出口贸易操作流程指引职能管理及流程说明

本文作为国际贸易部管理试行方案附件01,国际贸易部出口流程图作为附件02。

针对自身企业条件状况,以“国际贸易部管理试行方案”为基础,对部门职能管理及流程,进行注释。

职能管理

一、部门工作基本职能管理

1.外贸部分业务组和单证组,两者形成外贸团队共同协作完成公司的出口业务和相关外贸工作的服务。在公司创业初期,由于业务量不大,可以一人多职,比如业务员可以负责单证的处理。

外贸部所需单据将统一格式,订单合同编码、单据编码等等使用统一编号,订单合同编码及单据编码在“订单合同编码登记册”及“单据编码登记册”中提取并签名记录,以便查询有据。

2.业务组主要职责为:

(1积极开展市场调查、分析和预测;做好市场信息的收集、整理和反馈,掌握市场动态,及时上报部门经理;

(2业务组人员负责制作产品电子目录,并根据产品更新及时更新目录;

(3配合制定出口销售计划及提出建议,完成公司预定出口目标;

(4负责市场开拓与配合公司宣传工作(如展会、网站,努力拓宽业务渠道,不断扩大公司产品的市场占有率;及时回复客户的传真和Email,要求当天的函件必须在当天给予回复,如果工作量较大也要给出相关回应以体现公司的形象;(5与客户洽谈直到形成订单合同,配船订舱协调好货物装船时间和提单出证要求;将订单信息反馈给单证组,要求单证组按具体要求出具相关单据,并负责整个订单的全局跟踪;

(6负责出口单据的最后审查工作,并提示财务部做银行交单记录;

(7负责做好产品的售后服务工作,增进客户关系,及时解决客户的问题,并将产品质量信息及时反馈到市场部和品管部;提高客户满意度,增强企业信誉;

(8负责出口应收帐款资金的回收工作,及时跟踪货款到帐日的应收情况,提醒单证组及时取得银行水单并交付财务部进行出口核销工作;

(9协助单证组做好基本资料归档工作,并对资料信息和整理工作作应有的指导;

(10负责编制出口统计报表。做好出口统计核算基础管理工作,建立健全各种原始记录、统计台帐,及时汇总填报年、季、月度出口统计报表。

3.单证组是外贸部的内部协调人员,主要职责为:

(1做好基本资料归档工作,要求对客户资料、报价单、订单合同(包含出口合同下的一切单据备份进行清晰的分类,作为后来做客户跟踪、查询、统计的有效资

料;

(2配合业务组缮制和准备相关出口单据:危包证(可选、出口报关单、代理报关委托书、核销单、产地证、保险单、发票、装箱单、质检单、船证明、提单、汇票、银行交单申请书等必备单据;

(3及时跟踪已完成订单的银行结汇情况,反馈给业务组;已结汇的订单,及时取得水单等相关单据交财务部签收进行出口核销和退税工作,如有支付国外佣金的订单,还要进行佣金的支付工作;

(4协助业务组处理相关办公室工作,如:业务组人员不在接听电话留口讯,接发传真,叮嘱发货,邮寄样品,查询等工作。

二、出口流程管理

1.业务组先与PMC部进行数量、质量和交期的沟通,再从“订单合同编码登记册”取得外销合同号码并由经理审核确认后与客户签定“订单合同”;

2.业务组发送“备货通知书”给PMC,提示出货时间、数量和质量要求;同时催促客户支付预付款或开立信用证(可选,注意的是应先在客户开证前与其沟通商定好信用证条款,以防产生不必要的风险及费用;

3.业务组取得出货通知,及时和货代联系订舱,按要求发送“货运委托书”取得“进仓通知书”;发送“发货通知书”到储运部,以及备好“进仓通知书”等随货文件,列明详细的产品数量、指标、唛头、发货时间、地点、联系人和联系方法;

4.业务组将订单出货信息或信用证要求详细反馈给单证组,让其准备缮制单据的基本工作;

5.单证组协同“出口报关单”,“代理报关委托书”,“发票”,“装箱单”,“代理检验检疫委托书”(可选等文件,快递给货运代理出关工作;

6.根据相关信息,单证组办理“原产地证”和“货物运输保险单”在递交申请前必要时需业务组做最后审核;

7.业务组协助单证组审核出具提单、产地证、保险单等,叮嘱单证组根据要求及时出具相关单据;

8.单证组根据订单要求或信用证要求缮制全套单据,并交付业务组进行最后审查;

9.审查无误后业务组提示财务部做出口交单记录,并由财务部签收全套单据并负责提交银行;

10.单证组对订单到帐日进行跟踪,及时取得“银行结汇水单”和货代反还的“核销单”与“出口货物报关单(黄联”交付财务部办理出口核销与退说工作,同时要求财务部做单据签收工作;

11.需要支付国外客户佣金的订单,单证组应及时和业务组核实,在已经结汇的情况下,准备好“佣金协议”,“外销合同”,“发票”等单据交财务部签收并由财

务部提交银行支付国外佣金;

12.单证组负责订单全部完成后的归档工作,进行对不同客户进行分类,并做全套订单一览记录;

13.外贸部财务方面的相关职责:

(1在整个订单执行过程中,如果遇到实际问题,外贸小组之间要共同协作解决问题,必要的时候也要协助储运或财务部处理外贸所涉及到的工作,不能受工作职责划分影响而使订单执行延误或过期造成公司损失;

(2在与银行的交流工作中,原则上是由财务部进行最后的银行交单工作,但如遇单证不符、或输入错误,业务组应直接对银行进行单据疑义的交涉;

(3在实际处理过程中,如遇到财税政策、银行外汇等外贸方面调整或流程改变,外贸部在获得的情况下应及时将这些外贸政策信息反馈给相关部门。

出口贸易流程操作说明

出口贸易基本流程:

询盘--还盘报价--确认样板--确认订单--备货--订船订舱--包装发货--通关--收款结汇--退税--完成交易

参考“国际贸易部操作流程图(附件02”详解

报价:

1、现有产品询盘,向部门经理索要报价,并使用企业专用Excel格式化Quotation 或Proforma Invoice来给报价客户;

2、新产品询价,填写“询价单”向部门经理索要产品报价。

确认样板:

1、现在样板双方确认,寄客户确认或邮件图片确认;

2、重新打样的,填写样板制作通知单,送板房制作,再与客户样板确认。

确认订单:

1、经过多次磋商,确认样板、价格、包装、交易方式、预订交货期等,如无特殊要求,

做出“订单预审表”交由PMC部或OEM部核查调整或确认;

2、“订单预审表”经PMC提交修改意见,业务员向客户再次确认相关内容修改,如无

异议,可以把修改后Sales Contract来同客户确认订单;

3、“订单预审表”经OEM采购部确认无修改,直接传送Sales Contract来同客户确认

订单;

4、“Sales Contract”必须清晰地显示货物描述、产品数量、包装、交货期和交易付

款方式、贸易报价条款(如FOB以及责任条款等等内容;

5、向客户提供Proforma invoice时,上面内容要包括货物描述,付款方式,贸易报价

条款(FOB等等,以及交货期和包装等,Proforma invoice可以适用客户办理进口准备手续。

备货:

1、无异议的Sales Contract确认后,根据合约的(数量、型号、唛头资料、所需包装

材料,结合船期,填写“备货通知单”送交PMC排产,确认并回签留底;

2、无异议的Sales Contract确认后,根据合约的(数量、型号、唛头资料、所需包装

材料,结合船期,填写“备货通知单”送交OEM采购部执行对外采购;

3、如有唛头资料或包装问题客房未能及时提供,积极追踪客户提供,待客户确定后,

向PMC提交“备货通知单资料补充或更正”;

4、包装物料印刷内容等各项事宜,业务人员应及时跟踪,确保物料正确性;

5、备货过程及时跟踪,并以图片形式向客户通告进度,以体现公司服务素质;

6、遇到货期或其它问题,尽快与客户沟通确认,作出相应的处理;

7、提前准备出货所需文件,等待货物按时发出。

订船订舱:

根据客户预订船公司或自主向船务公司进行订船订舱,在货物装船过程中,您可以根据货物的多少来决定装船方式,并根据客户要求或自主意愿选择险种来进行投保;可选择:

1、整装集装箱

集装箱(又称货柜的种类:

(1按规格尺寸分:目前,国际上通常使用的干货柜(DRY CONTAINER有:

外尺寸为20英尺X8英尺X8英尺6吋,简称20尺货柜。

40英尺X8英尺X8英尺6吋,简称40尺货柜;及近年较多使用的40英尺X8英尺X9英尺6吋,简称40尺高柜。

20尺柜:内容积为5.69米X2.13米X2.18米,配货毛重一般为17.5吨,体积为24-26立方米.

40尺柜:内容积为11.8米X2.13米X2.18米,配货毛重一般为22吨,体积为54立方米. 40尺高柜:内容积为11.8米X2.13米X2.72米.配货毛重一般为22吨,体积为68立方米.

45尺高柜:内容积为:13.58米X2.34米X2.71米,配货毛重一般为29吨,体积为86立方米.

20尺开顶柜:内容积为5.89米X2.32米X2.31米,配货毛重20吨,体积31.5立方米. 40尺开顶柜:内容积为12.01米X2.33米X2.15米,配货毛重30.4吨,体积65立方米. 20尺平底货柜:内容积5.85米X2.23米X2.15米,配货毛重23吨,体积28立方米.

40尺平底货柜:内容积12.05米X2.12米X1.96米,配货毛重36吨,体积50立方米.

(2按制箱材料分:有铝合金集装箱,钢板集装箱,纤维板集装箱,玻璃钢集装箱.

(3按用途分:有干集装箱;冷冻集装箱(REEFER CONTAINER;挂衣集装箱(DRESS HANGER CONTAINER;开顶集装箱(OPEN TOP CONTAINER;框架集装箱(FLAT RACK CONTAINER;罐式集装箱(TANK CONTAINER.

2、拼装集装箱

拼装集装箱,一般按出口货物的体积货重量计算运费,具体事项需要货运代理确认。

包装发货:

可以根据货物的不同,来选择包装形式(如:纸箱、木箱、编织袋等。不同的包装形式其包装要求也有所不同。

1、一般出口包装标准:根据贸易出口通用的标准进行包装。

2、特殊出口包装标准:根据客户的特殊要求进行出口货物包装。

3、货物的包装和唛头(运输标志:应进行认真检查核实,使之符合订单要求及信用证的规定。

发货之后,按照与客户的双方约定,如需对货物进行风险投保,根据海运资料和货物明细进行投保:

通常双方事先约定运输保险的相关事项。常见的保险有海洋货物运输保险、陆空邮货运输保险等。

解释:

其中,海洋运输货物保险条款所承保的险别,分为基本险别和附加险别两类:

(1基本险别有平安险(Free from Particular Average-F.P.A、水渍险(With Average or With Particular Average-W.A or W.P.A和一切险(All Risk-A.R.三种。平安险的责任范围包括:由于海上自然灾害引起的货物全损;货物在装卸和转船过程中的整体灭失;由于共同海损引起的损失、分担和救助费用;由于运输船只触礁、搁浅、沉没、碰撞、水灾、爆炸引起的货物全损和部分损失。水渍险是海洋运输保险的基本险之一。按中国人民保险公司的保险条款,其责任范围除了承担平安险所列各项风险外,还承担恶劣气候、雷电、海啸、洪水等自然灾害的风险。一切险的承报保责任范围相当于水渍险和一般附加险的总和。

(2附加险别。附加险别有一般附加险和特别附加险两种类型。一般附加险有偷窃提货不着险、淡水雨淋险、抽窃短量险、渗漏险、破损破碎险、钩损险、混杂沾污险、包装破裂险、霉变险、受潮受热险、串味险等。特别附加险有战争险、罢工险等。

出口贸易操作流程指引职能管理及流程说明通关： 1、属法定检验的出口商品须办出口商品检验证书。目前我国进出口商品检验工作主要有四个环节，我司现阶段是委托出口公司代理并配合代理人操作。解释： *接受报验：报验是指对外贸易关系人向商检机构报请检验。 *抽样：商检机构接受报验之后，及时派员赴货物堆存地点进行现场检验、鉴定。 *检验：商检机构接受报验之后，认真研究申报的检验项目，确定检验内容。并仔细审核合同（信用证）对品质、规格、包装的规定，弄清检验的依据，确定检验标准、方法。（检验方法有抽样检验，仪器分析检验；物理检验；感官检验；微生物检验等） *签发证书：在出口方面，凡列入〖种类表〗内的出口商品，经商检机构检验合格后，签发放行单（或在"出口货物报关单"上加盖放行章，以代替放行单）。 2、须由专业持有报关证人员，持箱单、发票、报关委托书、出口结汇核销单、出口货物合同副本、出口商品检验证书等文本去海关办理通关手续。我司现阶段是委托出口公司代理，协助提供文书资料。解释： *箱单是出口产品装箱明细。 *发票是出口产品证明。 *报关委托书是没有报关能力的单位或个人委托报关代理行来报关的证明书。 *出口核销单由出口单位到外汇局申领，指有出口能力的单位取得出口退税的一种单据。 *商检证书是经过出入境检验检疫部门或其指定的检验机构检验合格后而得到的，是各种进出口商品检验证书、鉴定证书和其他证明书的统称。是对外贸易有关各方履行契约义务、处理索赔争、议和仲裁、诉讼举证，具有法律依据的有效证件，同时也是海关验放、征收关税和优惠减免关税的必要证明. 收款结汇：出口货物装出之后，进出口公司即应按照信用证的规定，正确缮制（箱单、发票、提单、出口产地证明、出口结汇）等单据。在信用证规定的交单有效期内，递交银行办理议付结汇手续。除采用信用证结汇外，其它付款的汇款方式一般有电汇(TELEGRAPHIC TRANSFER(T/T、票汇(DEMAND DRAFT(D/D、信汇(MAIL TRANSFER(M/T等方式，由于电子化的高速发展，现在汇款主要使用电汇方式。 T/T 操作指引： 1、

接到国外客户的订单；第 6 页共 8 页国际贸易部管理试行方案附件 01 上次打印时间：0000-0-0 0:00:00

出口贸易操作流程指引职能管理及流程说明 2、下单备货； 3、在离船期大约有 10 天左右，向国外客户的货代要订舱单标准格式，按要求填好之后反传船公司订舱；CIF 自主订船订舱； 4、船公司传出正式的 S/O ； 5、验货：客户无须验货直接出货，如果客户在大陆有验货代表或代理行，验货程序一般是在本公司进行； 6、S/O 传给拖车行（在 S/O 面前注明拖柜时间、地点、时间，联系电话等前往拖柜）； 7、做出报关内容即“FAX MESSAGE”，向拖车行问清报关行地址，以方便外贸公司寄出全套单据（能够归类的尽量归类，目的是减少核销单）； 8、在“FAX MESSAGE”上注明报关行地址，再把“FAX MESSAGE”等相关报关资料传给报关行，同时给 PMC 下“装柜通知” ； 9、装完柜之后，把柜号、封条号等资料填好，（需要熏蒸的货物，把熏蒸格式填好）再传给报关行，进行报关； 10、做出FORM A，把 FORM A 传给出口公司； 11、做装船通知传给客户； 12、要回报关单，加上开具增值税专用发票申请表，交给财务部； 13、做提单补料传给船公司； 14、出口公司反传正式 FORMA ； 15、准备装船通知、产地证明（FORMA）、提单、发票、装箱单、（有时有消毒熏蒸证书），一起传给国外客户，要求国外客户付款； 16、把 DEBIT NOTE(水单的复印件或传真件交给财务，财务确认收到货物余款，再由业务员把以上原始提单及其它单据直接寄给国外客户，以便客户提货。退税：业务组完成交易后，提供所有相关单据给公司财务部，进行出口退税工作，并协调财务部退税过程。解释：出口退税附送材料 1、报关单。报关单是货物进口或出口时进出口企业向海关办理申报手续，以便海关凭此查验和验放而填具的单据。 2、出口销售发票。这是出口企业根据与出口购货方签订的销售合同填开的单证，是外商购货的主要凭证，也是出口企业财会部门凭此记帐做出口产品销售收入的依据。 3、进货发票。提供进货发票主要是为了确定出口产品的供货单位、产品名称、计量单位、数量，是否是生产企业的销售价格，以便划分和计算确定其进货费用等。 4、结汇水单或收汇通知书。 5、属于生产企业直接出口或委托出口自制产品，凡以到岸价 CIF 结算的，还应附送出口货物运单和出口保险单。 6、有进料加工复出口产品业务的企业，还应向税务机关报

送进口料、件的合同编号、日期、进口料件名称、数量、复出口产品名称，进料成本金额和实纳各种税金额等。第 7 页共 8 页国际贸易部管理试行方案附件 01 上次打印时间：0000-0-0 0:00:00

出口贸易操作流程指引职能管理及流程说明 7、产品征税证明。 8、出口收汇已核销证明。 9、与出口退税有关的其他材料。经过以上操作步骤，单个交易订单合同的工作全部完成，并收集过程文件单独归档保留。以上是国际贸易部人员职能分配及操作流程指引。本案将在日后工作需求或国家对外贸易政策等实际情况的变化，进行深化修繕。方案繕制总经理审核行政部签发日期 2010年07月10日第 8 页共 8 页国际贸易部管理试行方案附件 01 上次打印时间：0000-0-0 0:00:00