管理制度行政篇

管

理

制

度

后勤字2015号

部门：行政部

贵州三才农原农业有限公司

第一部分管理大纲

第一条为加强管理，完善各项工作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订本管理制度。

第二条公司全体员工都必须遵守国家有关法律、法规和公司的规章制度。

第三条禁止任何组织、个人利用任何手段侵占或破坏公司财产。

第四条公司的员工应以集体利益为重，与企业荣辱与共，不得有任何损害公司信誉的行为。

第五条公司秉承“以关怀员工为基石，以追求创新为目标”的理念。尊重知识、尊重人才及其劳动成果，为员工创造良好的工作条件和工作环境，提供个人才能发挥的平台，并给予相应的福利待遇。

第六条公司鼓励全体员工学习知识，为员工提供学习的条件和机会，努力提高员工的素质和水平，造就一支思想业务过硬的员工队伍。

第七条各中心负责人，须注意自身涵养，领导所属员工同舟共济，提高工作情绪，使部属精神愉快，在职业上有安全感。

第八条公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会，鼓励员工积极向上。

第九条公司倡导员工团结互助、团队协作、集体创造、甘苦与共的精神。

第十条公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，欢迎员工就公司事务及发展提出合理化建议，对做出贡献者予以奖励、表彰。

第十一条公司保障和维护员工的合法权益。

第十二条公司实行“按能效取酬”的分配制度。既重视员工的个人能力，又重视员工的工作绩效和贡献，以绩效和贡献为主。

第十三条公司推行工作目标绩效考核制度。

第十四条公司提倡厉行节约，降低消耗，增加收入，提高效益，反对铺张浪费。

第十五条维护公司纪律，对任何违反公司章程和管理制度的行为，都要予以追究。

员工行为守则

第一条遵守国家的政策和法律法规，遵守公司制定的规章制度与决定。

第二条维护公司形象和信誉，不得有任何损害公司信誉的行为。

第三条严守公司机密，涉及保密的文件、资料和工作间、仓库，无关人员不得接触；员工不得擅自查阅、复印、摘抄纳入保密范畴的文件资料，更不得向外传播和泄露。如工作需要查阅、摘抄、复印上述资料，须经后勤中心批准。

第四条员工行为标准

1、工作时间应注意个人仪表仪态，着装整洁明快、不着奇装异服、不穿拖鞋。

2、早晨上班遇领导或同事应相互问候。

3、同事之间互相尊重，对领导用“职务称”，对同事用“姓氏称”或“姓名称”。

4、接听电话应用普通话说：“您好，××公司”或“你好，×××部”，切忌大声、生硬或用方言应答。通话语言简明、不聊天或说与工作无关的事。

5、电脑专人管理，上班时间不得上机聊天玩游戏。

6、爱护、节约办公用品，公用物品使用后归回原位。

7、坚守工作岗位、不串岗，因公外出时向部门负责人交代清楚事由、所需时间等；接待来访、业务洽谈应在接待室或会客区内进行。

8、保持清洁、良好的办公环境，提高工作效率，不在办公区域进食、聊天、高声喧哗。

9、工作时间公司员工必须讲普通话。

10、办公区域严禁吸烟

第五条员工工作准则

1、经营管理活动中，不得索取或收受业务关联的贿赂。按规定合法收取的

回扣或佣金一律上缴公司作为营业外收入或冲减成本；如个人侵吞，发现后除追回非法所得外，处以同等数额的罚款；数额巨大构成犯罪的，报司法机关追究其刑事责任。

2、对方馈赠礼物价值较小（按公认标准），接受后不影响正确处理与对方的业务关系，拒绝则可能视为失礼时，允许在公开场合下接受。

3、不得利用内部信息，在损害公司利益的情况下谋取私利。

4、树立团队观念，讲求集体协作；积极沟通，相互学习；避免猜忌，抵制是非，营造融洽和谐的工作氛围。

5、服从公司决定和上级主管的工作安排，高效优质完成本职工作和领导交办的任务；积极献计献策，推动公司的发展。

6、精益求精，不断提高工作绩效。

7、遵守劳动纪律，不迟到、不早退、不旷工、不脱岗、不串岗。

8、不得自营与公司的职务上有关的业务，或兼任其他企业的职务。

第二部分行政管理制度

第一章总则

一、为加强企业行政事务管理，理顺内部关系，使各项管理标准化、制

度化，提高工作绩效，特制定本制度。

二、行政事务管理包括印章使用管理、证照管理、公文管理、档案管理、工作计划管理、车辆及驾驶员管理、保密制度、卫生管理制度、电话管理、会议管理、办公用品管理、图书报刊管理、考勤管理。

第二章印鉴管理

一、目的

1、为了保证公司印章刻制、保管、使用以及停用和作废的合法性、严肃性

有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为发生，特制定本制度。

2、印章的种类

本管理办法所指印章包括公司公章、财务专用章、项目章等具有法律效力的印章。

3、使用范围

本办法适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。

4、公司印章的刻制

(1)、印章刻制由公司后勤中心负责，到制定的单位刻制；印章的规格、样式由公司后勤中心按有关规定办理。

(2)、公司印章的刻制均须报总经理审批。

（3）、未经公司总经理批准，任何部门和个人不得擅自刻制印章。

5、公司的印章管理

（1）、公司公章、法人代表章、财务专用章、项目专用章均由公司后勤中心进行管理。其主要职责包括

(2)、公司需要，确定公司印章的种类、范围和数量；

（3）、组织印章刻制、发放、停用、收回和销毁；

（4）、负责公司印章的管理及用印；

（5）、负责公司印鉴档案的管理；

（6）、负责制定公司印章管理制度，并监督、检查印章管理制度的执行情况；

（7）、后勤中心制定专人负责印章的管理工作。

（8）、印章管理员必须高度负责，不得将印章随意放置或转交他人。对不符合盖章手续的各类证件、函件等不予盖章。如因事离开岗位需移交他人的，可由部门负责人指定专人代替，但必须办理移交手续，并填写《员工离职交接表》或《员工调动交接表》。

6、公司印章的使用范围

（1）、公司签发的文件；

(2)、公司与相关单位交接的签发文件；

（3）、由公司出具的证明及有关材料；

（4）、公司对外提供的财务报告；

（5）、公司章程、协议；

（6）、公司出具的授权书、报价单等。

第三章证照管理

一、证照指公司的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证、劳动执法合格证、社保登记证等，以及企业合法经营所需要的各种证照。

二、后勤中心负责公司证照的统一管理。因公需要借用时，应严格办理借用手续。

三、后勤中心应在政府有关部门规定的时间内，组织完成各种证照的年度检审，确保证照的有效性。

四、证照检审时，相关部门和人员有责任予以协助，并提供所需的材料。

第四章公文管理

一、公司行文是企业请示、报告、商洽工作、向下传达决定、批复处理问题、指导工作的重要形式。

二、公司行文要做到规范、准确、及时，并实行统一管理。

三、公司行文的程序为：拟搞、审核(中心总监)、签发(总经理)、打印、

分发、登记、归档、销毁。

四、行文与打印管理

1、公司行文由业务承办人起草，在发文稿申请表中须有文件标题、发送范

围、印制份数、拟稿中心与拟稿人，中心负责人签名、标定日期和密级；中心负责人审定，总经理签字同意后打印发文。

2、经总经理批准签发的文稿交行政部统一编号打印，由起草人校对(对文稿内容、质量负责)修正后，及时送交给有关部门和人员，或由行政部发出。

3、打印人员不得截留文件，或将打印、复印、传真等行文中的有关商业秘密或企业管理规定中须保密的事项透露给他人。

五、发文管理

1、公司发文由行政部统一编号、存档。有领导批示的，还应附批示件。

2、各中心和个人收文应在行政部发文登记册中签名。

3、公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、报告等以红头文件印发，其他文件通常用普通纸印发。

4、公司内部文件，各部门应妥善保管，年终由行政部统一收回处理。

六、收文管理

1、公司收文的处理程序为：收文、分文、记录、传送、归档。

2、公司收文由后勤中心统一负责：收到发来文件后，应先做好归类、登记，根据文件的内容，分送有关领导阅示和主办中心处理后，收回归档。

3、急件或涉及商业机密的传真应由专人处理。

七、所有文件收取发放，必须有登记、签收手续。

第七章档案管理

一、公司档案：公司的章程、规划、年度计划、经营情况、统计资料、财务审计、会议记录、决议、决定、聘书、协议、合同及员工薪资、人事档案等具有保存和参考价值的文件材料。

二、档案由专人负责管理，并明确具体责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

三、人事档案

1、员工个人档案。在职员工个人档案由公司负责保管；离职员工档案保存期限为3个月；列为储备人才的人员资料，保存期限为1个月。

2、其它人事资料。公司规章制度资料永久保存；有关章程制订的文件保存五年；有关员工任用、岗位变动的文件保存一年；工资表及奖金、补贴等相关资料保存二年。

四、其它档案的保存期限

（一）永久保存

1、有关仪式、庆典、纪念的重要文件。

2、公司章程。

（二）保存5年

1、有关年度及每月的决算文件；

2、有关账目的决算记录及整理的重要文件（总决算表、现金收支表）；

3、有关账目传票的记录；

4、有关收入、支出的原始凭证；

5、有关财产的评估及折旧的文件；

6、有关税收方面的文件。

（三）保存3年

1、会议记录、纪要、决议；

2、有关重要的合同、协定及备忘录文件；

（四）保存2年

1、有关登记简易的文件；

2、重要的统计资料；

3、有关保存物品、火灾保险的文件；

五、档案借阅

1、公司领导借阅非密级档案，可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。

2、公司其他人员借阅档案，经中心总监批准，并办理借阅手续。

3、借阅的档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借。如工作需要摘录和复制，密级档案必须由总经理批准方可摘录和复制；一般内部档案资料由各中心总监批准方可摘录和复制。

六、档案的销毁

1、任何部门或个人无权随意销毁公司档案材料。

2、按规定需要销毁时，密级档案须经总经理批准，一般内部档案须经后勤中心总监批准后方可销毁。

3、经批准销毁的档案，由档案管理员填写销毁清单，专人监督销毁。

工作计划管理

一、计划管理对象为公司各中心的周、月、季、年度工作计划和工作小结；员工个人的月、季、年度工作计划和工作小结。

二、计划管理的原则

1、形成从下至上、又从上至下的工作计划体系即：

⑴个人计划目标。由个人根据公司作或本部门目前的工作重点和本人的岗位职责，拟定个人的月工作计划目标报公司或总监。

⑵中心计划目标：各中心总监审核、权衡、调整、综合各中心或本中心员工的个人计划，报公司总经理审定。

⑶公司计划目标：总经理根据公司的总体工作目标对各中心、各部门的计划进行调整后，形成公司的总体计划，下达给各中心执行。

2、计划制定的原则即：有明确的任务（做什么）、明确的目标（做到什么程度）、责任人（谁来做）、完成的时间（何时做）完成的地点（何地做）、完成的动机（为谁做）、完成的措施（如何做）

三、计划管理的时间

1、每月工作计划于每月28日前提交各中心总监。

2、每月1日前，各中心的月工作小结和所属员工的绩效考评表交后勤中心。

3、除月计划外，下一年度的年度工作计划和本年度的工作总结，于每年12月20日前提交后勤中心。

4、月工作计划、工作小结、绩效考评未能按时提供，视为一项工作未能按时完成，列入当月绩效考核，扣除中心总监当月相应的绩效薪金；若不提供，视为自动放弃当月绩效考核，中心总监当月的绩效薪金全部扣除，部门员工当月的绩效薪金扣除50％。

用车及油费管理制度的通告

为了加强和规范公司管理，减少用车费用和降低公司成本，本着安全、节约、有序、高效的原则，更好地为公司服务，提高工作效率，特拟定本制度：

一、本制度针对2大办公地点（花果园总部、养牛村仓库），所指车辆为公司车辆。

二、原则上，公司车辆仅限用于采购、巡店、外勤等相关事宜及办公人员外出办公，先满足工作任务、接待任务，后其他事的原则安排用车。

三、公司任何员工用车(仅限于公事), 必须遵从以下用车申请流程：

1、必须在车辆管理者（庄源、张和平）处填写用车登记表，并签字确认。

2、用车人使用时必须填写《用车登记表》, 严格按照表单格式详细填写: 用车人、日期、目的地、所办项目以及起止里程。仓库采购、送货及其他运输原因由张和平为车辆管理者，驾驶员需根据制度

要求在张和平处登记用车，车辆管理者同样根据制度要求管理好仓库车辆，若发现信息缺失或管理不当造成的工作对接不清，视情节严重每次给予20-50元罚款。

花果园总公司巡店、外勤、接待等原因用车由庄源为车辆管理者，驾驶员需根据制度要求在庄源处登记用车，车辆管理者同样根据制度要求管理好公司车辆，若发现信息缺失或因管不当造成的工作影响，视情节严重每次给予20-50元罚款。若因特殊情况需在夜晚加班用车或早晨（上班时间前）用车等原因，用车人需在手机OA系统中体现并发起审批，让车辆管理者及部门领导了解情况，事后补办登记信息。

车辆管理者根据实际情况产生的油费、停车费、高速路通行费等费用于每月1日上报月计划按每月计划充值油卡费用或发放备用金，若因特殊原因超出计划，需部门领导填写情况说明表并上报中心总监后由总经理批示。（具体费用见附件1）

油费报销时，驾驶员必须将《用车登记表》附报销单后，并且每张加油发票背后必须登记车辆使用该油票的里程起止数，经领导签字审核后方可报销。

车辆在下班后或节假日必须停放公司指定车库内，若无说明原因私自将公司车辆开至他处，视情节严重给予20-50元罚款。

车辆需维修的项目由车辆管理者填写车辆维修保养申请单后，交后勤中心后报总经理审核批准。

车辆有关证件及资料由车辆管理者妥善保管，并按时办理好车辆年审、路桥费用缴纳，以及车辆的清洁和保养工作，行政部应按时办

理好车辆的保险手续。若出现车辆资料遗失，将直接问责车辆管理者，视情节严重给予罚款。

坚持行车安全检查，行车前检查车辆，发现问题及时排除，确保车辆运行，司机出行必须遵守各项交通规则和本管理制度, 安全行车。

公司车不得擅自用于私事，如确实需要，直接向总经理申请,未经许可车辆管理者不得将车借予他人使用

下列情况，违反交通规则或事故的经济损失及责任由驾驶员负担：

a) 无照驾驶;

b) 未经许可将车借予他人使用;

c) 违反交通规则引起的交通肇事;

d) 违反交通规则，因驾驶不当造成的公共物品损坏，其罚款由驾驶人员负担。

e) 违反交通规则，因驾驶不当造成的违规违章，其罚款或扣分由驾驶员自己负担。

注：若因车辆管理者管理疏忽造成责任人不明或无登记信息查询，其罚款或扣分由车辆管理者自行承担。

如遇意外事故、不可抗拒原因造成的车辆事故由公司酌情研究处理。

总经办

2015年8月31日

附应用表格：1、车辆外修、保养申请单2、用车登记表

附件1

养牛村仓库车辆：

大货车一台（柴油）贵A 942G1:1元/公里小福星（柴油）贵A 874F7:6毛/公里

小福星（柴油）贵A 872F5:6毛/公里

小货车（汽油）贵A 385J1:9毛/公里

猎豹车（汽油）贵A LL583：1.5元/公里花果园车辆

丰田车（汽油）贵A BB998:7毛/公里

猎豹车（汽油）贵A JB156:1.5元/公里

贵州三才农原农业有限公司

车辆外修、保养审请单驾驶员申请日期

车牌号车型维修前公里数

报修原因

拟修项目

所需费用

维修地点

部门领导意见：总经理批示：

三才农原公司用车登记表

日期

用车

事宜

用车前里程数用车后里程数目的地

出车时

间

用车人返回时间驾驶员

车辆、驾驶员管理

一、车辆的调度与管理

1、公司车辆的调度、维护、审验、缴费以及办理有关证照、保险等由行政

部统一管理。各中心公务用车须按公司车辆使用规定办理有关手续，需签订《车

辆使用承诺书》，向后勤中心申请派遣，后勤中心按规定严格控制车辆的使用。

2、车辆按统一调配、急用优先、保证重点、兼顾一般的原则进行使用管理。

3、车辆与驾驶人员相对固定，驾驶人员对分配给自己的车辆负有日常管理、保洁、养护，及时发现问题、及时维修保养，保持性能良好的责任。

4、出车过程中不得用于私人事务，返回后驾驶员填写派车单有关内容交用车人签字后交回行政部。

二、办公事能不用车的尽量不派车；能合并用车的就不重复派车，合并乘车的费用共同分摊。

三、车辆派遣条件与使用范围

1、派车条件。接送公司来宾，公司领导公务用车，财务提取现款和远距离的转账、进帐，提、送或购置个人携带困难的公物，办理紧急公务，参加体现公司形象的活动，以及目的地离公司（始发地）四公里以上的公务办理。

2、长途用车。公务长途用车，应提前一天报后勤中心，经总经理批准后安排出车。

3、借车。外单位借车原则上谢绝。重要关系单位借车需经总经理批准，并办理借车手续，退还时当面查验车况。

4、私人用车。公司车辆原则上不得私用，员工若出现家庭重要事件急需用车，应报经总经理批准。

5、车辆停放。车辆归来后停放在公司指定地点，未经后勤中心同意不得驶离停放地点。

四、车辆维修

1、车辆维修须到公司指定的修理厂进行。进厂维修或购买配件，本车驾驶员提出书面申请，企划中心审核后报总经理批准施行。修理过程发现需增加的报修项目或更换零部件，须请示后勤中心同意。

2、车辆行驶途中，发生故障急需修复或更换零件视实际需要酌情处理，但要尽可能先与企划中心取得联系通报情况。

3、驾驶人员应爱护车辆，精心驾驶。由于驾驶员操作不当或疏于保养而造

成车辆损坏或机械故障，所需维修费用视情况由驾驶员承担一定比例。

五、车辆油耗与费用

1、行车过程中所产生的停车费由使用中心人员签字，按实报实销；过路费单据须注明何时、何地、过何收费站、办什么事，经相关人员签字证明后给予报销。

2、驾驶人员应厉行节约、反对浪费，降低行车油耗和费用。行政部严格审核驾驶人员填报的各种单据，不合理的费用一概不予签字报销。

六、车辆保养与检查

1、定期保养。原则上每行驶一万公里送指定的修理厂定期保养，由行政部办理。

2、每星期洗车2次，车内每季度全面清洗一次。平时由行政部人员随脏随洗，保持车容车貌整洁。

七、车载量严格按规定限制，不得超载

八、注意车内卫生、保持车内清洁

九、违规的处理

1、车辆因驾驶员驾驶、管理不当失窃或损坏，除保险公司的赔偿外，剩余部分按交警裁决的责任比例由驾驶员承担相应责任。

2、超速、超载、任意停车及其他违反交通规则的一切罚款由驾驶员自行负责。

3、如把车随便交由他人驾驶而发生违规、车辆损坏等罚款或损伤，除保险公司负责赔偿部份外，其余均由驾驶员承担相应赔偿。

4、驾驶员如将车交与无证照人员驾驶，造成车损或人伤，立即解雇，并承担所有经济责任。

5、驾驶中如系本身操作不当发生车祸，除保险公司负责赔偿的部份外，剩余部分按交警裁决的责任比例由驾驶员承担相应责任。

十、安全行车

1、出车前，驾驶员应先检查车况（车灯、水箱、刹车系统、轮胎、油料等），发现损坏及不良情况应及时采取措施并向行政部报告。行车过程，要谨慎驾驶，严格遵守交通规则，集中精力确保行车安全。车辆停放时要选择合适地点，采取必要的防损防盗措施。

2、严禁无证开车、酒后开车，凡因违章、违规肇事，当事人应负全部法律责任和经济责任。

3、行车途中不幸发生交通事故，应首先抢救受伤人员，保护现场并向交警部门报案，及时与行政部联系协助处理。轻微事故未造成人员及车辆损害的由驾驶人员酌情处理。

十一、驾驶人员行为规范

1、遵纪守法，遵守交通规则和公司有关规定。

2、有良好的职业道德和技术水平，服从管理，听从调度，对工作认真负责，恪尽职守。

3、服装整洁、讲究卫生、注意言谈举止，保持良好的个人形象，维护公司形象。

4、对乘车人应热情接待、优质服务，乘车人下车办事时一般不得离车，乘车人带有大件物品时应提供帮助。

5、遵守保密规定，不得随意泄露乘车人的个人隐私或谈论的商业机密。

保密制度

一、公司全体员工都有保守公司秘密的义务，在对外的交往与合作中，不得

泄露公司秘密，更不允许出卖公司秘密。

二、公司秘密关系公司的利益和发展，在一定时间内只限一定范围的员工知悉。公司秘密包括下列秘密事项：

1、公司经营发展决策中的秘密事项。

2、人事决策中的秘密事项。

3、专有技术。

4、重要的合同、客户与合作渠道。

5、公司不允许向公众公开财务情况、银行帐户帐号。

6、总经理确定应当保守的公司其他秘密事项。

三、属于公司秘密的文件，由专人负责印制、收发、传递、保管，非经批准不得复印、摘抄。

四、接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露；非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。

五、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。

六、文件、资料对外使用规定

1、因公需要对外使用公司的文件、资料，必须先申请说明原因，报总经理批准后方可使用。

2、公司的所有与项目、物业管理、租赁等有关的文件、资料，如需复制刻录时，必须先申请说明原因，报总经理批准后方可进行。

3、对外使用的文件、资料必须在公司后勤中心行政部备案。各中心的业务资料，由各中心登记归档自行管理。

4、未经总经理批准，任何人不得对外使用公司文件或资料，泄露公司的商业机密。违反者，公司将视情况给予警告、罚款、降职、降薪、留用察看、开除直至追究其法律责任，造成经济损失的由责任人负责赔偿。

卫生管理

一、卫生管理的范围为办公室、会议室、走道、门窗等办公场所及其设施的卫生。

二、卫生清理的标准是：门窗（玻璃、窗台、窗棂）上无浮尘；地面无污物、污水、浮土；四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘；书橱、镜子上无浮尘、污迹，书橱、档案橱内各类书籍资料排列整齐，无灰尘，橱顶无乱堆乱放现象；办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，水具无茶锈、水垢；桌椅摆放端正，电脑、座机、打印机等设备保养良好，无灰尘、浮土。

电话管理

一、移动电话

1、公司的全体管理人员都必须持有移动电话，电话由员工自行购置。

2、公司总经理、中心负责人、部门经理、驾驶员等，24小时开机（或公告家庭座机电话）；其他人员的移动电话每天7：30～22：30开机。持机人在规定的开机时间内关闭手机，导致公事联系不上者，每次给予10元的处罚；当月累计三次联系不上者，加倍处罚。

会议管理

一、公司例会（计划工作会）

1、每周星期一上午9：00在公司大会议室召开，若遇节假日顺延或按实时通知举行。

2、出席人员：全体员工

3、主持人：后勤中心总监

4、会议内容

（1）、各中心负责人及各部门主管汇报上周工作计划及做好本周工作计划，