秘书的工作作风修养

秘书的工作作风修养

秘书的工作作风修养，是指秘书在工作中表现出来的一贯态度和行为。它是一种无形的力量，直接关系到秘书工作的效率。行政企事业秘书人员奔走于各行政企事业决策人物之间，出入一些重要公益场合，肩负一些重要文件的起草任务，因而一言一行、一举一动以及对一个工作细节的处理都关系极大，因此秘书人员要有严谨周到的工作作风。

秘书工作人员的工作性质、作用和特殊地位，决定秘书工作人员需要有较高的修养。做一个称职的合格的秘书工作人员，必须不断加强作风修养，确立积极主动、实事求是、谦虚谨慎、密切联系群众的思想作风，雷厉风行、一丝不苟、兢兢业业、埋头苦干的工作作风。

一、积极主动的作风

秘书工作具有被动性的特点，这种被动性主要表现在两个方面：

一是秘书必须按照领导的意图办事，不能自行其是；

二是随机性的工作多，事先无法预计。

基于这种情况，有的秘书人员往往认为自己的职责就是领导叫干什么就干什么，工作中遇到什么就办什么，有事就干，无事就等，把自己完全置于被动应付的地位。这种敷衍塞责、消极应付的工作态度，必然形成上级推一推，动一动，领导讲一点，做一点，严重影响工作效率和工作质量。因此，必须在秘书人员中提倡积极主动的精神，充分发挥秘书人员主观能动性，主动当好领导的参谋和助手。

积极主动的作风，应表现为多方面。

首先是要积极主动地做好秘书职责范围内的工作，即使领导没有明确要求，也要力争做得周到细致；

其次积极主动地了解领导意图，寻找主动“出击”的方向，有预见性地准备好领导所需要的情况材料和工作建议；

再次积极主动地研究中心工作，善于把上级指示和本单位工作结合，安排工作进程，及时主动地提出工作建议；

最后积极主动地提出题目，调查研究，准确反映实际情况；五是广泛阅读与工作有关的报刊文献资料以备咨询。

二、雷厉风行的作风

雷厉风行的核心是一个“快”字。

快，是发展节奏加快的信息时代对秘书人员的要求。在新的形势下，要求秘书部门加快工作节奏，发扬雷厉风行的作风，提高快速反应能力“。

快”是秘书部门工作性质的要求。秘书部门在组织中处于中心和枢纽地位，起着沟通信息、承上启下、协调内外的作用。秘书人员的工作作风是雷厉风行、办事迅速，还是推诿扯皮、办事拖拉，直接关系到整个组织工作效率的高低“。

快”也是秘书工作特点的要求。秘书部门突击性的工作多，时限性要求高，例如，领导机关要召开一个会议，起草会议文件任务就必须限时限刻完成，否则就会影响会议的正常进行。

秘书人员必须行动迅速，哪怕加班加点，也要按时完成。又由于秘书部门从属于领导机关，因此秘书部门的工作具有被动性的特点。这种被动性的特点也决定了秘书工作人员事事处处都要讲究一个“快”字，这样才能在被动中争取主动。而任何动作迟缓都将造成误时误事，给工作带来不可弥补的损失。

因此秘书工作人员在日常工作中要养成雷厉风行的工作作风，对领导的指示、决定要迅速传达、贯彻；对下面呈递的请示、报告，要尽快呈报领导批复或转办；对群众来信来访的意见和要求，要及时处理，满足群众的合理要求；对下级部门及员工的意见要及时反馈。坚决杜绝那种拖拖拉拉、推诿敷衍的不良作风。

怎样才能达到快速高效呢？

一是要改革工作制度，减少繁文缛节，简化办公程序，使秘书工作制度化、规范化、科学化。二是逐步实现办公手段自动化，逐步改变传统工作方式。

三是提高秘书人员的快速反应能力，培养雷厉风行的工作作风。

要发扬雷厉风行的作风:

首先，要增强秘书人员的责任感。雷厉风行的作风，来源于对所从事工作的强烈责任感和对秘书工作讲究时效重要性的认识。

其次，要树立高度的时间观念。时间就是生命，时间就是金钱。只有树立起时间观念，工作才能有一种紧迫感和向前冲的精神。有的组织人员工作时迟到早退，上班时一杯茶，一支烟，一张报纸看半天，这是不能允许的。

再次，要提高快速反应能力。领会领导意图要快，向首长反映重要问题要快，传达首长指示要快。特别是撰写文件、电报要快，练就“出手成章”的硬功夫，成为能应付任何紧迫情况的“快手秘书”。

最后，要反对官僚主义和拖拉作风。有一次，列宁请秘书转交给莫斯科市苏维埃的一件紧急公文被耽误了很久，列宁发现后严厉指出“：这种工作作风是不能允许的，如果以后再被发现类似的最典型的工作中的拖拉和腐败现象，我就要采取严厉的处分和更换人员的办法。”列宁还提出，要选调那些办事比较敏捷的人做秘书工作，以便改变拖拉作风。这对我们今天的秘书工作仍有着很强的针对性。秘书人员对上级的指示要坚决办，迅速办，不允许讲价钱，更不能打折扣；对下面的请示报告，要及时呈报领导批复，做到不推不拖，件件有着落，事事有回音，不能“泥牛入海无消息”。

三、准确细致的作风

准确是保证工作质量的关键，是对秘书工作作风的基本要求。秘书工作切忌粗枝大叶，马马虎虎。事无巨细，都要准确细致，妥善办好。也就是说，要养成一种一丝不苟的良好作风。

我们强调秘书工作需要发扬雷厉风行的作风，丝毫也不意味着可以草率从事，盲目行动。时间越紧，任务越重，秘书工作者的头脑越要清晰，工作越要准确细致，有条不紊。

秘书工作具有繁杂的事务性的特点，但是这些事务性的工作中渗透着极强的思想性。拿文字工作来说，如果在起草文件时写错一个字、一个数据，在校对文件时又粗心大意，文件发出去，就可能造成政策性的事故，其影响面是很大的。

在受理电话时，如果听错一句话，记错一个人的姓名，必然给工作带来不良后果。哪怕是统计一个数字，也应力求准确无误，切忌“差不多”“、大概”这类模糊语言。凡此种种，都说明秘书人员培养准确、细致、严谨作风的重要性。

要做到准确无误，确保工作质量，必须注意以下几点：

首先坚持实事求是的原则。

准确性是实事求是原则在秘书工作中的具体体现。实事求是即在日常工作中尊重客观事实，坚持从实际出发，在现实生活中找出事物本身所具有的规律性，然后依据对规律性的正确认识，辅助领导指导实践。

如拟写文稿时，引用的材料，要真实可靠，不要道听途说，凭想当然的主观臆断和推测，更不能弄虚作假；反映的问题，要准确全面，不能以偏概全，报喜不报忧，不能任意夸大或缩小，更不能见风使舵。

又如对领导交办的重要任务，都要以周密的调查研究为基础，对有关情况要有透彻的了解，通过综合分析研究，形成完备的看法和妥善的处理意见。对新形势下出现的新情况、新矛盾、新问题，不仅要有基本的定量分析，而且还要进行定性分析，否则就无法区别是非正误。

再如，工作中一旦出现差错，要勇于承认，迅速改正，不能文过饰非。秘书人员只有坚持实事求是的原则，才能做到准确地向领导反映情况，对成绩不夸大，对问题不隐瞒，保证客观事实的准确性；才能为领导决策提供准确、可靠的信息资料；才能从各方面保证领导决策的正确性、科学性。

其次要有认真负责的态度。有了认真负责的态度，工作中就能坚持高标准、高质量，阴差阳错的现象就会大大减少。必须反对敷衍塞责、消极对付、得过且过的不良作风。

再次要有耐心细致、一丝不苟的态度。秘书人员要有一种不怕麻烦的韧劲，无论是起草、校对文件，还是统计数字、受理电话，办文办事都应力求做到心细如发，一丝不苟，准确无误。必须反对工作中的急躁情绪和粗枝大叶的“马大哈”作风。

四、勤奋刻苦的作风

秘书人员快、准、细、严的工作作风都必须建立在勤奋刻苦的基础之上。

“业精于勤荒于嬉。”秘书工作的事务性和服务性，决定了秘书人员不能有懒汉思想，必须具备勤奋刻苦的作风。勤奋是个态度问题，又是个人工作作风问题。成就来自勤奋，才干来自勤奋，效率也来自勤奋。

懒懒散散不是秘书人员的作风，秘书人员工作必须勤奋，应做到“四勤”：一是勤问。属于工作范围内的情况不明的要问，拿不准的问题要问，不懂的业务更要问。要问下级，问同事，求教于有关人员，抱着“人皆吾师”的态度，不耻下问。

二是勤记。秘书工作事务繁杂，要勤动笔，不要过分相信自己的记忆能力。应建立要事卡片，重要的事情记在上面，每天看一两次，以免忘事。还应完备各种记录，记好备忘录，尤其要注意摘记、整理要文、要事，积累资料。

三是勤看。该看的文件材料都要看，报纸杂志上重要的文章、报道要看，上下左右各方面的新情况、新事情，可以看的都要看。

四是勤想。秘书人员要脑勤，勤思考，勤探索，对问题要深入钻研，以求得出深刻创新的见解。要做到“四勤”，必须有吃苦精神。最重要的是要有一种知难

而进的主动精神，奋力拼搏的献身精种，百折不挠的力争精神，勇于探索的创新精神。

五、团结互助的作风

培养和发扬团结互助的作风，是和谐人际关系的要求，也是充分发挥秘书部门以至整个组织、整体功能的要求。秘书工作要依靠集体协作才能完成，任何重大决策都是集体的决策，依靠各方面力量的合力才能求得正确；任何重要理论和创见的产生，都是靠集体智慧；特别是遇到重要任务、紧急任务，更应集中人员、集中时间、团结协调，才能保证按时完成任务。

因此，在建立严格的岗位责任制的同时，要加强团结互助的教育，使秘书部门认识培养团结互助作风的重大意义，树立整体观念、团结观念、互助观念，加强横向联系，主动交流信息。遇到难题，主动请教别人，主动帮助别人；集体讨论文稿和工作，彼此都要互相支持；遇到几个部门共同办的事，要诚挚合作，杜绝互相推诿“踢皮球”的现象。

六、有条不紊的工作作风

秘书工作部门要办的事情具体而繁杂。这就要求秘书工作人员养成有条不紊的工作习惯，学会分别轻重缓急，紧张而有序地工作。

如，同时承办几件事情的时候，先干什么，后干什么，都要经过精心的筹划。否则眉毛胡子一把抓，手忙脚乱就有可能延误时间，影响领导工作顺利进行。具体掌握上，急事要急办，重要事情要重点抓好。

再如，处在比较高层次的领导机关的秘书部门，每天都会收到来自上下左右各方面成百上千的材料，这就要求当日的材料当日清理，并根据办文的要求，进行分类处理。如果日积月累，等到材料成堆再去清理，就有可能发生错办漏办的现象。

总之，秘书人员应具备的工作作风是多方面的。这里谈到的仅是与工作效益和质量关系密切的作风。秘书人员的工作作风问题，根本上是一个事业心和责任感问题。有了强烈的事业心和高度的责任感，就可为培养良好的工作作风打下坚实的基础。

摘自：《秘书学概要》孙荣编著2006.08