电子档案管理存在的问题与发展前景

电子档案管理存在的问题与发展前景

摘要针对电子档案管理存在的缺乏管理制度和缺少专业人才的问题,在分析电子档案管理原则的基础上,本文提出电子档案管理的几点发展前景,通过健全法律制度、培养专业人才、优化技术等方面,提高电子档案的真实性与安全性。

关键词电子档案;问题;发展前景

近年来,信息化建设迅速发展,计算机技术广泛应用于生活、工作和学习的各个方面,产生的电子文件越来越多。由于电子档案具有操作方便、能资源共享、节约时间空间等优点,已逐渐成为现行文件的主导形式。因此,对电子档案进行现代化管理保证其真实性安全性也是至关重要。

1电子档案管理存在的问题

电子档案的方便快捷性受到广泛喜爱,但这也导致一些问题的产生。首先,电子档案由于其信息与载体的可分离性,很容易被修改且不留痕迹,且形成的文件材料上无法进行实际的签字确认,若有人将其中的内容进行了改动或删除或伪造虚假的资料,也较难被确认,很难找到责任人;其次,电子档案可进行远程快捷传输,实现网络共享,但这也对其安全性保密性带来了极大的威胁,当这些信息资料在网上进行传递时,可能受到中途的干扰和阻拦,特别是对于需要保密和特别重要的资料来说,容易被他人所利用或损坏。再次,电子档案的管理利用计算机技术实现了快捷方便的归档整理和查找,但如果计算机遇到病毒问题或出现硬件软件方面的故障,那电子档案也将遭到损坏甚至彻底消失。而且现如今的软件开发较为落后,还无法满足电子档案存储和管理的需求,也没有形成一个统一的管理软件,这也影响到资源的共享和电子档案的长期有效性。

目前针对以上问题,对电子档案的管理已较为重视,但相对国际上的电子档案管理工作来说,仍存在许多不足与缺陷。一方面是电子档案的管理方法还没有完全确定,没有完善的规章制度,造成工作人员无章可循,且缺少责任制度,使得工作较为散乱。另一方面是现有的工作人员的知识和技术还不够,原来的传统纸质档案管理方式较简单,而电子档案的管理要求工作人员有较强的计算机技术和软件应用能力。此外,一些单位的设备不配套不齐全,也造成不成电子档案管理方面的问题。

2 电子档案管理的原则

为保证电子档案的真实性和安全性,电子档案的管理工作需遵循一定的原则。首先是可靠性原则和规范性原则,可靠性原则是确保电子档案可用性的前提,在电子档案管理的过程中,应严格把关,从收集、归档到使用等各个环节,都要确保其真实性;规范性原则要求电子档案的管理工作应按规定的格式和标准进行,在电子档案进行传递共享时,采取统一认可的规范,减少资源浪费,提高工作效率,这是确保电子档案可用性的基本条件。其次是保密性原则和长久性原则,

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