行政事务工作流程

行政事务工作流程

一、办公用品领用

1、领用人根据有关办公用品清单及实际需要，向前台提出申

请，由行政助理统一领取并签字登记。

2、办公用品采购原则上由各部门主管向行政办提出申请，由行

政助理统一汇总后集中采购，特殊物品的采购可由行政办指定专人负责购买。

3、行政办对各部门的办公用品每月统计一次，如某部门超出预

计，行政办可暂停向该部门发放办公用品，并责成该部门主管加强本部门的办公物品的管理。

4、员工离职时，应认真清点办公用品并交还到行政办，填写交

接清单后签字确认；行政助理及时将退还的办公物品登记入库。

5、公司办公用品原则上每月1日、15日发放2次，其余时间如

急需领取的须上报给行政办主任签字确认。

二、传真、文件、信件、快递物品的收发

1、公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公

司具体收件人，以便行政前台及时分发到位。

2、行政前台收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知

收件人及时领取及签字确认。

3、公司所有文件、物品的收发管理工作均由行政前台统一负责

处理。收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记，以及物品、特殊文件资料的快递等。

4、收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。

三、名片管理

1、公司名片格式统一化，由公司行政办依据企业形象规划并联

系印刷业务，具体操作可由行政办指定某部门负责。

2、印制名片申请者须经部门主管签字后交由行政办指定专人

负责印制，名片印制完成后，行政助理须及时发放到位。3、名片印制前需确认名片职务、职称、部门是否相符，姓名、

联系办法等需确认无误。

4、各部门须建立其相关的名片册，以便本部门和公司的业务共

享资源。

四、公司物品申购流程

1．各部门根据各自工作的实际情况业务需求，提出切实可行的申请要求（须填写物品申购单，内容具体翔实、理由充分），经部门主管签字确认后，上报到行政办审核并由总经理审

批。

2．行政办根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实，并提出解决建议和意见（调拨或购买）。

3．物品采购原则上由行政办统一申请费用、组织购买，也可指定专人负责购买。购买过程遵循“价廉物美”的原则，注意

设备的性能价格比，要求货比三家、厉行节约。设备采购结束后统一由行政办和该购买部门组织验收核查，行政助理及时进行登记入库后，再由使用部门登记领用，责任到人。4．办公设备的维修须先上报到行政办（需申请维修经费的须填写《维修申请单》），经专业人员认定故障后，由行政办审核并指定专人（或专业维修公司）负责维修。个人不得私自维修，否则相关维修费用不予报销。

五、合同管理及合同费用的支付流程

1、合同涉及相关费用的支出，须提前向财务部和行政办备案，

所有合同须由总经理签字方可生效，否则财务部可以拒绝支付合同的相关费用。

2、经办人根据有效合同可向财务部申请相关费用支出（财务部

须保留合同复印件）。

3、合同原件必须在行政办进行存档，行政助理根据合同性质进

行分类并建档，以备日后查阅。

六、费用报销流程

1、经办人报销相关费用原则上须提供经审批的《物品申购表》

或者有效合同复印件，否则财务部有权拒绝该费用的报销。

2、报销流程：

经办人→部门主管签字→行政办审核（仅限行政类）→财务部审核→公司领导签字→财务部出纳报销。

3、对原始票据的要求：

●所有票据：必须是合法的正式发票。

●特殊情况：收据（财政票据除外）及白条必须有总经理、

财务总监于相应票据注明签字方予报销。

●撕票：当事人必须于票面注明车号车牌、起止时间和地点

（市内短途除外），并经总经理、财务总监核准签字后方

予报销。

●罚款单据：公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销。

4、发生的住宿、采购物料等费用必须注明金口公司名称，如发

生填报有误，因此造成公司损失当事人需承担50%的责任。

5、原始票据的粘贴：交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大

小为界，须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。

6、原始票据必须按交通票据、住宿票、招待票、通信票等不同

类别和不同金额，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴。

7、除交通票据外的其他票据，报销人须在每张票据正面空白处

注明票据金额开支的用途并签名。

8、不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报

销人重新整理。

9、费用报销后，由财务部记入相关费用明细科目，按月上报总

经理和董事长审核。

附：费用报销流程图