引导高效会议03-如何撰写会议邀请函？

引导高效会议－如何写会议邀请函？

你一定接到过这样的会议通知：

兹订于X月X日（星期三）下午2：00在201会议室召开销售会议，请准时参加。

******部门

这样的通知我们经常见。没有明确的主题、目标、成果预期、参与人，最糟糕的是连结束时间都没有。拿到这纸会议通知的人，恐怕真的会担心一个下午的时间都在会议室里耗过去了。

我们经常会忽略会议邀请这个环节，认为无非就是通知大家来开个会，没有必要写的那么细，但其实会议邀请起到的不仅仅是通知的作用。一旦会议邀请发出，说明整个会议已经进入到准备期了，会议的内容、相关事宜等等都要通过这个会议邀请告知大家，这不仅仅表明组织者对这次会议的重视程度，从另一个侧面也说明了会议主导者对参与人的尊重。

在一个完整的会议邀请中，至少应该包括会议时间与地点、参会人及职责、会议目的、预期成果、会议议题、会议议程、需要提前准备的资讯等7个要件：

会议时间与地点

会议通知上，最明显的位置会标注会议的时间，但很多时候，我们在通知上却只能找到开始时间、看不到会议的结束时间。这就让参与者很郁闷了，同时也会为后面的工作安排造成很大的麻烦。最佳的方法是，明确标注会议开始时间与结束时间，同时建议大家在某个特定的时间点到达会议室（如希望您能够提前十分钟到达）。

号召大家提前到达会议室的这段时间，可以进行会议准备、预热、会前沟通，帮助大家了解会议主题、目标等等。

参会人

谁会来参加这个会议？这些人在会议中的分工是什么？如果可以的话，应该在会议邀请中明显标明。如孙继伟－会议主持、李二明－负责会议、赵明洋――项目发言人等等。

会议目的

会议的目的是会议的驱动器。在组织中最有必要召开的会议是两类：一类是问题解决类的会议，另一类是决策类会议。其它类型的会议虽然很有必要，如信息收集类的会议、研讨会、报告会等等，但也可以采取其它方式进行，不一定非要把参与者聚集在一起。

会议的目的不同，所采取的方式、流程、参与者、时间长度会有显著差别。比如，问题解决类的会议，与会者首先要对问题是什么达成共识，才可能探讨相应的解决方案。同时，

参与者还要具备解决问题的专业知识与技能，才有可能达成会议目标。为了使参与者从一开始就明晰会议的重点，会议主题可以以问题的方式进行设置，比如：“如何在第三季度完成250万销售额？、如何在6月份招到120名初级工程师？如何在两周内达到黑盒测试标准……”等等。

一个决策类型的会议，在会议初始最重要的工作，就是对会议决策方式达成共识：是采取一票否决的方式、少数服从多数的方式还是交由领导来做决定。这样的好处在于，每一位参与者都知道自己的权利如何，可以最大限度的保障会议的成功进行。

预期的成果

会议结束以后，期望的预期成果是什么？是确定当前问题的解决思路、还是就一个问题的解决方案达成团队共识？还是建立一个流程的规范？

会议议题

为了使每一个会议过程更为聚焦，我们经常会把一个大的会议主题拆分为多个会议的议题，会议议题的作用在于引导参与者对会议主题层层深入，以更好的提升会议的效率。

会议议题根据会议目的不同，会有不同的设置。一般来讲，会把信息分享与收集的议题放在前面、需要讨论的议题放在中间、决策类的议题放在最后。在议题设置过程中，要围绕会议目的，找出具有较高关联度的议题，并且注意议题的先后顺序，比如讨论一个服务质量提升的主题，阐述当前服务质量存在问题的议题就要优先于如何解决问题的讨论议题。

会议议程

很多时候，我们进入到会议室才会看到会议议程。甚至于小于2个小时的部门内部会议上，实际上是没有太多流程性文件的，大家对会议要讨论的议题数量、目标没有太多了解的情况下，容易造成会议跑题、焦点问题不集中的情况。所以会议的议程是会议中很重要而不可或缺的内容。

以两个小时的会议为例，会议的开始、议题、过程、结束都要有明确的时间结点，尤其是在过程中，各个环节由谁来发言、目标是什么？讨论采取哪种形式，如果能够在会议前就能够为参与者获知，大家也会有针对性的提前进行准备。

需要提前准备的资讯

参与者在会议前需要阅读哪些资料、做哪些数据的收集，哪些分析结果的提前获取会对此次会议目标达成有帮助。在会议进行中，参与者可能会涉及、提供的资讯类资料、需要参会时携带的物品等等。

会议邀请案例

下面的内容是一个相对完整的会议邀请，如果您拿到这份邀请函，会是什么样的想法呢？

五月份销售检讨总结工作会

日期：2014年5月31日14：00－16：00（建议大家提前10分钟到达）

时间：

地点：总部201会议室

会议目的：

检讨5月份销售达成情况，找出当前存在的问题，并制订出解决方案；

预期成果：

找到影响5月份销售额达成的三个重要问题；

寻求合理解决方案，制订行动计划；

会议议题与流程：

14：00 会议开始销售经理做5月份销售总结（10分钟）

片区汇报各片区通报情况（20分钟）

14：30 分组讨论影响销售达成的三个问题（20分钟）

意见汇总（10分钟）

方案讨论确定重要性最高的三个问题的解决方案（25分钟）15：25 行动计划制订符合SMART原则的行动计划（20分钟）

15：45 确定会议成果

15：55 陈总总结发言

16：00 会议结束

参会人员：

陈继伟－会议主持

韩小冰－会议记录

陈总－总结发言

苏宏经理－主题发言

各片区经理－每人3分钟发言

产品经理－参与小组讨论

会前准备资料：

各片区销售数据；

新产品资料；

去年同期销售数据；

您认为当前最需要解决的问题。

好的会议是高度结构化的，是策划出来的，认真准备每一个细节，会保障我们的会议圆满成功。