邦永科技PM项目管理软件之协同办公模块功能说明

协同办公系统功能说明一、整体解决方案说明

邦永PM2协同办公系统是以开放、先进的Intranet/Web技术为核心的新一代信息处理集成系统;通过它的建设将以计算机最新并成熟的技术为依托,提高企业信息化水平,在单位内部实现信息资源共享和流通,为各级领导及时了解情况,为宏观管理和科学决策提供高效便利的服务,单位员工及时掌握各方面动态,改善办公条件,使得单位的管理更加高效化、规范化和科学化;

PM2协同办公系统提供开放、安全和可管理的信息共享、业务处理和协同工作的平台,能够满足单位内部事务处理需要;它主要是面向单位计算机网络规模在几十台到几百台,主要应用为：信息共享、资料管理、业务数据查询、公文处理、审批处理、电子邮件、报表数据管理、数据挖掘等业务处理、内部办公和协同工作,使单位内部信息管理和办公水平更加规范和快捷,提高工作效率;

邦永科技依据多年来为企业用户实施企业管理信息化的经验,在总结了大量行政和企事业单位对日常办公、审批流转、以及领导辅助决策需求的基础上,自主开发出业界领先的协同工作平台;该系统的目标是建立一个完全辐射公司员工,覆盖绝大部分日常事务的一体化协作综合办公管理信息系统,以实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化;

协同办公系统在企业应用和发展定位上主要以“办公自动化”为核心,传统OA系统主要包括了公文审批、通知、公告、会议管理、车辆管理

等功能,其特点是以企业在行政办公上审批、批阅文件为线索,实现符合企业行政管理要求的审批结构体系,达到“审批自动化”的目的,从而节省纸质文件传递在时间和人力成本上的浪费,提高审批的工作效率;

但随着企业信息化水平的提高、应用深度的增加,客户往往对即时审批、即时通信的提出了更高的要求,因此邦永PM2协同办公系统加大了对此类功能的开发力度,融入了手机短信、腾讯通、MSN等功能,实现了不论身处何地,都能随时掌握通知公告、审批需求、随时审批等;

灵活,是PM2协同办公系统的一大特色,这一特点很好的体现在了强大的工作流程管理功能方面,客户可以按照公司业务情况,个性化设置各类表单审批流程的步骤、审批人、审批方式、审批时限等等参数,还可以方便实现顺序流、分支流、同步流、双向流、任意流、跨节点回退等不同流程,同时,针对日常审批工作中经常出现的授权委托、步骤回退、临时插入审批人、跳过步骤等各类情况,邦永PM2协同办公系统都提供了很好的解决方案;

二、部分功能举例说明

1.信息中心

信息中心是一个针对个人的信息提示中心,只要用户在线,信息中心就会提示各类与该用户有关的待审批信息或其他相关提示,防止疏忽造成的工作遗漏、工作拖期,如公司公告、新的审批、审批回复、新的邮件、备忘录提示等等;系统同时支持提示信息的穿透处理,直接双击提示就可以处理其他功能模块的审批、消息查看、公告查看等所有业务;也可以看

本人发起的相关审批,目前审批到何种程度;真正做到及时快捷、方便无忧;

2.手机短信与MSN信息提醒

系统支持信息中心的提示与手机短信的连接,做到即使不在公司、不启动PM2系统,照样轻松处理业务,做到一个不漏,井井有条;

如果用户使用了MSN这一款即时通信工具,也可在用户没有登录PM2系统的情况下,将相关的提示信息发生到MSN上进行提醒;

客户可自定义设置允许手机或者MSN进行提醒的模块功能,还可以设置哪些人有权限发送短信或者MSN信息进行提醒,最大限度的保证用户使用的灵活性;

3.邮件系统

功能强大的电子邮件系统,支持POP3、SMTP等各种协议,拥有高度的开放性和标准性,可以与各类邮件系统互连互通;支持企业内部邮件、外部邮件的统一使用,实现邮件的起草、发送、接收、转发、回复等业务,同时也可以支持手机短信邮件,完全满足用户的各类需求;其中,邮件提示功能可以通过声音、动画等各种方式主动告知用户,大大降低了用户的劳动强度,废弃以往被动的文件共享方式;

邮件接收人可以按照部门、角色、自定义组等分类方式在系统内部选取,同时,可以将邮件关联到文档管理系统中,将相关文档以附件形式发送给接收人;

4.公司公告

实现公司新闻、公告的发布;可以使所有员工了解、查阅公司的新闻、

公告等公开信息;

发布过程中,可以选择公告的发布范围、指定有效期限,并关联文档资料作为附件或者上传文件作为附件;

公告查看界面如下：

5.公司讨论BBS

公司级的BBS,让员工就某个话题,充分发表个人意见,进行讨论,可以粘贴图片,上传附件等操作;

6.我的发文

我的办文处理发起单据审批的发起,如行政单据、文件、公文的发起;支持模版表单,用户可选择办文模版,填写单据内容;或者上载一个文档发出去让其他人审批、修改;同时系统的一个特色就是支持修改留痕,让不同的审批人针对这一个文件的修改,每次都能留痕迹,做到我的文档在审批过程中被谁修改过,修改了那些内容,最终的版本是什么;目前审批到那一步,审批人什么时候收到、什么时候审批、审批意见是什么,一目了然; 7.我的收文

文件按照流程步骤提示给相关的处理人员,经办人员处理之后,会自动流转到下一步骤,支持登记、拟办、批示、承办、协办、阅知、归档等环节;

流程到达某经办人步骤时,可通过手机短信或者MSN进行提醒;

PM2协同办公系统可详细记录各步骤经办人的处理时间和处理意见,以方便后期查找核对,永久保留处理痕迹;

8.工作委托

通过流程委托规则设置,可以在自己出差之前,将所有工作自动委托给其他人办理;这样如果在某段时期内,转交来的工作,都可以由被委托人办

理;系统管理员还可以为其他人设置委托规则;

9.会议管理

实现会议室管理、会议申请、审批、计划、准备、记录、查询的功能;在会议召开前可以对会议的议题和内容进行审批和准备,准备内容包括合理地安排会议的参加人员、时间、场地、内容议题,准备会议文件,发放会议通知等;对已召开的会议可以对出席情况、议题讨论结果、会议决议等内容作记录并整理会议纪要,同时该模块还对所有的会议室的规模、设备服务配置和使用时间安排进行管理;

会议批准之后,可在系统中对相关参会人员进行提醒;

对指定会议室在某一时间段内的状态作检索,指出了各种时间某会议室的使用情况,包括空闲、占用、冲突;由会议室管理员对会议室的使用情况做统一调度,根据实际情况对会议室的申请做出处理;

10.车辆管理

车辆管理主要基于单位车辆档案管理、使用申请与审批,调度与车辆状态查询、出车返回管理、记录统计、数据导出、打印、分类管理;所有车辆经过档案录入后即可进行车辆调度查询与分配,同时对日常维修记录与维修单及费用统一管理；同时支持车辆数据导出到Excel文件,按照部门使用情况对数据进行分类,支持在线打印派车单等办公自动化处理;

车辆使用申请：

11.工作计划

主要实现个人或者的周、月、年工作计划的填写上报,根据公司组织架构的汇报关系,使上级能够看到下属员工的工作计划及工作完成情况;

通过工作计划管理,计划的制订人发布人可以制订相应的组织机构计划、部门计划、项目计划等,同时将这些计划进行分解、落实到具体的员工计划执行的负责人;发布人具有对计划进行分解、考评、核准计划完成情况、终止计划执行的权限;员工可以针对落实到自己的计划,分解制订自己得计工作计划;

在计划执行过程中,计划的相关人员可以随时提交有关的计划执行报告、总结报告或考评报告等,同时也可以上传相应当的附件文件；工作计划执行完时,计划负责人可以提交计划完成申请,再由计划的发布人进行审核确认;

在工作计划管理中,管理人员可以随时掌握计划的执行进度情况,便于及时进行相关的调整和修订;

12.即时通讯

邦永PM2协同办公系统适应客户需求的发展,在系统中加入了即时通信工具,可以实时与在线用户进行交谈,发送文件,远程协助、网络电话等; 13.工作备忘录

备忘录功能用于记录个人的待办任务,用来记录一些没有限定执行时间的事件;个人备忘录由自己维护,特性包括：

备忘录可按关键字查询,各人只查看自己的备忘录

增加工作内容、修改工作内容、完成后对工作设置完成标志

能检索未完成和已完成工作;

14.通信录

可以由用户自定义设置分组,可录入同事、客户、好友的各类通

讯方式,包括姓名、部门、类别、地址、邮编、传真、电话、手机、小灵通、email、、MSN、拥有自己的通讯录;同时,可在线查看单位内部通讯录列表与部门通讯分类,提供快速查询通讯信息服务,建立企业级通讯录;用户可实时更新个人通讯方式,部门可上传部门最新通讯信息;

15.安全验证

为提高系统安全与保密性,邦永PM2协同办公系统采用USB-KEY身份锁盘,用户通过该盘并结合帐户密码登陆软件系统,仅凭帐户密码无法登陆,彻底解决软件的身份安全识别;同时,由管理员控制是否所有用户采用这种与硬件安全登陆模式,允许部分用户通过帐户密码登陆软件,灵活使用;

同时,电子签名也可采用该硬件设备,保护电子签章安全使用,单位领导或用户通过该uk盘进行电子签章,没有该盘将无法盖章或进行安全批注等操作;该技术类似于网上银行通过U盾转帐方式,保护用户数据安全;

16.工作流及表单自定义功能

邦永PM2协同办公系统采用了一种全新的设计理念,将工作流定义与表单设置完全结合在一起,更加方便的通过表单上的特定数据来影响工作流的状态及流向;这样一来,工作流可帮助公司员工遵守设定的固定的业务流程,并通过管理任务和特定业务流程涉及的步骤来提升组织效率和工作效率,使执行这些任务的人们将精力集中于工作,而不是管理工作流上;

本部分由工作流表单设计、工作流流程设计、工作流记录、工作流统计模块组成;

工作流表单设计的作用是编制业务的表单和数据项,数据项可以是文

本、数字、日期、时间、图片;

工作流流程设计的作用是编制业务表单的走向和具体步骤,以及每个步骤之间应该处理的数据项和步骤之间的走向,以及配置每个步骤的经办人;

指定每个步骤可以编辑或者需要保密的字段：

工作流记录是具体的每一个工作流的实际数据和流程;

工作流统计可以通过输入查询条件 ,去查询和检索工作流记录;

邦永PM2协同办公系统的工作流程支持“条件分支、回退、跳转、加签、催办、同步异步”等各种处理,完全满足客户日常办公流转的各种情况;

简单流程举例如下：

17.文档资料管理

文档资料管理功能为用户提供了集中统一、安全的管理文档的渠道,是专门用来存储单位各种文件及其技术资料的电子媒体,实现了文档管理的电子化,具有很强的扩展性和定制性;邦永PM2协同办公系统的文档管理特色在于,通知公告、内部邮件等各个模块所附带的附件,都可以按照需要自动整理到文档资料当中,极大的减轻了工作量;

另外,针对各公司现有纸质资料、书籍,本系统还可提供“图书馆”的管理功能,图书的借阅、归还管理非常方便;

均支持任意多级目录层次

均支持全局搜索

均支持公共文件与私有文件

均支持权限控制,公共文件柜还可以指定任一层次目录的访问及操作权限;