工作说明书案例

工作说明书案例

——湖南守护神制药有限公司工作说明书设计

1公司简介

中外合资湖南守护神制药有限公司（PALLADIUM）是国家GMP认证企业，位于长沙市高新区浏阳国际生物医药产业园内，是园区内的第一家高新技术制药企业。守护神为中国著名商标，公司占地面积8万多平方米，拥有现代化的标准厂房设施和一尘不染的大面积绿化草坪，厂区内空气清新，环境幽雅。2003年1月全厂四条生产线整体一次性通过国家药监局GMP认证，充分宣示出现代制药企业的实力。公司固定资产逾亿元，年生产能力超过5亿元，发展潜力巨大。

2公司工作说明书中存在的问题

近年来湖南守护神制药有限公司各项事业都有了飞速的发展，但是由于历史原因，企业体制上的弊端使得企业的人力资源管理工作仍然停留在过去的水平。企业在用人机制上缺乏灵活性，在激励机制上也有些不合时宜，许多优秀的人才因此而流失。目前企业的人力资源基础工作比较薄弱，还没有建立一套科学的工作分析体系，使得企业定岗定员工作、薪酬激励体系、业绩考核体系很难建立在科学分析的基础上，部分岗位存在人浮于事的现象，大大打击了员工的积极性。公司现在只制定了少数工作的工作说明书。下面是其中的一份，如表1.

通过对以上工作说明书的分析可以得出以下结论：

1．虽然对公司财务部经理工作的工作职责有了一定的描述，但没有明确工作目标、工作权限、工作特点、工作关系、工作环境和任职人员资格等信息。一份健全的工作说明书，除原有内容外，还要仔细分析研究出工作的工作目标、工作权限、工作特点、工作关系、工作环境和任职人员资格等信息。

2．该说明书过于简单，没有脱离岗位责任制的束缚，更像一份岗位责任说明书，没有达到工作分析的高度。说明书在职责描述上，是一种岗位职责列举，对工作内容和程序以及达到的标准没有进行分析。工作分析是对工作职责的详细分析，它包括对工作内容(做什么)、工作方法(怎样做)、工作原因(为什么做)、工作过程与结构(完成工作的过程包括哪些环节与要素)等方面的分析，只有这样才能使不了解此项工作的人看过工作说明书后，对此项工作有一个全面的了解，知道应该做什么、如何做以及这样做的原因。

3工作说明书设计

工作说明书的编写是在职务信息的收集、比较、分类的基础上进行的，是工作分析的最后一个环节。工作说明书是职务性质类型、工作环境、资格能力、责任权限及工作标准的综合描述，用以表达工作在单位内部的地位及对工作人员的要求。它体现了以“事”为中心的职务管理，是考核、培训、录用及指导员工的基本文件，也是职务评价的重要依据。

湖南守护神制药有限公司共设七个部门，分别为综合管理部、研发部、生产部、品质部、财务部、市场部和销售部。为优化公司的工作说明书，我们采用以下的设计思路：

1．职别划分

在工作说明书中将公司的职别分为A、B、C、D、E、F六级，各级具体划分如下：

A级：总经理

B级：副总经理、总工程师、营销总监

C级：部门经理

D级：部门主管、高级技术人员

E级：组长、技术人员、重要岗位管理人员、销售人员

F级：其它人员

2．工作调整

根据公司职能要求，项目组成员和公司高管人员对工作的变更进行了讨论，调整如下：

综合管理部：部长、行政主管、人事主管、信息员、文员、保安

研发部：部长、研究开发员

生产部：部长、车间主任、工艺员、前处理工序工、液体制剂内包装工、外包装工、压片工、充囊工、包衣工、锅炉工、维修主管、维修

工、水处理工、仓储主管、仓管员

品质部：部长、化验室主任、质检员、质监员

财务部：部长、会计、出纳

市场部：经理、策划主管、客户主管

销售部：经理、省部经理、省部客户主管、医药代表、发货员

3．工作具体类别划分

本工作说明书将工作分成五类，用该类别英文名的第一个字母表示：A---管理类 (Administration)；R---研发类 (Research)；T---技术类 (Technology)；M---销售类 (Marketing)；S---服务与支持类 (Service and Support)。其中管理类工作13个，研发类 1 个，技术类 16 个，销售类 5 个，服务与支持类 5 个，具体分类见表2：

4．工作编码

为了便于人力资源管理数据化和信息库技术的运用，便于资料的保存和调阅，本工作说明书按国际惯例进行了工作编码，工作编码说明如下：工作编码分两部分。前面部分由三个字母构成，第一个字母表示工作所属部门，用该部门英文名的第一个字母表示：H---高管（High Management）；A---综合管理部(Administration )；R---研发部(Research )；P---生产部(Production)；M---市场部、销售部(Marketting)；Q---品质部 (Quality)；F---财务部 (Finance)。第二个字母表示工作所属的类别，用所属类别的英文名的第一个字母表示（见工作具体类别）；第三个字母表示工作职别（见工作职别划分）。后面的数字表示部门人员号码，公司相关部门可以根据部门人员具体数来进行编号。例如：生产部经理编码为PAC-001，P表示该工作在生产部，A表示该工作属于管理类，C表示该工作行政级别为部门经理级，001表示该工作在部门中的编号。每个工作编码见表3.

表3 工作编码一览表

5．工作说明书的技术说明

1）工作重要程度

工作重要程度是用以描述公司各工作对企业组织目标的影响程度和工作在组织中的相对地位，以此判断该工作在组织管理中所处的地位、层次和该工作对员工的基本要求。工作重要程度在本工作说明书中分为四级，从很重要、重要、较重要到一般递减，各等级界定描述如下：

⑴很重要：该工作能左右公司的发展方向，甚至决定公司的兴衰、存亡，

一般指公司的董事长和总经理。

⑵重要：该工作对公司发展方向有较大程度的影响，属于公司关键工作，

一般指副总、部门经理及少数特殊的业务骨干。

⑶较重要：该工作对公司的发展有一定程度的影响及对局部组织目标产生

较重要影响。一般指部门副职、主管、重要的组长及有一定技术技能的

业务人员。

⑷一般：该工作对公司部门职能产生一定影响，包括办公室文员、生产线

工人及其它辅助工作人员。

2)工作责任压力

工作责任压力是用以描述工作对员工在生理、心理上构成的压力强度大小，以此确定各工作员工的工作难度和负荷等级大小的因素。工作责任压力在本工作说明书中分为四级，从很大、大、较大到一般递减，各等级界定描述如下：

⑴很大：公司的兴衰甚至存亡与工作有密切关系，对工作的承担者形成强

烈的心理压力和责任约束，必须全身心投入，发挥自身的最大潜能才能

完成任务。该工作一般指董事长和总经理。

⑵大：该工作分担了公司总体目标和责任的较大部分，必须竭尽心力才能

有效开展工作。该工作一般指副总、部门经理及少数特殊的业务骨干。

⑶较大：该工作承担了公司某个部门或某个分块运转的主要责任。该工作

一般指部门副职、主管、重要的组长及有一定技术技能的业务人员。

⑷一般：该工作承担了公司某个部门或某个分块运转的部分责任。一般指

公司的基层员工。

3)基本条件

基本条件分为学历、专业、经验、性别、年龄、健康状况及其它条件，如相貌、气质、视力等。

学历根据国家认可的教育水平分为中专、大专、本科、研究生；专业按国家统一的专业划分标准分为医药、经济管理、理工科、文科；经验指原来所从事行业、工作年限；性别、年龄等其它条件因工作的不同而异。

4)知识要求

知识要求分为专业知识要求和相关知识要求。专业知识是指该工作对其知识要求需通过专门训练或正规教育才能达到的水平。工作说明书上所表述的基本熟悉是指达到相当于中专或中技以上的训练水平；熟悉是指达到相当于大专以上的训练水平；熟练掌握是指达到相当于本科以上的训练水平；精通是指达到相当于研究生训练水平。相关知识是指该工作对这些知识的基本概念和基本常识有所了解，并能有效使用，该项知识不作等级描述。

5) 品德素质

品德素质是描述员工道德素养和职业习惯优劣的基本因素，根据公司的实际，工作说明书从忠诚度、责任心两个维度进行描述。

6) 能力要求

能力要求是描述每个工作对能力素质的要求。工作说明书中能力分为决策能力、创新能力、计划能力、信息处理能力、学习能力、组织能力、协调能力、合作能力、写作能力、语言能力、时间管理能力、动作协调能力等。根据工作要求，选择不同能力要素和能力等级（A、B、C、D、E），各能力要素用因素分析进行分类评价，予以描述。公司有关部门在进行评价时，可根据下述分析说明进行合理选用和必要调整。有关概念能力等级界定和描述见表4。

技术技能是指使用某一专业领域内有关的程序、技术、知识和方法完成组织任务的能力。技术技能的具体要求因工作不同而异。

6. 优化后的工作说明书

根据工作说明书设计的基本要求，结合守护神公司的具体情况，经项目组成员和公司高管人员的讨论商定，最终得出了优化后的工作说明书，如表 5 所示。

5工作说明书的动态编制

当编制出工作说明书后，并不是大功告成, 工作说明书的编制并不是一劳永逸的工作而是一个动态的过程。工作说明书的动态编制也分为三个阶段：第一阶段，企业组织相关人员开展工作分析，设计工作说明书模板，指导员工进行自下而上，自上而下的反复修订最终形成符合公司管理现状的工作说明书初级版，即表2.15。

第二阶段，在工作说明书初级版运行3个月后，企业应根据工作说明书的实际运行情况综合考虑环境因素、经营重点对工作说明书进行修正和调整，工作说

明书升级为修正版。

第三阶段，在修正版运行9个月之后，公司应进一步根据修正版的运行情况，结合当时的环境因素、经营重点、组织架构对工作说明书进行修正和调整，岗位说明书升级为终极版。

经过以上三个阶段的不断分析和改进，工作说明书不断升级，最终进入稳定运行阶段。如图下图所示。