2017年(适用于机动车检测站)程序文件

XXXXXXXXXXXX机动车检测有限公司

文件编号：HACL/CX-2017程序文件

编制： XXX

审核：XXX

批准：XXX

√

受控状态：受控□非受控□

发放编号：

XXXXXXXXXXXX机动车检测有限公司发布

发布令

本公司依据《质量手册》，结合本公司的实际情况，由质量负责人组织编制了《程序文件》(第B版)于2017年颁布，2017年正式实施。

《程序文件》是《质量手册》的支持性文件，与《质量手册》同是本公司管理体系的法规性文件，本公司的一切质量活动必须严格执行《程序文件》，现予批准发布实施，全体员工必须认真学习并遵照执行，确保本公司“公平、公正、严谨、科学”质量方针及质量目标的实现。

程序文件目录

1 保证公正性和保护客户机密及所有权的程序

2 文件控制和管理程序

3 服务和供应品采购程序

4 合同评审程序

5 处理客户申诉和投诉的程序

6 不符合工作控制程序

7 改进、纠正及预防措施控制程序

8 记录管理程序

9 内部审核程序

10 管理评审程序

11 人员培训程序

12 设施和环境控制程序

13 检测方法控制程序

14 新项目评审程序

15 安全作业管理程序

16 环境保护程序

17 数据保护程序

18 允许偏离程序

19 仪器设备管理程序

20 量值溯源程序

21 参考标准和标准物质的管理程序

22 抽样和样品处置程序

23 结果质量控制程序

24 结果报告管理程序

25 仪器设备期间核查程序

1. 目的

确保本公司开展的检测工作公正性、诚实性,切实维护客户利益,对委托方提供的机密信息

和所有权及本公司需要保密的文件、记录和其它事项严格加以控制，确保委托方和本公司的

利益不受损失，特制订本程序。

2. 范围

2.1检测工作公正性、诚实性适用于本公司开展的所有检测工作及涉及的所有人员;

2.2保密和保护所有权事项包括：

a）委托方提供的文件、资料、样品及其质量和水平、商情以及要求保密的信息；

b）本公司的质量手册、程序文件、作业指导书、记录表式等；

c）本公司的质量记录和技术记录，包括原始记录、检验报告、内审、管理评审、不合格

及纠正预防措施等；

d）检验人员技术档案、仪器设备档案；

e）其它需要保密的资料。

3. 职责

本程序由质量负责人负责组织实施，各部门配合。

4. 工作程序

4.1检测工作公正性、诚实性

4.1.1本公司制定员工守则

a.遵守国家法律法规，坚持依法办事，自觉遵守本单位的检测程序和各项规章制度;

b.严格按照国家标准、规范（规程）及客户之合约进行各项检测工作，禁止违规操作，不

得伪造数据;

c.秉公办事，公正检测，抵抗干扰，保证检测数据的真实性和判断的独立性;

d.履行职责，遵纪守法，不以权谋私，不利用客户技术和资料从事技术服务和技术开发;

e.遵守保密规定，保护客户及本公司的机密信息和所有权;

f.努力钻研业务,提高检测水平和工作效率;

g.承担因检测事故而造成的经济等方面的损失。

4.1.2公正独立性保障措施

a.综合办公室负责公司的业务接待和合同签订,其它任何部门和个人不得擅自与客户签订

业务合同、接受客户委托检验业务;

b.检测人员须忠实执行标准和规范,如实填写原始记录,保证数据准确可靠;

c.检测人员不与受检客户发生单独直接接触,检测人员如与客户存在某种利益关系可能影

响检测结果的公正性时,本人应如实申报,并采取回避措施;

d.所有人员不得接受客户提供的娱乐、吃请活动,拒收客户任何馈赠;

e.检测原始记录和报告副本由综合办公室存档。存档后的记录和报告未经技术负责人批准

不得修改,未经质量负责人批准不得随便调阅;

f.各级领导不得以任何形式授意指使检测人员出具虚假数据或篡改检测结果;

g.将检测人员的职业行为和质量业绩纳入年度考核内容。对违规行为视情节和后果,分别

给予批评教育、经济和行政处罚,触犯法律者追究相应的法律责任。

b.对服务结果有了解细节的知情权;

c.对未经认可的分包项目有否决权;

d.有要求保密的权利;

e.对服务及其结果有申诉或投诉权。

4.2保护客户机密和所有权

4.2.1综合办公室在接受客户委托检测时，收样员应根据客户所填写的委托单，记录并核对其提交的所有样品、附件、技术资料，并完成交接签字手续，对有特殊保密需要的委托业务，应在检测任务单、样品标识、技术资料、检测原始记录和报告上加盖“机密”标记，所有资料按机密档案归档；

4.2.2样品和技术资料在传递过程中，双方应做好登记、签字的交接记录，防止在交接中出现丢失、泄密，传递中的接收人负责保管检测样品及相关的技术资料并承担此间的保密责任；

4.2.3检测工作完成后的技术资料或样品应返回综合办公室，由其按照客户的保密要求处置保存，样品处理应严格执行《样品处置程序》；

4.2.4对客户要求保密和保护的资料、信息，公司任何人不得复制，更不允许利用其进行开发和其他盈利活动，借阅必须经客户同意，总经理批准。

4.2.5公司的检测区域，设有明显的警示标志，外来人员及本公司非检测人员未经允许不得进入影响工作质量的区域，包括样品室、检测间、与检测有关的操作室、资料室等；4.2.6客户来访由综合办公室负责接待，必要时做好接待记录，客户代表或其他人员提出参观要求，应经质量负责人同意，在综合办公室办理登记手续后，由专人陪同参观与之相关区域，不得查看其他客户的样品和检测过程；

4.2.7 本公司出具的检测报告的所有权归属客户，未经客户的同意不得公开和复制检测结果，不得引用检测数据；

4.2.8本公司向客户出具的报告的著作权归属本公司，除复印完整的检测报告和引用全部的检测结果外，其余行为本公司都将视为客户侵害本公司的检测报告著作权；

4.2.9发送检测结果的保密要求：

a.客户领取检测报告，应向综合办公室出具委托凭证并登记完毕后方可领取；

b.如客户要求邮寄检测报告，应由综合办公室采取挂号邮寄；

c.如客户要求电话或传真机传送检测报告时，综合办公室经办人应在指定的电话、传真机上详细询问并记录核实对方的电话、传真、联系人、检测项目和其他检测信息，以证实发送报告的安全和可靠。

4.2.10本公司对用来检测和处理检测结果的计算机采取加密措施，使用人都经特定授权并设置自用密码，防止非授权人接触和未经批准擅自修改，保障数据的安全、保密和完整。

4.3公司文件资料的保密

4.3.1资料管理员负责建立公司保密文件台帐，做好编号、登记工作；

4.3.2凡列入保密范围的文件、记录和资料一律不得外借，公司人员原则上不得复制，抄录与已无关的文件、记录和信息，因工作需要，需借阅复制、抄录保密资料的，需经质量负责人批准，并办理手续，使用人负责保密，不得丢失；

资料管理员填写“文件销毁登记表”经总经理批准后，由质量负责人指定人员监督销毁，

并予登记。

4.4保密监督与泄密处置

4.4.1本公司所有人员有责任和义务对公司的保密和保护客户的所有权进行监督。

4.4.2对违反本规定的人员和行为，由质量负责人调查核实，填写泄密情况及其处置表，视情节轻重和/或造成的后果大小提出处理意见，报总经理批准后处理，泄密者应承担泄密造成的后果，泄密情况和处置结果应报上级部门备案。泄密情况和处置结果记录由质量负责人整理后交管理员立卷、归档保管。

5.相关文件

5.1 《样品处置程序》

5.2 《文件控制程序》

6.质量记录

6.1 泄密情况处理表

为确保在对管理体系有效运行起重要作用的各个场所使用的文件均为有效版本，防止

使用失效及作废文件，对管理体系文件和外来文件加以控制，特编制本程序。

2.适用范围

本程序文件适用于管理体系文件的编制、审批、发放、修改和归档管理，包括外来文

件如检测标准和规范等的收集及使用管理。

3.职责

3.1总经理负责质量手册和程序文件的批准；

3.2技术负责人负责组织技术类文件和记录格式的编制和批准，负责技术类受控文件发放

批准；

3.3质量负责人负责组织质量手册、程序文件的编制及审核，批准质量记录格式及管理类

文件的受控发放；

3.4资料管理员负责文件的日常管理，包括标识、发放、回收、作废和归档保管；

3.5技术标准由技术负责人组织跟踪和更新

3.6各部门负责本部门文件的使用、维护与保管。

4、工作程序

4.1文件的编制与批准

4.1.1质量手册、程序文件及管理类记录格式由质量负责人组织编制并审核，报总经理批准；

4.1.2各种作业指导书和技术类记录格式由技术负责人组织各检测科室编制并审批；

4.1.3编制的管理体系文件由综合办公室负责复印或印刷装订成册；

4.1.4外来文件如国家和地方有关法规、法令，标准、规范、规程、规定等文件，经本公

司技术负责人确认后使用，并由其跟踪文件的现行有效。

4.1.5所有批准后的文件均由公司资料管理员负责登记编号。

4.2文件的标识

4.2.1本公司文件分类包括：

a.国家和地方有关法令法规等；

b.国内外的标准、规范、规程；

c.本公司编制的管理体系文件；

d.各类检测协议及合同。

4.2.2本公司所有文件在发放前均应标识，编码规则见下页。

4.2.3

4.2.4管理体系文件的标识内容包括文件名称、编码、修订状态、有效状态、受控状态。

4.2.5所有受控文件均由资料管理员标识后，登记发放；

4.2.6需保留的作废文件，由资料管理员加盖“作废/保留”章后另行保存，其余登记后销毁。

4.3 文件的发放

4.3.1 文件的发放范围根据类别由技术负责人或质量负责人按需要确定，需向认可机构、

发放

手续，由文件领用人签收，登记于《文件发放回收记录》；文件编码规则如下：

HACL_— XX—XX — XXXX

文件发布年代号

文件顺序号

体系文件类型

质量手册—SC

程序文件—CX

作业指导书—ZY

操作规程—CZ

管理文件—GL

质量记录—QR

实验室代号

4.3.3 对管理体系运行起重要作用的各个场所，由资料管理员按照《文件发放一览表》及时发放到位，保证有关人员使用现行有效的文件；

4.4 文件的更改

4.4.1 由使用部门或其他部门提出，填写文件更改申请书，交文件原编制部门负责人审定由其指定专人进行修改；

4.4.2 更改后的文件交原审核、批准人审批后发布。若另行指定人员，则修改人员应提供相关的背景资料；

4.4.3 更改后的文件一经发布，由资料管理员追溯受控文件的发放范围，及时通知到原文件持有者；

4.4.4 持有者按要求在文件有关部位附上文件更改通知单，本公司不采用手写更改。

4.4.5记录表式的更改，由使用部门提出并填写文件更改申请书，经技术或质量负责人审批。更改后的记录表由综合办公室负责更换，并在使用部门的配合下收回原记录表按照规定进行处理。

4.4.6 资料管理员应定期对文件修改情况进行核对，编制文件修改一览表，防止误用作废文件。

4.4.7 文件经重大修改后或经三次更改应重新印发。

4.4.8 国家和地方有关法规、法令、标准、规程等的更改，在有关部门发布后，经质量负责人或技术负责人确认，由资料管理员负责发放新文件并收回作废文件。

4.5 文件的保存和归档

4.5.1 文件持有人负责所持文件的保存；

4.5.2 文件持有者有责任妥善保管好使用的文件，任何人不得在受控文件上涂改、不得遗失、私自转借和复制，确保文件清晰、易于识别；

件均应有备份，备份的文件也应归档保存；

4.5.5档案保存应有相应的设施，确保其易检索、不被破坏和丢失；

4.5.6各职能部门、岗位专用文件一般由其自行保管。

4.6 文件的借阅和复印

4.6.1文件的借阅和复印均需办理手续，填写文件资料的借阅（复印）登记表，质量文件由质量负责人批准，技术文件由技术负责人批准。借阅本公司的非保密文件须经综合办公室负责人批准，并在商定期内按时归还，归还时，资料管理员应检查其完整性；

4.6.2 借阅和复制公司的保密文件和客户需要保密的资料，应遵守《保证公正性和保护客户机密及所有权程序》的规定；

4.6.3第三方认证、认可机构人员作为查证本公司管理体系有效性以及司法部门取证了解情况，经总经理同意可按有关规定查阅公司内外部资料。

4.7 文件的作废与销毁

4.7.1每年由资料管理员负责组织对已发文件清查一次，对失效的文件应及时处理；

4.7.2所有作废文件由资料管理员负责及时从所有使用场所收回，除留存壹份“作废/保留”文件经标识后存档外，其余按规定销毁。需保留的由资料管理员将其与有效文件分置存放。

4.7.3 对要销毁的文件，由资料管理员填写“文件销毁登记表”，经质量负责人审查批准后，由其指定专人监督销毁。

4.8 文件的评审

技术负责人和质量负责人应定期组织有关人员对现有的体系文件进行评审，各部

门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，修改应执行本程序第4.4条规定。

4.9 外来文件的控制

4.9.1外来法规性文件如国家计量检定规程、国家和行业、地方及企业标准等经技术负责人组织确认后可直接引用。非法规性文件的引用由技术负责人批准。

4.9.2外来文件由资料管理员负责收集，与有关情报部门建立关系网，根据情报信息及时订购。

4.9.3 得到的外来文件，资料管理员应及时登记、编号，受控文件加盖“受控”章，编制《文件资料目录》；填写《文件发放一览表》报技术负责人批准后及时发放到相关部门使用。并收回旧文件且填写《文件发放回收记录》。

4.9.4 资料管理员应编制本公司所有规范、标准的清单，每年到质量技术监督局情报所查新一次，以保证标准的现行有效性。

4.10 文件的保密

4.10.1 保密文件的管理应执行《保证公正性和保护客户机密及所有权程序》。

4.10.2 所有原始记录，检测报告副本均应为客户保密。

4.10.3 资料管理员应将保密文件专柜保管。

4.10.4 保密文件不得复制，不得个人保存。

4.10.5 保密文件借阅应由总经理批准，得到批准后在资料管理员的监督下查阅，查阅资料不得带离资料室。

4.11 保存在计算机系统内的文件，其控制执行《数据保护程序》。

4.12 政策、法规性文件及订货合同由综合办公室负责管理。

5. 相关文件：

5.1《记录管理程序》

5.2《数据保护程序》

5.3《保证公正性和保护客户机密及所有权程序》

6.质量记录：

6.1 文件发放一览表

6.2 文件更改一览表

6.3 文件发放（回收）记录

6.4 文件更改申请书/通知书

6.5 文件资料目录

6.6 文件销毁记录表

6.7 文件资料借阅（复印）登记表