照片档案归档整理规则

照片档案归档整理规则

一.归档内容：

1.上级领导及主要负责人参与本本单位及本系统有关的重大公务活动、视察、考察本单

位工作形成的照片。

2.反映本单位主要职能活动和工作成果的照片。

3.单位组织或参加重要外事活动的照片。

4.召开党代会、职代会、团代会及各种重要会议形成的照片。

5.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片。

6.单位及各部室组织的各种活动及获奖作品的照片。

7.局领导和各部室深入基层检查、指导工作的重要照片。

8.举行重要表彰和重大纪念、庆祝活动形成的照片。

9.与其他载体有密切联系的照片。

10.重点基建工程奠基、竣工、剪彩仪式和工程主体、内部结构等形式的照片。

11.其他有保存价值的照片。

二.归档要求及归档方式：

1.归档的照片材料，由形成单位负责一率由拍摄人员负责收集，整理后移交档案室统一

整理归档。

2.归档的照片材料必须保证其完整、清晰、准确、系统，具有有机联系的，反映同一工作或事件的照片材料应为一组。

3.归档的数码照片必须是可读文件。在有关设置上演示或检测运转正常，无病毒、清洁、

无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。

4.归档使用照片光盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质光盘。

5.归档的光盘文件应由文件形成部门编制归档说明。即光盘需简要说明盘中存贮文件的内容。即拍摄时间、地点、活动名称，保证文件的完整性和准确性等。

6.归档的照片材料由照片形成部门在OA办公自动化照片档案管理模块填写照片资料移交目录，相应的数码照片直接添加在文件目录下同时移交。

7.打印移交清单（一式二份）交档案室，交接双方清点后在移交清单上签字，各保管一份备查。

8.保留档案室集中整理方式，由专职档案人员著录案卷、卷内数据。

三.归档时间：

1.照片资料每年三月——六月归档。

2. 照片制作成光盘或数码照片可根据具体活动情况随时归档。

四.整理规则

1 整理原则

照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。每一件事分为一组，底片相应和照片一起同时归档。

2.照片的分类

按照《电力工业企业档案分类规则》（0——9大类）为分类原则。即年度—保管期限—问题进行分类，分类方案应保持前后一致，不能随意变动。

3. 照片的排列

应在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。

照片册按照全宗号、年度、保管期限、册号的顺序排列，上架保存。

4. 照片的编号

照片号是固定和反映每张照片在分类与排列顺序的一组字符代码。由年度、保管期限代码、册号、张号和一组照片内的顺序号组成。采用五段式，第一段四位数字表示形成的年份，第二段表示保管期限代码，第三段表示册号，第四段表示流水号，第

五段表示一组照片中第几张的顺序号，编号段间用“—”号隔开，一律采用阿拉伯数字和代码。形成的照片档案编号，用铅笔在照片背面同样写上档号。

例：2006 —— Y —— 1 —— 1 ——⑥

组联号（一组照片中第几张）

照片流水号

册号

保管期限代码

年度

5. 保管期限及代码：

照片档案保管期限分为长期、短期、永久保管。分别用“Y、C、D”对应代表。

底片分别与照片编号合一，（影像相符的照片编号与底片编号相同）。选用合一编号法宜以照片、底片齐全为基础。采用照片、底片合一编号法，可不填写底片号。

6.组合照片整理

1）一组（若干张）联系密切的照片按顺序排列后，组合成一组照片，拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片其单张照片说明可以从简。

2）组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。

3）应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。

4）同组中的每一张照片均用铅笔在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“①”、“②”、“③”……同组中的照片其组联符号相同。如册内只有一组照片和其他散片时，组联符号采用“①”。组联符号不宜越册。

5）整理照片时因保管期限或密级的不同，有些同组的照片可能会被分散到不同的照片册内，应在组合照片说明中指出这些密切相关照片的保管期限、册号和组号。

6）组合照片说明可放在本组第一张照片的上方，也可放在照片卡内。

7. 照片入册

1）照片册一般由297mm×210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜，有活页式和定页式两种。

册号：从保管期限内照片册的排列从“1”开始依顺序编号。

张号：格式中的张号是指照片在册内的排列从“1”开始的顺序编号2）按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。

3）大幅照片的放置对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过5cm。以竖直放置为宜。

8. 说明内容：照片说明采用照片卡进行：

a.事由应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能

齐全。

b.参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。其格式如下：

（相关档案种类）档号

注：括号内为选择性著录内容。

示例1：文书档案2005—C—15

示例2：科技档案2050—8400—1

c.照片的拍摄时间用8位阿拉伯数字表示，第1—4位表示年，第5—6位表示月，第7—8位表示日。

示例：2006年3月16日写作2006-03-16。

d. 摄影者填写个人名，必要时可加写单位。

e. 文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表

述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。

f. 说明的位置

单张照片的说明，可根据照片固定的位置，在照片的右侧、左侧或正下方书写。

大幅照片的说明对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。

密级：密级是指照片、底片保密程度的等级。密级的划定按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》、GB/T 7156及有关规定执行。

9.目录格式

目录：照片档案目录种类包括照片册目录、照片册内目录，可根据需要增加项目。

例

照片册目录

照片册内目录

10.册内备考表

册内备考表项目包括：本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。册内备考表应放在册内最后位置。

本册情况说明：填写册内底片缺损、补充、移交、销毁等情况。对底片发生或发现的问题，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注时间。

照片档案册内备考表

五.照片册的封面、册脊及上架排列

1.照片册的封面应印制“照片册”字样。

2.照片册的册脊

照片册册脊的项目包括：全宗号、保管期限、册号、起止张号。。

3.照片册的排列

照片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列，上架保存。

六.著录信息

照片档案文件登记表

照片名称、目录号、分类名、保管期限、保管期限、人物、密级、事由、登记部门、目录名、分类号、互见号、拍摄时间、地点、背景等。

照片档案案卷登记表

案卷标题、目录号、分类名、张数、存放地点、密级、备注、案卷号、分类号、登记时间、立卷人、保管期限、年度、移交时间、检查人、全宗号。

目录格式

照片册目录照片档案脊背

照片册脊Array照片卡

册内目录

册内备考表

照片移交目录

照片销毁目录