电子档案管理存在的问题及对策

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电子档案管理存在的问题及对策

作者：刘悦捷

来源：《中国管理信息化》2016年第16期

[摘要]随着信息化技术的不断发展和进步，办公系统也逐渐朝着电子化和自动化的方向发展。电子档案管理就是一种典型的信息化技术的产物，它的广泛应用给传统的档案管理造成了巨大的挑战。与传统的档案管理相比而言，电子档案的管理效率高，使用方便、快捷，因此在企业办公中应用电子档案非常有必要。本文首先分析了电子档案在档案管理中的应用，然后分析了电子档案应用中出现的问题，并提出了完善电子档案管理的有效对策。

[关键词]电子档案；管理；信息化技术

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.000

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）16-0-01

1 电子档案管理的作用

1.1 电子档案可以大大提高工作效率

针对目前的实际情况来看，在长期的社会发展过程中，各项基础设施建设也得到了进一步的优化与完善。档案数量的增加，使档案管理工作面临着更大的问题。相对于传统档案管理来说，电子档案管理具有更高的效率，能够有效地减少工作量，对于档案管理工作效率与水平的提升，起着重要的促进作用。

1.2 电子档案便于查询

传统档案管理过程中，档案的查询十分费力，且纸质档案堆积如山，需要耗费大量的人力、物力。但是电子档案则不同于纸质档案，仅仅需要相关的索引查找便可以实现快速借阅。再加上网络技术的出现与普及，进一步提升了电子档案管理在企业内部的重视程度。为此，应当对电子档案信息化进行不断的研究、调查和总结，在已有基础上实现管理工作的创新，并且规范操作流程、完善制度及优化电子档案等工作，保证电子档案管理的安全性及完整性。

2 现阶段电子档案管理中存在的问题

2.1 管理水平相对较低

由于电子档案管理在我国起步较晚，导致其目前仍然处于初步发展阶段，管理水平较低。再加上对档案管理人员培训教育的欠缺，导致其在进行软件的选购时缺乏足够的辨别能力，从而使档案管理当中的现代化管理技术不能充分发挥出其自身的重要作用。