浅谈高校教学档案电子信息化管理

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浅谈高校教学档案电子信息化管理

作者：吕洁

来源：《卷宗》2012年第04期

摘要：随着信息化程度的提高,电子档案越来越广泛地应用于日常办公与管理。本文针对

高校教学档案管理的工作特点，着重分析了电子档案在应用中的主要特点，强调加快电子档案建设,要充分利用信息化手段提高档案管理工作的效率。

关键词：电子信息；档案管理；高等学校

一、高校档案管理现状

纵观近几年全国高等教育发展情况，高校数量、学生及教职员工人数都呈持续高速增长态势。《国家中长期教育改革和发展规划纲要》对我国高校教育发展提出了更高的要求。而高校的教学档案工作是其各项工作顺利开展的前提和基础，要使其更具现代化和科学化水平,就必

须从档案管理人员及管理部门的整体素质、硬件设备（电子化）等方面进行提高。

根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》，高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。高校档案记载着学校的教育历史,更是全校师生员工德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录,具有重要价值，这体现了档案管理在高校工

作中的重要地位。具体地看,全国高校档案管理现状还存在着以下几个方面的特点:：

第一，对教学档案管理的重要性认识不足。高校中某些部门甚至是领导,对教学档案管理

工作重视程度不够。从机构设置到人员配置,再到经济投入,硬件建设上,难以满足高校档案工作发展所需条件。近年来,随着高校的大范围扩招,国家的投入增加又相当有限的情况下,不少高校只把资源用在与办学直接相关的项目上,而对教学档案和学生档案管理难以做到按需足额投

入。其次是档案管理工作量大。由于高校的特点，每年都有大量学生、教职员工的档案数据

变动,录入或者迁出,全国每年变动的各类档案都是以千万计,加上就业、继续深造等各种情况,档案的变化呈现数量大、变动频繁、跨区域调度等特点,加上其他档案的维护、保存,都需要消耗巨大的人力物力，是对档案管理工作的巨大挑战。

第二，教学档案管理工作的制度建设有待加强。部分高校教学档案管理制度不健全,相关

管理人员不能熟知《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等档案管理相关的法律法规,或者未能严格按法规管理档案,档案管理混乱、不规范,导致部分档案材料没有及时收集归档；或者临时收集的材料类别混杂,需要时难以发挥档案服务作用。其次是电子信息化程

度有待提高。计算机技术是信息处理的最有效工具，但是目前在档案管理过程中还没有完全发挥其优势。高校档案主要还是以纸质档案作为保存媒介，电子信息管理只是起到检索、交换、