用友ERP系统岗位责任制度及操作指南

第1章 ERP系统作业流程及岗位责任管理制度

1.1 总则

第一条为规范公司企业资源规划（以下简称ERP）系统的管理，特制定本制度。

第二条ERP系统各岗位人员的职责管理除公司有特殊规定外，皆按本制度执行。

第三条 ERP系统各岗位的考核将以本制度为依据，纳入公司的绩效考核体系。

第四条我司ERP系统分为财务会计、供应链、生产制造和人力资源四大类模块，供应链包括销售管理、采购管理、库存管理、存货核算，质量管理5个子模块，生产制造成包括物料清单、需求规划、生产订单三个子模块，财务会计包括总帐，应收款管理，应付款管理三个子模块，人力资源包括人事管理和薪资管理两个子模块，每个模块对应一个部门主管，为该模块总负责人。根据系统职能的设置，对各模块最终用户职责进行界定，共分解出如下岗位：

第五条 ERP项目实施小组由各模块部门数据输入及审核人员、主管、ERP系统工程师及公司领导层组成，对整个ERP项目的实施负总责。其ERP系统工程师负责协调解决各

模块运作过程中遇到的各种问题，为项目的实施提供技术支持和保障；

第六条各部门主管是本模块的部门负责人，负责联络ERP系统工程师解决本模块最终操作，用户提出的与系统有关的所有问题。

第七条各部门主管必须结合本部门情况组织制定出本模块操作规范，说明本模块主要业务流程、各流程操作步骤、各进程操作方法、以及操作注意事项和常见问题解答，用于各岗位操作参考书和培训新进员工，并在使用过程中使系统不断趋向完善。第八条最终用户在操作过程中如遇到问题应先查询操作手册，如不能解决，再联系部门主管和系统工程师解决，解决问题后将新的问题和解决方法加入操作手册。

第九条ERP系统是一项管理的系统工程，具有高度上下级的关联性，ERP系统各岗位人员都同时是上层数据的使用者又是下层数据的提供者。对上层数据，如发现错误必

须及时向相关人员报告并暂停与此有关的工作，并跟踪问题解决情况，直至数据正

确；同时做好自己这部分数据，为下层操作人员提供服务，解答下层数据使用者提

出的质疑，确保数据正确。所有人员如发现错误不能知错不报、将错就错，使错

误扩散。如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正；第十条 ERP系统各岗位人员离开工作岗位时，必须及时退出系统，避免占用系统模块站点，同时避免账号被他人使用。如因此而造成数据错误，视为其本人失误，并承当一切后果。 ERP系统各岗位人员应保管好自己的权限，如因帐号和密码被人盗用造成数据错误的，所造成的后果由本人承当。

第十一条ERP系统各岗位人员离开工作岗位时，主管领导应及时上报系统管理员，以便冻结其账号，避免账号被他人使用。如因此而造成数据错误，视为主管失误，并承当一切后果。

第十二条ERP系统各级相关人员，均应严格遵守本规则各项规定。

1.2 岗位说明

1.2.1 系统设置管理模块（行政部）

系统设置管理模块—系统总负责人

主要职责：

1．负责系统的总体运行；

2．负责系统流程的制定、维护和根据实际业务需要进行流程变更；

3．协调各部门的工作，确保流程畅通；

4．审核并确认所有作为ERP系统输入依据的基础文件，包括物料编码文件、物料数据文件、订单编码规则文件等；

◆系统日常管理—系统维护员（行政部）

主要职责：

1.监督系统数据（物料出入库数据、物料清单数据、存货档案及各类订单）的正确性

和及时性，发现错误及时指导纠正，确保系统有效运行；

2.监督系统文件的执行情况；

3.负责系统日常故障的及时处理；

4.负责系统数据备份管理；

5.系统新增客户权限的分配；

6.系统用户权限的分配和管理；

7.负责系统使用员考核数据的提供。

1.2.2 销售管理模块（业务部，生产部）

◆销售管理模块—业务部主管

主要职责：

1.审核并确认本模块所有作为系统输入依据的基础文件，包括客户编码、客户资料等；

2.如有特殊情况或订单变更时，应及时通知生管；

3.指导、监督各业务人员的工作，检查销售基础数据的正确性，销售订单的正确性；

4.跟踪销售订单执行情况，如有错误或异常情况及时指导纠正；

◆销售业务员

主要职责：

1. 接到客户订单之后必须在一个小时内输入ERP系统，在审核确认销售订单的同时告

知生管。

2.如发现物料数据、客户资料不正确或有疑问，应及时通知相关人员要求在限期内处

理，如没有得到解决，应向模块的部门主管反应并等候相关指示；

3.保证数据的及时性、准确性，所有数据的更新修改应在接到通知后立即进行，并将

修改结果知会相关人员，最多不能延误超过半日，不能影响下层业务处理；

4.跟踪订单执行情况，监督、催促下游环节及时处理订单，以免延误，并及时将情况

反馈给部门主管；