公文写作常见错误及病例分析报告

公文写作常见错误及病例分析

一、公文常见错误

（一）行文中的常见错误

1.滥发文件。主要表现：（1）所发公文属可发可不发之列。（2）所发公文只是照抄照转上级的公文（翻印即可，不必转发）。（3）所发公文容空洞，无具体措施，不解决问题。（4）行文所涉及的问题可用口头请示、汇报或开会等形式解决。（5）行文所涉及的容已在报上全文公布过。（6）在部门之间意见分歧，未经协商一致时就行文。

2.行文关系混乱。主要表现：（1）应该党政分开行文的未分开行文。（2）应该一个机关单独行文的搞成几个机关联合行文。（3）该职能部门行文的“升格”为党委、政府级行文。（4）该党委、政府级行文的“降格”为职能部门行文。

（二）文种使用中的常见错误

1.自制文种。在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有：“请示报告”、“工作思路”、“情况”、“汇报”、“申请”、“重声明”等。

2.误用文种。把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“设想”等作为公文文种直接使用，如《××单位××××年工作要点》。把属于总结类的文种“小结”、“总结”，以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“须知”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布，则是规用法。如“××单位关于印发2017年工作要点的通知”。

3.混用文种。不按文种的功能和适用围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。常见的有：“公告”与“通知”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。主要表现为将通告误用为通知，将通知误用为通告，将请示误用为报告，将报告误用为请示，将“请示”、“报告”合用为“请示报告”，“请示”和“报告”本身是两个文种，将决定误用为决议，将决议误用为决定，将函误用为请示或报告，将复函误用为批复。

（三）版头使用中的常见错误

1.使用非标准版头。使用设计或印刷不标准的版头。常见的是：格式不对、尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。

2.使用没有版头的白纸印发文件。

（四）发文字号中的常见错误

1.年号不全。如：将“1997”省略为“97”。

2.括弧不对。发文年度用六角方括弧“〔〕”括入。错用成圆括弧“（）”、方括弧“[]”、方头括弧“【】”。

3.位置不当。将发文年度位置提前到了机关代字前面。如：将“办〔1997〕×号”错用为“〔1997〕办×号”。

4.序号累赘。发文顺序号中多加了“0”。如：错误写法“办〔1997〕01号”,正确应为“办〔1997〕1号”；错误写法“1997年01月01日”，正确应为“1997年1月1日”。

5.一文多字号。联合发文时并用了几个单位的发文字号。

6.一字号多文。用同一发文字号制作两份不同的文件。

7.跳号。没有按自然数的顺序依次排列，中间出现跳号现象。

8.自制发文字号。未按规定要求编制发文字号。

（五）签发人标注中的常见错误

1.上行文未标注签发人。

2.下行文也标注了签发人。

3.标注不规。签发人标注位置错误；签发人标注的字体字号错误；“签发人”与签发者之间未加冒号。

（六）主送机关中的常见错误

1.一般文件都必须标明主送机关。但有的文种如会议纪要等，主送机关一般放在文尾末页下端。

2.主送机关表述不规，未按顺序排列；未用全称或规化简称；分类排列时未按类用顿号、类间用逗号的原则办理；随意使用统称，如“各单位”。

3.多头主送机关。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。

4.主送个人公文不得主送领导者个人。

5.越级主送一般不得越级请示，特别情况下必须越级请示时，应当抄送被越过的机关。

（七）正文中的常见错误

1.错别字主要表现。

（1）因粗心大意，将“宏观”错成“客观”，“拨款”错成“拔款”，“突击”错成“突出”等。

（2）因辨析不准，将“淡薄”错成“淡簿”，“渎职”错成“赎职”，“严厉”错成“严励”等。

2.标点符号错误。常见顿号与逗号混用，逗号与句号混用，六角括号与方括号混用，书名号与引号混用等。

3.数字使用不规。应该用阿拉伯数字的用了汉字，如“20世纪90年代”错成“二十世纪九十年代”；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的十七大”错成“党的17大”。正文中的数字，部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写，其余的应当使用阿拉伯数字。

4.随意简称。如将“宣传贯彻”简称为“宣贯”。

5.引文标注错误。公文引用的标题和发文字号顺序错误。如“你公司××〔2012〕×号文件《关于委托贷款的请示》已收悉。”，正确应为“你公司《关于委托贷款的请示》（××〔2012〕×号）已收悉”。

6.随意使用字体字号。正确正文字体为3号仿宋体。

7.随意设定行距。正确行距为28磅。

（八）正文标识中的常见错误

常见错误，如正文结尾与成文日期未在一页时标注“此页无正文”，正确应为排版时根据情况适当调整行距（行距最大不超过32磅，最小不低于26磅），将正文与成文日期部分排放在一页。

（九）附件标识中的错误

1.有附件不标注。

2.附件名未标全称。

3.标注不规。“附件”二字未顶格标注（正确的是顶格标注）；只标了一个“附”字（正确的是标“附件”二字）；附件未全部标注；附件标题末尾使用标

点符号（正确的是不标注标点符号）。

（十）成文日期标识中的常见错误

1.将拟稿日期作为成文日期。

2.将打印日期作为成文日期。

3.汉字和阿拉伯数字乱用。成文日期错用阿拉伯数字书写，如：“二○○五年三月二十日”，正确应为“2005年3月20日”。

4.标识不全只署月日不署年份，如：“3月20日”，只署月日不署年份。正式公文成文时期必须将年月日标注完整。

5．将月日写成“分子式”如把一月一日写成“1/元”或“1/1”。

（十一）机关印章使用中的常见错误

1.漏盖、错盖印章。

2.位置不当。用印时未下压成文日期。

3.模糊不清未及时清洗印章，使印记模糊不清。

（十二）抄送机关标识中的常见错误

1.使用已废除了的“抄报”或“报”、“送”、“发”。

2.抄送个人公文不能抄送个人，需要送某位领导阅否由收文机关秘书部门决定。

3.抄送主送机关既然是主送机关就不必再抄送了。

4.滥抄滥送。将向上级机关的“请示”同时抄送平级机关或下级机关；将公文抄送给与公文容无关的机关。

5.标识不规。抄送机关未分类或标点符号使用不当。

二、公文标题中常见病例分析

标题是行政公文的重要组成部分，它要求主旨鲜明、重点突出、文字简洁、格式规，是拟写案卷标题和编制档案检索工具的唯一依据。据此，须精心制作。但是，有相当一部分公文标题存在病句，最常见的有两大类：一是语句不合语法规；二是请示、函、报告三者混淆使用。结合具体病例分析如下：

（一）语句不合语法规

例1：×××部、×××部、×××部、×××部优先提高有突出贡献的中青年科

学技术管理专家生活待遇的通知。

例2：×××高校关于认真做好一九九四年表彰优秀教师和教育工作者的通知。

病例分析：

例1的介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。

例2缺宾语。此标题动词是“做好”后面缺少宾语“工作”应补上。

（二）请示、函、报告三者混淆

例3：×××关于更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告。

例4：×××关于申请2015年公费医疗补助费的报告。

病例分析：

例3的标题容十分明确，就是要求解决问题，关键词是“请示”，“请示”的标题可直接准确概括出“请示”的容，使人一目了然。正确的作法应是将“报告”两字替换为“请示”。

例4的标题容是某高校请求某市批准“医疗补助费问题”，他们之间不属于隶属关系，是属于平行关系，理应删除“报告”，将“报告”两字改为“函”。