企业成功实施ERP的几点建议(精)

企业成功实施ＥＲＰ的几点建议

周玉书１韦宝峰１聂晓玲１郏伯瀚２万生瑶３１．中国石油兰州石化分公司自动化研究院７３００６０２．中国石油西北销售分公司兰州公司７３００６０３．中国石油兰州石化分公司炼油厂７３００６０

ＥＲＰ（ＥｎｔｅｒｐｒｉｓｅＲｅｓｏｕｒｃｅＰｌａｎｎｉｎｇ，企业资源计划系统），是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。企业实施ＥＲＰ实际上就是在引进和接受一种新的企业管理思想和方案。企业在市场竞争中，争取优良业绩的同时，不断关注和引进新兴的技术方案和先进的行业管理方案，来保证企业整体不断向上发展的生命力。

下面对如何成功实施ＥＲＰ提出几点建议。

变革无法自下而上地开展。这就需要一个有效的管理小组，更关键的是这个小组要有一位高级行政人员进行积极有效地领导。从业务角度来看，这位高级管理人员通常会是首席财务官，也可以是首席行政官，尤其是那些涉及关键的业务转型、并且关乎公司未来的成功的项目。ＥＲＰ项目会触发一些困难的、有时甚至是恶性的问题，而承担责任的这位高级管理人员就可以及时处置，并观察指挥部是否能够理解并接受这些决定。

管理小组可以例会的形式，勉励项目经理，或者也可以花更多的时间了解和指导项目进程，做出重要的决定，规划公司的未来。

２抓好ＥＲＰ实施的关键过程

２．１与数据有关的各项工作要提前启动

数据的一致性和准确性对ＥＲＰ能否对企业带来效益至关重要。ＥＲＰ项目的投资巨大，系统的有效使用依赖于原始输入数据的准确性。调查显示，绝大部分公司在意识到数据的质量和准确度时都为时已晚。

在项目刚开始时就应该考虑数据的问题，而不要留到系统上线的前２个月才如梦初醒。要决定采用何种新的数据标准，清理和转移现有数据也需要大量的时间。这将保证有关客户、供应商和账目的重要信息与未来的业务发展保持一致。

２．２必须重视系统整合团队的建议实施ＥＲＰ时，企业经常花费大量的时间和金钱选择一个强有力的系统整合团队（ＳｙｓｔｅｍＩｎｔｅｇｒａｔｏｒ，ＳＩ），这个团队不仅要有技术明星，而且要有业务好手。ＳＩ的建议可以帮企业降低成本，成为企业的左膀右臂，因为ＥＲＰ对企业而言有可能只是第一次或者第二次接触，而ＳＩ也许已经数十次或者上百次经历过类似案例。

相互尊重和伙伴关系是项目成功的关键，包括对每一位伙伴以及软件供应商

１以扎实的ＥＲＰ商业计划来赢得高级管理小组对项目的支持

仅有技术是不可能帮助你达成商业目标的。ＥＲＰ项目的成功离不开一个设计周全、久经考验的商业计划。ＥＲＰ项目通常需要１２～３６个月的时间才能付诸实施，而且通常耗费巨资，持续能力至关重要。所以，必须准备一个扎实的商业计划，说明开展ＥＲＰ项目的充分理由，来得到整个业务小组的支持。ＥＲＰ项目的实施更多的是出于更宽泛的业务目的，大家对项目实施的目的要了如指掌，争取事先获得对项目内容和投入资金的批准，从而得到高级管理层的全力支持。

ＥＲＰ项目牵扯庞杂的业务流程、角色、职责、标准以及数据定义，而这些

的尊重。但是，ＳＩ也不能先入为主地认为客户百般刁难而不愿提供有力的咨询意见。

在选择ＳＩ时，企业应主要考虑一下因素：首先，考虑兼容性，咨询公司要能够和企业携手工作解决困难，咨询公司“携手合作”的态度非常重要。其次，仔细审查ＳＩ的工作记录。充分和软件供应商以及业内分析人士交流，听取他们的意见。最后，花时间考察将与你并肩工作的每一位团队成员，记住在合同中规定，在项目进行过程中，项目领导和伙伴应始终在你左右。

２．３创造与企业文化相容的解决方案，充分发挥全新的整合信息的威力

企业实施ＥＲＰ项目，不等于在拥有排除万难的灵丹妙药，重要的是ＥＲＰ解决方案的“风格”与企业的文化传统要相容。管理人员也许希望在一个全球业务中央集权式的环境中工作，如果企业的文化崇尚分权式的创业精神，那就无法运用技术强行改变企业的文化。因此，如果企业的结构十分离散，那最好选择安装分权式的ＥＲＰ应用程序，或者直面将要来临的巨大变革。

ＥＲＰ从技术角度看，是切实可行的，项目３０％的挑战来自技术层面，而剩余的７０％则来自人员和流程。很少会有人由衷地喜欢变革，然而当公司转向实施ＥＲＰ时，变革无法避免。小而言之，员工的电脑屏幕会发生变化；大而言之，员工的整个生活都会改变。

新兴技术统摄一切，能使信息随手可得。例如，当原材料到达公司仓库并被扫描进入系统时，任何人都能获得此项信息并加以利用。当产品生产完成，被自动或手工输入系统时，就立即成为可销售的产品，员工不用等到第二天才获得这条信息。

实时整合和精确的数据从根本上改变了人们的工作。一个传统的订单操作员

可以成为全能的客户服务代表。例如，

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有了进入整合ＥＲＰ主系统的网上通路，

客户服务代表可以马上检索客户的历史记录及其他重要识别内容，还能够查阅在案保密和利用中的具体业务工作，涉密较多所有仓库（而不仅是当地仓库）的实时库存的基层单位，可设兼职资料保密利用网落员，以及未来生产计划，根据客户需求在生负责各基层单位在研究生产过程中的保密产计划中平衡部分产品向该客户的供应。和利用工作。

全新的ＥＲＰ技术会影响许多人员，他们二是深入持久地向全体员工，重点对档需要培训以掌握流程。

案管理人员，科技人员进行档案保密和利用３要着眼于ＥＲＰ的长线利益

的宣传教育，继续解决提高认识，转变观念，３．１“上线”不是项目结束

自我约束的问题，坚决纠正那种：改革开放形ＥＲＰ的实施绝不仅仅是一个简单的项

势好，没有什么密可保，天上卫星转，洋人到目，“上线”并不是终点，而是一个新

处看，保密不好办的片面认识，使企业全员皆旅程的开始。一般来说，ＥＲＰ项目的先

知档案管理，提供利用，保守秘密的方针政期投资非常大，而期望的应用生命周期

策，并能熟悉领会，贯彻到实际工作中去。也在１０～２０年左右。企业组织起一个团

三是按照《保密法》和国家有关法队，不能在１５～３０个月的时间完成了项

规、法令重新修订档案管理、商业秘密目“上线”后，就解散。保留ＥＲＰ项

秘级划分，提供利用、外商谈判、访问参目实施小组的主要人员——包括业务和技

观、技术咨询、出国考察、学术交流携术人员，可以保障ＥＲＰ的应用，处理应

带资料的保密制度，一定要严格贯彻执行。用中的瓶颈问题，改进系统。

对档案保密要害部位要严加管理，定期检查，３．２对系统启用后暂时的低潮要有充

发现不安全因素及时采取有效措施。分的心理准备

四是档案保密和利用工作要两手抓，坚大部分ＥＲＰ项目对企业构架的改变是

持两点论，按唯物辩证法办事，正确处理革命性的，有时候企业一半以上的后台“保”

与“用”两者之间的关系，切实做到保交易系统被替代，从而影响到９０％的业务

的合理，放的适度，保中有放，放中有保，保而流量。这不仅仅是技术转型，它很大程

不死，放而不乱。度上改变了一个企业的业务流程、企业

五是把档案保密和利用工作纳入到企文化、企业知识以及工作环境。因此，

业科研生产、经营管理中，实行部门和岗位项目上线后随之而来的适应期是不可避免

目标管理责任制，必须坚持“一纳入”“，三转的。研究表明，甚至那些在实施阶段非

变”“四结合”“五突破”的原则。常顺利的项目，也无法避免新系统启动

“一纳入”是把档案保密和利用工作后的适应期。例如，交易处理效率可能

纳入双文明建设之中，作为一项硬任务。从９８％下降到９０％，处理销售订单或者货

“三转变”是在指导思想上由强化的品入库的速度都有可能减慢。

封闭型向既确保国家秘密又便利科研生产企业必须通过详细计划、试点试

工作转变；在工作内容上由过去的单一档案用、内部教育和风险分析等一系列手

管理向科技成果，情报信息，技术协作，经济段，来减少这种情况发生的可能性。但

建设全方位转变；在制度上，由过去的零敲是，企业必须充分认识到项目上线最初

碎打向制度化、规范化转变。的这段适应期的存在。如果执行得当，

“四结合”是把档案保密和利用工那么这种负效果可以减低到最小，而且

作同本单位科研生产相结合，从实际出发；把在最短的时间内消除。

档案保密和利用工作同企业方针目标相结４总结

合，实行定期检查。

实施ＥＲＰ不只是单纯地教会终端用户

“五突破”是以加强计算机信息系

去使用一套软件，更是需要企业全员学

统保密管理为重点，在提高现代高科技条件

习方法，改进业务管理流程，重塑管理

下保密技术防范能力上有所突破；以保

思想的过程。由于ＥＲＰ软件覆盖面广，

密法律法规为依据，在规范行政执法行为、

涵盖内容多，涉及到的相关技术较为复

程序和办法上有所突破；在保密宣传教

杂，以上所提到的几点建议有助于降低

育的形式内容和力度上有所突破；在划

企业实施ＥＲＰ软件的风险和难度。

定商业秘密、企业其他秘密事项的程

序、准确程度上有所突破；在加强对涉密人员的管理和外来技术合作人员保密协议的签订，准确提供档案资料的内容、范围上有所突破。

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有关规定，是否符合规定的审核权限和手续，有无违反财经纪律等违法行为。审查是否严格执行规定的计划、预算与合同，有无计划外开支、任意扩大开支标准的现象；审查经济业务是否符合节约的原则，有无铺张浪费不讲经济效益等现象。对于报销学生实习的经费，要看有无附上参加实习学生的名单、实习标准、实习计划时间表和预算金额以及教务处和院（系）领导的审批签字。教职工因公借款而填写的借款据，应查看借款日期、事由、借款人姓名、大小金额和部门负责人的签字等内容。属于出差到外地的，还要注明出差地点、起始时间、天数。另外，对于出差人员遗失的火车票、车船票、飞机票等原始凭证，确实无法取得证明的，应有当事人写明出差时间、起讫地点、金额和提供有关依据等情况，由学校主管领导、部门负责人和财务处长批准后，才能作为原始凭证入账。在审核过程中，会计任员必须坚持原则，秉公办事，对于违反国家政策、制度和规定的收支，会计人员应拒绝办理，对于伪造凭证、公章、涂改单据、虚报冒领损害集体利益的行为，应立即扣留凭证，及时向领导汇报，进行严肃的处理。

总之，审核原始凭证看起来简单，但要做好这项工作并不容易。首先，包括会计审核人员在内的财会人员，要熟练掌握《会计法》和《会计基础工作规范》等内容，加大对财务规章制度和财经法规的宣传力度，要有过硬的会计技能，不能只查看原始凭证应具有的基本要素，重要的是对发票的正面和背面都要仔细查看，若背面无局部复写的印痕或发票不是复写的，而是用钢笔或圆珠笔填制的，说明该发票存在问题，应询问报账人员。对有些差旅费的单据还应判断其是否绕道、改变出差路线等。其次，要勤于思考，勇于动脑，努力地学习新知识，切实把好原始凭证的“入口关”。