讼档案电子化管理作粗浅探析。
一、法院诉讼档案电子化管理现状
在信息时代的大背景下，全国各地法院都加快了信息化建设进程，许多法院纷纷与高校、软件开发商等合作，开发出以《法院综合信息管理系统》（以下简称《法综系统》）等为代表的信息管理系统，“法综系统”通常集OA，审判管理，综合管理为一体，使法院能够进行档案管理、案件管理、流程管理、后勤管理、信访管理、立案分配管理、人力资源管理、执行管理等方面的计划与控制，并进行分析处理，成为各地法院办案及内部管理的方法和工具，为规范审判工作程序，提高工作效率，促进司法公正提供了有力保障。“法综系统”的使用，优化了诉讼档案立卷、归档、检索、统计等工作环节，所有案件从立案到归档，均通过计算机网络系统进行控制管理，提高了工作质量和效率。但是，从全国范围来看，由于没有统一设计开发，各地法院的信息管理系统各不相同，档案电子化管理这种“各自为政”的状态，不利于实现跨地区的诉讼档案信息共享。另外，各地档案数字化工作进程差异较大，很多法院尤其是基层法院还未实现诉讼档案的全面数字化处理，卷宗调阅仍基本停留在实体利用阶段。由于诉讼档案的利用率很高，办案人员查阅卷宗时，不得不频繁到档案室调取卷宗，既占用了时间，又不利于档案实体的保护。因此，今后一段时期内，诉讼档案全文数字化工作是法院档案电子化管理的重要工作内容。
二、法院诉讼档案电子化管理面临的问题及对策
（一）电子诉讼档案管理标准问题
诉讼档案电子化管理的基础是标准化，由于各地法院的信息管理系统各不相同，在设计档案管理项目软件时，也没有遵循统一的指导思想。由于诉讼档案的专业性，一些普通的电子文件标准并不能完全满足未来诉讼档案信息化的系统整合和数据共享需求，如数据著录、设备兼容、应用软件推广、信息联网等，都必须尽快制定与诉讼档案需求相匹配的、统一的设备标准、参数标准、接口标准。制定一套专门的电子诉讼档案管理标准迫在眉睫。建议由
最高法院牵头，在广泛调研的基础上，制定出一套符合法院电子诉讼档案的管理标准。
（二）电子诉讼档案的长期保存问题
计算机技术日新月异，软硬件升级换代加快，如何确保读取以前形成的电子文件，是解决电子诉讼档案长期保存问题的关键。由于法院诉讼档案产生方式和来源的特殊性，绝大部分诉讼档案如当事人提交的各种证据材料，公安、检察机关形成的侦查、鉴定材料等，是以纸质、照片等形态存在，因此必须通过数字化扫描转化为以图像形式存在的电子诉讼档案。确保扫描图像的长期可读性是一个必须解决的重要问题。国家档案局2001年6月5日发布的《档案管理软件功能要求暂行规定》第十四条，推荐JPEG和TIFF作为档案数据文件的通用文件格式。但是，JPEG的压缩功能为有损压缩，每打开、编辑和再保存一次，图像就被重复压缩一次，数据也会被重复损害一次，最终将导致数据被损坏而无法运行使用。TIFF 的压缩功能为无损伤压缩，但它的图像格式占用存储空间大，极易导致设备和资金投入的恶性上升，使数据在系统中的的传递速度越来越慢，给档案数据保存和利用带来挑战。近年来，档案学者和档案工作者纷纷对档案数字化图像格式的选择作了分析探讨，如阎朝科认为，MDI是一种优于JPEG和TIFF格式的一种图像格式，它是Office2003工具软件中扫描管理软件“Microsoft Office Document Image”所产生的数据格式，它“将JPEG体积小和TIFF高质量保真、图片页面不能被人破坏和更改的优点集于一身”①。并认为可以将MDI 的应用程序打造为档案界的专用和通用浏览器。笔者认为，诉讼档案电子化格式选择上，至少应满足以下几方面：被多种操作系统和应用软件支持；支持多种存储技术，或与存储技术无关；当用户不能使用指定产品软件时，可使用已有的插件读取；使用与设备无关的颜色规范实现准确打印和再现，不必考虑软硬件平台；支持无损压缩；维持固定的文件页面、章节、段落的逻辑组织结构，不因软硬件平台和阅读器变化而变化。
（三）网络安全问题
随着网络化的发展，诉讼档案信息的网络化管理及其安全性、可靠性没有充分保障，加密技术、防火墙技术、监控技术等至今没有得到妥善解决。随着黑客攻击、窃取的手段不断提高，网络的不安全性也随之增加。在目前网络安全技术和保密措施无法杜绝黑客攻击的情况下，如何保证诉讼档案在网络中的安全，已成为制约诉讼档案电子化管理的一大障碍。诉讼档案涉及到许多国家机密、商业秘密、个人隐私等，一旦保密信息泄露，将造成不可预估的损失。为确保电子诉讼档案的安全管理，法院档案人员及其它工作人员在使用档案管理系统软件时，应做到：不将装有诉讼档案管理系统的计算机接入互联网及其他公共信息网络；不交叉使用优盘等移动存储介质；不在计算机上擅自安装软件，尤其是安装从互联网下载的软件；计算机系统出现问题需维修时，应在单位内部进行维修，现场有专门人员监督；不使用具有无线互联功能的计算机。
三、诉讼档案电子化管理的发展趋势
诉讼档案电子化管理，将大大降低非电子化材料的使用频率，保护实体档案材料的安全，提高诉讼档案利用效率。随着社会信息化的持续发展和法院信息化建设的不断深入，法院档案工作的载体对象发生了变化，传统档案的载体形态开始向数字化形态过渡，档案管理的主要环境逐渐向数字环境迁移，诉讼档案电子化管理必然向更纵深的层次发展，因而诉讼档案工作的管理理念、管理方法、管理流程等多方面都将发生明显的变化，法院档案部门的角色也从原来的较封闭的保管者向较开放的知识、信息的提供者过渡。笔者认为，法院诉讼档案电子化管理将有以下几方面发展趋势。一是各级法院通过利用先进的数字化技术手段，有步骤地开展包括纸质、照片、庭审录像等各类传统载体诉讼档案的全面数字化工作，建立本单
位或本辖区的纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库；二是由最高院牵头，通过统一组织，统一规划，利用技术手段，采用统一标准，最终实现全国四级法院诉讼档案数据库联网，使全国法院系统内部人员在自身权限范围内，能够方便快捷地进行网络调阅；三是诉讼当事人及其代理人通过各级法院的对外门户网站，按身份、权限查阅案件相关内容；四是与公安、检察部门的档案管理系统对接，在设定查询权限的前提下，实现公、检、法档案信息资源共享，完善工作衔接，提高办案效率。
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电子档案管理系统平台
电子档案管理系统平台
目录 第一章系统概述 (3) 1.1系统背景 (3) 1.2建设目标 (3) 第二章系统功能 (3) 2.1 功能结构 (3) 2.2 基础设施 (3) 2.2.1档案类别设置 (3) 2.2.2 档案子类设置 (4) 2.2.3 样式设置 (4) 2.3 档案处理系统 (4) 2.3.1 档案扫描 (4) 2.3.2 档案处理 (4) 2.3.3 档案关联 (4) 2.3.4 档案审核 (4) 2.3.5 档案立卷 (4) 2.4 档案管理系统 (4) 2.4.1 档案借阅管理 (5) 2.4.2档案出库管理 (6) 2.4.3档案销毁管理 (6) 2.4.4档案综合管理 (7) 2.5档案资源系统 (7) 2.5.1 专题库管理 (7) 2.5.2 素材库管理 (7) 2.6档案查询系统 (7) 2.6.1 影像文件查询 (7) 2.6.2档案目录查询 (8) 2.6.3档案使用情况查询 (8) 2.6.4档案处理进度查询 (8) 2.7 系统管理 (8) 2.7.1 用户管理 (8) 2.7.2 权限管理 (8) 2.7.3 系统维护 (8)
第一章系统概述 1.1系统背景 影像档案管理系统提供了一个电子化手段，将往来的各类文档及资料进行电子化处理、归档，通过系统建立与各类相关信息的索引，使得办理事务时，可以非常方便的调用各种资料，提高工作效率。1.2建设目标 通过建立档案处理、档案查询、档案管理、档案资料等功能模块，实现档案管理的信息化和电子化管理。 1、规范管理 2、减少重复投入 3、科学管理 4、方便使用 第二章系统功能 2.1 功能结构 长期以来，艺纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料只能以实物的形式放入档案室中，这给档案管理、应用带来很多难题：首先，实物档案资料随着档案资料数量的增大，安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物理和财力；其次，档案资料的实物形式限制了流通效率，存档资料复用率低。 2.2 基础设施 2.2.1档案类别设置
数字化干部人事档案理系统简介
数字化干部人事档案管理系统功能介绍 ******有限公司
目录 一、设计宗旨 (2) 二、系统功能介绍 (2) 2.1系统总体规划 (2) 2.2系统功能列表： (3) 2.3数字化档案采集系统 (6) 2.3.1档案目录整理 (7) 2.3.2档案数字化采集 (7) 2.3.3档案材料审核 (8) 2.3.4系统维护 (8) 2.3.5其他功能 (9) 2.4数字化档案管理系统 (9) 2.4.1档案案卷管理 (9) 2.4.2档案材料管理 (10) 2.4.3 档案审核 (11) 2.4.4 信息管理 (12) 2.4.5 系统维护 (12) 2.5 数字化档案网上阅档系统 (13) 2.5.1系统综述 (13) 2.5.2角色说明 (14) 2.5.3档案查阅 (15) 2.5.4消息系统 (15) 2.6 系统前景 (16) 三、操作系统及硬件配置要求（推荐） (16) 附：数字化干部档案查询系统演示操作说明 (16)
一、设计宗旨 干部人事档案工作是组织人事部门工作中的重要组成部分，是做好干部管理工作的基本前提。随着各行业计算机现代化管理水平的不断提高，传统的干部档案管理工作模式逐渐显露出一定的弊端，工作效率不高、原件易损等。传统的管理模式已不能完全适应经济社会发展及干部队伍发展的需要，迫切需要运用现代化的计算机手段实现安全、准确、快捷、高效的管理模式，干部档案的数字化管理也是信息化社会发展的必然趋势，是提高管理水平、工作效率、服务质量的必然要求，是发挥干部档案作用、深化档案管理职能的必然选择。能够促进干部档案管理工作的科学化，推进组织部门工作的信息化，提高工作效率，健全管理体制，加快信息化建设的步伐。 二、系统功能介绍 该系统是对传统干部档案管理工作的一次创新，能够实现对档案及材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过局域网络、组织系统专网实现干部档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照干部档案业务工作流程，经过分管领导批准、档案管理人员的授权，单位内部阅档人员可以在各自办公室的计算机上查阅干部档案，外来查档单位可以在阅档室进行登记后，通过计算机查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后，可以大大提高日常工作效率，提升干部档案工作服务的水平和质量，实现干部档案由传统管理向干部信息研究与利用的质的转变。 2.1系统总体规划 “数字化干部档案管理系统”由四部分组成：信息采集部分、档案管理部分、信息利用部分和安全控制部分。基础数据的来源可从“组织干部管理系统”中得到或通过纸制档案的录入、档案材料的扫描、档案目录数据的导入等多种途径进行数据收集。并可通过单位内部办公平台完成档案信息的批量采集、协同处理，构建网络信息采集协同处理平台。档案管理部分包括：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核及系统维护功能。信息利用部分可完成档案的统计、查询、网上阅档等功能。
通用档案电子化综合管理解决方案
通用档案电子化综合管理解决方案 一、前言 随着计算机技术的迅速发展和广泛应用，社会各行业的档案资料从原有单一的纸质档案发展为包括纸张、电子文件、声、像、视频等各种类型的多媒体档案。对档案资料进行数字化综合处理、电子文件网络化归档、文档密级管理、授权管理及网上安全查询利用是档案管理发展的必然趋势。 我公司总结了多年以来在工商、医疗、档案馆等行业的档案管理系统开发经验，不断求实创新，同时深入分析并概括总结了各行业档案管理工作的异同，严格遵循国家档案局档案工作标准，面向社会各界档案管理部门推出了专业完善的《电子档案综合管理解决方案》。 本文将从文档数字化开始，内容涵盖电子档案的存储、归档、检索等方面，为用户提供专业完善的一体化解决方案。 二、文档数字化 2.1纸质档案资料数字化 纸质档案数字化，就是将纸质档案(含照片)资料通过扫描、OCR识别、排序标引转化为基于文字和图像信息的数字档案，并备份到光盘或磁盘设备中，用于长期保存。 ◆文档扫描 采用标准的TWAIN、ISIS编程接口，直接控制各类扫描仪，自动实现图像压缩；支持平板和连续两种扫描方式，能够扫描A3、A4等多种幅面的档案。 支持黑白二值、灰度和彩色等多种图像格式，有盖章、照片的页面采用灰度或彩色图像处理。分辨率可灵活设置，一般为200DPI以上。 ◆图像压缩 每卷档案作为一个图像文件，采用TIFF多页存储格式，能将任意多页的黑白二值、灰度、彩色、各种不同幅面图像压缩到一个图像文件中。 ◆黑白图像采用TIFF CCITT_GROUP4或国际最新标准JBIG格式。灰度、彩色图像采用JPEG（YUV4:4:4）或国际最新标准JPEG2000格式。200DPI，A4幅面，黑白二值图像压缩效果：TIFF。CCITT_GROUP4，平均每页大小为20K左右；JBIG平均每页10K左右。对于灰度和彩色图像，JPEG2000格式的压缩率比JPEG高30%左右。 ◆智能OCR识别 对于较为规范的印刷体及表格类型的原文材料，可通过在排序索引处理过程之前进行自动的OCR标引识别和OCR全文识别。具体特点： 识别字体多：识别宋体、仿宋、楷体、黑体、魏碑、隶书、圆体、行楷、行书等近百种字体。 识别功能强大：支持印刷文稿、纯英文、中英文混排、较工整的手写文稿等多种类型。对印刷材料的识别率达98%以上。 识别速度快：在普通配置的计算机上印刷体汉字达120字/秒以上。
档案电子化管理
档案电子化管理 Modified by JEEP on December 26th, 2020.
一、对于档案（电子化）管理的认识 网络资料：档案信息化（电子化）是以网络、计算机、信息技术为手段，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求、开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。 以上是网络资料，我根据从档案信息资料收集、整理、保管、开发和利用的管理过程说一些个人认识。 以我局为例，我局档案室信息来源主要以纸质为主（纳税人信息资料、申报资料、其他涉税资料等），人工传递核对资料是否齐全，再手工录入系统，仅做编制序号存档用，不做信息资料查询和利用。因此我觉得这样的档案管理模式只是简单收集、简单装订整理、简单保管的简单模式，缺少档案信息化（电子化）管理的内涵。在我的理解中，传递收集资料电子信息，可以和纸质办理审批等环节一起传递。纸质流转完毕归档，电子信息统一归档，工作人员在归档环节只要对纸质和电子信息目录做简单核对就可归档，电子信息也要作为资料归档。 整理环节要以计算机信息网络为依托，以档案电子信息为标签，表明柜号、编号、序列号等信息，建立数据库信息系统。通过管理软件，可以图形化管理。例如，查找整理档案时可以关键词搜索引擎，系统图形化提示在那个位置，提供工作者查询、整理。方便快捷，管理一目了然。 保管环节沿用常规保存，如碰到搬运，移送资料等情况，电子信息要登记，做好备注，同时变动信息可以作为日后跟踪查询。 目前一般的档案管理模式基本缺少开发和利用的内容。以我的理解，开发和利用本应该属于同一环节，根据应用内容而开发。这里不是单纯的说是管理系统的开发，而是
档案电子化管理
档案电子化管理 随着公司的不断发展，档案的存储量也在不断增加，庞大的档案库冰河旧的管理模式已不能适应当前档案管理工作发展，所以建议建立数字化档案管理。 房地产档案管理是房地局等房屋管理部门对房地产的建设、使用、管理等工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。是一个城市的房地产管理部门的平时工作的总结和真实的写照。房地产档案的特点是专业性、动态性和广泛性，是房地产管理部门在平时的工作中直接形成的，具有校对存档利用价值的用图表、文字、数据保存的档案材料。现在，这种档案材料已经成为城市规划、小区建设、财产清查、查找房屋、解决纠纷、化解争议的重要法律依据。房地产档案作为房地产管理部门形成的一种专业档案。合理的利用房屋档案才能跟高的发挥他们的作用，不要重保护，而疏忽于利用，避免造成资源浪费。因此，如何正确的认识到这个问题，如何加强和规范档案的管理制度，对房地产档案的作用与发展具有很重要的意义。 随着社会的不断的发展和进步，房地产档案的规范和管理制度也有多不同，因此，对档案管理人员的素质和专业性的要求也各不相同。由于对房地产档案的认识上的不同，造成了在房地产档案管理的工作中，存在着很多问题。 1.房地产档案是各个时代的工作人员收集总结的，因此房地产档案里的内容和质量各不相同。随着社会的不断发展和进步，人们对于房地产档案的认识也有了变化。由于各个时期的档案管理人员的素质和专业水平各不相同，对于房地产档案里错误的、有问题的、不完全的材料部能及时发现和校正，还有对于一些不规范的文字或图片没有把好关，一同放进房地产档案中，对以后的查阅和利用起到了很大的阻碍作用，也有可能因此给利用资料的人造成很大的麻烦甚至是巨大的损失。 2.关于房地产档案的抗风险能力有待于加强。房地产档案是一个城市非常宝贵的文件材料，因此加强房地产档案的抗风险能力是有必要的。由于档案管理员的认识和观念的问题，使得房地产档案的抗风险能力很低。虽然在房地产档案的保存过程中加强了火灾、水灾、虫灾等管理措施，但是一旦遇上地震、洪水等自
电子档案管理系统有哪些
电子档案管理系统有哪些 电子档案管理系统有哪些？现在市面上有很多电子档案系统，那么我们怎么在当中选择适合我们的系统呢？选择电子档案系统首先需要从系统的功能性、系统的实用性、系统的操作性上来选择，下面由小编来介绍百泰科技所研发的“电子档案管理系统” 广东百泰科技有限公司为了干部档案数字化建设，丰富干部档案工作和改进服务手段，为干部提供多样化、高水平的服务。特地研发了百泰电子档案管理系统。 一、系统概述 按照国家干部档案管理规范，实现干部档案电子化管理，系统内置标准化档案目录、档案名册、标签的制作功能，覆盖了档案登记、目录打印、名册输出、查阅借阅、转入转出、收发档案等一系列功能，并提供档案材料欠缺情况，通过网络及信息化技术实现档案材料的电子化管理，避免档案磨损、丢失、恶意修改、信息泄密等问题，加强档案的保护，实现档案无损管理，确保档案材料完整、安全，为领导和档案工作人员提供快速、准确查阅干部资料的途径，提升单位干部档案管理的工作效率和管理水平。 二、功能结构 主要功能包括：接收档案、接收档案材料、目录打印、阅档管理、借档管理、转档管理、名册管理、上报接收资料、工作日志、安全管理、系统管理、与干部信息管理系统无缝连接、接收或生成报上级单位、市委或省委组织部格式目录资料等功能。可生成常用表格、资料，提供档案材料欠缺情况，并提供强大的备份功能，有效保证重要数据不被遗失。
三、系统特点 1.专业的目录打印：专业定制的目录打印，默认为16K纸打印，支持B5纸和A4纸打印，可完成奇数页偶 数页套打印、自动空行，自动生成页码等。 2.完善的数据上报与交换：可以向省委、市委直接汇报数据，可接收下级单位上报的数据，上报数据内容 可以包括档案目录、材料和档案原始图片，可导入旧档的Excel文件。 3.定制的档案查阅：通过授权可以让外单位人员查阅电子档案，缩短查找原始档案的时间，减少原始档案 的磨损，管理员可以设置查阅时间，查阅的内容。本人不可以查阅本人的档案。 4.全面的功能集成：电子档案系统已由单机版全面升级为网络版，功能更丰富，并可以与干部信息管理系 统完美集成。 四、用户评价 由于电子档案管理系统严格按中组部档案管理规范，全面结合人事档案管理工作的实际需求而进行开发，目前已有数百家单位使用，并得到用户一致好评，以下为用户评价摘录： ☆我单位的档案管理评级一直通不过，使用电子档案系统之后，进行了规范化管理，顺利通过了评级。
电子档案管理系统技术设计方案
电子档案管理系统 二○一六年十月
第一章系统简介 第一节研发背景 随着各行业各领域的信息化水平的不断提高以及档案管理工作日益受到重视，档案管理信息化的重要意义和作用越来越被广泛认同。另外，随着档案管理信息化的工作全面深入地开展，人们对档案信息化的认识不断深入和提高。这样，对档案管理信息系统的定位提出了越来越高的要求，同时也面临着许多新的更高的问题。档案管理信息化主要面临着如下新的应用需求和挑战： 档案类型繁多、层出不穷。档案管理信息系统需要管理的档案种类越来越多、越来越复杂，几乎涉及到了各行各业所有的档案信息，包括实体档案和电子档案，这要求档案管理信息系统几乎要包容所有的档案实体类型和电子档案类型，并能管理好。同时，还要适当兼容将来可能出现的档案实体类型和电子档案类型。 信息档案化。各行各业的大多数单位都建立了各种信息系统，但在经过一定的产生和利用后，这些系统中的信息累计得越来越多，这些信息系统的电子信息的出口却是一个重大问题，需要按档案管理规章制度的要求归档到档案管理系统中。 企业级应用。在较大的集团化行业或单位中，存在着多级单位管理和跨地域单位管理的要求，因而，档案管理信息系统不再是管理某一具体单位的封闭的系统，而应具有跨地域管理全集团、全行业的能力。 开放性应用。档案管理信息系统不再是一个简单的封闭的管理系统，它应是整个信息化平台中的重要应用系统。它需要与几乎所有的信息系统、尤其是业务系统进行一体化联接，实现信息的双向流动和共享。因而，要求档案系统具有良好的开放性和数据兼容能力。 档案管理工作前移，为现实工作服务。档案管理信息系统不再被认为是起到保管过期资料的作用，而被要求深入到各个业务过程中，从信息的产生阶段和现行阶段就介入，以便为现实工作服务。这样就要求档案管理工作前移，与各项工作紧密结合。 新应用要求和新技术集成。随着档案管理应用需求的不断深入，需要集成进入更多的新技术成果。这要求档案管理信息系统具有良好的可扩展性，以便集成新的应用技术。 异构数据海量存储。在档案管理围不断扩大、应用不断深入的同时，不得不面临日益增长的海量档案数据的存储问题，并且这些档案数据是异构的多种类型的。因而，要求档案管理信息系统具备灵活高效的存储体系结构。 针对上述出现的新的问题和要求，我们在总结17年档案管理软件开发经验和技术储备的基础之上，投入了大量的人力和物力，开发和完善电子档案管理系统档案管理信息平台，并在此基础之上，开发了针对
浅谈档案管理电子化服务的建设
浅谈档案管理电子化服务的建设 作者：汤惠玲 来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第7期 文/广州市商贸职业学校汤惠玲 【摘要】随着现代信息技术和计算机的发展与应用，电子档案越来越多，电子档案成了档 案管理的重要形式。档案管理电子化是档案管理工作发展的必然趋势，是档案管理中的一种新 型模式。保存电子档案的目的是使电子档案能够处于准确、完整、可靠地提供利用状态，起到 凭证和查考作用。电子档案如何管理和利用，这是档案管理现代化面临的一个重要问题，推进 档案电子化管理成为必然趋势。 【关键词】档案管理；电子化服务；建设 档案电子化服务是计算机发展的形势下发展起来的一种新型存档方式，原来以纸质格式承 载的各类文件及其他文字、数据资料逐步被以计算机为依托的电子格式所替代，由此产生了大 量的电子档案。档案电子化服务是指档案部门利用电子化办公设备和现代通信技术，向利用者 提供非纸质载体的数字化档案。它是现代网络办公和办公自动环境下的趋势和要求。 一、充分发挥电子档案的优势，为社会提供全方位的电子化便捷服务 办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、 签发、催办、归档等运作过程在计算机和通信线路中进行，实现档案信息资源的合理配置、科 学管理，为社会提供高效、优质的服务。 首先其优点很多：可提供多媒体信息；可将文字、声音、图像结合起来；使利用工作更高 效方便，可通过多媒体的超文本技术，将计算机存储、表现信息的能力与人脑筛选信息的能力 结合提高检索效率，能够提供超时空、全方位的信息服务。 其次，电子化服务过程本身就是一个信息服务过程，机关档案开放是其信息服务内容之一，文档人员更重要的责任是及时收藏电子文件。电子化服务的核心是大量频繁的行政管理和日常 事务都通过设定好的程序在网上实施。电子档案的利用方式与纸质档案不同，很多情况下是通 过网络满足异地利用的需要，而不是集中在档案阅览利用。而且与纸质档案利用相比，电子档 案利用更快捷、更方便，也正是这一优点使得电子档案的利用服务被逐渐推广，不过前提是需 要一定的技术支持和相应措施才可实现，档案电子化服务是档案利用工作发展的必然趋势。 二、合理利用档案部门存储和应用的技术条件和环境，真正实现文档管理一体化 电子档案最典型的特征就是非人工直接识读性，因而提供利用前要进行电子档案基础数据 的准备和识别文件的建立。电子档案的基础数据包括两部分：一是背景信息，即电子档案形成 背景，包括形成的目的，形成时的结构，形成和使用阶段功能与活动以及影响文件的环境；二 是元数据，即电子档案的技术数据，如描述电子文件的编排与内部结构的数据。这些都是在电 子文件形成阶段就得到完整收集的。 识别文件是记录在每份电子档案载体上的特殊文档，用于描述存储在载体上电子文件之间 的关系。不管是电子档案基础数据还是识别文件的建立，都应根据档案保管部门存储和应用等 技术条件和环境来确定其要求，一般是在电子文件的设计阶段就纳入系统设计，使它能自动产 生元数据与背景信息。现在随着档案信息化的发展，很多企事业单位的档案管理系统逐渐纳入 电子文件管理系统，真正实现了文档管理一体化。
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浅谈档案信息电子化管理的重要性- 随着经济的日益进步，以纸质形式为主的档案资料无论从其形成、保存和查阅利用等各个方面都有很多局限。首先在以往的档案管理工作中，工作人员过多的依赖于手工操作，要求手工完整、齐全;避免漏写、漏抄;用笔规范、字迹工整、清楚;分类、统计准确无误，结果是费时费力。纸质的文件和图纸受温度湿度环境等影响较大，纸质档案的耐久性取决于纸张纤维素的性质，纤维素在高温、高湿、酶、氧化剂等情况下容易发生氧化和水解反应，易遭到破损。在档案保存过程中，稍不留意就可能造成不可挽回的损失，并且纸质文档原始件只有一份，借出后容易造成丢失和损坏，只能复制原件，期间要耗费时间和精力，特别是对于比较紧急的境况，很不方便。要打破这些局限，就要运用计算机技术，实现档案信息电子化管理。 一、档案信息电子化管理的发展趋势及现状 21世纪是网络的时代，网络信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。这使档案电子化建设提上了日程，为档案工作带来了新的研究课题。与此同时，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生了很大的变化，诸如文件的起草，签发，催办，归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样的前身必须以机读文件为主要形态，这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。由此看来，档案电子信息化是档案利用工作发展的必然趋势。 (一)使用的档案管理软件缺乏通用性。目前我国各档案部门开发的软件不能互用，还没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，这对于快捷地出版信息编辑
成果，具有明显的负面影响，也制约了档案信息电子化的进程。 (二)标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化其中首要的档案业务要规范，档案标准要健全并真正实施。 (三)档案信息电子化管理人员的素质有待提高。同时，档案工作也要改变传统的工作方式和管理手段。利用计算机管理、开发档案信息资源，迅速准确地提供档案信息的查询、检索，是档案管理的发展方向。 二、档案信息电子化管理的特点 档案信息电子化管理是管理现代化的必然要求，所谓档案信息电子化，就是用微机对档案文献进行筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形成的二次文献供人们利用的过程。它主要包括电子文书、电子报表、电子信件等。与纸质文件比较，电子文件具有以下特点： (一)充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。电子档案能为档案部门提高工作效率、减少人力、物力、财力、时间的极大浪费，使现代化设备得到物尽其用，从而提高档案信息的时效性，大幅度提高了工作效率。 (二)档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。 (三)档案信息电子化管理使电子文件的保存更加稳定，电子文件的保存载体如DVD、U盘、移动硬盘等，这些载体的普遍特点为存、读方便快捷、便于传递、储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有较高的稳定性。 三、档案信息电子化管理的意义 在非信息化的时代，众多档案文件以纸质形式存在，作为
电子档案管理系统解决方案设计
电子文档信息管理系统 解决方案
山东东昀电子科技有限公司
目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)
1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示：
电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比
推行档案电子化管理的几点建议
推行档案电子化管理的几点建议 当今世界已步入信息化的时代，档案文件工作也必然要进入数字化发展阶段，以数字化采集技术为手段，以档案业务管理系统为依托，向档案电子化管理发展将是必然趋势。要加强档案的电子化管理，首先要提高认识，增强做好电子档案管理的责任感和紧迫感，站在历史文献的高度看待电子档案管理的现实意义，借鉴正式文件管理的方式和方法，全面提高电子档案管理的质量和效果。 1、建立电子档案管理制度。建议由上至下建立起统一的电子档案管理制度，统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保历史档案资料的完整。 2、建立电子档案应用共享平台。要建立电子档案应用共享平台，在内部局域网服务器上开辟专区，以部门为单位分业务类别建立档案目录，目录下按发生时间存放相关电子档案资料。共享平台按级次设置查访权限，以供各部门自行查询所需资料，避免各岗位人员的相互打扰，消除影响资源共享的其他因素，促进整体工作效率的全面提高。 3、积极培养电子档案管理技术人员。一是要吸纳专业人才充实干部队伍，如计算机专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入，对与档案管理工作有关人员，进行比较系统的档案管理基础知识、计算机知识、数字通信技术培训，使他们掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。 4、及时做好硬件设备的更新维护。由于计算机不断地升级、更新、换代，对所有的电子档案来讲，它在形成时所依赖的技术，往往是已经过时的技术，这是科技进步所带来的必然结果。因此，电子档案也要不断地“迁移”、“复制”，以适应新的“生存环境”而不被“淘汰”。同时，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其它方法和技术力加以转换，防止新技术不能处理旧问题情况的发生。 吴萍 2012年3月20日
浅议档案电子化管理存在问题及对策思考
浅议档案电子化管理存在问题及对策思考 学号：201001070422 姓名：王娇妮 班级：行政管理10-02
浅议档案电子化管理存在问题及对策思考摘要：本文阐述了档案以及电子档案管理的内涵，从思想观念存在局限性、计算机技术不够完善、电子档案安全性、保密性难以保证以及管理人员素质有待提高等六大方面总结了目前电子档案管理的现状和问题，从而提出了建立完善档案管理制度、加强管理基础设施建设、做好保密工作并提高档案法律效力等针对性措施。 关键词：档案管理；电子化管理；管理体系完善 一、档案及电子化管理概述 档案是人类社会的原始记录，它不仅在人们的现实生活中具有重要的凭证参考作用，而且对于维护人类社会的历史真实面貌具有重要意义[1]P1。档案是过去工作和历史情况的记录，它可以为机关工作提供备查的依据。档案是历史的真凭实证，是第一手的参考材料。关于档案定义很多学者也有不同的看法，中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对档案的定义表述是：“国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”档案管理，亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。从狭义上讲，就是档案业务工作，它是档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，是利用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业服务的工作。机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。 当今世界已步入信息化的时代，档案文件工作也必然要进入数字化发展阶段，以数字化采集技术为手段，以档案业务管理系统为依托，向档案电子化管理发展将是必然趋势。电子档案就是将档案的内容记录在计算机能够阅读的介质上，包括数字的、图形的及文本的各种信息，并可通过计算机将这些信息进行传输和处理的文件。随着网络时代的来临，人们对办公自动化的要求也越来越高，促使电子档案成为人们进行信息交流的主要媒介，虽然电子档案不可能完全取代传统的纸质档案，但他为人们提供了纸质档案无法比拟的便利。 现存纸质档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免；但因无备份，每年仍有大量的档案文档损失。且由于档案需反复查阅，不可避免地存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。电子档案管理相对于传统的纸质档案管理来说，有很多优势，如智能管理与识读、高效集成与可用性、信息存储的海量和高密度性。电子档案须使用技术和设备把信息内容记录于存储载体上,并要利用这种技术和设备进行逆处理才能识别它的内容,安全系数加强。 二、档案电子化管理现状及存在的问题分析 我国档案信息化经过近三十年的探索、发展，各个方面均取得了很大成绩。档案信息化建设由局部走向整体，在宏观框架下进行全面规划和组织实施，并与电子政务建设紧密结合，成为国家信息化战略的重要组成部分。国家档案局成立了全国档案信化工作领导小组，出台了《全国档案信息化建设实施纲要》，各地也相继出台了本区档案信息化建设方面的规划和规章，一批有关电子文件管理的标准、规范相继出，一些重大档案信息化项目得到立项，各级档案部门在档案机读目录数据库建设、馆藏档案数字化、档案网站建设、数字档案馆建设方面均取得了长足进展，档案信息化建设全面、有序，系统推进。但是在档案信息化建设中也存在一些问题，需要我们正确的认识。 （一）对电子档案的认识不足，思想观念存在一定的局限性 以往把档案贴上封条放在档案室里的做法严重阻碍了档案信息公布于社会、服务于大
干部人事档案信息管理系统有哪些
干部人事档案信息管理系统有哪些？大家还在为如何选择干部人事档案信息管理系统而绞尽脑汁吗？各位还在网上搜寻相关信息吗？别麻烦了，就让小编为大家一网打尽吧！市面上有不少干部人事档案信息管理系统，那么怎么选择适合自己需求的系统？ 现在我国的干部档案的管理水平还停留在纸介质的基础上，这样的机制已经不能适应时代的发展，因为它浪费了许多人力和物力，在信息时代这种传统的管理方法必然被计算机为基础的信息管理所取代。 归纳起来，好处大约有以下几点： 1.可以存储干部档案，安全、高效； 2.只需一到二名档案录入员即可操作系统，节省大量人力； 3.可以迅速查到所需信息。 根据调查干部管理涉及档案信息系统、用户信息、管理信息等多种数据管理。干部管理包括人员信息的添加、编辑、查询、删除、查找；系统用户管理包括用户的查询，浏览，因此对干部管理系统的功能提出下列要求。能够存储一定数量的档案信息,并方便有效的进行相应的数据操作和管理，这主要包括： 1.档案信息的添加、删除及修改。 2.档案信息的关键字检索查询。 广东百泰科技有限公司研发的干部人事信息管理系统基于多年来在组织干部、人事和人力资源管理等领域积累的丰富行业知识，结合在组织管理信息化建设领域的多年实践，依据新时期组织管理的工作要求和发展要求，经过反复论证，研发出的专门面向组织干部人事信息数据库建设和日常组织干部人事管理工作服务的管理信息系统。系统是在深化电子政务建设，构建服务型政府的大背景下产生，在推进组织管理创新的命题下得以发展。 一、系统功能 干部人事信息管理系统在开发的过程中贯彻“功能齐全、操作简单”的设计理念，充分考虑使用者循序渐进的思维方式，界面友好简单，操作智能化，优化流程，使得具备简单计算机操作水平的用户无需培训，就能很快很好地使用本系统。
档案电子化管理方案 会计档案将实行电子化
档案电子化管理方案会计档案将实行电子化【--主持词大全】 据悉，按照现行的1998年制定的《会计档案管理办法》，“采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案”， 若要符合办法要求，企业信息化管理平台的建设与嵌入尤为关键，金蝶EAS系统对企业推行会计档案电子化优势明显。 其一，金蝶EAS系统是业务财务一体化高度集成整合的系统，系统能够固化公司每项业务处理流程，并完整地记录了公司自业务前端传递而来的营收、采购、工程、运营等经营活动中产生的各类信息，这些信息中有关会计核算的部分则会根据既定的会计准则及标准化 程序自动形成相应的会计凭证，从而自动成为会计档案的主要内容。并且系统可以对接相关影像系统，对EAS凭证数据进行影像化处理，真正实现了会计信息的规范化、统一化和自动化管理， 其二，EAS会计档案电子化系统解决方案能够确保电子会计真实有效，由相应的信息系统生成和传输;使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料数据，能够输出符合归档格
式的会计凭证、账簿、报表等会计资料，设定并履行了经办、审核、审批等必要的电子签证程序。 会计档案电子化具有流程化、系统化、全员化等特点，对于各类业务经济事项的执行、报账的发起，依据会计的审核要素、财务内部分工作业、会计档案的归档等公司管理环节均会产生重要影响。 此外，电子票据会计档案将极大方便会计工作的监督与检查，为多层次、全方位加强会计管理提供全面、准确的信息，实现“复核式监督”和“实时监督”，从而提高事后监督的时效性，有效防范会计核算风险。同时，所有的会计信息资料通过电子影像传递，加之系统权限设置，能够有效防范相关管理、操作人员对会计资料进行人为修改，严密财务工作流程，确保会计账务组织体系的完整性和严肃性。 本文： 内容仅供参考
浅谈工程档案电子文件归档管理
浅谈工程档案电子文件归档管理 前言：近年来，随着信息化的迅猛发展，建设领域电子文件与电子档案大量产生并广泛应用，如何保证信息时代城乡建设活动的真实历史记录长期保存和随时利用，已成为各地建设部门，特别是城建档案管理部门、建设系统各业务管理部门以及工程建设、施工、勘察设计、监理等单位所面临的一项紧迫而艰巨的任务。为保证建设电子文件与电子档案的真实性、完整性和有效性，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，二○○七年十一月，国家建设部办公厅制定并发布了行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》cjj/t117-2007，并于2008年1月1日起实行。本文结合本单位的工作实际，浅谈有关电子档案管理的应用体会，愿与有关从业人员共同探讨。 关键词：档案、电子文件 一、电子文件特点 电子文件归档管理区别于传统的纸质档案管理，它有如下特点：1、信息的非人工识读性 电子文件使用了人工不可识读的记录符号——数字式代码，这种代码人工是无法直接破译它的含义，只有通过计算机特定的程序解码，使之还原为输入前的状态，人才能识读它。电子文件只有依赖于计算机系统，才具有生命力，才能发挥作用。 2、信息的可变性
电子文件的增删十分容易，不留痕迹，计算机系统中的静态文档被大量动态文档所取代，动态文档中的数据不断地被更新或补充，以反映最新信息。 3、信息存储的高密度性。 电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，随着技术的进步，电子介质的存储密度还将继续加大。档案管理长期存在着文件的数量与存储能力的矛盾。随着技术的进步，电子介质的存储密度将继续加大，把一个档案室库藏档案全部装进一只皮箱不再是神话。 4、信息的可操作性。 电子文件可以随时适应人们的需要，修改、调阅可以跨越时空界限。 二、电子文件归档现状 1、电子文件归档不到位 由于计算机电子文件涉及的技术环境较复杂，采用标准化的方法管理会更细致、周全、易于操作。目前电子文件收集，常常执行不到位。 2、电子文件归档管理人员职责不明确 很多单位电子文件归档管理主要由计算机人员操作，多数计算机操作人员对档案工作较为陌生，而档案管理人员管理对档案管理比较专业，但对计算机应用还不熟悉，这样容易对档案管理造成脱节。
人事档案管理的电子化
人事档案管理的电子化 【摘要】在网络环境下利用计算机建立电子档案是新时代人事档案管理的必然趋势。但电子档案也存在一些局限性，如受病毒危害、保密性不够等，另外它还需要事业单位档案管理人员有较高的的专业能力。我们要从多方面入手更好地实现事业单位人事档案的电子化并加以完善。 【关键词】事业单位；人事档案管理；电子档案 事业单位人事档案是事业单位从业人员的经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。它是个人发展、事业单位人才招聘、提拔和实现整个社会人才优化配置的基本依据。现代科技的发展为事业单位人事档案管理提供了便利，当然也对档案管理提出了更高的要求，在网络环境下利用计算机建立电子档案是新时代人事档案管理的必然趋势。 一、人事电子档案的优越性 网络建档是社会进步和信息系统发展的需要，另外，过去的人事档案一般是堆叠在档案室里，在搜集信息、存储档案和提取档案等方面都存在着很多问题，而相对于过去的纸质档案，建立电子档案则体现出更多的优越性。 （一）保存寿命长，不易损坏 档案以电子文档形式存放在电脑或光盘、优盘等电子存储介质内，不会因为像纸质档案一样因为天气、自然灾害和存放时间等的影响而发生破损、丢失的情况，即使经过很长时间电子文档里面的信息依然能完整无缺，一直保存下去。而且电子档案一般都有备份，一份文件出现问题，还有一份甚至多份备份资料可供参考弥补，打破过去纸质档案袋的“唯一存在”，也就增强了事业单位人事档案的安全性和可靠性。 （二）信息全面有效 由于电子设备存储空间很大，对于事业单位人事档案的信息可以覆盖个人生活的方方面面，完全不受纸张的约束，信息更加全面和具体。另外，电子档案可以随时更新，及时地补充和修改个人存档信息，一改过去档案“尘满面”无人问津、有档无人有人无档等导致档案信息落后贫乏的情况，保持人事档案信息的时鲜性，让事业单位及其他用人单位可以通过档案了解个人的实时情况以适当评估调用，个人也会因为档案的这种时鲜性而警惕，更加严格要求自己的工作和生活，以保持最佳的档案记录。 （三）提取档案方便
电子档案管理系统解决方案
电子文档信息管理系统 解决方案 山东东昀电子科技有限公司
目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)
1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计 如图所示：
电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。 其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。 信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。 日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。 信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。 系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。 系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比
档案电子化管理
一、对于档案（电子化）管理的认识 网络资料：档案信息化（电子化）是以网络、计算机、信息技术为手段，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求、开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。 以上是网络资料，我根据从档案信息资料收集、整理、保管、开发和利用的管理过程说一些个人认识。 以我局为例，我局档案室信息来源主要以纸质为主（纳税人信息资料、申报资料、其他涉税资料等），人工传递核对资料是否齐全，再手工录入系统，仅做编制序号存档用，不做信息资料查询和利用。因此我觉得这样的档案管理模式只是简单收集、简单装订整理、简单保管的简单模式，缺少档案信息化（电子化）管理的内涵。在我的理解中，传递收集资料电子信息，可以和纸质办理审批等环节一起传递。纸质流转完毕归档，电子信息统一归档，工作人员在归档环节只要对纸质和电子信息目录做简单核对就可归档，电子信息也要作为资料归档。 整理环节要以计算机信息网络为依托，以档案电子信息为标签，表明柜号、编号、序列号等信息，建立数据库信息系统。通过管理软件，可以图形化管理。例如，查找整理档案时可以关键词搜索引擎，系统图形化提示在那个位置，提供工作者查询、整理。方便快捷，管理一目了然。 保管环节沿用常规保存，如碰到搬运，移送资料等情况，电子信息要登记，做好备注，同时变动信息可以作为日后跟踪查询。 目前一般的档案管理模式基本缺少开发和利用的内容。以我的理解，开发和利用本应该属于同一环节，根据应用内容而开发。这里不是单纯的说是管理系统的开发，而是档案资料能够向谁提供什么内容，为纳些用户提供查询，查询等级如何等勾稽关系的协调，可以通过信息管理系统搭建勾稽关系。 目前，应用功能比较强大的管理系统为杭州文博图书城信息系统，基本能实现以上几个功能和服务应用，可以借鉴到档案管理模式中来。 二、档案电子化管理模式和系统应具有的功能（网络资料） 1电子档案信息的采集 档案信息资源的来源主要有三种：传统档案的电子化、从业务系统直接接收的电子文件以及网络上具有档案价值的信息资源等。信息数据构成形式包括：文本文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件及其他文件如命令文件，亦称计算机程序等。对馆藏进行电子化的时候，要根据电子化的不同原因（利用、复制或保存等）选择不同的技术要求。至于电子文件，电子档案馆要和信息形成者之间签订协议，对移交信息的格式、范围等做出规定。 2电子档案信息的处理 电子档馆必须面对大量的、多样的、异构的甚至是复合的文件，对这些信息进行鉴定、保管是其重要功能。不但要保障信息的真实性、完整性，还要对信息进行长期的保存，保证信息可访问、可理解。 3电子档案信息的查询 电子档案具有多种查询途径、强大的检索能力、友好的用户界面以及完善的借阅管理和调用控制功能。能根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求；能根据用户需要设置目录检索、全文检索、图文声像一体化检索；能对查询结果进行显示、排序、转存、打印输出等技术处理；档案馆数据库的各地孤本、珍品档案资料经过电子化处理后，也能在网上查阅。 4电子档案信息的发布与传递 电子档案信息的发布是基于面向对象机制的。电子档案馆可以选择多种方式进行信息发