总裁办五年规划

内蒙古西蒙集团有限公司总裁办公室五年规划

（2011－2015）

编制单位：总裁办公室

编制日期：2010年10月26日

目录

第一部分总体思路 (3)

一、指导思想 (3)

二、规划目的 (3)

三、规划原则 (4)

四、规划目标 (4)

第二部分工作环境分析 (4)

第三部分重点工作内容 (6)

第四部分具体推进计划 (12)

一、2011年工作任务及实施措施 (12)

二、2012年工作任务及实施措施 (13)

三、2013年工作任务及实施措施 (15)

四、2014年工作任务及实施措施 (16)

五、2015年工作任务及实施措施 (17)

第五部分保障措施 (17)

一、机构设置与人员配置 (17)

二、培训教育，提高素质 (18)

三、建立沟通渠道，形成沟通机制 (18)

四、总结经验，借鉴反思 (19)

西蒙集团总裁办五年期规划

（讨论稿）

第一部分总体思路

一、指导思想

围绕集团的“十二五规划”和目前的实际经营情况，在新的组织构架体系下，总裁办公室是集团的行政监督和管理协调中心，处于承上启下、组织实施、督查指导的管理地位。在行政隶属关系上归董事长、总裁、常务副总裁的领导，是三位领导的事务保障单位，同时也是集团参谋助手、综合协调、服务保障工作的管理机构，为整体工作的顺利推进，发挥积极的职能作用。为提高企业整体执行能力，提升公司后勤保障力度，为集团创造和谐友好的工作氛围，创造可持续发展的工作环境而努力。

二、规划目的

（一）清晰职能定位

（二）制定工作目标

（三）更新管理理念

（四）明确工作重点

（五）确定完成期限

三、规划原则

（一）坚持总体规划、突出重点、以点带面的原则；

（二）坚持立足经营现状与发展，突出提升管理重点的原则；

（三）坚持统一管理、统筹安排、责任明确、持续优化的原则；

（四）坚持资源共享、注重实效的原则

四、规划目标

一、围绕一个中心：服务生产经营；

二、强化两个协调：协调上下、协调内外；

三、搞好三个服务：服务领导、服务基层、服务员工；

四、完成四项任务：办文、办事、办会、办报；

五、突出五大重点：参谋决策、综合协调、督办检查、调查研究、会议组织；

六、提高六种能力：学习力、协调力、执行力、谋划力、预测力、创造力；

第二部分工作环境分析

一、正确处理主动和被动的矛盾

办公室工作的服务性职能决定了其工作的被动性，但要做好办公室工作，又必须发挥人员的主动性，善于在被动中

求主动，变被动为主动。对一些常规性、规律性、阶段性等确定性工作，不能消极等待，要主动着手，提前准备。对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作，要有灵活的应变能力，做到忙而不乱。同时要积极适应领导的工作思路，想领导之所想，谋领导之所谋，把问题想在前面，把工作做在前头，主动做好超前服务。

二、正确处理大局和小局的矛盾

办公室作为一个综合部门，其性质和其他部门的区别主要体现在服务性上，办公室主要是为领导、集团和员工服务。首先是为领导和集团服务的。这就要求办公室把“一切服从大局，一切服务大局”作为办公室工作的出发点和落脚点，当部门工作与集团的整体工作、小局工作与大局工作发生矛盾的时候，自觉地做到小局服从大局、局部服从整体。同时尽力做好小局工作，因为小局工作是做好大局的基础和前提。

三、正确处理政务和事务的矛盾

政务和事务是办公室工作的两个轮子，政务工作主要有决策参谋、调查研究、政务信息、文电处理、督查督办、档案管理等工作。事务工作一般是指除政务以外的其他各项工作，主要是行政后勤工作，诸如接待应酬、吃住行、安全卫生等。事务工作是搞好政务工作的先决条件，不能把政务看成是大事，把事务看成是小事或可有可无的事。更不能把政

务看成是高层次的，把事务看成是低层次的。办公室的工作事无巨细，不能有半点疏忽和懈怠。

四、正确处理“过”与“不及”的矛盾

为领导出主意，当参谋，要把握“度”，掌握分寸。办公室在领导决策中处于辅助和从属地位，不能缺位，也不能越位。要想领导之所想，急领导之所急，为领导决策提供尽可能多的背景资料，但不能越俎代庖。要积极谏言，但不能瞎掺和。

第三部分工作重点

一、强化参谋功能，突出“想得到”

多谋才能善断。办公室作为集团上传下达、沟通上下、联系内外的桥梁和纽带，要善于站在全局的高度，把注意力集中在那些牵动全局、涉及长远的大事上，放在情况复杂、矛盾突出的热点、难点问题上，既要了解面上的总体工作，又要了解近期的重点工作，既要了解领导的工作意见和要求，还要了解本单位的实际情况和员工的意见和建议。善于增强整体合力，树立团队协作精神和服务理念，善于对上加强联系对内加强管理，对外搞好协调，对下做好服务。要立足发展变化的新情况，多动脑筋、想办法、出主意，增强工作的主动性、预见性、创造性，以较高的政策理论素养和业务工作能力为领导出谋划策、查漏补缺，在充分调查摸底的

基础上，提出可行建议和工作预案，发挥参谋和助手作用，不断提高参与决策能力。

（一）要加大调研工作力度，为集团决策提供理论和实践依据。

1、紧扣全局抓调研。从影响集团改革发展的新情况、新问题入手，切实加强调查研究工作，对遇到的新情况和新问题，要综合分析，宏观考虑，弄清产生的背景，把握发展的趋势，从全局上、战略上去观察、思考和谋划解决的办法，尽力使调查研究形成意见，符合领导的要求，适应集团跨越式发展的形势。

2、紧贴领导思路抓调研。善于从领导讲话、工作部署以及对问题的看法和提法中，准确掌握领导的思路和急需了解的重点问题，有针对性地开展调查研究，力争调研思维与领导思维同频共振，确保“参”在点子上，“谋”在关键处。

3、突出重点抓调研。以市场为红线，加强对集团经营和运行中的问题、薄弱环节以及重大改革中员工普遍关心和反映强烈的焦点问题的调研，找准问题的症结点和矛盾的关键点，提出切实可行的、精要的、有新思路的对策和建议。

4、围绕决策抓调研。按照科学决策的要求，努力抓好“两头”的调研。决策前要深入调研，提出比选方案，搞好前期论证；决策后要针对落实过程中出现的新情况、新问题，及时开展追踪调研，提出新的对策，使决策更加科学、更具实效。

（二）要加强信息收集报送工作，为领导决策提供参考。

1、完善和畅通渠道收信息。加强信息网络建设力度，进一步完善以办公室、信息中心为重点，横向到各分之公司、职能部门、纵向到基层办公室的信息收集、反映网络，充分发挥各级办公室和骨干信息员的作用，确保信息主渠道的畅通。同时，大力推进信息网上报送的准确性、及时性。

2、主动出击挖信息。增强信息工作的敏锐性，对集团急需了解的重点、经常思考的要点、特别关注的难点，以及集团落实决策的思路、部署，基层对热点和难点问题的意见、建议等，主动与有关单位和部门联系，了解情况，掌握动态，及时上报。

3、全体动员写信息。要充分发挥办公室的整体作用，明确信息工作目标，以及每名工作人员撰写信息的数量和质量要求，尽量使信息工作量化到岗位，落实到人头，提升信息工作质量。

4、严格纪律报信息。对重大突发事件、重要市场动态、紧急灾情和疫情，以及重大安全事故等紧急情况，及时按规定程序逐级上报，不得迟报、漏报或隐瞒不报，未经许可，不得向外单位发布。

二、强化督办功能，突出“抓得实”

据实情、讲实话、干实事、创实效，扎扎实实，不慕虚荣，不图虚名。实事求是干工作，实事求是反映情况，具备

求真务实的精神，包括听取基层意见，向领导反映情况，力求全面、真实。工作中，要一步一个脚印，不作表面文章。

要加大督办工作力度，确保公司管理制度的有效落实和集团决策的效益最大化。

（一）围绕集团的中心工作，紧贴集团的工作思路，把重点放在推进董事会、总裁办公会的重大决策、重要工作部署的贯彻落实上，开展经常性的督促检查。

（二）对于领导的批示要求和查办内容，坚持明查与暗访相结合，进一步加大领导批示、交办事项的查办力度，做到批必查，查必果，果必报。

（三）不断加大催办力度，出台《督查督办管理办法》，强化查办时效，做到急事急办。同时要改进方式方法，不断探索督查工作新思路、新办法，注重督查实效，把督查工作同目标管理责任制、绩效考核紧密结合起来，明确职责分工，完善督查流程，严格规范程序，不断提高督查质量，确保集团各项决策部署落到实处。

（四）时刻关注热点、难点问题，及时提出督察建议，协助领导把问题解决在基层，解决在萌芽状态。

三、强化协调功能，突出“管得宽”

办公室工作综合全局，协调各方，承内联外，有自身的工作职责和工作规则。办公室既要全面了解各方面工作情况，为集团各项工作的顺利开展创造条件，又要协调各方，

处理好上下左右的关系，确保政令畅通。对于职责内的工作一定要抓紧抓好，并且做到抓一件成一件，件件有交代，项项有落实。对职责以外但没有部门抓的或职责不明的工作，办公室就是“不管部”，要义不容辞承担起来，做到机关工作不留空档，保证各项工作的全面推进。

加大制度建设和办公室队伍建设工作力度，使办公室工作在务实中创新

（一）建改并举，抓好制度建设。为不断适应企业发展需要，随着时间的变化，需要对集团制度汇编做出修改和调整，本着“修订、补白”的原则，在积极施行、多方征求意见的基础上，2011年拟对公司《管理制度汇编》进一步作修改和完善汇编成册，实现公司内部管理“有法可依”。

（二）加强学习，在办公室个人工作计划中全面提升办公室工作人员综合素质。要通过学习，努力提高勤于想事的能力、善于谋事的能力、乐于干事的能力、诚于共事的能力、敢于断事的能力、自主创新成事的能力。

（三）积极适应企业改革发展，创新办公室日常工作。紧紧围绕服务改革、促进发展、维护稳定，认真研究有关政策、措施的完善和配套。加强档案公文管理，提高工作效率。坚持以目标管理为抓手，努力探索新形势下档案工作的新路子。加强档案目标管理工作的落实力度，继续做好重点工程档案及时归档和规范管理。强化责任意识，进一步做好公文

处理工作，坚持对制发的公文严格审核。积极推进信息化、办公自动化建设。

四、强化服务功能，突出“讲程序”

办公室工作的程序性要求很强，特别是在大量复杂的事务性工作中，办公室要保持清醒的头脑，分清主次、分清轻重缓急、不怕麻烦。一定坚持逐级汇报的原则,以明确责任。通过建立一套科学规范的工作制度、工作程序、工作规则，使每项工作都有章可循。

服务职能是办公室工作规划的重中之重。服务工作主要实现四大转变：

（一）实现被动服务向主动服务转变。办公室的工作突发性、偶然性、被动性强。因而，对待各项工作，要制订计划，未雨绸缪，以工作的超前性、预见性增加工作的主动性。

（二）实现单一服务向全面服务、超前服务、主动服务转变。办公室的服务必须注意服务的全面性和主动性，不能只为领导决策提供简单的对与答、能做与不能做的单项服务，而应该在领导决策前动议、参谋、拿主意，在决策中关注、关心、调查，在决策后总结、推介，从而提供超前的、全过程的主动服务。

（三）实现一般服务向优质服务、精品服务转变。坚持以服务为“天职”，对职能部门和分子公司要相互尊重、配合；

对基层的同志，要满腔热情，放下架子，坚决克服“门难进、脸难看、话难听、事难办”的衙门作风。

（四）实现传统服务向创新服务转变。从过去的“看一看、听一听、议一议、办一办、传一传”的传统服务模式向观念服务、信息服务、智力服务、环境服务等创新服务模式转变。

五、强化日常事务管理，突出“做得细”

机关工作无小事，办公室工作更是无小事。这就要求办公室工作一要细心、细致，二要从细小的事抓起。对任何一件经办的工作，都要严谨细致，一丝不苟，来不得半点敷衍和虚假。

第四部分具体推进计划

一、2011年工作任务及实施措施

（一）立足当前，打好基础

2011年，总裁办各项工作都以做好基础工作为前提，理顺各项行政、后勤工作，强化制度建设与内部管理，提升员工执行力。

（二）实施措施

1、梳理总裁办各项日常工作，找出制约总裁办进一步发展的问题，逐步优化、完善各项工作流程，使其能够更加顺畅的服务各单位的需求。

2、针对各项日常工作，优化各自工作流程，制定指导

性、原则性的管理制度与相应的管理办法，并加以执行。

3、进一步加强档案管理，梳理、盘查、清点现有档案与到期档案，参照国家一级档案室管理办法，制定适用于公司的档案管理办法，建立档案管理电子台帐。

4、加强行政人员、秘书写作能力的培养，进一步提升公司公文与新闻稿件的写作质量，严格按照《国家行政事业机关公文管理办法》有关规定进行写作。

5、设置《西蒙风采》通联组，制定相应的考核办法，组织开展通讯员新闻稿件写作知识培训，完善稿酬管理与考核管理办法，充分培养激励一线人员新闻写作兴趣。

6、强化督办能力，会议、公文、通报等各类需督办执行的事项都要指定专人负责督办，责任到人、责任到事、责任到时，进一步提升各项工作的处理时效和质量。

7、优化员工工作、生活环境，完成员工宿舍楼装修工作，进一步提升职工餐厅的饭菜与卫生水平，合理管理公司的办公用品。

二、2012年工作任务及实施措施

（一）夯实基础，稳步向前

进一步完善各项流程与管理制度，加强各项工作的督办能力，提高公司的执行力；依靠“一报一网”加大公司宣传力度，提升西蒙的知名度与美誉度，为各项工作的开展提供良

好的社会资源。

（二）实施措施

1、通过行政公文把关，进一步规范集团及分子公司公文管理，提升公文的写作质量，提高公文处理能力。加强对办公系统中公文的规范性与时效性管理。

2、通过组织开展特色鲜明、主题突出的活动，进一步提升西蒙在媒体与公众中的形象；提升“一报一网”的稿件质量与宣传力度，优化《西蒙风采》管理办法，培养优秀的基层新闻通讯员。

3、进一步规范公司档案管理，严格按照国家一级档案室管理标准管理集团及分子公司档案，完善集团公司档案管理办法，指导帮助分子公司完善档案管理，保障公司各类档案的安全、完整。

4、强化督办能力，通过对总裁办行政人员的绩效考核，进一步强化各项工作的督办时效，在夯实基础上稳步推进，不断提升公司的执行力，进一步培养集团及分子公司领导团队的高效执行力。

5、进一步优化公司的办公环境，更新办公设备，提高办公效率，引入车辆与会议室管理系统，组建视频会议室。改善员工生活条件，指导分子公司改善一线作业人员的生活、工作条件。

6、提升总裁办的参谋能力，组建咨询专家小组，引入

先进的理念与管理参谋工具，深入开展调研活动，提升参谋意见的准确性与可行性。

7、强化协调能力，充分发挥协调作用，利用好总裁办的特殊职能，营造集团公司和谐友好的工作氛围。

三、2013年工作任务及实施措施

（一）稳步推进，持续优化

稳步推进总裁办各项职能，使其能够顺畅、有序、自然进行，在参谋协调中重点突破。使总裁办重点工作顺利的由后勤保障过度到参谋协调中。

（二）实施措施

1、档案管理上台阶，引入档案管理系统，严格按照国家二级档案管理标准管理档案，力争升级为国家一级档案室。

2、行政管理有效率，进一步提升集团及分子公司公文写作能力与公文处理能力，提升会议传达和会议执行能力，提高集团公司整体执行力。

3、突出《西蒙风采》重点栏目与专栏建设，进一步加强一线通讯员的新闻捕捉技巧与稿件写作能力培养，提升一线通讯员的写作激情，《西蒙风采》开设一线细节信息专版，提升基层作业人员的归属感。

4、后勤保障大跨步，新办公楼的建成，各类先进的办

公设备与完善的生活、娱乐、健身设施的配备，进一步提升办公效率，引入标准化的宿舍、食堂与娱乐健身场所设施，提升员工的生活与业余活动质量，进而提升员工的归属感。

5、充分发挥专家咨询小组的参谋作用，通过定时与不定时的走访调查，主动捕捉企业经营管理中的各项细节信息，为决策层提供准确的参考信息与可行的参考方案。

6、打造和谐的工作氛围，建立和谐的工作团队。打造和谐的企业文化。

四、2014年工作任务及实施措施

（一）提升参谋能力，体现服务本职

参谋上水平，进一步提升总裁办参谋能力，主动发掘企业经营管理中潜在机会与威胁，能够做到捕捉有利信息，预防危机的发生，各项工作都以更好的服务集团及分子公司生产经营为基本前提。

（二）实施措施

1、进一步强化日常工作管理，以服务集团及分子公司生产经营为目的，指导帮助分子公司进行日常标准化管理。

2、开展主题公益活动，提升企业的公众形象，为集团各产业的发展做好社会形象服务。

3、定期或不定期的主动捕捉企业经营管理中的各项机遇，捕捉可能为集团公司带来负面影响或利益损失的各类事

件，提前做好防范措施。

4、进一步开展和谐企业、和谐文化建设，在企业内部开展和谐主题活动，为员工营造和谐的工作氛围。

五、2015年工作任务及实施措施

（一）服务到位、文化管理

以服务为宗旨，服务集团高层经营决策，服务分子公司经营管理，服务公司员工日常工作生活，立足于总裁办的各项职能，引导形成服务文化。

（二）实施措施

1、开展优秀服务员工、服务组织评比活动，在集团范围内大力宣传先进事迹，让集团每一位员工都能充分意识到服务的重要性。

2、开展系列服务主题活动，促使集团全体员工意识到服务的重要性，努力塑造集团公司服务文化。

第五部分保障措施

一、机构设置与人员配置

为保证五年规划的顺利完成，总裁办组织机构拟设置为：主任1人、副主任2人，下设专家顾问部、行政事务部、政治部，其中设主管6人，秘书4人，顾问7人，专员5人，司机和厨师数名。组织机构设置如图1。

专家顾问部聘请数名著名管理咨询专家做顾问，主要职责为：发掘企业经营管理中的机会与威胁，提出合理的可行的参谋意见；建设和谐企业文化。

行政事务部主要职能为日常管理事务工作，加强督办提升企业执行力，建设舒适、愉快的生活工作环境。

政治部主要职责为提升集团公司员工综合素质，增强员工归属感，指导服务个分子公司团队建设。

三、建立沟通渠道，形成沟通机制

开通沟通渠道，通过搭建企业内部职工的沟通平台，保障部门内员工的沟通、部门与部门之间员工的沟通，员工与领导之间的沟通顺畅，通过开设企业论坛、企业博客、员工

公共信箱等方式，进一步加强各类员工之间的互相交流，进而不断的影响整个团队之间的相互交流，形成员工之间的沟通机制与信息反馈机制。

四、总结经验，借鉴反思

总结以往的工作经验与2010年的工作教训，学习借鉴当代国内外先进企业在相关管理上的工作经验，反思公司的发展现状，进而不断的完善优化组织分工、工作流程与职责划分，使其能够更好的适应公司的发展需要。

总裁办日常工作五年规划总表