中软酒店管理系统CSHIS操作手册_夜审

目录

夜审操作手册 3第一章概述

1.1 夜审系统的进入

1.1.1 进入功能……………………………………………………………[ 3] 1.1.2 操作屏幕……………………………………………………………[ 3] 1.1.3 屏幕说明……………………………………………………………[ 4] 1.1.4 包括业务……………………………………………………………[ 4]

第二章夜审业务处理

2.1 房价检查...........................................................................[ 5] 2.2 过房费..............................................................................[ 6] 2.3 夜审开始...........................................................................[ 7] 2.4 交易审核...........................................................................[ 8] 2.5 结束夜审 (12)

2.6 交易查询 (12)

2.7 挂帐 (14)

2.8 问询 (18)

2.9 日志查询 (21)

第一章概述

夜审系统是对酒店全天的收银业务进行审计的应用系统.。

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夜审操作手册 4本节通过对夜审系统各个功能模块的描述，以及操作方法的介绍，您将会很快掌握夜审系统的所有功能。通过本节的学习，您将掌握以下技能：

·掌握夜审的基本业务操作；

·掌握夜审的报表处理；

·掌握对前台信息的查询。

1.1 夜审系统的进入功能：

1.1.1 进入功能：

用鼠标左键双击“夜审”按钮，或用键盘的“→”和“←”将光标移到“夜审”按钮处，回车即可进入“夜审”功能。

1.1.2 操作屏幕：

1.1.3 屏幕说明：

·主菜单：“夜审”的所有业务都包括在主菜单中，操作员可以

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夜审操作手册 5

通过鼠标或键盘击活主菜单的相关项进入相应的功能；

·功能区：“夜审”的所有常用的功能都做成按钮列在功能区

内，操作员可以单击按钮以进入相应的功能；

·过房费：显示过房费步骤是否完成；

·夜审开始：显示夜审开始步骤是否完成；

·交易审核：显示交易审核步骤是否完成；

·结束夜审：显示结束夜审步骤是否完成；

·酒店日期：显示当前的酒店日期；

·夜审日期：显示当前的夜审日期。

1.1.4 包括业务：

·房价检查·过房费·夜审开始

·交易审核·结束夜审·交易查询

·挂帐·问询

第二章夜审业务处理

2.1 房价检查

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夜审操作手册 6

2.1.1 功能说明：

运行本功能将对所有在店客人的房价进行审核，如发现错漏应及时进行修改，以使过房费能够正确进行。

2.1.2 进入功能：

有以下几种方法可以进入“房价检查”功能：

·选取菜单中的“夜审|房价检查”项，即可进入“房价检查”

功能；

·用鼠标左键单击功能区的按钮，即可进入“房价检查”

功能。

2.1.3 操作屏幕：

2.1.4 屏幕说明：

楼区：操作员可以通过此输入域选择欲打印的楼区，如不选择系统

缺省为全部楼区；

打印队列：如果系统配置了网络打印机，操作员可以通过此功能进

行网络打印；

打印挂帐金额：此选项用于控制是否打印挂到客人帐上的房费金

额；

设置：此选项可以对打印机、打印方向、纸张等进行设置。“潜在房

费收入”报表是一张宽行报表，须由电脑房人员进行设置才能

正确打印；

预览：此选项可以在打印报表之前浏览该报表，并可以对该报表进

行打印、将报表存成磁盘文件、读取报表磁盘文件等操作；

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夜审操作手册 7打印：操作员可以通过此功能进行打印操作；

取消：操作员可以通过此功能放弃打印报表操作；

帮助：操作员可以通过此功能获取相应的帮助信息。

2.1.5 处理过程：

此处打印时应选择不打印挂帐金额。

“潜在房费收入”报表中包含了许多信息，操作员检查房价时应重点检查如下部分报表：

操作员应首先检查“错误|金额差值”一栏（错误|金额差值=房价- 全价）。如果“错误|金额差值”为零，在一般情况下说明该房间的房价

是正确的。如果“错误|金额差值”不为零，则应检查“房价|代码|原因”

和“总计/房价”两栏数据。“房价|代码|原因”中的“代码”显示的是

客人户籍信息中的房价标准代码，“原因”显示的是客人户籍信息中的定

价原因代码。“总计/房价”中的“总计”显示的是该房间的总售价，“房

价”显示的是该房间中每一位客人房价。如果发现这两栏中的数据有错

误，应通知前台人员进行修改。

2.2 过房费

2.2.1 功能说明：

运行本功能系统自动将房费挂入各个在店客人的帐户上。

2.2.2 进入功能：

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夜审操作手册 8有以下几种方法可以进入“过房费”功能：

·选取菜单中的“夜审|过房费”项，即可进入“过房费”功能；

·用鼠标左键单击功能区的按钮，即可进入“过房费”

功能。

2.2.3 处理过程：

运行完“过房费”处理后，过房费的标志应被置上，同时生成一张“房费/费用过帐报告”。该报告中列出了系统自动过的房费及各种税费，如

果因某些原因有个别房间的房费未自动挂上，该报表也会自动将这些房

间的房号列出。

操作员应仔细检查所有未过房费的房间，如该房间为哑房或该房间的房价为零，则属正常，否则应及时用手工挂入房费，避免跑帐。

做完以上操作后，应重新打印“潜在房费收入”报表，这时要选择打印挂帐金额。这张报表的“全价/挂帐”一栏应显示出正确的挂帐金额，

否则应及时用手工挂入房费，避免跑帐。

2.3 夜审开始

2.3.1 功能说明：

运行本功能系统将做一些内部数据处理，并将修改酒店日期。

2.3.2 进入功能：

有以下几种方法可以进入“夜审开始”功能：

·选取菜单中的“夜审|夜审开始”项，即可进入“夜审开始”

功能；

·用鼠标左键单击功能区的按钮，即可进入“夜审开始”

功能。

2.3.3 处理过程：

“夜审开始”要求各个站点（夜审和电话计费的工作站除外）必须退出本系统。

“夜审开始”完全是系统自动完成的。当夜审开始标志被设置、酒店日期改变后表明该步骤结束，可以通知各个工作站开机使用。

2.4 交易审核

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夜审操作手册 9 2.4.1 功能说明：

交易审核用于审核酒店当天的所有销售业务。方法是将所有挂帐凭证（餐单、信用卡、支票等）与挂入系统的数据进行对帐。如果平帐，系统

打印交易审核报告；如果没有平帐，可以重新输入继续平帐。

2.4.2 进入功能：

有以下几种方法可以进入“交易审核”功能：

·选取菜单中的“夜审|交易审核”项，即可进入“交易审核”

功能；

·用鼠标左键单击功能区的按钮，即可进入“交易审核”

功能。

2.4.3 操作屏幕：

2.4.4 屏幕说明:

屏幕左侧是显示域：显示交易代码和交易名称；右侧是输入域：操作员可以在此输入交易金额。

屏幕一屏最多可以显示12笔交易，可以使用PageUp或PageDown键翻屏，也可用屏幕右边的滚动条翻屏。

2.4.5 处理过程:

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夜审操作手册 10操作员应首先在报表模块中打印“挂帐日志”报表和“销售点现金报告”报表。

“挂帐日志”主要是核对全天所有前台操作员的挂帐业务。打印前显示如下屏幕：

·选择日期：系统缺省为酒店日期，因此操作员应将日期改为前一天

的日期；

·楼区代码：操作员可选择打印某一楼区的挂帐日志，系统缺省打印

酒店的全部楼区；

·交易代码：操作员可选择仅打印某一交易代码的挂帐日志，系统缺

省打印酒店的全部交易代码；

·操作员号：操作员可选择仅打印某一操作员的挂帐日志，系统缺

省打印酒店的全部操作员；

·打印顺序：操作员可以选择按房号或参考号的顺序打印挂帐日志；

·打印队列：如果系统配置了网络打印机，操作员可以通过此功能

进行网络打印；

·汇总交易：选择汇总交易，则挂帐日志只打印各交易代码的汇总金

额，反之则打印各交易代码的明细。在此时应首先选择

打印汇总交易；

·包括现金帐户：选择包括现金帐户，则挂帐日志将在打印各交易代

码的同时打印出所有的现金永久帐户中的金额；

额，反之则打印各交易代码的明细；此时应不选择

打印包括现金帐户；

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夜审操作手册 11·增值税：系统暂时不提供本选项功能；

·挂帐打印：选择全部则挂帐日志的内容包括了宾客帐户、永久帐户

和哑房的所有帐，否则将只打印其中某一部分的内容，

此时应选择打印全部内容；

·设置：此选项可以对打印机、打印方向、纸张等进行设置。“挂帐日志”报表是一张宽行报表，须由电脑房人员进行设置才能

正确打印；

·预览：此选项可以在打印报表之前浏览该报表，并可以对该报表进行打印、将报表存成磁盘文件、读取报表磁盘文件等操

作；

·打印：操作员可以通过此功能进行打印操作；

·取消：操作员可以通过此功能放弃打印报表操作；

·帮助：操作员可以通过此功能获取相应的帮助信息。

“销售点现金报告”主要是核对全天所有现金帐户的业务。打印前显示如下屏幕：

·选择日期：系统缺省为酒店日期，因此操作员应将日期改为前一天

的日期；

·楼区代码：操作员可选择打印某一楼区的销售点现金报告，系统缺

省打印酒店的全部楼区；

·帐户号：操作员可选择仅打印某一现金帐户的销售点现金报告，系统缺省打印酒店的全部现金帐户；

·打印队列：如果系统配置了网络打印机，操作员可以通过此功能

进行网络打印；

·汇总帐户：选择汇总帐户，则销售点现金报告只打印各现金帐户的

所有交易代码的汇总金额，反之则打印各现金帐户的所

有交易代码的明细。在此时应首先选择打印汇总帐户；

·设置：此选项可以对打印机、打印方向、纸张等进行设置。“销售

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点现金报告”报表是一张宽行报表，须由电脑房人员进行设 置才能正确打印；

·预览：此选项可以在打印报表之前浏览该报表，并可以对该报表 进行打印、将报表存成磁盘文件、读取报表磁盘文件等操 作；

·打印：操作员可以通过此功能进行打印操作； ·取消：操作员可以通过此功能放弃打印报表操作； ·帮助：操作员可以通过此功能获取相应的帮助信息。

夜审人员在审核“挂帐日志”时，应首先将全天所有的前台收银员的 “审核报告”按交易代码相加，相加结果应符合“挂帐日志”上的相应交 易代码的数值。挂帐日志上的自动房费及各种自动过的税费，应与过房费 时生成的“房费/费用过帐报告”上的数值相同。

夜审人员在审核“销售点现金收入”报表时，应按不同的销售点将各 销售点收款员上交的“收款员营业状况”中的金额相加，所得数值应与“销 售点现金收入”报表上的对应的销售点的数值相同。

夜审人员在将以上两张报表审平之后，再打印一张“挂帐日志”，这 次应选择打印交易汇总、包括现金帐户，并将该报表上的数值输入到交易 审核屏幕的交易金额域。输入完成后，如果已经确认正确无误，可以单击

按钮，如果平帐，系统开始打印交易审核报告（夜审总计）。如 果没有平帐，屏幕显示如下：

打印完“夜审总计”报表后，系统会自动将交易审核的标志置上。

2.5 结束夜审

2.5.1 功能说明：

运行本功能系统将做一些内部数据处理，生成各种统计报表，并将修 改审计日期。

2.5.2 进入功能：

有以下几种方法可以进入“结束夜审”功能：

·选取菜单中的“夜审|结束夜审”项，即可进入“结束夜审” 功能；

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·用鼠标左键单击功能区的按钮，即可进入“结束夜审”

功能。

2.5.3 处理过程：

“结束夜审”完全是系统自动完成的。当结束夜审标志被设置、审计日期改变后表明该步骤结束。夜审正常结束后，“过房费”、“夜审开始”、

“交易审核”、“结束夜审”的标志应消失。

“结束夜审”执行完毕后，夜审人员可以在报表模块中打印各种统计报表，如：“酒店销售收入报告”、“销售点营业收入”、“经理报

告”等。

2.6 交易查询

2.6.1 功能说明：

交易查询用于查询所有没有审计过的交易代码，方便操作员对帐和审核交易查询。

2.6.2 进入功能：

有以下几种方法可以进入“交易查询”功能：

·选取菜单中的“夜审|交易查询”项，即可进入“交易查询”

功能；

·用鼠标左键单击功能区的按钮，即可进入“交易查询”

功能。

2.6.3 操作屏幕：

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夜审操作手册 14

2.6.4 屏幕说明：

输入域说明：

交易代码：输入要查询交易的交易代码，不输入则系统缺省为全

部交易代码；

参考号：输入要查询的单据参考号；

金额：输入要查询的金额数；

操作员号：输入要查询的操作员号不输入则系统缺省为全部操作

员代码。

显示域说明：

交易代码：显示所查询的交易代码；

参考号：显示挂帐时使用的单据参考号，作为查帐的线索；

金额：显示交易金额；

F：显示交易挂入的帐单类型；

房号：显示挂帐帐户对应的房号，如果挂帐对象是永久帐户，并

且挂帐交易是电话，那么此域是电话分机号；

注释：显示对该笔交易的注释说明；

总计：显示所有满足条件的交易金额之和。

2.6.5 处理过程：

当所有输入域都输完后，单击按钮，则系统将满足条件的所有满足条件的交易显示在屏幕上，屏幕上将如下图所示：

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屏幕一屏最多可以显示12笔交易，可以使用PageUp或Page Down 键查询其它的交易，也可用鼠标单击右边的滚动条来查询更多的交易。

如果需要查询其它交易，请输入新的组合条件并重复上述过程即可。

执行完交易查询功能后，在当前屏单击按钮可以返回上层菜单。

2.7 挂帐

2.7.1 功能说明：

挂帐的目的就是当夜审人员发现确实有错帐时，用于平帐。挂帐功能的操作对象可以是系统中存在的在店，已结或永久帐户。

2.7.2 进入功能：

有以下几种方法可以进入“挂帐”功能：

·选取菜单中的“其他|挂帐”选项，即可进入挂帐功能；

·用鼠标左键单击按钮，即可进入挂帐功能。

2.7.3 操作屏幕：

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2.7.4 屏幕说明：

输入域说明：

房号（姓名）：是一可选择域，选择房号时，在该域输入要挂

帐户的房号；当选择姓名时，在该域输入宾客

的姓名即可。此域为必输域；

交易代码：输入挂帐的交易代码。交易代码的输入方法同参考

号的输入方法；

参考号：挂帐时使用的单据参考号，作为查帐的线索，必须输

入，它既可以是餐厅的点菜单，也可以是电话话单。输

入时双击帐单类型与<参考号>相交的小方框后，即可输

入参考号；

帐单：挂帐的帐单类型，此域为必输域；

金额：输入挂帐金额，正数表示宾客消费金额，负数表示宾客

付款或冲帐。输入方法同参考号的输入方法；

餐点：可在<早餐>，<中餐>，<晚餐>和<其他>中选择相应的项；

人数：在餐点消费里的人数；

注释：有关该交易的一些说明信息。

显示域1说明：

状态：包括两种：在店和已结；

姓名：显示挂帐的帐户名称；

房号：显示挂帐的帐户所在的房间号码；

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来期：显示挂帐帐户的来店日期；

离期：显示挂帐帐户的离店日期；

帐单：显示挂帐的帐单类型；

金额：显示挂帐的帐户的当前帐单余额；

人数：在餐点消费里的人数；

注释：有关该交易的一些说明信息；

餐点：可在<早餐>、<中餐>、<晚餐>和<其他>中选择相应的项；

显示域2说明：

日期：快速挂帐的日期；

交易描述：交易代码的名称；

房号；快速挂帐的帐户的房号；

参考号：挂帐时使用的单据参考号，作为查帐的线索，必须输

入，它既可以是餐厅的点菜单，也可以是电话的被叫号

码。输入时双击帐单类型与<参考号>相交的小方框后，

即可输入参考号；

金额：输入快速挂帐金额，正数表示宾客消费金额，负数表示

宾客付款或冲帐。输入方法同参考号的输入方法；

帐单：快速挂帐的帐单类型，必须输入；

人数：在餐点消费里的人数；

餐点：可在<早餐>、<中餐>、<晚餐>和<其他>中选择相应的项。

2.7.5 处理过程：

当所有输入域都输完后，单击按钮，屏幕上将会如下显示：

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此时，移动光条到所选择的帐户上，用鼠标单击按钮，屏幕上将会如下显示：

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此时，就执行完了快速挂帐的功能。

2.8问询：

2.8.1功能说明：

操作员可以通过此功能查询到自己所要查询的各种信息。

2.8.2进入功能：

有以下几种方法可以进入“问询”功能：

·选取菜单中的“其他|问询”项即可进入“问询”功能；

·用鼠标左键单击按钮即可进入问询”功能。

2.8.3 操作屏幕：

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2.8.4 屏幕说明：

功能区：“问询”的所有常用的功能都做成按钮列在功能区内，

操作员可以单击按钮以进入相应的功能。

房态图：本系统用不同的色块代表不同的房态。

白色：代表空房；

蓝色：代表占用房；

淡蓝色：代表当日预订房；

红色：代表维修房；

黑色：代表关闭房；

黑色条：代表脏房。

操作员可以通过房态图来查询酒店的用房情况，也可以用鼠标双击其中的某一色块实现不同的查询。

双击蓝色色块，可以对该房间做各种条件的查询；

双击淡蓝色色块，可以对该房间做各种条件的查询；

双击白色色块，可以对该房间做各种条件的查询；

双击黑色色块，可以对该房间做锁房查询；

双击红色色块，可以对该房间做锁房查询。

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夜审操作手册 21 2.8.5 处理过程：

详细的处理过程请参见《问询》操作手册。

2.9 日志查询：

2.9.1 功能说明：

操作员的一些重要操作本系统都将其自动记录，以备查询。

2.9.2 进入功能：

有以下几种方法可以进入“日志查询”功能：

·选取菜单中的“其他|日志查询”项，即可进入“日志查询”

功能；

2.9.3 操作屏幕：

2.9.4 屏幕说明：

屏幕上方是查询条件输入域：

查询起始日期：操作员可以输入查询起始日期来限制查询范

围；

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